大数据时代，城建档案信息化管理路径研究

宫晋成

摘 要：城建档案中记录了城市发展建设过程中的文件、图片和声音等诸多资料，对于今后城建工作开展有着重要的作用。大数据时代，城建档案内容更为多样和丰富，档案管理部门应顺应时代发展需要，积极运用大数据、云计算等先进技术手段实现城建档案的信息化管理，切实提高城建档案管理水平。文章主要对大数据时代城建档案信息化管理的相关情况进行总结分析，以供参考。

关键词：大数据时代；城建档案；信息化管理

如今，信息技术快速发展，社会信息化水平逐步提高，在整个社会发展建设中，信息资源发挥着重要的作用。城建档案是城市发展规划以及建设管理中形成的宝贵文字、图片和声音等信息资料，具有极大的保存价值，能够科学地指导今后城市的规划建设与管理。城建档案不仅能够为城市发展建设提供依据，还是国家发展过程中的重要财富。当前，城建档案信息化管理获得了一定的成效，但在城市快速发展的背景下，城建档案信息化管理也迎来了新的挑战。为此，要推陈出新，科学地将大数据时代的信息技术应用到城建档案管理中，全面提高城建档案管理效果。

一、大数据时代发展概述

大数据指的是不能利用常规软件工具对一定时间范围内的数据集合进行捕捉、管理和处理，是需要使用新处理模式才能够有较强决策力、洞察发现力、流程优化能力的海量、多元化与高增长率的信息资产。大数据时代下，数据资源化与云计算技术深入融合，并成为发展的重要趋势，数据管理开始成为单位组织的核心竞争力。应用大数据技术能够提高各行业、领域的管理效果，使科学发展获得技术上的支持与保障。

二、大数据时代城建档案信息化管理的意义

首先，实现城建档案信息化管理。传统城建档案具有明显的地域性特点。纸质版的城建档案内容不同，工作人员需收集差异化的数据及凭证，并科学分类，依据不同标准实现信息整合。档案的规划管理需与具体时间匹配，若城市发展中遇到特殊的突发事件，纸质版的档案很容易损坏丢失。例如，汶川地震后，汶川周围城市档案馆都遭受不同程度的损坏，有些珍贵的档案文件丢失破损，造成的损失无法挽回。为此，电子档案管理制度深受关注和重视，特别是在大数据时代背景下，大数据技术手段广泛应用，积极构建数字化的城建档案管理系统，将原有纸质版的档案资料复印、扫描、拍照，形成电子版档案录入档案管理信息系统中，并做好电子备份，可以有效避免档案数据的损失。通过建立大数据库平台，城建档案管理更为便捷，特别是一些大型或特大型城市，其建设过程具有复杂性，记录在档的资料信息、数据等也比较复杂，利用大数据平台能够减少人工操作的工作量以及误差，能够对资料信息实时归档，实时上传，并为管理人员、用户群体等提供访问、下载档案的功能。

其次，减少档案管理人工成本消耗。大数据时代，互联网、5G通信技术十分普及，过去信息数据的收集、筛选、分类整理等逐步实现电子化，极大减轻了人工压力，也减少了人工成本。在城建档案信息化管理中，利用计算机等方式扫描纸质档案，并上传电子数据库中，实现云端备份，便于工作人员对档案的查询和利用。电子档案传入云端，能够为档案增加一份保障，信息数据也更加安全。

最后，提高城建档案管理质量与效率。城建档案管理是对城市建设全过程进行记录保存，涉及项目的规划、招标、实施以及竣工等。大数据时代，城建档案运用信息技术收集、保存管理信息，建立云档案服务系统，使所有参与建设单位可以将项目数据信息实时录入系统，做好备份，让云档案资料更为齐全，提高管理效率，也让城建档案管理质量水平得到提高。

三、城建档案信息化管理面临的挑战

首先，在大数据时代，城建档案要实现信息化管理，必须要抓紧时间升级改造。不论是硬件、软件，还是人员，都需要满足大数据时代城建档案管理的实际需要。现阶段，我国城市快速发展建设，各地都对城建档案的信息化管理高度重视，并认识到这一工作开展的重要性和必要性。有些主管部门开始通过官网、手机App、微信公众号等方式发布城建信息。为此，城建档案管理应在发展、建设方式上进行升级改造，更加满足现代化的工作需要，使工作人员在教育培训下掌握更多系统、先进的管理知识与技能，使建立的城建档案管理系统与用户实际需要相适应，优化服务质量。此外，保证数据的质量和数量，使数据库中包含更多样、更丰富的信息资料。

其次，城建档案信息化管理建设要与电子化办公模式相适应。传统档案收集、整理、归档以及保管的方法呈现出诸多不足，档案管理必须要积极应用电子档案系统软件、电子通信网络等，使纸质档案向电子化发展。为此，相关部门积极建立电子档案馆，使用户能够利用计算机、手机等查询信息，做好电子档案系统软件的升级、维护，不仅能够优化用户体验，也可以实现系统升级、扩大数据容量。

最后，城建档案管理的法规政策等日渐完善，城建档案系统参与人群的门槛逐步降低。有些具有营利性质的民间组织机构也通过PPP、BT等方式参与其中。以往，城建档案管理由政府独大的方式已经发生根本性改变，新的格局形式将极大推动城建档案管理的升级改造，并监督相关工作人员提高服务水平和职业素养。在市场竞争日渐激烈的背景下，档案管理行业也开始强化自我净化、优胜劣汰的功效，城建档案信息化管理处在被推动的状态下，机制改革與档案管理系统、人事制度改革等密切联系，能够很好地对待遇、职称以及职务等情况进行处理，极大提高了档案工作人员的积极性，让更多的优秀人才参与其中。

四、大数据时代城建档案信息化管理路径

1.强化城建档案管理服务意识

大数据时代，应制订城建档案中长期发展规划，档案管理部门要将城建档案的信息化管理建设作为重点工作，并将这一工作纳入档案管理部门中长期发展规划，有效分解相关任务，确定责任人与时间节点，按时、高质量地完成信息化建设任务，使城建档案信息化管理建设有序推进，让城建档案管理工作实现持续进步。同时，优化城建档案岗位责任制度。档案管理需要明确具体责任，特别是在档案信息化管理中，管理部门要明确岗位责任书，档案管理工作人员要认识自己的岗位职责。此外，建立绩效考核制度，科学评价管理人员的工作情况，使管理人员能够强化档案服务意识，提高服务水平。

2.各部门联动实现标准化管理

一是，建立城建档案信息化管理小组。由市政府、档案管理部门、城建企业等建立档案信息化管理小组，对城建档案的信息化管理进行负责，对信息化管理建设中的相关问题分析处理，构建信息化管理标准体系，实现数字档案的标准化管理。同时，在城建档案信息化管理建设中应用企业的全面质量管理理论。二是，定期开展辖区范围内企业、机关事业单位以及群众的问卷调查，将城建档案信息化管理的想法、意见等收集整理，对档案管理信息系统进行优化完善，确保城建档案信息化管理工作更加全面、细致，切实强化城建档案管理水平。

3.确定城建档案信息化管理目标

城建档案信息化管理涉及城建档案信息化处理、管理流程创新等，基于此，要明确用户查阅需求，以确定城建档案信息化管理目标。城建档案信息化管理中，要积极对传统的档案管理方式进行优化调整，要密切联系城建档案信息化与社会现代化发展，基于社会发展实际需要确定信息化管理目标。以便充分地将城建档案的社会价值发挥出来，为社会发展提供有利影响。此外，城建档案信息化管理能够积极运用网络共享技术，可以顺利实现不同城市间资源信息的共享，使用户的实际需要得到满足。

4.完善城建档案管理制度建设

城建档案要实现信息化、数字化管理，要从根源上着手，对分块化问题进行处理，密切行业与部门间的联系，打破政出多门、条块分割严重的局面。为此，城建档案管理部门要消除数字鸿沟，形成完善的管理制度，积极学习借鉴先进国家、地区的经验、做法，对档案管理部门的划分机制进行统一完善，做到项目的监管分离，补好短板，解决难题，避免部门之间的职权出现交叉，让信息更加完整、全面，资源得到高效利用，对各部门的信息进行整合统一，科学地对城建档案管理进行归纳总结，实现各种资源信息的有效保管。基于规章制度而言，要认识到城建档案管理系统中监管无序、分割分块严重、制度缺失等情况，从实际情况出发，建立健全城建档案监管制度，根据相关制度明确存档主体、监管主体的责任，将责任落实到个人，使相关工作有据可依，确保城建档案的信息化管理更加规范、科学及合法。

5.积极创新城建档案信息化管理方法

为使城建档案信息资源更加科学实效，保证其安全性，城建档案管理人员应将纸质档案转化为数字化档案，并将其储存到数据库中，以便更加快速、有效地对档案进行分类、整理和查阅，保证相关数据是真实、安全的。作为城建档案管理部门，应在最短时间内高效完成这一工作，为档案信息化管理建设奠定坚实的基础，顺利实现档案信息化管理的转换，让城建档案管理达到更好的质量。基于管理系统而言，城建档案涉及诸多内容，覆盖范围广。为此，城建档案管理部门要积极运用大数据技术、新媒体技术和网站技术等建立档案信息的共享平台，密切与信息系统间的联系，使建立起的档案管理系统更具综合性特点，使城建档案可以在区域内自由流通。此外，提高城建档案管理部门的服务功能，运用先进信息技术手段，使人们对城建档案的浏览、查阅需要得到满足。如果条件允许，还可以开发手机App，使用户能够利用其对档案管理部门的相关活动、工作及时查询和了解，转变过去单一信息储存空间，让服务更加多元化。

6.优化档案管理技术创新

积极优化和更新城建档案管理的基础设备设施。现阶段，还有一些城建档案管理设备设施比较老旧，过去管理部门并没有为城建档案管理信息化设置专项资金，导致设备设施的更新、优化受到限制，对档案管理的效率、效果产生不利影响。为此，要强化城建档案管理基础设备设施的建设，增加资金投入，提高对城建档案信息化管理建设的重视程度。同时，强化城建档案管理技术的研究和开发。对于档案管理而言，要提高管理水平，创新是关键。档案信息的收集、处理、传输及储存以及利用等各环节都潜藏着安全风险，相关部门应积极与高校、科研机构部门等联合，共同探讨利用大数据、区块链等先进技术手段，对城建档案的信息化管理进行优化和研究。

7.强化城建档案信息安全管理

在网络信息技术快速发展、大数据广泛应用的时代，城建档案信息化管理中信息安全是至关重要的，为提高城建档案信息安全，应积极优化城建档案管理设备设施，保证其在安全、干燥的环境中运行。同时，做到电力稳定供应、设备网络畅通，为设备提供备用电源。做好安全防护，建立完善的安全防护体系，纸质档案与电子档案管理工作同时推进。对于电子信息管理而言，信息丢失是最为常见的问题，为此，档案管理部门应认真做好信息的备份与储存，防止计算机故障、意外停电等问题造成档案信息丢失，如果条件允许，应对档案信息进行异地备份。此外，科学、安全、妥善地对纸质档案进行保管、储存，尤其是机密与重要档案，将纸质档案与电子档案管理相结合，最大限度地保护城建档案信息的安全。

8.提升城建档案管理人员综合素质

由于城建档案管理工作涉及诸多内容，专业性比较强，档案管理人员需要具备扎实的专业知识与丰富的管理经验，并掌握先进的信息技术、大数据技术以及云计算技术等。作为城建档案管理部门，要坚持“走出去、引进来”，做好城建档案管理人员的教育培訓，切实提高档案管理人员的综合素质。此外，城建档案管理部门要积极引进优秀的、高水平的城建档案管理人才，实现连续的人才输送，为城建档案管理工作的持续推进提供保障。同时，强化业务骨干培养，建立完善的培养机制，利用培训工作使城建档案管理人员的对标意识得到强化，在日常工作中能够充分发挥自身的优势，弥补不足，积极运用大数据、云计算等技术，把握目标任务，强化城建档案管理技能水平，实现良好的城建档案信息化管理效果。

五、结束语

总而言之，城建档案是对城市发展建设中的全部内容进行记录保存，是城市建设的重要内容和参考依据。城建档案信息化管理成为重要的发展趋势，但在实际的管理中，城建档案的信息化建设还面临诸多挑战，需要城建档案管理部门通过强化城建档案管理服务意识、密切各部门的联合、确定信息化管理目标、优化管理制度建设、创新管理方法、创新档案管理技术、做好档案安全管理以及提升档案管理人员的综合素质等方式，全面强化城建档案信息化管理水平，为社会和人民提供更加优质的服务。

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（作者单位：凌源市城乡建设发展服务中心）