公共法律服务中心档案管理信息化转型策略

李丽

摘 要：现阶段，公共法律服务中心档案管理工作存在一定问题，影响档案管理的质量与效率，研究公共法律服务中心档案管理信息化转型策略迫在眉睫。文章介绍档案管理信息化转型的特征，分析档案管理信息化转型的内部与外部动因，并提出探寻档案管理转型助力、落实信息化档案管理流程、推进信息化档案管理系统建设、加强对信息化档案管理的重视等档案管理信息化转型策略。

关键词：公共法律服务中心；档案管理；信息化转型；转型策略

档案是公共法律服务中心在运行发展过程中，所积累下来的具有较高应用价值的信息资源，在公共法律服务中心的整体发展中发挥着至关重要的作用。公共法律服务中心所有部门的工作均离不开档案资源的支持，做好档案管理工作对推动我国法律行业发展意义重大。然而当下，我国公共法律服务中心的档案管理工作仍存在一定问题，其质量与水平具有局限性，导致档案管理工作效率较差，无法满足公共法律服务中心的发展需求。随着互联网与信息技术的迅猛发展，公共法律服务中心档案管理工作的开展面临着全新的挑战和机遇。为提升档案管理工作质量，确保档案管理工作健康发展，公共法律服务中心需要重视档案管理的转型研究，积极寻求科学、有效的管理手段，推动档案管理向信息化、智能化的方向发展，确保公共法律服务中心稳定运行。

一、公共法律服务中心档案管理信息化转型的特征

在信息技术高速发展的当下，无论是国家的生产方式，还是人民群众的生活方式都在逐渐发生变化，尤其是公共法律服务中心档案管理工作，如果引入信息技术来管理文书档案，实现档案管理的信息化转型，不仅可以提升档案管理的工作效率，还可以充分发挥公共法律服务中心档案的利用价值。

首先，是档案管理内容信息化特征，在进行公共法律服务中心档案管理信息化转型时，需要充分挖掘文书档案的信息属性等，将档案的信息资源当作核心内容，不仅需要对其做出全面认知与保存，而且需要进行充分的开发利用，以此更好地发挥出公共法律服务中心文书档案信息资源的应用价值。由于档案就是公共服务法律中心在运行过程中所形成的清晰、完整的固化信息，因此，在利用信息资源来界定公共服务法律中心档案时，与传统纸质文书档案相比，档案管理信息化转型后，会让人们更加注重档案中信息资源的内涵，公共法律服务中心档案管理信息化转型的主要特征之一就是管理内容信息化。

其次，是档案管理工具技术化特征，在公共法律服务中心档案管理中，引入信息化的管理工具，打造智能化的档案管理环境。公共法律服务中心档案管理信息化转型的主要目的就是深化档案的可利用价值，因此，将信息化的工具应用于档案管理工作中，还可以促进信息技术与档案管理的协同发展。例如，在保障公共法律服务中心档案隐私的基础上，使用云计算技术在海量档案信息中高效提取出有价值的数据，再通过大数据技术实现档案资源的统计分析。随着信息技术的不断发展，只是简单将公共法律服务中心档案以纸质形式或者电子形式进行保存，无法挖掘出档案的潜在价值，所以，需要对档案管理工作进行信息化转型。

二、公共法律服务中心档案管理信息化转型的动因

1.外部动因

公共法律服务中心的档案管理信息化转型就是通过信息技术完成档案资源的采集、存储以及利用等工作。信息技术正在重塑着公共法律服务中心档案管理工作的方式及方法，公共法律服务中心如何适应信息技术带来的挑战，并抓住档案管理转型的机会，已经成为发展过程中不得不面对的问题，因此，档案管理信息化转型的关键外部动因就是公共法律服务中心可持续性发展的选择。方便、快捷是公共法律服务中心档案信息化管理的一大优势，所有档案的信息资源都可以快速采集、管理，档案资源是公共法律服务中心的关键发展要素，信息化转型已然成为档案管理体系构架的重要支柱。在某市公共服务法律中心的档案管理板块中，档案信息化管理是该法律中心着力打造的公共服务的重要抓手，该法律中心近年来的法律业务经营情况如表1所示：

由表1可知，该公共法律服务中心法律档案数量逐年呈上升趋势，法律档案与中心经营的各类活动紧密相关，直接反映了公共服务法律中心的各项法律业务，不仅覆盖面较广，而且信息量极大。因此，如果法律档案管理效率与利用率不足，无法发挥出档案的应有价值，极易出现部分工作人员避开公共法律服务中心进行暗箱操作，为公共服务法律中心的声誉带来一定负面影响，甚至会造成法律业务规模增长疲软。因此，公共法律服务中心要想获得长远地发展，必须对档案管理工作进行转型，而实现档案管理的信息化转型，则可以促使档案资源成为公共法律服务中心的重要资产。信息技术发展日益成熟，被广泛应用于各个行业，信息时代已经正式来临，公共法律服务中心档案管理信息化转型的另一个外部动因就是适应时代发展的需求。任何新时代的发展均起源于技术的改革创新，信息技术作为我国当下应用最广的技术，与公共法律服务中心档案管理转型的融合，不仅是推动公共法律服务中心动态发展的关键，而且是适应信息时代发展的要求，提升档案管理工作的质量和效率，是公共法律服务中心的必然选择。

2.內部动因

传统公共法律服务中心档案管理存在一定弊端，如管理效率较低、安全性较差等，因此，档案管理信息化转型的其中一个内部动因就是保障公共法律服务中心档案的存储安全。公共法律服务中心对档案安全的要求十分严格，对于存储纸质档案的物理空间，不仅需要具备采光通风、防火防盗等要求，而且需具备保密资质。同时，在纸质档案的查阅、审阅过程中，还需进行严格的监督与管理，避免出现档案资料损坏、丢失等情况。因此，公共法律服务中心可以通过对档案管理进行信息化转型，以信息化的技术手段建立可靠的档案管理模式来保障档案资源的安全。为群众提供高质量的法律服务是公共法律服务中心的宗旨与使命，因此，公共法律服务中心档案管理进行信息化转型的第二个内部动因就是提升自身竞争力。档案管理是公共法律服务中心践行高质量发展与优质服务的关键，为实现公共法律服务中心的深化改革与市场化发展，其核心竞争力至关重要，对于公共法律服务中心档案管理信息化转型而言，提升竞争力也是重要内部动因。

三、公共法律服务中心档案管理信息化转型的策略

1.探寻档案管理转型的助力

公共法律服务中心档案管理信息化转型离不开思维上与行动上的助力。关于思维助力，档案管理信息化转型应从群众认知开始，需要公共法律服务中心内部人员进行思维转型，加强对档案管理信息化转型的重视，在转型过程中做好总体布局，才能确保转型工作稳步推进。而且，在公共法律服务中心档案管理信息化转型过程中，还需加大宣传力度，让内部人员充分认识到档案管理信息化转型对于公共法律服务中心整体发展的重要性，引导人们主动参与档案管理信息化转型。关于行动助力，只有公共法律服务中心内部人员主动融入档案管理信息化转型工作，才可以稳步推动转型工作正确、顺利地开展。因此，本文认为在实施公共服务法律中心档案管理信息化转型时，需要探寻档案管理转型的助力。

2.落实信息化档案管理流程

随着信息技术的发展，公共法律服务中心档案管理会更加智能化，在将传统纸质版档案转向电子形式的过程中，档案管理流程也需转型。为确保公共法律服务中心档案归档质量，可以通过区块链技术助力档案归档环节，由于公共法律服务中心档案具有一定机密性，只有拥有访问权限的人员才能查阅这些档案信息，区块链技术不仅可以使公共法律服务中心档案资源更加完整，而且能够有效保护档案的隐私。同时，用户在访问基于区块链技术所归档的资源信息时，会留下记录，可以避免用户恶意篡改或泄露信息，从而确保档案归档的安全性。在公共法律服务中心档案管理信息化转型过程中，应用区块链技术可以让档案管理流程中的归档环节更加高效、规范，提升法律中心的服务效果。为确保档案管理与公共法律服务中心的项目融合跟进，还需落实档案质效监控，从而推进档案管理工作与项目建设工作 的相互协调。在此过程中，让监督检查工作落实到公共法律服务中心档案管理流程的各个环节，深入明确档案资源的归档节点、利用节点等，如果在归档流程中发生意外状况，需及时采取措施进行解决，避免档案管理流程中存在问题扎堆现象，从而提升档案管理的效率，并确保公共法律服务中心项目顺利推进。为进一步保障公共法律服务中心档案管理流程的有效转型，可采用大数据、云计算等技术对档案资源信息进行统计分析，从而充分挖掘公共法律服务中心档案的潜在价值，实现档案管理流程的信息化转型。

3.推进信息化档案管理系统建设

在网络日益普及的背景下，传统档案管理方式已经难以满足公共法律服务中心的需求，通过网络实现档案资源的管理与利用是公共法律服务中心档案管理信息细化转型的目的之一。首先，将档案门户网站当作切入点，建设一个档案管理服务系统，并设置一个分布式数据库，用于存储配置档案资源数据。电子版档案最大的特点就是可以在网络中进行传输、查阅等工作，而分布式数据库的设置，可以打破电子版档案资源利用在时间与空间上的限制，让原本分散的档案资源进行集中式存储与分布式管理，最大程度地发挥公共法律服务中心档案资源的作用。在此基础上，逐步建设一个信息化的管理系统，不仅可以实现档案传输、备份等功能，还可以为档案管理提供一个安全保障体系。其次，在信息化的档案管理系统中，各市级、省级的公共法律服务中心均可以进行档案资源的异地查询、异地利用等，有利于公共法律服务中心档案管理工作更多地面向大众。通過信息化的档案管理系统，让公共法律服务中心内部人员实时查询到权限范围内的档案信息，有利于提升档案管理工作效率。

4.加强对信息化档案管理的重视

要想做好公共法律服务中心档案管理工作的信息化转型，最重要的就是加强对信息化档案管理的重视，尤其是加大档案管理工作所需的各项基础设施的投入。档案管理基础设施的硬件方面包括计算机、扫描仪等，在进行公共法律服务中心档案管理信息化转型时，由于计算机具有运算速度快等优势，通过计算机来实现档案资源的整理、编制、存储等工作，可以有效提升公共法律服务中心档案管理的信息化水平，因此，需要夯实计算机等基础设施，确保基础设施的性能可以满足公共法律服务中心档案管理需求。档案管理基础设施的软件方面包括信息服务系统、开发工具等，无论是档案管理的分布式数据库，还是信息化管理系统建设，均离不开服务系统与开发工具的支持。因此，在公共法律服务中心档案管理信息化转型时，需要将信息化管理系统建设的展望转化为实际行动，确保信息化系统的顺利研发以及档案管理工作的正常运转，必须重视开发工具等基础设施的投入，为公共法律服务中心档案管理的信息化转型提供便利。同时，还需做好档案管理基础设施的后续维护，突破基础设施对档案管理的束缚，切实提升档案管理效率及质量，让公共法律服务中心档案管理信息细化转型走向智能化的高效之路。

四、结束语

信息时代的到来对公共法律服务中心档案管理的思维与技术的要求更加严格，法律档案的采集与保存方式也由传统纸质形式转向电子形式，呈现出内容信息化、工具技术等主要特征。文中通过对公共法律服务中心档案管理信息化转型成因的分析，提出一系列转型策略。当然，公共法律服务中心档案管理信息化转型是一项系统且庞大的工程，今后笔者还会在实践中对转型策略进行不断完善，为我国公共法律服务中心的发展做贡献。

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（作者单位：山东省枣庄市司法局市公共法律服务中心）