交通档案管理信息化建设的难点与应对建议

摘 要：交通档案管理工作是交通事业现代化发展的关键组成部分。现阶段，网络信息技术已经渗透到我们生产生活各方面，这也为交通档案管理信息化转型带来了新的机遇，对促进道路交通管理工作提质增效具有重要意义。为了全面发挥出交通档案管理信息化的积极作用、引领交通事业的健康发展，要在明确信息化管理理念的前提下，借助信息技术各种先进的手段，通过完善基础设施建设、加强高素质档案管理人才培养、贯彻落实各项保障机制等措施，确保交通档案关系信息化的准确性、高效性和安全性。

关键词：交通档案管理；信息化建设；难点；应对建议

城市的交通事业管理需要交通档案的辅助。交通档案是记录交通有关材料信息的一种媒介，交通部门涉及的档案内容较为繁杂，包括摄影、图片、文字等，如何确保收集档案、整理档案、鉴定档案和保存档案的各项流程规范化、有序化，促进交通运输档案实施科学有效的管理，是交通档案管理部门目前亟待解决的问题。

1 交通档案管理信息化建设的价值与意义

实施交通档案管理的信息化转型，具有显而易见的逻辑正确性。是我国交通档案管理工作紧跟时代趋势、与现代化技术接轨的必由之路，是交通档案管理模式向专业化创新迈进的具体要求，亦是强化交通部门服务管理质量的有力抓手。

1.1 顺应信息化发展时代趋势的必然要求

交通是城市发展的见证者，它深入参与了城市的发展，与老百姓的幸福生活紧密相连 [1]。“互联网+交通”的普及和应用，使人们的出行体验变得越来越丰富和美好，同时也为交通档案管理部门的工作带来了极大的挑战。借助信息化技术的优势，用计算机网络手段替代传统的管理模式，推进交通档案管理的数字化、智能化、自动化，利用数据采集、交互、分析、处理等功能实现数据监测、反馈和研判预警等目标，促进了交通档案管理工作更好地满足信息化社会发展需求，实现与信息时代的完美接轨。

1.2 交通档案管理模式专业化的具体要求

随着交通档案管理工作量越来越大，需要投入的时间成本和人力成本也越来越高，而且查阅程序复杂，对于档案信息的准确性也会有所影响。基于此，提倡运用信息化技术开展交通档案管理工作，将档案中的资料信息根据数字化技术加以存储，避免了由于资料采集时间相对滞后以及资料处理不当而导致损毁丢失等问题，确保长久安全保存交通档案。同时，还能节约储存空间，方便信息的处理和编制，保障档案存储、归类与调取的时效，降低相应的人力资源和管理成本，对提升交通档案管理效率具有切实帮助。另外，在数字化、信息化时代背景下实施合理范围内的数据开放和共享、目录集成和高级检索等功能，满足不同用户档案资料的传输以及查阅需求，减少档案管理人员的重复性劳动。

1.3 优化交通部门服务管理质量的有力抓手

交通管理的顺利开展对于维护社会稳定性具有不可代替的作用，交通档案翔实地记录了交通管理工作的全部过程，对于后续交通工作的开展具有十分必要的应用参考价值[2]。也便于交通部门了解掌握整体状况，将其作为交通执法的具体依据，从而对整个交通系统实行科学管理。交通部门承载着民生的问题，其科学管理的意义不言而喻，而交通档案与交通管理工作紧密关联。交通档案管理信息化建设，以突出的数据整合功能和高效便捷的服务机制，可以为相关工作人员提供便利，优化交通管理部门的服务质量和工作效率，使其能够在公众面前树立起高素质、高水平的服务形象，维护交通管理部门的权威和公信力，促进交通经济事业的长远发展。

2 当前交通档案管理信息化建设的难点

在实际开展交通档案管理工作期间，尽管很多地区都已经着手搭建相应的档案信息化管理体系，但是在实际落实过程中，依然存在一些不足。

2.1 信息化基础设施建设有待完善，交通档案管理平台的连接不畅通

现阶段，交通部门的工作重点依然是在交通业务方面，缺乏对交通档案管理工作的创新发展，对交通档案信息化建设所需要的各项硬件设施和软件设备投入不足。信息化基础设施的薄弱，直接影响了信息化交通档案管理水平的提升。一些偏远地区的设备甚至还维持着简单的计算机初级配置，与当前交通档案管理信息化发展趋势不相匹配。除了硬件基础设施之外，使用软件不统一的问题也是改革难点之一，导致了信息化交通档案管理系统联结不畅通、不兼容[3]。交通建设档案管理信息化是一项系统性的工作，需要打通平台的联结，加强各部门的协作，才能实现档案内容的细化交互。随着信息化社会的不断发展，我国交通部门的信息化档案管理工作正在不断向完善性迈进。但是由于我国信息化技术起步较晚，交通档案管理信息化软件不统一、格式不规范的现象依然比较普遍。数据处理不兼容直接导致了交通档案信息化管理工作的混乱，破坏了交通档案管理的秩序，再加上管理系统的不完善，造成很多文件信息无法及时发送出去，影响了信息平台的运行效率，不利于交通档案管理的健康发展。

2.2 交通档案管理人员的素质能力偏低，对信息化建设的重视程度不足

信息化交通档案管理工作的有效开展需要专业人才的支撑。然而现阶段很多交通档案管理人员未能充分掌握档案管理的理论知识，对信息化平台的实际運用效率比较低。究其原因，一方面，交通管理部门对交通档案信息化建设的重视程度较低，未能及时引进高素质的档案管理人员，很多档案管理部门存在一人身兼数职的情况，限制了管理工作效率的提升。而档案管理人员也未能意识到信息化建设对自身专业素养的重要性，传统的交通档案管理工作理念和手段依然居于主体地位，限制了现代化信息技术在交通档案管理工作中的广泛应用。另一方面，受到原有岗位编制的影响，很多交通档案管理信息化建设人员并非科班出身，很多是经过一段时间的培训之后就直接上岗，综合素质薄弱，只能完成一些基础的工作，无法适应专业性较强的档案管理工作。此外，在实际发展中，交通档案管理人员对信息化平台的实际应用效率还有待提升，对档案信息化建设的规范性、严肃性、准确性和完整性缺乏认知[4]。导致信息化平台的各种先进功能难以发挥其优势作用，无法为交通事业的实践决策提供借鉴。

2.3 信息化保障机制还需要加强，数据平台档案信息的安全性有待提升

当前，由于我国很多地区的交通档案管理信息化建设还处于初级阶段，具体的机构设置、专业技术人员配置、资金投入和平台维护等方面还存在较多问题，规章制度不完善。其一，在交通档案管理信息化工作开展过程中，存在职责交叉、分工不清等情况，部分区域的交通档案管理信息化转型滞后，出现了各自为政情况，没有做到数据信息的及时分享和交互，导致交通档案管理工作重复混乱，浪费了大量的时间和精力。其二，交通档案信息化建设涉及的环节比较多，在完善各项平台建设和设备升级的过程中需要大量的资金投入。但是，当前我国的财政扶持力度还不能满足我国交通档案管理信息化建设的需求，造成了其建设水平低下。其三，信息化平台维护和更新速度缓慢，难以保障信息化交通档案管理的时效性。部分工作人员对数据平台后期的维护和监管缺乏必要性的认知，长此以往就会出现系统故障问题，导致档案资料受损，无法为交通事业发展提供服务。其四，信息化交通档案的数据安全有待加强。大数据背景下，在提升交通档案管理效率的同时，也带来了一定的信息安全隐患。很多应用于档案信息化的软件本身存在一些缺陷，容易遭到病毒的入侵和黑客的攻击，严重影响信息数据的安全。

3 交通档案管理信息化建设难点的应对建议

3.1 完善交通档案信息化的管理系统，落实交通档案软件操作规范化

交通档案管理信息化转型是一个长期性、系统化的工程，需要科学规划档案编写办法，落实全方位的档案数据化，要建立面向社会需求的档案信息资源应用和开发的交通档案管理综合系统。一方面，要完善信息化档案管理基础设施，及时更新落后的设备，为交通档案信息化管理的有效开展提供硬件支撑。还要注重软件的优化，进一步升级软件服务系统，使其适应网络管理的需求，具备强大的检索功能，这样才能充分发挥信息化管理系统的优势。同时，为有效提升交通档案管理查询效率和工作效率，在信息化改革过程中还要充分利用电子档案的优势，进一步优化升级电子交通档案查询系统，在合理范围内赋予不同机构和人员相应的查询权限，实现全网范围内的自动化查询，提升交通档案资源获取的便捷性，促进信息化交通档案资源的共建共享[5]。另一方面，要规范交通档案信息化软件的操作。在整个交通系统范围内形成统一的交通档案信息化录入标准，使录入数据格式一致，从而将交通档案信息化管理的规范性要求落到实处。在贯彻应用云计算、物联网等现代化手段的同时，也要结合使用纸质化档案，做好纸质档案与电子档案的衔接，促进档案信息录入的完整性。此外，还要进一步开发推广符合我国交通档案信息化录入的特色数字化软件，建立云数据平台，不断部署落实交通档案数据的可视化业务模块和评估机制，保障数据信息的客观性和真实性，为增强交通档案管理信息化建设提供技术支撑。

3.2 提升对交通档案管理信息化的重视，加强对专业管理人员的培养

新时期，档案管理人员要对自身的工作理念进行深入思考，明确现代化交通管理的发展趋势，增强对交通档案管理信息化建设的重视，有意识地优化自身的管理模式，从而对各项工作进行统一协调管理。档案管理信息化涉及数据的采集、整理、分析、归档、查询等多个内容，每一项内容都不是独立存在的，任何一个环节出现问题，档案管理整体都会受到很大影响，这意味着档案管理人员自身要具备高水平的专业知识和操作能力。与此同时，数字化、智能化背景下，加强优质人才培养，亦是交通档案信息化管理工作发展的基本要求。具体而言，首先，要以招聘环节为切入点，明確具有针对性的专业聘任条件，尽量选择那些与交通档案信息化建设相契合的复合型人才，从根本上提升信息技术人员的综合素养。其次，制定完善的在职人员培训策略机制。现代信息化技术具有创新性、发展性的特点，交通档案管理信息化的操作模式和理论知识也需要不断进步和更新，这就需要对在职工作人员进行定期培训，使他们掌握最新的专业技能，引导他们不断提升自身的职业素养和工作态度，确保他们能够更好地胜任这一工作。最后，完善科学的激励机制，使其与培训机制相配合。通过相应的奖励肯定档案管理人员的工作成绩，激发他们工作学习更大的动能，调动他们的工作积极性。使他们能够在未来的档案信息化管理工作中发挥更大的价值，推动交通档案管理现代化建设，确保智慧交通发展目标的实现。

3.3 建立完善的规章制度，为交通信息化档案建设的安全保驾护航

无规矩不成方圆，在推进交通档案管理信息化建设的过程中，要制定完善的工作规章制度，用科学、严谨的制度促进档案管理信息化建设的有序开展。一方面，要在我国交通法律法规的框架下，结合相关领域专家学者的指导意见，对档案管理制度进行全方位的分析。采取动态性的调整策略，完善交通信息化档案建设的各个环节，将具体工作内容进行划分，明确不同部门工作人员的责任和职能。与此同时，为了实施具有可执行性的规章制度，可以借助国家财政的扶持或者采用社会化招投标的方式扩大对交通档案管理信息化建设的投入，为交通档案管理工作效率的提升奠定坚实的物质基础。另一方面，由于交通档案管理的特殊性，其中涉及很多司法相关或者政治相关的内容，因此在制定交通档案管理信息化制度的过程中，还要充分考虑档案信息的保密性和安全性，强化必要的防护措施。要采取现代化的信息加密技术，例如设置不同级别的保密机制，或通过在信息加密与信息解密中采取不同的密码，进行双重保护。为了防止档案信息由于各种原因遭到破坏或损毁，数据备份技术也是必不可少的，要定期对信息进行核查和补充，确保信息备份的正确性。此外，还要考虑到病毒入侵或者黑客攻击的可能性，通过先进的入侵监测技术，提高交通电子档案的安全性，要对网络行为进行全方位、立体化的实时监控，及时对恶意行为采用有效防范措施，为交通档案管理信息化工作的开展营造一个健康和谐的环境。

综上，基于对时代发展趋势的全面了解，信息化技术已经渗透到社会发展的各个领域，档案管理的方法和理念也随之发生变革。交通档案管理部门信息化建设有效促进了我国交通事业的顺利发展，对于提升交通管理部门的整体形象和服务质量具有重要意义[6]。结合当前交通档案信息化建设的实际，对大数据技术的应用进行妥善分析，针对其实际开展过程中存在的诸多难点问题，制定有针对性的策略。这对满足智慧城市建设需求、推动交通事业的进步具有积极影响。

参考文献

[1]刘学军.大数据背景下的智慧交通档案信息化管理现状与创新策略概述[J].兰台内外，2022（07）：4-6.

[2]王汝楠.智慧交通档案信息化管理现状与创新策略[J].数字通信世界，2021（09）：275-276.

[3]孙乐蒙.大数据背景下的智慧交通档案信息化管理现状与创新策略研究[J].兰台内外，2021（02）：4-6.

[4]黄鹏.基于数字化技术的交通档案管理云平台建设探析[J].黑龙江档案，2022（03）：135-137.

[5]孔旸.工程档案管理中存在的问题及优化策略研究[J].北京档案，2022（10）：24-26.

作者简介：童馨，浙江省交通投资集团有限公司馆员，研究方向：企业综合档案。