让档案“活”起来

郭晓峰 刘言东

“我们已经建成纸质档案数字化系统，实现了档案的上传、保存、访问、在线查询等功能，服务自然资源管理的水平大幅提升。”方城县自然资源局档案室负责人说。

近年来，方城县自然资源局把数字化建设作为提升档案管理水平的有力抓手，成立专门机构，按照筹划、试点、建库、应用四步走战略，扎实推进档案信息化管理工作。

系统规划   试点先行

针对之前档案查询效率低、管理难度大等问题，方城县自然资源局及时成立专门的工作机构——信息中心，并于2021年启动纸质档案数字化工作。

工作中，信息中心通过主动与各股（室）充分对接，了解档案资料要件构成，围绕“保存什么资料、如何保存使用”进行研讨，广泛听取意见建议，最终采用档案扫描录入方式，对建局以来各类纸质档案进行信息化处理。结合实际工作需要，信息中心主动加强与技术协作单位对接，广泛了解建库要素条件，围绕“建什么样的系统、如何建设数据库”进行研讨，多方收集信息，充分进行调研，确定了建库所需的扫描件格式、形成的电子版资料命名形式，明确了系统框架构成、功能体现，形成了建库初步规划。

鉴于开展此项工作暂无可借鉴经验，该局决定按照“试点先行、由点带面、总结提升、全面展开”原则开展工作，试点股（室）指定专人，根据入库条件要求，对所有档案资料按年度、类别等进行整理、扫描，并列出档案资料的目录清单。按照建库规划，技术协作单位指定专业技术人员，编写系统程序，实施建库工作，多次组织座谈会，对基本框架结构、模块组成进行调整完善。

严格把关   建成系统

方城县自然资源局组建以后，如何更好地为履行“两统一”核心职责提供支撑保障，成为档案管理工作的重点和难点。原国土资源局、规划局档案信息化水平差异较大，而通过纸质档案数字化系统建设，实现了档案资源标准统一和质量提升、各类档案的有序管理与规范利用，为行政管理职能的履行起到了重要支撑作用。

针对股（室）历史积累的档案资料多、扫描入库工作量大等问题，为加快工作进度，该局在先期试点股（室）取得经验基础上，组织机关各股（室）利用扫描仪、复印机、手机等同步开展扫描工作。信息中心与主办股（室）通过反复对接，从扫描格式、扫描质量、存储形式、命名方式、成果内容等方面不断修正、完善和规范。

为全面做好纸质档案数字化系统建设，做到扫描建库两不误，该局通过与协作单位反复商讨，从框架布局、存储上传、搜索功能、编辑删除、账号管理和权限设置等方面经过多次调整、修正和完善，将纸质档案数字化系统安装到系统服务器。信息中心按照工作规范，先后将移交扫描成果的股（室）扫描成果导入系统数据库，并进行反复调试。根据应邀人员校验、检验情况，结合其实践运用体验效果，积极采纳合理化意见建议，并多次邀請技术协作单位对数据成果和系统及时进行完善，顺利完成纸质档案数字化系统基础功能建设。

全面应用   效能提升

信息中心作为纸质档案数字化建设的具体承担单位，依托既有的先进网络基础环境，充分发挥人才优势、技术优势，加大资金投入，配备业务骨干，为建设数字化档案提供了有力支撑保障。

该局邀请协作单位对信息中心人员进行系统使用、录入操作、运行维护等方面的培训，达到系统操作熟练、规范使用；对所有需要进行档案入库扫描的股（室）扫描人员进行系统的规范化培训，提高扫描操作能力和应用能力，做到扫描成果清晰、高效、规范，适时组织开展各股（室）新档案资料扫描录入工作，并及时把完成扫描任务、达到技术要求的股（室）扫描成果录入数据库，实现扫描、录入一体化。

按照管理权限和资料密级等级，该局建立自然资源数据共享体系，设置不同账号访问权限，加强数字化系统的实践操作和成果运用，充分发挥系统的功能和性能。制定出台《方城县自然资源局档案管理制度》，在明确工作职责的同时，明确档案的收集、整理、分类、存储和使用等工作，严格执行档案保密、保管制度，确保档案的完整、安全，实现数字档案的规范管理和有效使用，有效提升服务能力和水平。（作者单位：方城县自然资源局，河南省自然资源综合保障中心）