数字档案室赋能企业治理探析

关瑶

摘要：信息技术的发展给企业数字档案管理带来了新的机遇和挑战，论文分析了当前企业数字档案管理的新特点，阐述了数字档案室在助力企业数字化转型、节能降本和高质量发展方面的重要意义，分析了数字档案室助力企业治理能力提升存在的难点，并提出了若干解决措施。

关键词：数字档案室 数字化 企业治理

档案以其特有的真实可靠等特点，成为企业生存发展必不可少的重要资源。在数字化时代，档案更多地以电子形态生成、存储和利用，如何利用数字档案资源提升企业治理能力，助力企业传承历史、服务生产、促进发展，是新时代企业档案人需要考虑的重要问题。

一、企业数字档案管理新特点

（一）电子档案逐步成为企业增量档案的主体

近年来，我国信息化发展迅猛，根据国家互联网信息办公室《数字中国发展报告（2021年）》中的数据，我国数字经济规模已经稳居世界第二，互联网普及率提升至73%，网络基础设施全球规模最大。[1]在办公方式上，电子办公系统的数据流转取代传统纸质文件签批，电子发票、电子商务、工业互联网应用广泛，[2]为服务生产而开发的专业软件更是纷繁多样。

数字化办公引发了档案信息载体及档案管理方式的巨大改变，催生了电子文件数量的海量增长，电子档案正逐步替代传统纸质档案成为企业增量档案的主要形式。此外，对于一些成立较早的企业，其档案数量基数大，库房面积难以持续扩充，而电子档案存储的高密度性和利用的便捷性等优势，助推企业加快增量档案电子化工作的研究和实践。

（二）电子档案管理的法律法规体系已然成型

在法律层面，《中华人民共和国档案法》（2020年修订版）第37条明确规定，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。《中华人民共和国电子签名法》（2019年修正版）则对电子档案中合法的电子签名签章进行了认可，一份真实完整的电子文件和纸质文件一样，具备了成为档案的基本要素。新修订的系列法律明确了电子档案的法律地位，为那些来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件，经过归档程序成为档案进行保管和利用提供了法律依据。

此外，电子文件管理的规章制度不断完善。国家档案局2017年发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》（档办发〔2017〕2号），对企业数字档案馆（室）建设提供指导，各地方依据实际情况对本地区企业数字档案馆（室）建设提出了要求，例如北京市早就启动了北京数字档案馆标准体系建设，完成了《综合档案馆档案数字资源管理规范》（DB11/T 1357—2016）等一系列标准。湖北省档案局、湖北省档案馆在2022年发布了《湖北省数字档案馆（室）系统测评办法》（鄂档发〔2022〕3号），对该地区的数字档案系统建设进行指导。在财务等专业领域，相应的电子档案管理办法也在逐步细化，《电子会计档案管理规范》（DA/T 94—2022）于2022年7月1日起正式实施，财政部、国家档案局《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）提出，来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力，可以直接报销入账归档。

（三）数字档案室建设的理论与实践融合并进

早期的档案管理系统建设，更多的是基于纸质档案管理模式，通过开发一套信息系统来辅助档案部门开展收、管、用等系列工作，随着企业数字化转型的推进，档案工作的管理对象更加多元，档案系统更多的是协助管理人员做好电子档案和各类数字资源的在线管理、共享利用和信息服務工作。数字档案管理面对的管理对象、管理方式变革引发了广大专家学者和业务工作者的持续探讨，以“数字档案室”作为关键词查阅文献数据库可以看到，探讨数字档案室内涵、建设内容等方面的文献早在20年前便已出现。在权威文件方面，国家档案局在2014年就发布了《数字档案室建设指南》，对数字档案室的概念、特征、建设原则等进行了全方位阐述。

同时，信息技术的发展也给数字档案室建设提供了更好的数字生态和软硬件支持，[3]从事数字档案系统建设相关的企业规模也在迅速扩大。基于某企业查询平台，以“数字档案系统”为关键字进行公司检索，得到的数据表明，近五年从事数字档案系统有关业务的公司注册数量较过去十年翻了一番，[4]相关行业的发展侧面反映了全国数字档案室系统建设的火热程度。基于“互联网+”环境开展数字档案资源共享，利用人工智能辅助数字档案开放审核，利用元宇宙概念开发利用档案资源，这些以往的理论课题正在开始落地实施。此外，中国兵器工业集团、中国石油天然气集团有限公司等一批企业已经完成了企业数字档案室建设，并通过了国家档案局验收。经过长时间的理论研究与实践探索，我们对数字档案室的认知更加清晰，开展数字档案室建设也有了大量可供参考的经验。

二、数字档案室建设对企业治理的意义

（一）助推数字化转型，提升企业运转效率

企业数字化转型是企业业务的系统性重塑，数字档案室可以在生产、办公和文档管理之间搭建桥梁，有效打通企业各系统间的数据孤岛，归集文件背景信息、元数据信息和签章信息，保存真实、完整、可靠的电子文件，优化档案信息的组织和利用效果，从而推进企业工作流程、生产模式和员工工作方式的转变。此外，数字档案室还通过对接各类业务系统，充分发挥数据连接链条和数据交换场所的作用，提升企业数字化管理效能。

（二）节能降本降耗，助力企业“双碳”目标实现

企业支出涉及办公费用、人力成本和生产设备费用等，数字档案室建设推动办公自动化向档案管理末端延伸，有效减少企业在印制人员、印制材料方面的支出，促进企业降本降耗，助力企业“双碳”目标实现。同时，通过优化工作流程减少员工的时间、精力消耗，通过便捷的档案利用提升工作效率，有效降低管理和时间等无形成本，提升人力资源利用效率。以某设计企业为例，其通过建立数字档案室，推动工作方式转变和企业管理创新，一年大约可以节省出版费用20万元、人力成本费用50万元。[5]

（三）强化信息共享，赋能企业高质量发展

对于纸质档案而言，信息的呈现依靠固定的载体，在阅览利用上具有天然的缺陷。对于电子档案，尤其是增量电子文件归档而来的电子档案而言，其内容、结构和背景信息完整，可以在信息系统内方便地进行信息组织和查询，在线预览和借阅也更为便利，推动企业数字档案资源建设，有效提升档案信息的共享和利用效果。在大数据时代，企业运转产生的数据类型多样，数量与日俱增，通过数字档案室系统建设，规范数字档案的生成和流转，能有效减少数据冗余、数据孤岛问题。同时，企业以数字档案治理为抓手，提升数据处理能力，将数据转化为有效信息，并加工为可用的知识和情报，进而丰富企业知识内容体系，赋能企业高质量发展。

三、数字档案室赋能企业治理的难点与解决途径

（一）数字档案资源需要全方面多维度整合

智慧决策是企业治理能力的重要体现，只有拥有海量、全面、可靠的数字档案，并把档案信息与其他业务信息有机融合，才能在此基础上对各类数据进行汇集并分析数据之间的关系，由此建立模型、发现关联，[6]为企业的各项业务提供支撑，为决策提供参考。实际上，企业数字档案室往往需要对接各种不同类型的业务系统，由于不同系统的开发者不尽相同，系统结构和文件格式多样，数据权限也不尽一致，数字档案室建设中需要充分考虑不同业务系统的特性，建设与之匹配的数字档案归档接口，完整接收和展示元数据信息，这对企业的数字档案资源整合能力提出了较高要求。

为此，企业在顶层规划上，应确保档案信息管理工作与企业信息化发展同规划、同部署，避免档案部门与信息部门的脱节。此外，企业还要规范数据格式，保证不同数据平台之间的数据能够兼容互通。同时，企业还要建立统一的数据管理平台，在企业内部，数字档案资源集成可采用总部集中建设，分公司及具有隶属关系的机构共用的模式，构建集团档案信息共享平台；在企业外部，可以产业链、共享价值链等为基础构建集成式企业数字档案室，[7]实现数字档案资源的共建共享。

（二）数字档案室建设需要持续投入

数据管理和维护是企业治理的重要内容，做好档案数据保管和数据赋能，需要企业在硬件、软件等方面长期投入。在硬件方面，企业需要根据实际情况采购或升级符合要求的主机房、网络基础设施、服务器，还需要配置相应的存储设备、备份系统和正版基础软件。在软件方面，企业需要开发数字档案室主系统，并做好业务系统与数字档案室系统归档接口，建立预归档平台。此外，数字档案室的建设并非一劳永逸的工作，随着数据量的增加和业务的拓展，数字档案室的硬件设施需要持续完善升级，由此引发的设备保养和软件维护升级费用将一直存在。

对于现代化企业而言，要确保高质量数字档案室建设，一是需要企业负责人正确认识数字档案室对企业治理的重要意义，将其纳入企业发展规划予以重视；二是将数字档案室建设和维护费用纳入档案管理费用预算，确保数字档案室建设资金来源稳定；三是通过企业内部资源优化配置和加强工作人员专业知识培训，尽量减少基础设施投入和外部技术的依赖，降低建设运维成本。

（三）数字档案室赋能场景建设需要因企施策

企业治理包含的内容十分广泛，不同企业的业务范围、组织结构和工作流程不尽相同，这使得企业的治理目标和方式大相径庭。在数字档案室功能开发中，企业需要基于自身情况开展细致的调查研究和个性化开发，这大大增加了数字档案室建设的工作量和技术难度。

在企业数字档案室建设中，我们可以广泛参考同类型企业的经验，选择从事过同行业企业数字档案室开发经验的机构进行合作，以统筹规划、循序渐进为原则，把既有目标划分为多期项目由浅入深逐步开展，减少实施难度。以笔者所在的勘测设计企业为例，勘测设计成果是企业的主要产品，在传统出版模式下，图纸出版要经历底图印制、签名、晒蓝图、用印等环节，繁杂的出版程序影响了企业的生产效率，因此许多勘测设计企业在数字檔案室建设初期，均把数字化出版作为数字档案室建设需要实现的首要目标。随着项目进一步推进，勘测设计企业可以再围绕工程项目建设细分档案库，如基于工程特性分类，将工程特征按一定的信息模型和编码标准进行分类组合，可以构建工程特性档案库，实现按功能、形式、专业等多维度检索和展示档案，为后续同类项目设计提供参考；再如基于单个项目总体情况，建立项目综合档案信息库，根据相关特征展示关联信息，为项目总结、教育培训、宣传报道等提供图文、声像各类信息支持；此外，还可按地域或流域建立区域项目档案库，按不同类型工程建立优秀工程多媒体档案库等。

数字档案室建设能帮助企业实现数字档案资源的深度整合，使档案利用方式由阅览、查考和出证向信息深度赋能方向延伸，助力企业优化业务流程。作为企业档案工作者，需要立足企业实际，克服数字档案室建设中的难点，为企业治理能力提升贡献档案力量。

注释及参考文献：

[1]国家互联网信息办公室发布《数字中国发展报告（2021年）》[EB/OL].（2022-08-02）[2023-03-01].http：// www.cac.gov.cn/2022-08/02/c_1661066515613920.htm.

[2]蒋术.数字档案馆建设探索与实践——以中国华能为例[J].北京档案，2021（12）：30-33.

[3]陈水湖，李红梅.数字化转型背景下企业数字档案室建设危与机的思考[J].北京档案，2022（12）：27-29.

[4]从事数字档案系统相关业务的企业注册数量[EB/OL]. [2023- 03- 01].https：//www.tianyancha.com/ search？key=%E6%95%B0%E5%AD%97%E6%A1%A3%E6% A1% 88% E7% B3% BB% E7% BB% 9F&sessionNo= 1678165752.91595152.

[5]广东省水利电力勘测设计研究院通过企业数字档案馆（室）建设试点验收[EB/OL].（2020-08-26）[2022-08-30].https ： // www. saac. gov. cn / daj/qydagz/202008/ 28c0374820034481925c2235143fef2a.shtml.

[6]谢国强，黄新荣，等.基于档案数据观的企业档案治理创新[J].档案与建设，2020（8）：49-52.

[7]万恩德，李璐.企业数字档案室集成管理模式研究[J].浙江档案，2017（10）：22-25.

作者单位：湖北省水利水电规划勘测设计院有限公司