抽水蓄能电厂工程档案管理刍议

黄倩慧 郑树伟

摘 要：抽水蓄能电厂档案见证了项目从前期准备、立项、建设到管理的全过程，是企业或项目管理、施工生产管理和技术管理的重要组成部分，抓好抽水蓄能电厂档案管理，有利于施工质量全过程控制和工程项目竣工验收、决算和后期的维修管理。本文首先探讨了抽水蓄能电厂工程档案管理的特点、内容，分析了工程档案管理的现状，基于此，提出做好抽水蓄能电厂工程档案管理具体措施，具有一定的参考意义。

关键词：抽水蓄能电厂；档案管理；工程项目

引言

安徽绩溪抽水蓄能有限公司成立于2010年7月。2012年9月，安徽绩溪抽水蓄能电站项目经过核准，10月主体工程正式筹备开工，进厂公路全线贯通，征地、移民安置工作全面开展。2013年1月15日开工建设，核准工期84个月。2019年6月6日，绩溪抽水蓄能电站上水库顺利通过安全鉴定、质量监督、环保验收、移民验收等各项验收，9月下旬，1号机组启动试运行，按期并网发电。抽水蓄能电厂长期建设过程中，产生了大量档案。其中文书类档案543卷8052件；生产调度类档案61卷1025件；设备仪器类档案1017卷122950件；科学技术与研究类22卷238件；工程项目13086卷291132件；照片档案179卷8453张；实物档案61件；招投标档案54卷295件等。抽水蓄能电厂档案见证了项目从立项、建设到管理的全过程，抓好抽水蓄能电厂档案管理，不仅有利于施工质量全过程控制，也有利于工程竣工验收、决算和后期的维修管理等。研究做好抽水蓄能电厂档案管理具有积极的现实意义。

1 抽水蓄能电厂工程档案管理特点

1.1 工程档案管理的成套性

抽水蓄能电厂档案无论是设备仪器档案，还是工程档案，都具有显著的成套性特点。以工程档案为例，纳入归档范畴的文件资料包括抽水蓄能电厂项目立项文件（如项目建议书、预可行性研究报告、可行性研究报告、论证文件等）；招标投标、合同协议文件（如招标计划、审批文件、招标书等）；勘察设计文件；项目管理文件；施工文件；设备文件；监理文件；科研项目文件；竣工验收文件等。这些文件资料既有所不同，内部之间又是一个有机联系的整体。

1.2 工程档案管理的专业性

抽水蓄能电厂档案资料有其行业领域的专业性特点，是抽水蓄能电厂建设、投产和运行管理的专业技术活动的真实记录。从工程项目档案看，有勘察设计档案、建筑施工档案、水文地质档案、测绘档案、设备档案。从档案类别看，有文书档案、照片档案、会计档案、科研档案，等等。都具有高度的专业性。

1.3 工程档案管理的现实性

抽水蓄能电厂档案是在项目建设、管理以及生产过程中产生的，具有很强的现实利用价值。以工程档案为例，在抽水蓄能电厂项目竣工验收、决算，以及后期的项目维护保养等环节，均离不开档案资料的检索利用。通过档案信息查询，可以及时找出工程项目的工艺选型及其内容，为维保提供信息支持。通过设备档案的查询检索，可以为设备使用过程中的设备维修、零件更换等问题的解决提供第一手信息参考。

1.4 工程档案管理工作的难度大

难度大是从抽水蓄电厂档案的管理角度来看，由于其建设周期长，参建单位多。以安徽绩溪蓄水电站项目建设为例，从项目开工建设到1号机组试运行，前后跨度达6年之久，工程建设最高峰达3000人同时进场施工，牵头制定的相关管理文件就多达78项。在此期间，部分参建单位资料管理人员多次变动，相应的档案管理规范、标准和要求也进行了调整变化。如《建设项目档案管理规范》（2018年）实施后，之前的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（2002年）不再执行，工程档案管理难度之大、复杂程度可见一斑。

2 抽水蓄能电厂工程档案管理内容

工程档案真实、完整地记录工程建设的每个环节，也全面、客观地反映项目建设内容及过程。档案管理人员应该熟悉抽水蓄能电厂工程档案管理内容，有利于有重点、有目的地做好档案的收集、整理和归档工作。从抽水蓄能电厂建设周期来看，包括工程前期、工程建设和工程验收三个环节产生的档案资料。

2.1 工程前期

抽水蓄能电厂工程项目前期需要归档的资料包括：立项文件、招标投标/合同协议文件、勘察/设计文件、征地/拆迁/移民文件，以及其他设计该工程项目管理文件资料。工程前期档案资料的收集、整理和归档由不同责任单位负责。例如，由勘察设计单位负责的有抽水蓄能电厂工程项目规划报告、预可研报告、可行性研究报告、总体规划论证/审批文件、施工图设计审查文件、供图计划等；由业主单位负责的有抽水蓄能电厂立项文件、招标投标/合同协议文件，以及征地拆迁移民文件。工程前期档案资料收集、整理归档前要有针对性地组织业务培训，明确收集范围，为项目顺利开工打好基础。

2.2 工程建设

抽水蓄能电厂工程建设环节的档案资料众多，也是档案资料产生的主要阶段。抽水蓄能电厂工程项目大，在取得立项并获得开工批准后，项目业主与工程总承包单位签订项目设计、施工、采购等承包合同。其中总承包方负责与总承包相关的文件资料；项目公司负责具体收集整理归档项目公司有关的文件资料。其中项目业主负责收集、整理归档与该工程相关的业主活动档案资料；总承包商按照签订的承包合同，重点负责施工文件、信息系统开发文件、设备文件、监理文件、科研项目文件，等等。完成承包工程项目建设后，总承包商按照合同约定将其收集、整理和归档的档案资料移交項目档案管理部门。

2.3 竣工验收

工程档案验收工作是国家规定的抽水蓄能电厂工程项目专项验收工作内容之一。按照《建设项目档案管理规范》（DA/T 28—2018）的规定和要求，对抽水蓄能电厂工程档案整理、归档及专项验收。竣工验收环节的文件资料，主要包括工程项目各项管理工作总结、工程项目设计报告、工程项目监理报告、设备采购报告、阶段验收文件；验收组织机构、会议文件、验收意见及证书，等等。其中，项目业主牵头负责验收工程档案，监理方、总承包方和其他各参建主体积极配合。

3 抽水蓄能电厂工程档案管理现状

抽水蓄能电厂工程采用总承包管理模式，其中，工程概算、设计、施工及监理由总承包方负责。在总承包方统一协调下，所有参建单位应按照《建设项目档案管理规范》的具体规定，严格按照施工进度做好档案资料收集、整理和归档。但由于项目建设周期长、归档资料杂、参建主体多等原因，在档案管理方面存在一些现实问题。

3.1 档案整体规划不充分

抽水蓄能电厂档案管理数量大、任务重，在项目开工建设之初就要实行“三同步”“三参加”原则，即：工程档案管理工作与工程项目建设同步；工程建设过程与工程文件资料收集、整理、审定、整编工作同步；工程交工验收与提交整套合格竣工档案验收同步。但从现实情况来看，总承包方重视工程建设、进度及质量前的谋划、部署等；但在档案工作方面往往缺乏较为周密的部署和安排，编制的档案整理规划与项目实际不相适应，专职档案管理人员配备也较少，与工程项目档案管理任务不相适应。

3.2 档案收集存在滞后性

按照工程项目档案管理的要求，工程档案收集要与工程施工进程保持一致。但抽水蓄能电厂工程项目建设周期长，往往要历经数年之久，加之档案资料收集范围广，随着工程进展会累积大量档案资料，从现实情况来看，存在档案收集整理工作滞后于工程项目施工进程的现象，容易导致资料收集不完整、缺失。其中尤其是重要的工程设备档案，如重要设备的图纸、使用说明等资料收集不及时，滞后于工程建设进度，不仅影响档案资料收集整理的时效性，也影响档案资料的真实性和完整性。

3.3 档案管理机制不健全

蓄能抽水电厂工程项目是在总承包方与各参建方共同实施，各参加方的业务水平、管理经验等各不相同。一些参建单位没有配备专门的资料员，也未建立工程档案管理组织机构，也往往缺乏健全的档案管理体制机制。此外，部分参建单位将档案管理置于所有工作末端，而没有将档案管理贯穿于工程建设全过程。

4 抽水蓄能电厂工程档案管理对策

基于抽水蓄能电厂工程档案管理的现实特点、内容及其现实中存在的一些问题，应坚持“一体化”理念，统筹做好抽水蓄能电厂工程档案管理。

4.1 把握工程档案管理主动

抽水蓄能电厂档案管理是一项重要的基础性工作，应建立专门的项目档案管理机构，明确管理职责，把握档案管理工作主导权。把项目档案工作纳入工程质量行政领导人责任，纳入招投标管理、工程监理、合同管理及建设项目计划管理和工作程序中。根据《中华人民共和国档案法》和国家有关规定，建立健全电站建设档案管理办法，交各参建单位执行。同时将档案管理工作有效地纳入“四同步”管理的轨道，并认真坚持档案人员的“三参加”制度。成立专门部门负责制定公司档案管理制度，统筹规划并负责项目准备阶段形成的立项、项目管理等前期文件，工程管理文件、设备文件、工程竣工验收文件的收集、整理、鉴定、保管及提供利用等工作。在与各参建单位签订合同、协议时，应设立专门条款，明确规定有关档案的要求、考核标准、保证金额。对工程设计、监理、施工、调试等单位进行项目文件编制、整理和归档等工作的协调、指导、监督、检查、验收。

4.2 统一工程档案管理标准

抽水蓄能电厂工程项目参建单位多，各个参建单位对工程档案归档的范围、标准和要求不完全一致，在工程档案收集内容、整理方式等还存在一定差异。为此，在电站建设初期，结合各单项工程、单位工程、分部工程、单元工程的内容，应明确要求按事先制定好的统一标准进行分类管理。公司各职能部门应对参建单位提交的竣工档案进行审核并签署意见，对已经形成的竣工档案的完整、准确、系统负责，并签字确认。公司各部门应设兼职档案员，负责本部门各类文件材料的收集、整理、归档工作，自觉接受档案部门的业务指导和督促检查。公司负责机电设备开箱资料（装箱单、合格证、开箱记录表），随箱资料等收集并归档。

4.3 加强工程档案管理监督

为了确保工程档案最后的整编归档质量，项目业主在所建立的统一的工程档案管理标准基础上，要积极做好工程档案管理的日常监督检查，重点要做好抽水蓄能电厂建设项目档案专项验收。具体来说，就是要做好自验收、预驗收、专项验收等每个环节的工程档案验收工作。不断拓展工程档案管理监督方式，既可以现场开展工程档案监督检查，也应积极探索工程档案远程在线项目档案监督检查。此外，还要通过跟踪检查、考核评价、培训交流和检查反馈等，严格把好工程档案管理全过程的质量关。作为业主单位，要督促项目参建单位常态化开展工程档案监督检查，通过全方位、全周期、全过程的监督检查，确保工程档案质量满足标准要求。

4.4 确保工程档案管理安全

安全是抽水蓄能电厂工程档案管理工作的底线。抽水蓄能电厂大多位于远离城市的偏远地区，特殊的温度、湿度等气象条件，使工程档案实体面临的安全威胁因素较多。因此，要牢牢守住档案安全底线，从人防、物防、技防等方面全方位做好工程档案安全工作。首先，要提升资料收集、整理归档从业者的安全防范意识，加强安全知识培训，通过现实案例讲解，从正面典型引导和反面警示教育两个方面筑牢从业者安全思想防线，提升安全管理思想认识。此外，要有针对性地开展安全知识培训，提升应对能力和水平。其次，要根据工程档案管理的数量、规模及特点，改善工程档案存放环境，按照“八防”的标准和要求，确保工程档案实体安全。再次，要积极利用先进信息技术，织密工程档案安全防线。例如，随着电子工程档案数量越来越多，要加大工程档案安全防范技术应用，充分利用电子密钥、数据备份、身份认证，以及可信时间戳技术等，不断提升档案管理整体安全。

5 结语

抽水蓄能电厂是国家重大基础工程，抽水蓄能电厂档案记录了项目从前期准备、立项、建设到管理的全过程，是抽水蓄能发电企业加强日常管理的重要组成部分，要抓好抽水蓄能电厂工程档案收集、整理和归档，助力工程项目质量全过程控制，确保工程项目竣工顺利验收、投入使用，发挥工程项目经济效益和社会效益，造福于民。

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作者简介：黄倩慧（1993— ），大学学历，安徽绩溪抽水蓄能有限公司馆员；郑树伟（1990— ），大学学历，安徽绩溪抽水蓄能有限公司机电运维管理员。