信息时代，办公室档案管理工作效率提升研究

马小惠

摘 要：在信息时代，办公室档案管理工作迎来新的变化，很多传统管理方式与当前档案管理发展越发不适应，难以满足档案管理质量与效率的需求。而在信息时代办公室档案管理中，更新档案管理工作观念、创新管理工作方式、建设信息化管理系统以及提高管理人员专业素养，可以将档案管理与信息技术相结合，运用信息时代的优质技术条件提高档案管理效率。本文对信息时代办公室档案管理特点、管理问题以及提升工作效率对策等内容进行探讨，以期为同类型研究提供参考。

关键词：信息时代；办公室档案管理；工作效率提升

办公室档案管理工作效率提升与信息时代各种技术的应用密切相关，信息时代的办公室档案管理具有数字化、信息化特征，可以借助信息技术和网络技术对档案管理进行优化。办公室档案管理信息化水平的提升有利于提高其工作效率，需要格外关注当前档案管理工作的信息化建设要求，及时转换管理观念，具备信息化管理的意识，并积极投入信息化建设的硬件设备设施与软件系统，打造专业的管理平台，注意档案管理人员能力素养与信息化管理的适应性，全面推进档案管理信息化建设，利用先进的技术条件提升档案管理的效率，更好地发挥档案价值。

一、信息时代办公室档案管理特点

1.管理对象数字化

信息时代，信息技术不断发展让文字摆脱了传统的纸质媒介载体，可以通过数字化形式进行传播和共享，档案管理具有管理对象数字化的特点。随着计算机系统、网络系统的应用，数字化档案的数量逐渐增加，档案资料可以用数字化信息的方式进行储存和传递，能够实现更高效的档案管理。办公室档案的管理对象数字化能够提高对档案信息的管控效率，而为实现档案的数字化，一般需要借助扫描仪、识别器和人工录入等方式进行转换，相关单位在信息时代办公室档案管理中，需要重视管理对象数字化特点，增加更多的资金与技术投入，扩大档案数字化规模，通过先进的档案管理发挥数字化档案的价值。

2.管理过程信息化

随着信息化办公水平的不断提升，档案管理中各种档案资料的录入、处理、储存和调用等工作都在计算机系统上进行，实现了管理过程的信息化。信息时代的技术发展将传统的档案管理转移到计算机系统当中，管理人员可以全程借助信息技术、网络技术实现档案资料的高效分类。管理人员能够通过信息储存、云计算和网络共享等方式，快速识别和提取各类档案资料，建立档案管理总系统与分类子系统，将不同的档案分门别类进行储存，便于档案的后续查阅和调取。另外，管理过程信息化特点也极大提高了管理效率，有利于更快完成档案管理工作。

3.服务模式多样化

在信息时代，各行业通过信息技术的进步实现了结构升级与转型，而服务能力也得到了显著提升，档案管理工作在信息时代的服务模式也日趋多样化。相较传统档案管理，信息技术让档案服务更加丰富，档案管理人员可以根据不同档案的特点，对其进行分类储存，结合档案名录设置相应的关键词，便于后续进行资料调取和查找。信息时代的档案管理能够更加高效、快速地完成档案的检索、共享，计算机系统可以自动生成档案管理记录，帮助档案管理人员更快速整理日志，实现管理效率的优化。多样化服务模式的出现，使得档案管理的质量进一步提升，能更加有效地发挥档案的价值与作用，也为其他工作应用档案资料提供了便利的条件。

4.档案管理快速发展

信息时代技术的飞速发展带动了档案管理的发展速度，档案管理内容与效率也在不断提升，档案管理工作与时代的发展相适应。信息时代的档案管理改变了纸质化档案储存和调取条件，用数字化的信息系统反映档案内容，可以储存更加丰富的档案资料，计算机系统的应用让管理工作效率不断提升，工作内容得到优化，也提高了档案资料的利用率。另外，相关单位可以在信息时代不断进行管理理念、管理方式和管理技术的更新，更好地适应管理需求，避免档案管理的滞后性影响其他工作的质量。

二、信息时代办公室档案管理问题

1.工作理念相对落后

信息时代的到来为档案管理带来了新的发展机遇，但管理理念落后影响了档案管理效率。很多单位在进行档案管理时，对信息时代发展特点的认知不足，认为信息时代档案管理只是单纯地将纸质资料转化为数字资料，不注重档案管理效率的提升，忽视服务功能的拓展。由于档案管理工作理念落后，在实际進行档案管理时缺乏有效的统筹规划，忽视了管理体制的建立健全，不利于档案管理规范化建设，导致很多管理工作流于表面，难以发挥管理工作的实际效能。档案管理理念没有顺应信息时代发展而及时更新，很难为后续的档案管理工作提供有效引导，容易造成工作效率低下问题。

2.工作方式不够先进

档案管理的工作方式的先进与否影响着其工作效率的发挥，信息时代办公室档案管理工作方式的滞后性，容易增加档案管理的难度。很多单位的办公室档案管理方式不科学、不规范，欠缺良好的管理制度与组织系统，工作人员的职责划分不明确，管理权限交叠，在实际管理时没有结合档案的内容等细节进行分析，没能够结合档案的实际情况选择有效的管理方式。档案管理的规章制度漏洞较多，很多规章制度的内容不够明确，无法约束管理人员的行为，导致档案管理弹性较大，难以及时高效地完成档案管理。工作方式的不先进不仅造成了档案管理效率低下，也会影响档案管理的服务功能，很多档案资料调取困难，档案价值难以得到有效发挥，不利于后续工作的开展。

3.信息管理技术水平较低

档案管理信息化水平较低同样是管理中比较常见的问题，受限于管理资金、设备设施等条件，很多单位的档案管理信息化建设水平落后，影响了其管理效率。信息管理技术水平低，一方面，表现在硬件设备设施不完善，部分单位的信息化管理中没有引入足够的计算机、储存器及扫描仪等设备，在档案管理中缺乏有效的硬件支持，无法高效率完成档案资料录入与储存。另一方面，表现在软件系统投入不足，软件系统功能不全面，智能化水平较低，需要依靠人工对资料内容、数据信息等进行搜集、分类、整合、归档，影响了工作效率。由于信息管理技术水平较低，很多单位的档案管理活动依然采用传统档案管理方式，档案管理效率低下且劳动力成本较高。此外，在信息化技术水平较低的情况下，档案管理工作难以实现精确、快速查询，档案资料内容容易被篡改、损毁，档案鉴定困难，缩短了档案的生命周期，应该引起充分的重视。

4.管理人员专业性有待提升

档案管理人员对信息技术了解不足，专业性有待提升，影响管理工作的效率。部分单位的考核与测评系统不完善，管理人员的专业素质不高，没有接受过专业的训练，不具备足够的信息技术知识，在实际工作中无法熟练操作各类办公软件和信息化管理系統。信息技术发展日新月异，很多单位不注重档案管理人员的培训与进修，不注重日常培训与管理，管理人员素养与工作内容不相适应，影响档案管理效率。此外，在档案管理工作中忽视管理人员的思想教育工作，不重视职业道德与信息化意识的培养，也影响了档案管理人员的责任心和进取心，造成工作效率低下的问题。

三、信息时代办公室档案管理工作效率提升策略

1.创新档案管理工作观念

相关单位在进行档案管理时，必须客观分析信息时代的信息传输与工作效率的要求，做好档案管理的科学规划，积极汲取最新的管理理念，提升档案管理效率。重视先进的思想观念的优势作用，关注信息时代下档案管理规范化、信息化、专业化建设的具体要求，用先进理念引导档案管理工作。信息时代，办公室档案管理需要结合时代背景进行观念的更新，分析档案信息化管理的各项要求，增强档案管理服务意识，发挥档案的综合价值，让档案管理更加高效。在创新管理工作观念时，一方面，要积极了解各种先进的管理理念，对信息化系统、多样化服务模式以及档案利用率等内容进行研究；另一方面，要结合档案管理的实际情况选定与之适应的管理观念，确保工作观念能够正确引导档案管理，避免出现管理观念过分超前或者滞后的问题。信息时代的技术发展较快，档案管理工作观念也应该随着时代的发展而不断更新，需要具备创新意识，汲取最新思想与新理念的先进内容，将其运用到档案管理当中。

2.创新管理工作方式

从信息时代管理制度、组织结构的变化进行研究，科学创新管理方式，有效提升管理效率。优化工作方式，对现有的档案管理工作进行调研与分析，基于当前管理工作中不合理、不科学的方面进行探讨，对档案排列杂乱、档案丢失及管理不规范等具体情况，从管理制度、组织结构角度分析，了解制度的约束力、组织的科学性，系统规划其中的细节内容。档案管理人员在工作中要善于总结档案管理问题，运用档案管理的知识研究解决问题的方法。可以通过信息技术手段，构建档案管理的信息化分类，通过自动检索与集中调度等方式，建立档案总系统与各档案子系统，根据关键词、时间等顺序进行排列，将纷乱复杂的档案资料分门别类进行储存。完善档案管理规章制度，对档案信息登记、档案内容归类、档案调取与使用等各项内容进行明确规定，根据信息化管理的要求，对档案管理人员的行为进行约束，要求其能够按照信息化操作要求完成档案的管理，增强信息安全意识，发挥信息技术在档案管理效率提升中的良好作用。

3.建设信息化管理系统

信息化系统的建设是提升办公室档案管理效率的重要条件，相关单位应该重视信息系统建设的资金投入，提升技术水平和管理效率。积极推动管理工作从纸质化走向数字化，借助信息技术与网络技术提高管理的效率，为了更好地完成系统的建设，相关单位应该增加资金与人才投入，购入充足的硬件设备设施与软件系统，开发并应用档案信息化管理平台。信息化管理系统的建设需要与单位的发展相适应，应该结合当前档案管理的工作量以及预测的未来档案管理规模，引入与工作要求相匹配的设备设施，包括计算机、储存器、云服务器等，确保信息化管理系统的可靠性。另外，需要根据档案管理的具体工作要求，进行软件系统的开发和优化，关注档案管理效率提升和服务质量提升的相关要求，开发功能全面的软件系统，可以帮助管理人员完成档案的整理、归类、调取等工作，利用信息共享技术，最大限度地发挥档案的价值。关注档案信息安全维护，关注信息时代的信息安全问题，为档案的信息化管理提供更多有效的安全保障，保证档案资料信息安全，避免档案资料被不法分子窃取。此外，信息化管理系统也应该结合档案管理工作需求，不断进行升级和改进，及时进行漏洞修复。

4.提高管理人员专业素养

信息时代下高素质的管理人员具备较强的工作能力与服务意识，能为管理提供更加专业的技术指导，有利于提升档案管理的效率。信息时代，办公室档案管理工作对信息专业人才的需求量不断增加，各单位在选择档案管理人员时应该重视信息化人才的招聘与培养，通过先进的人才引进系统，选拔具有更高技术水平的信息技术人才，加强管理人员的培训与学习，使其可以更加高效地参与管理工作。档案管理人员的信息技术水平是否满足档案管理的需求，积极引进专业化、高素质人才，在招聘档案管理人员时，对其信息技术水平进行考察，应该从本单位办公室档案管理的具体要求出发，切实考虑信息时代档案管理所需的编程开发人员、日常运维人员以及档案整理人员的技术水平，在人才招聘中对相关专业的技术人才进行专业知识考核，确保其具备与岗位相适应的技术能力，能够提高档案管理的效率。同时，也应该重视现有工作人员的能力提高，在单位内部积极开展教育培训活动，通过内部培训班、进修课等方式对档案管理人员进行培训，丰富专业知识，增强其职业素养，使档案管理人员可以更好地适应信息化档案管理需求。在提高管理人员专业素养过程中，需要格外重视员工思想观念的转变，通过宣传教育讲述国家与行业最新的档案管理规范，并对信息化条件下档案管理的要求进行研究，让管理人员利用座谈会、讨论会等方式进行经验交流和技术分享，延伸管理的眼界与思路，使其能够将更多的专业知识、优质的服务应用到档案管理当中，提高档案管理效率。

四、结束语

信息时代的到来为办公室档案管理带来很多先进条件，办公室档案管理由纸质化人工管理转向数字化信息管理。信息时代下，办公室档案管理工作的技术水平得到提升，管理观念、管理方式也随着技术的进步而取得了良好的发展，而想要不断提升管理工作效率，保证档案管理的质量，还需要深入挖掘信息时代背景下档案管理的特点，对数字化、信息化的具体内容进行分析，探讨档案管理服务多样化模式的应用，关注信息时代下工作理念、方式以及管理平台的创新与改革，发挥人才优势作用，全面提升档案管理的效率。

参考文献：

[1]王 贺.信息时代办公室档案管理工作效率提升对策[J].文化产业，2023，14（05）：1-3.

[2]徐柳萱.提升办公室档案管理工作效率的途径探究[J].黑龙江档案，2022，09（04）：：281-283.

[3]张 娟.办公室档案管理工作效率的提升途径分析[J].办公室业务，2022，20（07）：16-18.

[4]王 冰，韩宝海.浅析办公室档案管理工作效率提升途径[J].兰台内外，2022，14（01）：28-30.

[5]万红英.提升办公室档案管理工作效率的途径分析[J].冶金管理，2021，27（05）：197-198.

[6]张锡坤.办公室档案管理工作效率的提升途径分析[J].办公室业务，2020，08（18）：119-120.

[7]李 佳.办公室档案管理工作效率提升途径[J].办公室业务，2019，13（21）：189-190.

[8]高 洁.办公室档案管理工作效率的提升途径[J].办公室业务，2019，26（08）：118.

（作者单位：凌源市退役军人事务服务中心 ）