“互联网+”背景下成人教育学籍档案管理及策略研究

摘要：在“互联网+”的影响下，档案管理工作制度及管理方法都在不断升级优化，数字化和信息化技术的应用提高了档案管理的效率。而伴随着成人教育招生规模的不断扩大，成人教育学籍档案管理面临着前所未有的挑战。只有与“互联网+”充分连接，明确当前档案管理过程中存在的问题，并从“互联网+”的应用优势入手，提出对應的发展及管理策略，档案管理人员才能不断地提高成人教育学籍档案管理能力，规范学籍管理行为，维护学生权益和教育教学秩序，提升管理系统的科学性和先进性。

关键词：“互联网+”；成人教育；学籍；档案管理

近些年，我国大力发展继续教育，要求在全社会范围内推进建成“人人皆学、处处能学、时时学习”的良好氛围。学籍管理是保障教育教学工作顺利开展的基础，我国《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等多部专门针对档案管理和高校档案管理的法律法规，明确地指出了对学校办学学籍管理规范性及真实性的要求[1]。成人教育是我国高等教育的一个分支，且这一分支极为特殊。因为成人教育包含线上及线下教学，大部分成人教育学生是通过互联网授课的形式参与学习，学生群体遍布各地，这区别于传统高等教育在同样环境中进行学习的特点。也正是因为这一原因，成人教育的学籍管理难度很大，传统的学籍管理方法渐渐无法满足当前大规模成人教育群体的要求。

一、“互联网+”背景下成人教育学籍档案管理的内容及特征

（一）“互联网+”背景下档案管理的内容

成人教育学籍档案在成人教育教学过程中起到了基础凭证的作用。学籍档案中记录了该学生自入学以来的所有成绩以及日常学习完成情况，因此与其他高等教育教学档案一样，成人教育学籍档案也收集了所有学生本人的教学材料，包括教学活动的完成情况、教学管理及任务执行情况、教学服务记录、教学过程中产生的具有保存价值的文件资料等内容。但是因为成人教育的特殊性，学生没有群体性特征，也不在统一的学校范围内入学接受教育，所以成人教育学籍档案一直都是依靠互联网技术，完成“线上学籍收录”工作，一部分线下会由纸质文件代收。但目前随着时代的不断发展，纸质文件的代收情况逐渐变少，线上信息收录仍然是主流。信息通过互联网从学生个体传递到学校的档案管理部门，由部门人员完成对应档案的收录工作，最后递交给学生的有线上档案信息和线下纸质档案两种。学籍档案从学生进行全国成人高考统一招生考试，并成功被录取的时候就已开始累积，学生入学时期出具的所有个人信息，均被记录在个人学籍档案中，学生姓名、学号、身份证号等内容均会成为学籍调取的关键词，是保证学籍真实性的关键。此后学生的学习、考试、毕业这一时间段内出现的所有具备利用价值的文件材料，均会按照各自要求，系统、完整、真实地记录在学籍档案中。学籍档案事无巨细地包含了学生个体在受教育期间输出的所有价值性文件和数据，此后用人单位若想了解学生的实际受教育情况，直接线上调取和查阅学生的档案信息就能够一览无余。

（二）“互联网+”背景下档案管理的特征

第一，学籍内容成型于互联网。由于成人高等教育的特殊教学模式，互联网几乎是成人教育的基础依托，依靠互联网完成教育教学工作和学籍档案的收集工作，并且学生学籍信息的变化和内容的填充基本也都在互联网上进行。由于学生没有固定的位置，学校一般是在线上向学生发出任务，学生完成任务，将此作为学籍内容收集的主流渠道。但这一渠道存在诸多风险，学生学籍档案信息的完整性和准确性无法得到保障。

第二，学籍档案成型时间不一。目前我国成人高等教育办学时间最少固定在2.5年，在线上可以通过学信网调取到成人教育学籍信息，有具体的办学时间。但是并非所有学生都能按照固定时间毕业，很多学生都存在留级和拖延毕业的现象，有些学生甚至能拖延六年时间再毕业。如此大的时间跨度增加了学籍档案内容的复杂程度。学籍档案管理人员无法统一按照学年对学生的学籍信息进行批次管理，而互联网虽然为管理系统提供了管理便捷，但是互联网技术应用不充分也导致很多管理过程存在漏洞。

第三，学籍管理时间不一。目前我国成人高等教育学籍材料一般可选择定期保存和永久保存。定期保存为十年，永久保存为三十年。定期保存一般是指一些有时效性的文件材料，例如在受教育过程中的奖惩材料、教学调研的材料、一般活动总结等等，这些比较系统的文件材料通常可保存定期十年。另外一些类似日常考试成绩、毕业论文类型的材料，一般只保存三年。而永久保存的学籍信息通常是指学生的学籍卡、录取名册等能够直接找到学生个人受教育实况的资料。但是受现实情况的制约，学生的学籍信息收录一般是在互联网上进行，但是管理部门因为信息化技术的应用水平不足，所以只能利用比较低端或者初级的互联网技术来执行学籍档案管理工作。这导致线上工作效率不高，甚至延伸出了很多线下不必要的工作任务。比如，线上进行档案总结时出现档案内容不一致的情况，没有办法利用当前的管理系统执行档案内容回溯，因此，虽然划分学籍管理时间的目的是尽量减轻档案管理的负担，但是受软硬件条件的制约，导致档案管理执行过程中仍然存在很多的困难。

二、“互联网+”背景下成人教育学籍档案管理存在的问题

（一）档案管理任务执行水平较低

成人教育学籍档案内容繁多，很多基础类信息的收集虽然简单，但是成人教育无法直面传递信息，很容易就造成了信息数据的丢失，影响学籍档案的完整性。互联网技术的发展影响和推动着成人教育的进步，可以说成人教育就是依托互联网而生的高等教育模式。因此，成人教育学籍档案管理始终选择互联网管理形式，大多为线上总结资料并完成收集。但是在长久的发展过程中，成人教育学籍管理系统并未完全实现单套制管理，始终都是双套制管理并行。纸质文件和电子文件的堆叠进一步加重了学籍档案的整理负担，因此档案管理任务执行水平并不高。

（二）档案管理系统执行效率较低

目前我国成人教育数字化管理系统的建设尚在进行中，很多系统尚不具备深层次的管理能力，包括学籍档案管理系统在内。当下成人教育学籍档案管理系统只初步维持了数据信息的被动捕捉能力，但还没发展延伸出主动捕捉。很多高校成人教育档案部门并不重视对计算机的使用，档案管理系统没有深层次的开发，并且大多数学籍信息的查阅都以人工为主，没有实现智能化和自动化。伴随着成人教育的不断发展，未来受教育人数会越来越多，学生的学籍档案处理会越来越复杂，如果不对档案管理系统进行进一步的更新换代，可能会进一步削弱档案管理的效率，出现档案收集问题的概率也会越来越大。

（三）档案管理人员基本素质较低

成人教育学籍档案管理长期处于粗放式管理，管理过程中主客观因素很多，并未第一时间得到解决，由此发展成了更大的问题，成了影响学籍档案管理的障碍。在这些问题中比较突出的是主观问题，也就是人为因素影响下的管理问题。学籍档案管理专业人才较少，并且在过去长时间的发展过程中成人教育档案整理工作并不对档案管理人員的基本素质做过多要求。今时不同往日，如今这一问题被暴露出来，除了有管理人员本身的问题之外，还有成人教育的实际发展速度太快，如今成人教育系统越发专业化、完整化。学籍档案管理作为成人高等教育的重要一环，其管理效率和管理人员素质变得尤为重要。

三、“互联网+”助力成人教育学籍档案数字化管理的价值

（一）升级档案管理体系

成人教育事业区别于普通全日制教育，具有受教对象特殊、教育内容普适、教育过程开放的特点，因此成人教育的档案管理也区别于全日制教育，呈现出档案信息收集难、管理难、甄别难等特点。部分高校（约15%）在成人教育档案管理上进行了信息化管理的积极探索和初步建设，但从深度来看，缺乏对档案管理模式和制度上的根本性创新[2]。在信息时代下，成人教育档案管理体系要充分利用互联网通信技术的发展成果，将档案管理与信息技术相融合，从模式上升级成人教育档案管理体系，建设全面深化的信息化档案管理制度，实时掌握受教对象的教育变量，不仅可以提高成人教育档案管理的效率与精度，也可以为单套制档案管理的发展作出贡献。

（二）实现双套制管理向单套制管理转变

目前我国的成人教育信息采集基本上以纸质版+电子版的双套制管理为主，这是传统管理制度向信息化管理制度过渡时期的必然产物。但双套制的缺点也很明显，双套制在信息采集过程中依然以纸质信息为主，由于受教对象特殊，在信息填写时很容易草草了事，导致其填写纸质信息时填写不规范。这不仅为后期的信息归档工作增加难度，也容易发生错填、漏填的现象。如果采用单套制管理方式，在常规信息采集端口使用输入法输入的内容，或者同步之前的教育档案，首先不会发生信息难以辨认的情况，其次，在特殊信息收集项目中采用必填形式，错项或者漏项都无法提交信息。用技术手段强制实现规范填写，可以大大减轻后期信息甄别的难度，提高档案管理的效率。单套制并不意味着所有的内容全部由输入法完成。随着移动网络的发展，智能终端也越来越普及。在重要的信息传递、确认时，应当配合智能终端的手写功能，由学员利用笔迹签字确认，加强信息规范，强化学员对文件内容等重要信息的认知。单套制的管理模式也能够大大降低信息抵触出现的矛盾，由于采用单一的信息载体，配合必填内容和手写笔迹签字确认，在实现无纸化办公的同时，也为档案管理的信息准确度、管理效率带来巨大提升。

（三）提高档案管理的效率

随着“互联网+”和5G技术的成熟发展，越来越多的行业采用数字技术为传统工作赋能。在成人教育的档案管理上，还存在“互联网+”管理的技术渗透率低，在细分功能上也缺乏足够的市场需求来催生针对性的解决方案。但总体来看，数字化、信息化工具的使用，以及“互联网+”技术赋能已经在成人教育的档案管理工作中显现优势。数字化办公手段、“互联网+”等技术工具对档案管理的应用有利于提升学籍档案管理与网络信息化融合、有助于促进用人单位对继续教育对象的认可，有助于促进我国成人继续教育事业的发展。利用网络信息化工具对继续教育学生的学籍进行管理，既可以实现“不见面办公”“无纸化办公”也可以让档案管理工作实现网络化、科学化、信息化。例如学籍档案遗失、补办困难等问题可以直接通过网络化工具一键办理，大大提高了档案管理的效率和可靠性。

四、“互联网+”背景下成人教育学籍档案管理策略

（一）提高任务执行力，升级档案管理系统

未来大数据时代，档案信息需要朝着数字化和信息化方向发展，科学整合数据资源，保障资源共享才是未来发展的重点。因此成人教育学籍档案管理系统应当受此感召，从管理系统层面出发，提升自己的管理系统智能化水平。不仅要实现电子化和网络化办公，还要在管理单元内部构建数字化管理细节，比如要增添更多的信息联网扫描，提供云录像、云录音、云储存等等。很多成人教育档案在收集过程中仍然采用的是人工收集方案。但是伴随着成人教育规模的不断扩大，人工操作的执行效率太低。因此需要充分调动计算机和互联网系统，为成人教育学籍管理提供主动信息收集能力。在此建议高校可以从校园网系统入手进行升级，进一步延伸到学籍档案管理系统中去，让学籍管理系统可以借力高校其他单元的信息管理模式，达到信息互联的目的。学校在收集档案信息资料时，全面实现单套制作业，不论是从学生执行层面还是管理人员信息归总层面来看，都需要实现无纸化作业，让电子数据取代纸质文件资料，从根本上降低可能出现的材料遗漏和文件丢失问题。

（二）完善数字化管理制度，优化人员配置

数字化管理系统的运行需要有管理制度的对应保障。遵循标准化、智能化、体系化的管理原则，管理制度的制定和完善要从数字化管理系统的实际情况入手。在档案数据基础内容采集工作中，要保证数字化信息的收集、加工、检查和传输等工作一体化完成，制度要确定在这项管理工作中的具体人员执行情况和岗位运作情况，在实际工作过程中相关人员要完全按照执行标准来完成工作，以保证基础数据不丢失、数字档案不短缺、数据资源更完整。要建设复合型人才队伍，完善升级管理人员素质，优化人员配置，并落实数字化管理制度的相关要求。人员配合规章制度的引导，完成数字化管理的相关内容，并根据人员岗位分配的不同，进行互相的合作和监督。不仅要有对硬件设备使用娴熟的专业技术人才，还要有对软件和管理制度执行情况非常明确的管理人才，这样才能够从根本上提升档案管理的效率。

（三）增强档案系统保护，构建安全保护体系

数字化档案系统的运行需要强有力的线上安全保障，安全保护是现代档案管理系统中非常重要的环节。考虑到成人教育学籍档案在归纳收集过程中的影响因素复杂繁多，因此安全系统需要执行多方监管。首先，要在系统使用过程中明确端口的操作权限，对应岗位和对应职权的管理人员才能够对信息内容进行更改和记录，并且不允许将学生档案信息数据随意带出档案室，要求在岗位内执行相关的工作内容。其次，要建立防火墙机制，面对网络上随处可见的病毒问题进行查杀，保障数据流通和安全性。最后要不断完善自我保护系统，做到能够辨别自身信息的安全性，达到由内向外促进档案系统的安全。

五、结束语

伴随着成人教育的不断普及，我国成人教育学籍档案管理遇到的问题会越来越多。在互联网大环境的影响下，学籍档案管理朝数字化和信息化方向发展是必然的。目前要做的是认清发展现状，抓住问题，明确发展的基本价值，从自身实际发展和应用需求入手进行进一步的实践。

作者单位：周玮琪 江阴职业技术学院

参  考  文  献

[1]彭相文. 新时期网络环境下成人教育学籍档案管理之探讨[J]. 卷宗，2021，11（03）：74.

[2]朱玲君.“互联网+”视域下高校档案管理的新举措[J].北京印刷学院学报， 2019（11）：124-126，129.

周玮琪（1983-），女，汉族，江苏建湖，本科，助理研究员，研究方向：继续教育、成人教育、社区教育、继续教育学籍管理。