《录音录像档案管理规范》若干问题解析

摘 要：为了进一步规范录音录像档案管理，国家档案局制定并发布了《录音录像档案管理规范》（DA/T78—2019），这是继《录音录像档案数字化规范》《录音录像类电子档案元数据方案》后的又一专门用以指导录音录像档案管理的行业标准，为做好录音录像档案规范管理提供了精准指导。本文详细分析了该规范编制的背景及依据、原则及范围、价值及意义、思路及内容，旨在进一步了解和把握规范的具体应用，并提出进一步修订完善的意见建议，切实提升规范执行效果。以期对完善录音录像档案管理提供有益参考。

关键词：《录音录像档案管理规范》；解析；问题

引言

录音录像档案（Audio-visual records）是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以记载在物理载体上的声音或影像为主要反映形式的具有保存价值的历史记录。录音录像档案与传统的文字、照片、图表档案不同，其载体形态有唱片、钢丝带、胶带、磁带、光盘等，由含硝酸纤维素材料、感光材料、磁性材料等制成，具有直感性、再现性和特殊性。随着摄影、录像技术的快速发展，声音与图像功能集于一体，形成磁带录像档案。为满足模拟信号形成的音像档案数字化管理需要，进一步规范录音录像档案管理标准及要求，2019年，国家档案局专门发布《录音录像档案管理规范》（DA/T78—2019）（以下简称“《规范》”）。这是继2017年《录音录像档案数字化规范》《录音录像类电子档案元数据方案》后的第三份专门用以指导录音录像档案管理的行业标准，为录音录像档案规范管理提供了精准指导。

1 《规范》编制工作的背景及依据

在传统的档案管理过程中，城市管理、司法机关、教育卫生等国家机关或社会组织及个人在社会活动中形成并积累了大量具有价值的模拟信号录音录像档案[1]。随着时间的推移，受自然衰变及保管环境等因素影响，录音录像档案需要及时对其进行数字化处理。为此，国家档案局先后出台《录音录像类电子档案元数据方案》《录音录像档案数字化规范》，在电子档案全生命周期管理过程中，依托计算机应用系统持续捕获、著录元数据，确保电子档案“四性”要求。但随着录音录像技术的快速发展，录音录像文件的类型、格式及其生成环境均发生巨大变化，尤其是《电子文件归档与电子档案管理规范》的修订和完善，提升了录音录像檔案管理的规范性要求。

编制《规范》主要依据《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写》（GB/T1.1-2009）设置具体的框架，并根据《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2014）等标准，定义录音录像档案中的9个术语。同时，《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《档号编制规则》（DA/T13-1994）等相关标准和规范，也是本次编制的重要依据。

2 《规范》编制的原则及范围

2017年，国家档案局将录音录像档案规范管理编制计划列入档案行业标准制定范畴，并由国家档案局档案业务指导司与江西省档案馆具体负责起草。编制小组为满足新时期录音录像档案管理实际需要，从技术与管理两个方面编制该规范，确保录音录像档案的“四性”要求。

2.1 《规范》编制的原则

2.1.1集中管理原则。《规范》提出要明确相关部门的职责：录音录像档案管理涉及录音录像文件形成部门、档案部门、信息化部门和保密部门。其中档案管理制度制定以及录音录像文件接收，录音录像档案保存、保管、利用、统计、移交等管理工作明确由档案部门负责，体现了本单位形成的录音录像档案应由本单位档案管理部门集中管理的原则。还要对“录音录像档案”的“原始载体”与“离线备份载体”进行集中保管。

2.1.2过程管理原则。录音录像档案中管理与技术发挥着同等重要作用，既注重各种与录音录像档案联系紧密的技术应用，也要注重管理的规范化。从标准规范的制定来看，坚持了全过程、全生命周期的过程管理原则。《规范》涵盖了录音录像档案的收集、整理、著录、归档与管理等各个方面。

2.1.3便于利用原则。《规范》进一步细化了录音录像档案技术方面的要求，使之满足档案管理信息化、数字化、电子化发展形势需要，注重录音录像档案规范的可操作性和可执行性。通过“一般要求”的形式规定了录音录像档案收集、整理、著录、归档与保管等项业务。

2.1.4安全保密原则[2]。录音录像载体的特殊性使其与传统纸质档案、照片档案的安全管理要求不同。既要做好实体安全，也要注重信息安全。《规范》制定突显安全保密原则，从录音录像档案管理和录音录像技术等不同方面进行规范[3]。还明确提出要严格执行“保密管理”规定，确保“载体存放”温度、湿度、有害气体隔离、远离磁场、防挤压、防写处理等方面符合要求。

2.2 《规范》编制的范围

《规范》第一章就规定录音录像档案管理的主体与客体的编制应用范围：从主体看，该《规范》适用于“各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织”；从客体看，该《规范》包括了模拟信号录音录像文件和录音录像电子文件两大类。

3 《规范》编制的价值及意义

2019年12月《规范》发布，次年5月正式实施。《规范》的颁布和实施成为录音录像档案管理的标准性指导文件，对录音录像类档案资料的收集、整理、著录、保管等提供了具体操作路径[4]。

3.1 完善了录音录像档案管理体系

2017年，国家档案局先后颁布出台了《录音录像类电子档案元数据方案》《录音录像档案数字化规范》，就录音录像类电子档案元数据，以及档案数字化进行了具体规定，但并未就收集范围与要求、整理与著录、归档与管理进行详细规定，《规范》的颁布实施，与2017年的两个行业标准结合起来，完善了我国录音录像档案管理体系内容，成为推动各级档案馆、档案部门管理录音录像档案的根本指南。

3.2 细化了电子文件档案管理内容

2017年3月1日正式实施的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016），其“6.1.3电子文件归档范围”这一小节明确“照片、录音、录像等声像类电子文件归檔范围参照GB/T11821-2002执行”。规范的制定和出台成为录音录像档案规范管理的专门性标准规范，对录音录像电子文件、电子档案管理明确了“一般性要求”，使《电子文件归档与电子档案管理规范》在具体实施过程中有了更细化的管理要求和内容。

3.3 健全了档案管理领域标准体系

在我国档案行业标准中，相继颁布出台了《全宗指南编制规范》（DA/T 14-2012 ）、《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017 ）、《数字档案COM和COLD技术规范》（DA/T 53-2014）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）等多项规范标准，《规范》的颁布和实施，进一步规范了录音录像档案管理，健全了我国档案管理的标准化体系建设内容。

4  《规范》编制的思路及内容

从《规范》的具体内容来看，编制录音录像档案管理从立档单位、档案管理部门，以及文件形成部门、信息化部门和保密部门的视角出发，以数字信号录音录像档案管理为主线，对录音录像档案收集、整理与著录、归档与管理全流程做出了详细规定和要求，也进一步明确了收集环节需要对模拟录音录像信号和数字录音录像信号进行数字化的具体要求，还强调要实行集中、过程管理，安全保密管理，注重录音录像档案具可操作性且便于实施的编制思路[5]。

4.1 前言

《规范》前言部分提出了规则起草的依据，提出归口单位、标准的起草单位和具体起草人员。

4.2 范围

《规范》从主、客体两个方面规定了适用范围。主体是“各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织”；客体是“模拟信号录音录像文件和录音录像电子文件”。

4.3 规范性应用文件

该《规范》的编制提出其依据和执行的规范性应用文件包括GB/T18894-2016、DA/T38-2008、DA/T58-2014、DA/T62-2017、DA/T63-2017、DA/T74-2019、DA/T75-2019。除了这些规范性应用文件，《规范》还明确“注日期”与“不注日期”引用文件的版本适用。

4.4 术语和定义

《规范》确定“录音录像文件”“录音录像电子文件”“录音录像档案”“件”“归档”“模拟信号录音录像文件数字副本”“模拟信号录音录像文件数字化”“原始载体”“离线备份载体”等9个专业术语，其中5个术语自定义，4个为改写自其他标准。此外，还进一步规定：GB/T18894-2016、DA/T58-2014、DA/T63-2017中所界定的“术语和定义”也适用本《规范》。

4.5 总则

《规范》“总则”部分规定了录音录像档案的“归档范围”“基本原则”“技术支撑”“制度建设”“保密管理”等五个方面的原则性规定和要求，规定了“归档范围”是“各单位在履行职能活动中形成的”，“基本原则”即遵循“集中管理、过程管理、便于利用和安全保密”原则，确保“四性”要求。

4.6 收集

《规范》“收集”部分规定了“收集范围”“收集要求”两大部分。其中“收集范围”包括四个方面内容：一是本单位主要职能和基本历史面貌，具有保存价值的录音录像文件；二是记录本地区地理概貌、城乡建设、民风民俗等录音录像文件；三是执法部门或司法部门职能活动形成的录音录像文件；四是其他具有保存价值的录音录像文件。“收集要求”规定了七项具体规定和要求，例如，画面要“完整、端正”、声音和影像要“清晰”、摄录一体机形成的录音录像文件应做到“音频、视频封装为一体”，在保证录音录像电子文件“四性”基础上，还需要通过转码等方式，将模拟信号进行数字化转化，经系统整理、著录后再进行归档[6]。

4.7 整理与著录

《规范》中“整理”一节包括了整理的“一般要求”“保管期限划分与分类”“存储结构与排序”“文字材料的整理”等四个方面内容。其中“一般要求”规定以“件”为管理单位进行整理，要保证内在有机联系，电子文件与目录数据一一对应；按活动时间为序排列的要按规则为其编号、标示；“保管期限划分与分类”明确了录音录像档案保管期限一般分为“永久”和“定期”两种，其中“定期”又分为“30年、10年”两种；保管期限有其他专门规定的，从其规定。录音录像档案分类有两种方式：“年度-保管期限”或“保管期限-年度”。“存储结构与排序”给出了电子文件存储结构与命名的附录式样。“文字材料的整理”规定重大活动筹备、实施过程中的文字材料及重要实物按照“文书档案”要求进行整理。

《规范》中“著录”一节包括了著录的“基本要求”“基本著录项”两部分。其中“基本要求”规定录音录像电子文件按照DA/T63-2017执行，使用“ET、XLS”格式通用电子表格进行著录。并建立相应的“目录数据库”。“基本著录项”要求应对“每一件”录音录像电子文件进行著录，著录的格式要求按照DA/T63-2017执行。具体的著录项包括计算机文件名、题名、责任者、摄录者、摄录日期、时间长度、计算机文件大小、年度、工作活动名称、工作活动描述、保管期限代码、密级、原始载体编号、档案门类代码、参见号、著录者等16项。

4.8 归档与管理

《规范》中的归档与管理包括了“归档”“保存”“保管”“利用、统计和移交”四部分。其中“归档”又包括归档时间、归档方式、归档程序、审核与档号编制、命名。“保存”包括“存储与备份”，实行“在线存储”“近线备份”“离线备份”等，并按照GB/T18894-2016、DA/T38-2008、DA/T74-2019、DA/T75-2019执行；针对经检测离线备份载体达到或超过三级预警线、在线存储系统需要更新换代等三种情形时，应做好录音录像档案的“转换或迁移”，并按照GB/T18894-2016年相关规定执行。“保管”包括“载体存放”“原始载体和离线备份载体检测”两部分，其中“载体存放”规定了存放环境的温度、湿度，装盒应竖立，作防写处理，远离磁场、强热源，与有害气体隔离等特殊要求。

5 编制的完善及建议

5.1 进一步规范术语和定义

《規范》中的“录音录像电子文件”术语与定义属“数字音频和数字音视频文件”，此外，“模拟信号录音录像文件数字副本”中将“数字副本”与“数字信号文件”逻辑混淆，且不够精练。因此，相应的术语和定义须做进一步规范。

5.2 进一步优化条目组织排序

《规范》就录音录像档案条目排序的设置不够集中，与“集中管理”的原则要求相违背。如与“归档”相关的条目被人为分为“归档范围”“收集范围”“收集要求”“归档”。此外，归档的规范排序与档案业务流程衔接度不够。从全生命周期看，录音录像档案管理章节还缺少“鉴定”“销毁”项，缺少规定保管期满后鉴定、销毁的具体规定。

5.3 进一步提炼标准用语

《规范》的颁布和实施，其中一些标准用语还不够精练，一些条目表述不够简洁、明了[7]。

5.4 进一步提升条目完整度

《规范》中就有关录音录像档案的整理单独进行了条目设置，做出了专门的规定。如“6.1.4文字材料的整理”，是对录音录像档案的有益补充，类似这样的规定和补充应与时俱进，适当增加，并做好新增条目内部完整性设置，增强《规范》的可执行力。

参考文献

[1]徐亮.《录音录像档案数字化规范》解读[J].中国档案，2018（3）：26-28.

[2]傅培超，王其武，李鹏达.《录音录像档案管理规范》解读.[J]中国档案，2020（3）：58-59.

[3]毛海帆，李鹏达，傅培超.《录音录像类电子档案元数据方案》解读[J].中国档案，2018（5）：34-35.

[4]王勋.浅谈录音、录像档案及其收集、管理、利用工作[J].机电兵船档案，2005（1）：121-123.

[5]徐凤仙.音像档案的规范化管理[J].声屏世界，2012（7）：58-59.

[6]胡永华，杨鸿燕.音像档案与电子档案[J].四川理工学院学报：社会科学版，2004（4）：89-90.

[7]王英玮，杨之蔚.《录音录像档案管理规范》（DA/T78—2019）的内容及相关问题探讨[J].北京档案，2020（5）：18-22.

作者简介：商冠群（1987— ），硕士学位，菏泽市疾病预防控制中心馆员，主要从事声像档案管理及健康教育工作。