新时代事业单位档案管理的思考

摘 要：档案管理工作是事业单位工作开展的重要环节。事业单位档案管理水平的高低直接影响人民的幸福感和体验感。在新时代，随着科学信息技术的进步，文件的储存形式和传输方式发生了巨大变革。传统的人工、纸质化、固定化的档案管理模式已经难以满足事业单位工作要求，严重影响事业单位的组织变革。新时代，事业单位档案管理必须要有所变革。本文通过梳理事业单位档案管理工作内容特点，认为事业单位档案管理工作主要涉及六个方面，并根据事业单位档案管理工作内容和现实工作开展，对其现状进行了阐释，从档案管理工作的认识程度、人才引进、信息化管理和建设、管理制度的完善等方面入手，希望能够对新时代事业单位档案管理工作有所帮助。

关键词：新时代；事业单位；档案管理；信息技术

我国事业单位的档案管理工作主要是对具有价值属性的文件等资料进行收集、储存和开发、利用。因此，档案管理工作是对事业单位各部门工作开展起着传输纽带的作用。长期以来，由于信息技术手段的落后以及系统更新成本等因素的限制，使得事业单位的档案管理一直采用传统的管理模式，即人工化的管理方式。传统的管理方式，工作效率低下，并且利用率不高，容易对储存的珍贵档案造成二次伤害，甚至丢失。迟钝的人工操作、繁杂的纸质化管理、固定地点的借阅、时间上的限制使得传统的事业单位档案管理工作模式已经跟不上时代发展的要求，需要进行系统化变革。在新的时代，信息化工具和传输、储存手段的变革对于事业单位档案管理工作带来冲击，迫使其必须要有所回应。只有这样，才能够系统化推进事业单位体制上的变革，才能够更好地增强人民的幸福感和体验感。

一、事业单位档案管理的工作内容

事业单位档案管理水平的高低在很大程度上直接影响其档案资料的保存和利用程度。档案管理工作的成果直接影响事业单位的建设和发展。

事业单位的档案管理工作内容主要由两个部分组成。一是档案的收集和储存，二是档案的开发和利用。从事业单位档案的收集和储存来看，其主要包含以下几个方面：第一，事业单位档案管理具有广泛性。事业单位的档案收集必须覆盖面广、跨度大，能够收集事业单位各个部门的所有内容和信息；第二，事业单位档案管理具有便捷性。事业单位档案管理要求对所收集来的各类信息必须进行分门别类的登记和管理，便于查找和使用；第三，事业单位档案管理具有储存性。事业单位档案管理对于档案的形式可以采取多种形式进行储存，文件储存是必要的环节；第四，事业单位的档案管理具有价值属性。在事业单位档案管理过程中，一定要对所收集的档案文件或者数据进行价值上的甄别，避免无用档案文件和信息的收集；第五，事业单位的档案管理具有保密性。由于事业单位的性质比较特殊，承担着部分公共服务和责任，具有公共利益的属性，因此，在事业单位档案管理过程中要注重保密工作的安排；第六，事业单位的档案管理具有历史传承性。历史传承性主要是对于民族地区而言，在事业单位的档案管理工作中其往往涉及民族地区文化和历史的传承。从开发利用角度来看，主要是把所收集来的档案进行二次开发，使其发挥最大的功能。

总的来说，事业单位的档案管理工作涵盖范围广，涉及众多单位的运行和管理，是事业单位各项事务开展和运行必不可少的因素，直接影响事业单位的工作进度和任务完成的情况。

二、事业单位档案管理的现状

1.对档案管理重视程度不够

由于长期受到传统管理理念的影响，认为事业单位的档案管理工作仅仅是对档案文件的收发和管理，或者是配合各事业单位部门进行工作资料的准备以及提供，并不具有独立工作的属性。传统观念下，在事业单位内虽然有档案管理部门，但是，其在实际运行上并不具有独立性，只是专门为其他部门提供服务的。由于长期受这种观念的影响，事业单位对于档案管理方面的投资并不是很大，或者说不愿意进行投资，认为其不具有明显的价值回报。由于这些原因，对于设备的更新或者专业人才的引进也没有得到上级领导的重视和认可，档案管理长期处于一种滞后状态，对于新型传输工具和储存工具的使用也落后于其他部门，甚至还出现把档案管理部门视为人才引进的中转站。由于对档案管理工作的重视程度不够，容易导致档案管理部门工作混乱，积极性不高的局面。

2.档案管理手段比较落后

档案管理手段是指如何对收集来的档案进行储存、利用以及开发。由于档案管理在内容上具有广泛性，档案文件涉及的内容繁杂，层级混乱，需要大量的人力和精力进行整理归纳和开发利用。在传统档案管理模式下，档案通常采用人工管理的工作方法，即通过人工进行档案资料的收集、整理、筛选、放置等工作。人工管理工作模式下，存在效率低、错误率高、时间长、耗损大、回收难等方面的弱点，给档案管理工作带来一定的困难。档案管理工作的落后直接影响事业单位的工作进展。新时代，新的传输工具和储存工具的开发，使得这些难题发生了根本性的變化，人工管理模式下带来的问题对档案管理工作的阻碍已经弱化。但是，由于长期受到管理体制和资金投资的限制、领导干部不够重视，以及档案管理工作的价值转换等因素的影响，事业单位档案管理工作的进展比较缓慢，难以进行快速变革，在很大程度上依然采用传统的档案管理手段，而没有采用新时代智能化、数据化、信息化的档案管理方式。

3.档案管理人员缺乏专业素质

事业单位的工作主要涉及教育、科技、文化、卫生等方面，因此，具有较强的专业属性，需要专业化的人才。档案资料的收集和开发利用由于受到收集对象和内容上规定性限制，必然要求管理人员必须根据其服务的领域具备相关的专业知识和素质。档案管理工作人员专业知识的缺乏和综合素质的缺失导致其难以进行专业化的档案收集、储存、开发利用。长期以来，由于对档案管理工作不重视，缺乏资金投入，没有引进专业化的人才，甚至在事业单位人才引进的工作规划中没有把档案管理人员列入其中，档案管理工作岗位没有按照“因事设岗”的原则来进行。事业单位档案管理人员专业素质缺乏在以前弊端可能显现不大，但是，随着信息技术的广泛应用和部门协作次数增多，原有的管理模式必将被淘汰。

4.档案资源管理缺乏信息化建设

在现代社会，项目任务的完成往往是由多部门分工合作的结果，不再是以往单个部门或者少数几个部门合作就能完成的。多部门的分工与合作必然带来信息传递和档案资源的增加，无形之中给档案管理工作增加了工作量。事业单位在我国主要是教育、科技、文化、卫生等部门，其向民众提供了大量的社会性服务，所产生的文件或者档案数量和类型庞大、复杂，需要进行专门的收集、传输、管理、开发和利用，传统模式下的人工手段已经不能够满足事业单位工作的需求。现代社会，随着信息技术的广泛应用，对于档案资源管理信息化建设的需求转变为刚性需求，这就意味着传统的档案资源开发形式已经不合时宜。然而，事业单位档案资源的利用和开发在很大程度上依然停留在线下开发或者传统利用模式，没有实现档案资源信息化建设，或者说档案资源信息化不完善。

三、事业单位档案管理的改革和创新

1.更新事业单位档案管理理念，提升对档案管理工作的重视

首先，事业单位档案管理改革和创新要从理念上变革，只有理念上的转变，才能够更好地做到理论指导实践，才能够提高对档案管理工作的重视程度。档案管理工作理念的转变不仅仅体现在档案的收集整理工作，而是档案的开发利用。受到事业单位的工作内容和工作对象的限制，其所收集、传输、储存的档案资料本身就具有极高的价值作用，是对当时工作的总结和归纳，对于未来工作具有借鉴意义，档案的留存可以通过信息手段进行价值上的实现。其次，档案的开发利用必须通过信息技术手段才能够实现价值上的最大化。仅仅把事业单位的档案进行线下开发利用，由于其受众小、覆盖面窄，难以形成规模效应，必须充分实现其价值上的转换。因此，在事业单位管理工作中，要更新事业单位档案管理理念，提升对档案管理工作的重视程度。

2.加强专业人才引进，注重综合素质提升

事业单位档案管理的改革和创新除了需要理念上的转变外，还需要人才的引进。尤其是在新时代，事业单位档案进行数字化的开发和利用，更加需要专业人才的引进。在传统档案管理模式下，档案管理岗位通常被用来解决单位内家属的就业问题，从而导致其专业素质不强，专业水平不高。事业单位档案数字化的开发和利用是现代社会专业分工的产物，需要专业人才的引进与之相配合。档案管理不只是收集和简单处理，其背后蕴含着复杂的数字运算和价值转换，需要专业化的处理和运用。因此，在新时代，要加强对人才的引进，改变以往的人才引进政策，必须实现专业对口，促使事业单位档案管理人员的综合素质提升，更快推进档案管理数字化建设。

3.促进事业单位档案数字化建设

事业单位档案管理的改革和创新成果要以数字化的形态表现出来，只有通过数字化建设才能够实现档案资源价值上的最大化。事业单位档案数字化建设要立足于实际，从本部门现实情况出发。一般而言，事业单位档案数字化建设可以从两个方面入手。一是专业人才的引进。档案资源数字化是高度抽象知识化的产物，需要專业人才进行开发和利用。二是数字化设备和系统的开发和引进。设备的更新换代是档案资源开发的物质基础，物质基础的缺乏难以实现档案资源数字化。数字化系统则是把事业单位的档案资源实现平台式的整合，使档案资源能够转化为数字资源。事业单位档案数字化建设要从最基本的两个方面着手，只有这样才能够促使其改革和创新成功。

4. 创新档案管理服务体制

在开展事业单位档案管理工作的过程中，主要是为了能够提供优良的服务保障，从而满足社会各界对于档案信息的需求，充分发挥事业单位档案管理工作的实际效用。为此，在事业单位的发展过程中，需要对档案管理工作模式的创新予以高度重视，进一步完善管理服务体制，并将此方面内容作为事业单位长久发展的必要条件。另外，事业单位的发展思路和创新意识之间具有紧密的联系，需要保障档案管理服务体制具有实效性的特点，有效提高事业单位档案信息的总体利用率。现阶段，需要从事业单位内部区域网络入手，在完善和健全的情况下，借助网络信息化测试技术，并发挥出数字化档案馆技术的基础功能，基于新型的档案管理服务工作手段，保证在线服务体系建设的完善性。在信息技术的支撑下，充分彰显事业单位档案管理工作部门的职能和效用，以在线服务的形式提高事业单位档案业务工作的创新水平，为用户提供了更加便利性的服务，实现对事业单位档案信息的有效使用，提高了档案信息的总体利用率，并利用档案信息解决实际问题，有效促进了事业单位的长久发展，彰显新型服务体系在事业单位档案管理工作实施阶段的优势和效用。

5. 创新档案管理工作体系

对事业单位档案管理工作体系加以创新，不仅能够逐渐改善传统的工作状态，并且，还可以朝着高效化的转型目标逐步迈进，为事业单位的长久发展提供根本支持。为此，需要在新型的档案管理工作体系指导下，结合事业单位的实际发展需求，打造规范化和实效性的管理工作流程，基于相应的管理工作标准，发挥事业单位档案信息的实用价值。首先，可以在开展档案管理工作的过程中，明确单位实际的发展目标，在创新思路的情况下，确保档案管理工作得到有效落实。为此，档案管理工作人员需要对制度建设予以高度重视，保障档案管理制度建设的完善性，针对现有的制度内容进行完善和优化。其次，事业单位还需要对传统形式的档案管理工作模式加以探究，在打破传统理念局限性的情况下，基于传统档案管理工作的实际特点，遵循创新建设的发展原则，及时弥补传统管理工作模式当中的弊端和不足，确保新的管理工作制度具备科学化和合理化的特征。最后，在开展档案管理工作的过程中，还需要基于平等性的工作原则，不仅需要对档案管理工作人员进行管理，还需要加大对单位领导者的管理力度，以此来保障档案管理工作的高效性和规范性。

四、总结

新时代，随着信息技术的发展，事业单位档案资源管理必然要向信息化、数字化的方向发展，意味着事业单位档案管理在外部的冲击之下必须要有所回应，必须顺应时代的要求，不断进行改革和创新。在档案管理信息化、数字化的开发和利用中，其虽然会带来价值利用的最大化，但是，同时也要考虑到信息化、数字化给事业单位档案资源管理带来的风险性。只有综合考量，才能够促使事业单位档案管理走上一个新的台阶。

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（作者单位：山西省文水县卫生健康和体育局）

作者简介：李慧（1988—），女，汉族，山西吕梁人，本科，馆员，研究方向：档案管理。