倾心打造社保医保人事档案融合建设发展范例

张小戎 王小雨 宋雪妹

北京经济技术开发区（以下简称“经开区”）自1992年建区以来，30年间始终以首都建设发展规划为统领，以建设“三城一区”主平台为抓手，把引进优质企业及人才作为核心发展战略，开展了一系列改革创新的生动实践，走出了一条社保业务档案、医保业务档案、流动人员人事档案（以下简称“三类档案”）融合建设发展的新路。

30年间，经开区社会保险保障中心（以下简称“中心”）几经更名变迁，直至2019年11月由原四家单位统一合并，三类档案集中统一管理，档案数量急剧增加，档案服务需求更加旺盛，档案管理规模也随之扩大。面对新情况新任务，中心牢记习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神，努力发挥三类档案在经开区社会保险保障业务中的基础性作用，不断加强档案工作，形成了资源体系更规范、业务办理更智能、服务方式更贴心的档案管理新局面。

一、打造统一、規范的档案资源体系

三类档案关系国计民生，打造统一、规范的三类档案资源体系，是精准服务经开区各类企业和群众的基础，是经开区社会保险保障中心的首要任务。

完善业务材料归档制度。中心依据国家三类档案管理规定，按照北京市相关业务档案管理细则，在经开区管委会档案主管部门指导下，统一制定了《文件材料分类方案、归档范围及档案保管期限表》“三合一”制度，将社保业务10大类、医保业务6大类、流动人员7大类的归档文件材料纳入统一的归档体系，并在三项业务经办过程中严格监督执行，做到各项业务文件材料“日清月结”“应归尽归”。

加强档案资源质量管控。中心通过不间断开展多种形式的档案管理政策与业务培训及月度考核，打造了一支学习型、实干型、服务型的三类档案综合管理队伍，着力促进三类档案数量和质量双提升。截至2022年底，中心管理社保业务档案15917卷、687707件，医保业务档案4984卷、121409件；服务个人存档1551人、单位存档2517家，库存人事档案32537份，较1996年增幅超20倍（见图1）。

建立三类档案数据库。为解决三类档案数据标准不统一的问题，中心组织研究修改三项业务经办规则，将建立统一的档案数据标准嵌入业务经办流程，推进三项业务电子数据实时单套归档，并同步开展存量纸质档案数字化，汇聚而成三类档案集成数据库，逐步建立起以档案数字资源为主导的档案资源管理体系。

二、建立智能、高效的档案信息管理系统

伴随北京市产业升级和非首都功能疏解战略的实施，经开区将“产业转移”作为战略实施的关键环节，中心立足区内的档案服务已进入全新的发展阶段，加强档案信息化建设、建立智能高效的档案信息管理系统成为必然的选择。

研发档案信息管理系统。为提升三类档案管理和服务的整体能效，中心档案部门学习研究外省市同行业管理经验，结合自身业务需求，潜心研发一套具有“创新性、安全性”的档案信息管理系统。该系统于2021年正式上线应用，基本实现了三类档案智能一体化管理，由此开启了经开区三类档案管理与服务的新模式。

打破业务数据壁垒。通过档案信息管理系统，对内可实现三类档案数据线上实时归档、及时接收与快捷利用，对外可实现企业、个人三类档案信息集成化查询服务，彻底改变过去的烦琐方式，打通中心内部各业务经办部门之间的数据壁垒，串联起社保、医保、人事及财务档案信息，创造三类档案信息“一口进、一口出”新的业务模式，实现档案数据的数字化运行。

强化档案实体管理。通过档案信息管理系统，在中心完备的档案库房“八防”设施设备基础上，打造“云监控+独立中控+红外报警+RFID防盗标签”四重监控管理平台，实现了档案非法出入库抓拍、非法出库报警、实体快速精准盘点和统计展示等档案智能化管理，构建中心全新的档案安全管理体系。

三、构建专业、贴心的档案服务体系

中心树立创新管理、优化服务理念，30年间档案管理服务单位、人员数量呈线性增长。尤其进入21世纪，经开区建设进入大发展阶段，星网工业园初步建成，奔驰、京东等世界500强企业落户经开区，制造业等产业发展迅猛，伴随而来的是劳动力大量流入和技术人才不断引进，人员流动不断加快，对中心三类档案的提供利用服务能力和服务质量也提出了更高要求。

优化档案服务模式。紧跟北京市政府和经开区优化营商环境“4.0版”改革步伐，多维度优化管理，真正实现为办事企业和群众“一窗受理、集成服务、一次办结”的综合窗口服务，经办服务模式逐步统一，服务效率和质量不断提升。

拓宽档案服务渠道。通过持续优化“预约办”“上门办”，为区内企业开辟档案服务绿色通道，提供一对一管家式服务，开办毕业生落户专场等。大力宣传企业业务线上办理，利用电话、邮件、微信社群等多渠道“不见面”服务方式，及时为企业和群众解决业务难题，提高服务效率。2022年，中心档案部门共完成“不见面”服务27.7万余次。

提升依法服务水平。中心档案部门严格依照国家相关政策文件要求，严格档案服务管理，遵照人社部印发的《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》要求，依法取消收取人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费等名目的费用，杜绝违法收费等吃拿卡要等行为发生，切实保障档案服务为人民，增强人民群众的获得感、幸福感。

2023年是全面贯彻落实党的二十大精神的开局之年，中心的三类档案管理与服务将以此为新的起点，进一步面向经开区发展、面向企业和群众需要，立足新时代，贯彻新理念，谋求新作为。一方面，以数字档案室建设为关键抓手，构建系统完备、高效实用、安全可靠的档案信息化基础设施，利用多维数据汇聚，通过大数据挖掘分析等技术手段，不断提升中心的档案信息化能力；另一方面，置身于经开区高质量发展的大潮中，当以更加开放的眼光、更加务实的作风，主动服务，对接需求，实现档案服务再上新台阶，谱写档案事业发展新篇章。

作者单位：北京经济技术开发区社会保险保障中心