“双高”背景下高职档案信息化建设分析

包钰

“双高计划”启动于2019年，是新时代对于高职院校提出的新要求和新标准。在推动我国治理体系和治理能力现代化过程中，我国高职院校也要紧跟时代，进行自我管理、自我教育、自我约束，提出新的专业人才教育体系，建立现代化的人才培养模式，培养出现代社会需要的高质量职业技术人才。高等职业院校改革教育机制，培养高质量人才，必然离不开高校档案信息化建设。虽然各大高职院校已经认识到建设信息化档案的重要性和必然性，但是将档案信息化投入实践的高校较少，主要是档案信息化是近几年提出的新概念，体系尚不成熟，机制有待探索。

一、高校档案信息概述

高职院校的档案包括学校的历史背景、发展进程、重大决策方案以及全校师生的相关个人信息资料，是高校的精神财富和文化积累的体现。随着社会对人才的需求量增多，高校也逐渐扩充自己的招生名额，高校档案的数量也就越发庞大，传统的纸质档案已经不能满足档案的记录需求。档案记录是为了满足师生在学习、科研、职位变更等活动中对档案信息的需求，如毕业生在写毕业论文时，浏览往年的优秀毕业论文将会为其提供重要的帮助；科研项目的人员也会将其在科研过程中的实验记录和科研成果等记录在学校的档案当中，以方便之后的调取查用；学生在申请奖学金或者毕业后应聘岗位时，会需要学籍档案或者学历证书等证明材料。纸质档案文件不仅容易丢失、储存量大，而且信息分类困难，档案管理人员往往要花很大的精力去整理档案资料，在档案调取时也十分繁琐。如果档案信息不能被充分的利用，那么档案库的建立也失去了使用价值。

为适应时代需要，我国明确提出了档案信息化，并对其定义做了系统阐述，从此开启了高校档案由传统纸质记录转向了计算机等信息技术记录，大大提高了档案管理工作的效率，使得高校档案管理适应信息化时代的前进脚步。计算机等软件应用到高校档案管理领域，使得信息的储备量增加，分类管理更加简便，并且可以在信息档案数据库中快速检索到需要的信息资料。双高计划背景下，高校采取信息化档案管理模式有其必然性，这同样也是教育事业的重大进步。

二、高校档案信息化建设普遍化

（一）高校档案信息化建设的具体体现。

站在人类社会发展进程的战略高度，信息化已经成为各行各业发展的必然趋势。由于互联网的普及，通讯越发便利，人们足不出户就能接触到海量的信息，并且日常学习和生活对于信息量的要求也在提升。国家针对档案信息化颁布了相关政策，鼓励档案管理领域采用互联网信息技术。高校理应响应国家的号召，积极推动高校档案管理信息化，这也是国家档案信息化的重要组成部分。

（二）师生对于档案信息的现实需要。

进入二十一世纪以来，人们的生活节奏越来越快，自然也就对档案信息管理效率提出更高的标准。高校档案信息数量庞杂，任务量繁重，包括对信息的鉴别、收集、储存、整理、分析等。为了提升高校档案信息工作的效率，将互联网技术应用到档案管理工作当中迫在眉睫。高校档案信息管理工作的开展影响着高校师生日常学习生活的进行，因此必须基于高校师生对档案信息的现实需要，利用信息化的管理手段，为高校师生提供有针对性的信息服务。

三、高等职业院校档案信息化建设的重要性

只有将档案投入使用，充分利用起来，高职档案信息才有价值。提高档案的使用效率和利用价值，必须要注意以下几个方面：一是，根据高校的发展目标和规划方案，对高校档案管理进行改革，使其适应高校的发展趋势，提升档案管理的规范化程度；二是，对年代久远的档案信息进行整理，删除其中没有现实应用价值的档案信息，在这个过程中一定要对信息进行慎重判断，以免误删重要的档案信息。通过对高校的档案信息建设工作的深入了解，深刻认识到了档案信息管理的重要性及其意义价值。第一，建设中国特色的专业学科必须要有相关专业发展过程以及理论研究成果等档案信息的支持，学科的水平提高是逐日累积的，没有相关档案信息支撑，不可能建设起高水平的专业学科。历史背景和精神文化是一个学校综合实力的重要组成部分，是高校建设的灵魂，正是由于高校档案馆的存在，使得学校的历史故事和精神文化得到传承，一代又一代高校师生在高校的精神文化滋养下，健康发展，取得显著的成就。第二，高校档案涉及范围较大，既包括学校层面的发展规划、历史资料等，也包括师生个人的相关信息资料或者学习研究成果等，来源的复杂和数量的繁多都要求采用规范化的档案管理体制，只有这样才能使学校的档案体系更加完整科学，提高档案管理的科技含量和信息化程度。第三，通过档案管理信息化，增强高校与企业的合作，提升高等职业院校的专业水平和职业性。

推动档案管理信息化对于高校来说，可以节省人力，顺应自动化办公的时代要求，使用互联网云存储相关的档案信息，抛弃传统的纸质记录方式，有着多重优点。云存储首先具有储存量大、节约储存空间、省钱等优点，其次还具有不易丢失、可以分类管理、查找便捷等优点。

四、高职档案信息化建设的缺陷

（一）没有认识到档案信息化建设的重要程度。

档案管理作为高校的辅助工作单位，没有得到学校的重视。部分学校领导认为档案管理工作简单，只需收集和查找档案即可，无需采用信息化的管理模式，甚至有些高校为了增设教室或者实验室等，缩小档案室的空间，减少档案室的工作人员，只派一名工作人员管理档案室。由于高校没有认识到档案室的重要性，自然不会设计相关的制度规章，没有规范化的档案管理机制。档案室由于缺乏人力资源，无法自我改革和完善，使得高校内的档案管理发展落后。

（二）缺乏资金。

高校檔案信息化管理改革需要具有一定的资金支持，部分高校没有成功采用信息化的高校档案管理体制，就是因为缺乏启动资金。没有足够的经济基础，高校只能退而求其次，将档案信息录入计算机中进行存储和整理，但无法与其他用户共享，不能利用计算机快速查阅所需要的数据信息。除了启动资金，高校同时缺少平台的维护资金，使得部分设备和软件系统老旧，甚至存在很多技术漏洞，可能导致档案信息的丢失。

（三）缺乏高校档案管理软件系统。

当前，国内先进的档案管理软件主要包括情报管理软件、益都管理软件等。由于这些系统软件较为成熟，因此费用也相对较高。高校由于客观条件的限制，很少引进先进的档案管理软件，多数使用校内技术人员或者教师自己研究开发的软件系统，系统设计简单，功能不完备，一般只能进行简单的存储和整理工作，不能为用户提供快速检索服务和共享功能。

（四）缺乏档案管理专业技术人员。

档案管理信息化对于档案管理人员的要求较高，除了拥有一定的档案管理专业技能之外，还需要有一定的维护网站、数据管理的能力。当前高校对于人才的培养模式较为单一，复合型人才紧缺。此外由于高校对于档案管理的重要性程度认识不足，对于档案管理人员的要求较低，基本都处于本科以下学历水平，甚至有些高校所聘用的档案管理人员根本未经过档案管理的系统学习，也不具有档案管理的工作经验。在这种背景下，档案管理人员的工作模式不够科学，只限于传统的收集和查阅，严重阻碍了档案管理工作的效率，给有调取档案信息需求的师生带来了难题。

（五）缺乏档案管理工作宣传。

高校缺乏对档案管理信息的宣传，致使许多有相关需求的师生，只能通过咨询前辈、翻阅书籍等方法查找相关信息，不仅效率低下，信息真实度不能保障，而且极有可能查找不到相关信息。然而事实上，这些师生所需要的信息在学校档案库中可以轻松找到，有些师生不了解档案库所收录的信息内容，甚至不知道档案库的存在。

（六）档案库功能不齐全。

由于档案管理人员水平不够，也认识不到档案管理工作的重要性，因此工作态度不积极。即使档案室中的信息丰富，档案管理人员没有建立完善的工作体制，也会使档案信息无法发挥应有的价值，严重阻碍档案管理工作的开展。不仅是高校及其师生，甚至是高校档案管理工作人员，都认为高校档案管理没有意义，从而丧失工作的动力，仅仅完成硬性的工作任务，导致档案管理机制老旧。高校的档案管理机制未能顺应社会主义现代化的时代要求，档案资源利用不充分，不能满足高校师生对相关档案信息的要求，只将档案管理部门当作学校档案的储藏间。

五、建设信息化的高等职业院校档案

经过上述研究调查可知，在双高计划的背景下，信息化高校档案建设领域的问题复杂多样，根本在于高校档案管理工作得不到重视，从而使得档案管理领域缺少启动资金和维护资金，缺少档案管理软件和硬件设备，缺少档案管理专业技术人才，缺少档案管理信息宣传等。

建设信息化的高等职业院校档案离不开高校领导对其重要程度的认识，高校领导可以带动高校师生转变对档案管理的错误认识，从而将高校档案管理上升到更重要的地位。高校领导不仅要加大对信息化档案管理的建设资本投入，还应当节约资本的使用，将建设资本用在最关键的设备更新和人员引进上，减少不必要或者重要性程度较低的资金开销。此外，建设信息化档案管理的工作面临着诸多风险和挑战，为保证工作顺利进行，高校领导应当从档案的实际情况和师生的实际需要出发，构建系统科学的档案管理机制，严格按照所制定的档案管理机制开展工作。

在档案管理机制改革过程中，处理档案信息是任务的关键。档案信息大体上分为年代较久远的纸质资料以及近些年的数字化资料。对于纸质资料，档案管理员要做好扫描工作，将其转化为数字化资料，在工作过程中档案管理员一定要保持谨慎认真的工作态度，认真扫描好每一份文件，不得有缺页缺内容的情况发生。此外，有些资料由于年代过于久远，纸张已经泛黄破损，字迹模糊难辨，无法通过扫描提取完整内容，对于这些资料，档案管理人需要手工输入，遇到内容不确定的地方询问学校知情人员，做到纸质资料全面录入。除纸质化资料之外，档案库中还可能存有磁带、光盘等，需要档案管理人员运用相关技术，将其中存储的信息进行模数转换。做好上述前期工作之后，档案管理人员应当建立文件目录数据库，将档案室所储存的全部资料信息收录其中，从而使高校档案实现一体化管理，引入先进软件设备，建立数据库的资源共享功能。

档案管理人员直接执行相关档案管理工作，是档案信息管理的直接责任人员，因此档案管理人员的专业水平和职业素质直接影响到高校的档案管理服务水平。高校应当注重档案管理专业技术人才的引进，提升档案管理人员的专业水平。除了外来人才的引进，高校还应当提升校内原有档案管理人员的职业素养，开展专门培训工作，采用课堂讲授、专题讲座、实践练习等多种形式，积极引导和鼓励相关人员参加。此外高校可以聘请校外企业的相关专业人才，考察校内档案管理工作的情况，对不足部分给予指导，提高档案管理人员的工作效率和工作热情。除了提升档案管理人员的专业水平，还应当改变档案管理人员的思想观念，使他们认识到自己工作的重要性，从而激发学习动力。

根据上述研究和分析可知，建设信息化的高校档案管理体系是社会的必然需要和时代的发展趋势，是对档案管理工作的全面提升，但是建设信息化的高校档案管理体系面临重重困难。当前，多数高校没有认识到档案信息化建设的重要程度，缺乏启动资金和后期维护资金，缺乏高校档案管理软件系统，缺乏档案管理专业技术人员，缺乏档案管理工作宣传，档案库功能不齊全。思想问题摆在首位，高校首先应当正确认识高校档案管理工作的重要性，然后根据上述问题和缺陷，有针对性地逐个提出解决方案。例如加大资金投入，优化资金配置，加强人才引入，重视职工培训等。高校通过建立系统的档案管理体系改革方案，解决档案管理工作的现存问题，从而最终实现高校档案管理信息化建设。

（作者单位：巴音郭楞职业技术学院）