事业单位档案信息化建设的难点与突围路径

摘 要：档案管理是一项系统化的工作，而事业单位作为我国重要的组织服务机构，其档案管理的重要性不言而喻。伴随网络信息技术的迅速发展，档案信息化建设能够为档案管理带来新的契机，同时促进高质量的档案资源在网络信息技术的推动下得到科学合理的利用。目前我国事业单位档案信息化建设依然面临一些难点，限制了其功能的发挥。基于此，事业单位要坚持与时俱进，树立“互联网 +”思维，转变传统的档案管理机制，提升档案管理人员的专业水平，采取针对性的手段和措施寻找相应的突围路径，以求为事业单位档案管理信息化建设工作的稳步发展增添助益。

关键词：事业单位；档案信息化；建设难点；突围路径

档案是事业单位长期发展形成的原始材料，是十分宝贵的历史资产，记载了事业单位运行过程中的各项重要活动和重大事件，具有规范性、服务性和分散性的特点。事业单位档案管理的完整程度与其管理质量密切相关，由于各个部门的档案数量众多，还存在分散性的特点，使得管理难度增加，容易发生收集不全的现象。随着事业单位体制改革的持续深化，档案管理信息化建设成了目前事业单位档案工作的重点。档案信息化建设是利用现代科技手段实现档案信息收集分类、数据分析和创新整合的全过程，是当前事业单位的重要建设内容，更好地优化了事业单位的管理和服务，有助于全面完成资源的合理配置和高效应用[1]。

1 事业单位档案信息化建设的价值逻辑

事业单位档案管理工作任务不断加重，不仅对文书管理水平要求更高，也开始强调其利用价值的发挥。这一背景下，传统的档案管理模式已经难以满足当下事业单位社会服务职能完善的需要。基于此，要充分利用现代化信息技术，不断提高档案管理质量，推动事业单位档案管理工作的创新转型 [2]。

1.1 信息化建设有助于强化档案的管理及利用效率

“互联网+”时代引发了各行各业信息化转型的新业态，有效扭转了传统模式下事业单位档案资源利用难、效率低的情况。在传统档案管理工作中，档案信息数量众多、门类丰富、内容复杂，给各单位工作人员带来了较大的应用难题。最初的档案管理主要是以纸质文件为记录和存储的载体，很多时候需要工作人员手写记录，导致档案检索难度大且易于损毁，工作效率非常慢，影响实际工作质量。实施信息化建设后，利用“互联网+”的优势实现档案管理的现代化转型，档案人员通过数字化手段将档案信息录入到相应档案库中，操作简单、检索便捷，有效缩短了查找档案所耗费的时间，可以最大限度提升档案管理和利用的效率。在这种新型工作模式下，档案资料的潜在价值可以被充分挖掘出来。

1.2 档案信息化建设可以有效提升事业单位的运营活力

一方面，数字化管理模式有效控制了事业单位在人员管理、存储场域等方面的成本，对其业务范围和处理机制进行了重新的整合与划分，将档案管理的工作重点由基础管理转变为应用拓展，促进群众满意度的提升。另一方面，档案管理不仅包含公文整理和存储，还牵涉到资料应用和价值分析等更深层次方面的功能，对于社会运行、服务群众和数据分析具有關键意义。智能化档案服务平台的搭建，有利于推动档案管理朝着更加规范化的方向发展，有助于事业单位树立服务于民的健康社会形象，激发管理活力，这也是事业单位高效运营的重要保障。

1.3 信息化建设能够有效弥补传统模式下的档案管理短板

过去各级事业单位的档案存储多是采用纸质为载体，对保存环境有很高的要求，一旦温度或湿度发生改变，就可能造成档案资料的损毁，影响档案管理工作正常运转。同时，这些纸质档案经过反复查阅以及时间累积，纸质会逐渐变得又薄又脆，对档案信息的清晰度和完整度带来一定影响。通过开展档案信息化建设，将档案资料由纸质形式转化为数字化档案，可以确保档案内容长久保存，也能够释放更多的可利用办公空间，极大节省档案管理过程中的纸张投入、印刷设备投入等，积极响应我国现代化建设所提倡的绿色环保理念。引入互联网技术及各类先进设备，档案管理人员可以将所有档案文件资料进行电子化备份，采用多种存储方式，提高电子档案存放空间的安全性。这样即使纸质档案发生意外，也不影响事业单位的正常工作运转，有利于促进档案管理的良好发展。

2 事业单位档案管理信息化建设的难点

2.1 缺乏对档案信息化建设的正确认知，理念创新有待普及

我国不同地区、不同级别的事业单位所承担的社会职能不同，行业资源应用范围与服务方向不一。因此，虽然部分事业单位已经陆续进入到大力推进阶段，但是还有一些事业单位的管理人员没有摆脱传统管理思想的桎梏，未能意识到档案管理信息化建设的必要性与紧迫性[3]。事业单位所涉及的档案资料内容庞杂，要想实现完全转变需要时间、人力、资金和技术的全面支撑。一方面，在转型初期，由于部分事业单位自身业务构成的差异，再加上资料堆积整理的工作强度较大，很多工作人员产生畏难情绪，态度不积极，在落实过程中出现了流于形式的情况，导致档案信息化建设成果不理想。另一方面，部分事业单位领导全局观念不强，对信息化建设的资金投入不足，再加上领导者的管理理念落后，缺乏推动信息化建设的指导性思想，那么必将导致信息化建设工作难以顺利开展。

2.2 缺乏完善的档案管理机制，信息化技术的开发利用滞后

对于很多事业单位而言，信息化建设还是一个全新的领域，缺乏成熟的经验积累，技术的开发利用滞后，未能充分融合“互联网+”的优势，形成科学的档案管理体系。其一，很多事业单位都已经结合时代趋势对档案管理机制进行了优化调整，但是没有结合自身发展实际，其适用性较弱。随着时代的发展，档案内容越来越丰富，为加快档案管理信息化建设，我国相继实施了很多政策法规对其进行宏观指导。但是由于涉及层级众多、档案管理程序烦琐、政策推行缓慢等因素，导致其衔接不畅，使得档案信息的处理和应用不具有统一性，规范程度较低，影响了相关工作的高效推进。其二，除了管理模式外，信息技术手段的开发应用落后于信息技术的发展速度也是影响档案信息化建设的问题之一。虽然在档案管理工作中信息化建设已经获得了普遍推行，但是在实际中依然存在明显对现代化管理技术利用不足的情况，在这种情况下，大量数据将很难全面、精准、高效地得到查找利用。

2.3 档案信息化建设的管理人员水平不高，专业能力有待提升

从组织结构上看，档案管理人员是档案信息化建设的主力军，其业务水平、信息化技术操作能力和文化素养对档案信息化高质量发展具有直接影响。然而，现阶段很多事业单位的档案管理人员还存在业务能力不足、高素质档案管理人才匮乏等问题，这已成为事业单位档案信息化建设的阻碍。具体来说：一方面，受到体制机制的影响，档案管理工作在很长时间内处于组织边缘化的地位。人员的工作内容也比较单一、重复性高，员工很难能从这份职业中获得能力提升，总是招募不到优秀的人才[4]。那么为了确保组织完整性，这些事业单位就不得不降低对于档案管理人员的岗位要求，这就导致了专业人才队伍的匮乏。另一方面，档案管理人员结构不合理，趋于“老龄化”。他们思想观念缺乏创新，主观能动性差，对于新知识和新技术的掌握比较滞后，未能清楚地认识到自身工作的重要性，无法养成良好的自主学习和提升习惯。而新引进的人员虽然在技术操作方面能够达标，但是档案管理经验不足，组织协调能力较差，造成档案管理工作的整体质量不高。此外，系统化、长期性的培训体系也有待健全。信息化进程所带来的技术方面的突飞猛进，需要档案管理人员与时俱进，才能有效应对工作中遇到的各类难题，但是绝大多数事业单位都没有制定具有针对性的档案管理培训计划。

3 事业单位档案信息化建设的突围路径

3.1 增强对档案管理信息化建设的重视，树立科学管理意识

从事业单位的角度出发，档案管理信息化建设具有系统性、复杂性的特点，需要稳中求进、由浅入深持续推进，尽管无法在短时间内获得显著成效，却是事业单位现代化发展的必然趋势。事业单位只有树立起正确的思想意识观念，在日常工作中坚持不懈地抓好职工的思想工作，充分重视档案信息化建设工作，才能使这一工作落到实处，进而取得预期的效果。一方面，要做好信息化建设的长期规划和短期安排，科学组织、统筹推进，进一步增强事业单位档案信息化建设的资金和设备投入，将档案管理放在重要位置上，把握好国家在档案信息化建设方面的相关政策，加快事业单位档案管理工作的信息化水平。另一方面，要对日常工作中档案信息化的运用情况予以高度重视，通过会议宣讲、组织培训等形式促使全体员工深刻意识到档案信息化建设赋予事业单位健康发展的重要意义。管理者要创新管理理念，采用高效管理模式，将档案管理与信息技术进行有机融合，发挥领导者的积极作用，激励员工以最饱满的热情投入到信息化系统建设之中。引导单位上下联动、凝心聚力、互相配合，为获得更好的建设效果提供坚强的组织支撑[5]。

3.2 明确档案信息化建设的管理机制，做好数据的整合共享

要从推进数字化进程和制度完善两个方面入手，为档案信息化建设保驾护航。一方面，要创建相应的档案信息化工作小组，落实职责分工，对相关工作流程进行细致梳理，根据具体实施情况建立健全档案管理的各项制度规定，使档案信息化建设有章可循、有据可依；要对运行程序和操作标准进行详细规定，要求档案工作者要严格结合相关要求进行操作，针对档案移交、存储格式、信息筛查等使用统一规格，为后续的信息利用和分析提供应有的便利；要基于信息化长远发展的考虑，进一步强化评估管理，促进档案信息化建设的优化整改。另一方面，要整合数据资源，推动数字化进程。在大数据时代树立整体思维模式，加强档案信息化基础建设，统筹考虑事业单位信息化建设的各类要素，把软硬件设备升级作为档案信息资源开发利用的基本条件，不断提升档案信息化建设的质量，不仅要既满足当前的应用需要，还要为后续发展预留空间；要针对事业单位档案管理的特点和现实情况开发数据应用系统，实施档案信息资源的可视化管理，强化其数据分析处理能力；要在实际运行中筑牢防线，守护档案网络与档案信息安全，增设各类防火墙和杀毒软件，加强档案信息化的安全保障，坚定认识档案安全是档案工作的生命线。

3.3 促进档案信息化人才队伍升级，提高管理人员的综合素质

为了进一步优化档案管理模式，提高档案信息化管理质量，加大力度培养档案管理人才，要在持续推进档案信息化的基础上，将更多目光投入到对档案管理人员管理水平的提高上。一方面，在档案信息化建设过程中，要吸收一批具有专业技术能力的人才，并培养他们的管理责任心；要根据实际需要，通过招考、选调等形式，将一些具备新思想、新方法的复合型人才纳入到档案管理体系中，为事业单位档案信息化建设提供智慧支撑。另一方面，要強化培训、常备不怠，只有提升档案管理人才的专业程度，才能不断提高档案管理质量；要组织相关人员定期开展集中进修、培训，学习各类先进的档案管理技术和理论知识，通过线上线下的交流学习和模拟实践，促进档案管理工作的创新。可邀请这一领域的专家学者到单位开展主题讲座，加强档案知识宣传教育，深入解析档案管理的前沿资讯和最新技术[6]。此外，在注重提升工作人员专业能力的同时，还要加强档案部门的思想意识养成，增强做好档案管理工作的责任感和使命感，帮助管理人员树立正确的工作认知和终身学习的理念，营造一个相对和谐的环境，使他们能够投入到档案信息化建设工作中；要将法治意识宣传融入到培训体系之中，为其讲解相关法律知识，避免档案工作人员在档案管理中有违法乱纪行为。

综上，档案管理工作在事业单位的发展道路上发挥着巨大的作用，档案管理的信息化建设是事业单位服务能力提升、智能优化的重要保障。新时期，事业单位档案管理工作必须转变思路，利用大数据、云计算等信息化技术，满足广大群众持续攀升的档案资料应用需求，促进档案信息的充分利用。对此，我们要从制度完善、数字化水平提升、人才培养、理念创新等多个维度出发，着力提升单位自身的档案管理质量，使事业单位的档案管理工作迈向更高的台阶。

参考文献

[1]徐蕾.“互联网+”时代背景下事业单位档案管理信息化建设策略探讨[J].办公自动化，2022，27（19）：13-15.

[2]王泳.事业单位档案管理信息化建设的探索[J].网络安全和信息化，2022（08）：16-18.

[3]高红丽.加强事业单位档案信息化建设的路径探究[J].陕西档案，2022（03）：39-40.

[4]王爱珍.论事业单位档案信息化建设的问题与对策[J].档案天地，2022（12）：52-53.

[5]张文婧.事业单位档案管理信息化建设路径[J].文化产业，2022（09）：104-106.

[6]陈浩.机关事业单位档案管理信息化建设的策略探究[J].兰台内外，2021（25）：13-15.

作者简介：刘洋，大学学历，北京市产品质量监督检验研究院档案管理员，研究方向：档案室的建立/档案管理信息化。