档案管理信息化建设的思考

赵一铭 宁赞赞

摘 要：近年来，随着我国科技实力与社会经济的稳步发展，各行各业越来越重视对现代化信息技术的科学运用，尤其是在档案管理方面，正逐步朝着信息化、智能化的方向转变。就目前的发展情况而言，档案管理作为事业单位日常管理中占据重要地位的基础内容，加快推进档案管理信息化建设，能够有效提高档案管理的工作质效，以便快速解决广大人民群众的实际问题，切实保障事业单位的和谐可持续发展。基于此，本文围绕档案管理信息化建设对事业单位长远发展的现实意义展开研究，深入思考当前我国事业单位的档案管理信息化建设现状及存在的问题，综合探讨新时期事业单位全面推进档案管理信息化建设的有效路径，希望能为各级事业单位提供一些全新的合理化建议。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

在社会经济与现代科技飞速发展的背景下，事业单位管理形态与运行体制均发生了一系列的创新变动，同时对档案管理工作质量也提出了更加复杂、多元的要求，需要各级事业单位紧跟当今时代的发展步伐，依托现代信息技术加快推进档案管理信息化建设，以不断提高档案管理工作效率与落实质量，更好地解决单位自身及社会公众的实际问题。但在具体的执行过程中，很多事业单位仍存在对档案管理信息化建设重视程度不足、基础设施不够完善、档案管理机制体系不健全等问题，严重阻碍了单位档案管理的信息化建设进程。因此，加强对档案管理信息化建设的思考探究极具现实意义。

1 档案管理信息化建设对事业单位长远发展的现实意义

1.1 有利于实现档案信息的永久保存

在传统的档案管理工作中，事业单位均采用人工管理模式对各类纸质档案进行收集、整理、保管和利用。这种模式不仅耗费大量的人力、物力和资金，还可能会受多重因素影响而发生纸质档案发霉、破损、丢失等隐患，无法确保档案信息的完整性与可靠性。而加快推进档案管理信息化建设，积极构建相对完善的信息化档案管理模式，可以借助各种先进的扫描设备、电子设备等仪器，将纸质版档案转变为电子档案文件并直接存储于计算机软件中，进而有效规避档案信息损毁或丢失现象，以实现事业单位档案信息的永久保存。

1.2 有利于提高档案管理工作质效

档案管理本身就是一项兼具较强专业性、严谨性和复杂性的系统工程，要想保证档案管理工作质量和执行效果，通常需要相关管理人员投入大量的时间和精力，尤其是在以往的纸质版档案管理工作中，管理人员需要时刻关注档案资料的更新和补充，这就在无形中增加了档案管理人员的工作负担。与此同时，在传统的档案管理工作中，由于多数档案信息均以纸质版形式进行保管，因而后期在查阅档案资料时往往需要到专门的档案馆（室）进行查找，且需要经过多个流程才能完成，这就在一定程度上降低了事业单位档案资源的利用效率。而通过加大档案管理信息化建设力度，不仅可以减少外部因素对档案信息完整度的影响，不断提高档案管理工作质量和执行效果，还能够依托完善的档案管理信息系统，有效提升档案检索效率，方便各岗位人员随时随地查阅所需的各类档案信息，最终达到提高单位档案资源利用效率的目的。

1.3 有利于优化单位整体服务水平

随着信息化时代的到来，各种类型的现代信息技术被广泛运用到各行业领域中，并在具体的实践应用中取得了十分明显的优异成绩，这一点在事业单位档案管理中尤为显著。就目前的情况来看，通过合理运用大数据、互联网、人工智能等各种先进的现代化信息技术，加快推进档案管理信息化建设，不仅能够有效提高档案管理信息处理速度，切实保障档案信息管理质效，还能够优化单位的整体服务水平，以推动事业单位的信息化建设进程。由此可见，加强档案管理信息化建设对于事业单位长远发展具有不容忽视的关键性作用。

2 当前事业单位档案管理信息化建设现状及存在的问题

2.1 档案管理信息化建设重视程度不足

当前，很多事业单位已逐渐意识到信息化建设的重要性，并开始将各种信息技术应用到单位的日常管理中。但是在实际工作中仍存在信息化建设重视程度不足的弊端，究其根本在于部分领导及管理层尚未正确认识到档案管理信息化建设对单位长远发展的积极意义，更有甚者错误认为档案管理信息化建设需要投入大量的资金，因而会给单位带来一系列的负面影响。与此同时，受单位领导及各级管理层主观臆断的影响，部分单位仍采用传统的纸质版档案管理模式，缺乏对现代信息技术的合理运用，加之未主动针对档案管理信息化建设制定行之有效的管理规划，也没有适当加大对档案管理信息化建设的宣传、教育，这就使得单位现有人员缺乏对档案管理信息化建设的正确认知。

2.2 缺乏健全的档案管理制度及体系

就目前的情况来看，由于单位领导及各级管理人员对档案管理信息化建设的重视程度不足，相应的档案管理制度体系建设也不够完善，在日常管理中存在较为明显的管理漏洞，无法确保档案管理工作的落实质效。即使一些单位已经创建了相对完善的档案管理制度体系，但由于单位在机制改革过程中存在较为严重的滞后问题，加之未设置统一、规范的档案管理标准，这些都会制约单位档案管理的信息化建设进程，致使档案管理信息化建设效能无法得到有效发挥。

2.3 软硬件基础设备设施建设不完善

在具体的执行过程中，很多事业单位出于自身经济实力与建设规模的综合考量，尚未在档案管理软硬件基础设备设施建设方面投入足够的建设资金，而是依旧沿用传统的办公设备，采用人工管理模式对纸质版档案进行处理，没有积极引入更为先进的智能设备与计算机技术，也没有对档案资源价值进行深度挖掘，这就在很大程度上影响了檔案管理的工作质量及资源利用效率，进而无法满足事业单位在新发展阶段的信息化建设需要。除此之外，尽管部分事业单位在档案管理信息化建设方面投入了充足的资金和技术支持，但在实践活动中仍存在对现代化管理技术应用不足的情况，未依托现代科技搭建完善的档案管理信息系统及监管平台，也没有对电子档案录入标准进行统一，这就使得档案管理信息化建设力度不足，且存在较强的随意性与不确定性，稍有不慎就会对事业单位档案管理造成诸多不利影响。

2.4 档案管理信息化建设存在安全隐患

在具体的档案管理信息化建设中，部分单位领导缺乏对档案管理信息化建设的关注和重视，且尚未完善档案管理信息化建设方面的基础设施设备建設，没有引入先进设备技术构建信息化管理平台，使得单位档案管理信息化建设程度较低。不仅如此，在进行档案信息化管理工作时，即使一些单位已经创建了相对完善的档案管理信息系统，但由于互联网本身就有较强的隐蔽性与开放性，加之未对现有信息管理系统增设防火墙、安全密钥等防护措施，这就在很大程度上增加了档案信息丢失或泄露的风险隐患，尤其是一些涉及单位关键信息的机密档案，一旦泄露必然会给单位长远发展造成严重威胁。

3 新时期事业单位全面推进档案管理信息化建设的有效路径

3.1 强化对档案管理信息化建设的重视程度

事业单位要全面推进档案管理信息化建设，必须在思想层面引起重视，有针对性地强化档案管理信息化建设的重视程度，尤其是单位领导及各级管理人员，必须充分发挥自身的示范引领作用，主动摒弃传统、滞后的思想观念与管理理念，正确认识到档案管理信息化建设对单位长远发展的现实意义。与此同时，认真参加关于档案管理信息化建设的调研活动或专家知识讲座，全面了解传统档案管理与信息化档案管理之间的显著差异，重新明确单位内部各部门的管理范畴、职责和具体要求，并立足单位自身的运营发展实际，定期组织开展有关档案管理信息化建设的宣传、教育工作，不断加深各岗位人员对档案管理信息化建设的全面认识和了解，逐步在单位内部形成良好的档案管理信息化建设氛围，进而为加快推进档案管理信息化建设进程打下坚实的基础。

3.2 建立健全的信息化档案管理制度及体系

首先 ，各级事业单位应结合自身实际制定科学合理的档案信息化管理制度，合理规划统一的电子档案资料录入标准和格式，规范档案管理流程，以免档案存储期间发生信息转移不便或档案信息失真现象。还应在现有规章机制基础上建立健全责任追究机制、绩效激励机制等配套制度，以充分激活各岗位人员的内在驱动力与工作热情，进一步加强对单位职工的刚性约束，由此来规避因人为因素而导致的档案管理疏漏，最大限度地保障档案信息的安全完整。其次，在进行档案管理信息化建设时，各商业单位应认真做好传统纸质版档案管理与信息化档案管理的有效衔接工作，通过建立健全档案管理信息化监督机制，明确电子档案资料的查阅权限，以确保档案管理信息化建设工作得以规范、有序实施。最后，要想加快推进档案管理信息化建设进程，事业单位应秉承与时俱进的创新原则，对现有的规章机制和体系进行规范建设。在此基础上，充分利用计算机软件、数字水印技术、多页图像技术来做好纸质版和电子版档案信息的统一处理及备份工作，并针对信息数据载体做好定期维护和保养作业，以便有效提升单位档案信息资源的利用效率，持续加快档案管理信息化建设进程。

3.3 完善档案管理软硬件基础设备设施建设

在信息化时代背景下，事业单位要持续加快档案管理信息化建设进程，必须在建立健全档案管理信息化机制及监管体系的基础上，不断完善档案管理信息化建设方面的软硬件基础设备设施建设。其一，各事业单位应将档案管理信息化建设提升到战略高度，结合自身实际适当加大档案管理信息化建设的专项资金投入，不断完善档案管理信息化建设的软硬件基础设施设备建设，从而为档案管理信息化建设工作的顺利开展提供基础保障。其二，在进行档案管理信息化建设的过程中，各事业单位既要对老化、陈旧设备进行定期更新和维护，以延长各类设备的使用年限，还应积极引入、购进更为先进的智能设备和先进技术，并结合单位自身的实际情况与社会公众的档案需求，组织专业技术人员设计并开发一套科学、高效的档案信息管理系统，用于实时采集、存储单位日常管理期间所生成的海量档案信息，以便在有效规避档案信息丢失风险的同时，不断提高档案管理的工作质量和效率。其三，在打造档案管理信息化网站系统或数据库时，需要保障系统构建的完善性和科学性，必须灵活运用大数据、云计算等新兴技术手段，积极创建起信息化档案管理云端平台，以实现对档案资料的高效利用，促使事业单位获得长久、稳健发展。

3.4 加强档案管理信息化建设及安全防护力度

为了进一步推动事业单位的档案管理（下接第58页）

（上接第49页）信息化建设进程，必须加强档案管理信息化建设及安全防护力度。一方面，事业单位应充分利用互联网、人工智能、大数据等现代化信息技术，积极构建科学高效的档案管理信息化平台及内部OA网，以实现档案管理的自动化、信息化转型升级，方便单位内部人员对各类档案资料进行实时查询、调阅和利用。另一方面，针对网络环境存有漏洞对单位档案资料所造成的安全隐患，要求各单位应在现有的信息档案管理系统中增设安全密钥、防火墙、数字签名、访问权限等多重防护措施，不断提高档案管理信息系统的安全等级及抗风险能力，以便更好地规避因非法入侵、计算机病毒、系统漏洞所导致的信息泄露或丢失问题，最大限度地保障档案资料的安全和完整，这对于推进事业单位档案信息化建设也起到一定的促进作用。

结 语：

综上所述，档案管理信息化建设对事业单位的稳定长远发展具有十分深远的现实意义，是新时期优化档案管理质效、提高事业单位社会服务水平的关键所在。因此，各级事业单位必须高度重视档案管理信息化建设的思考研究，并结合本单位的业务开展特点与档案管理现状，通过强化对档案管理信息化建设的重视程度、建立健全信息化档案管理制度及体系、完善档案管理软硬件基础设备设施建设、加强档案管理信息化建设及安全防护力度等措施，持续推进档案管理信息化建设进程，努力促进事业单位的高效化、信息化、智能化发展革新。

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（作者单位：吉林省白山市委党校 靖宇县交通运输综合行政执法大队）