AI技术让档案管理更加智能

李茜

人工智能是计算机技术的重要组成部分，在大数据时代被广泛应用。在当前的大环境下，互联网+人工智能将成为推动社会经济发展的中流砥柱，为实体经济的转型和发展注入力量。将人工智能技术应用到档案管理中，可以在一定程度上促进档案管理工作向高标准、高质量、高效率提升，促进档案管理智能化发展，从而实现二者的深度融合。

人工智能技术在档案管理中的应用价值

提升档案管理工作效率

随着时间的推移，电子档案的数量不断增加，其内容与格式也越来越复杂，传统的处理方式会影响档案的管理效率，阻碍档案管理工作的开展和优化。但是人工智能技术的出现加快了档案管理工作的进程，使其变得更加便捷高效，数字化技术正是通过建立数据库将电子档案管理系统与媒体文件有效结合，形成一个真正的档案信息数据库。人工智能技术的智能检索功能具有很强的分辨技术，档案管理人员利用此项技术可以细化档案内容，过滤不符合单位要求的相关数据，使收集到的信息更加精准，减少档案检索时间。此外，人工智能还可以构建出智能的信息运行系统，有效连接档案管理工作的各个环节，从而实现更加专业、科学的管理[1]。

在处理档案管理工作时，档案管理人员可以使用人工智能技术对档案信息进行智能检索和分类，从而准确找到图片或文字信息。同时，应用人工智能检索技术，可以对搜索关键词进行有效拓展与延伸，为档案管理人员推送相关信息，提高搜索的效率，摆脱人工查阅的弊端。

提高管理工作的安全性

在纸质档案逐渐被电子档案替代的当下，档案管理工作越来越高效便捷，人们也开始关注信息安全这一重要问题。档案具有保存和利用价值，一般涉及内部人员编制或人事调整等机密信息，需要充分保障其安全性。传统档案管理方法具有不确定性，档案管理人员可能会受客观因素的影响，导致思想意识不够坚定，出现信息泄露或以权谋私等一系列问题。但人工智能技术拥有很强的安全性，它可以通过设置操作权限，智能识别档案管理人员的信息——指纹、面容或声音，能够有效避免信息泄漏，同时，通过设置防火墙，增强安全系数，有效避免黑客的攻击，保护档案系统免受破坏或恢复被破坏的数据。此外，人工智能技术还拥有强大的数据监测能力，可以通过检测档案管理系统的使用行为，对异常数据发出警报，使相关人员提前做好防范，避免发生意外情况，有效保障档案信息的安全[2]。

实现档案管理的信息共享

在网络化、数据化的互联网时代，共享数据档案是档案管理工作健康发展的一个重要路径，也是社会对档案管理工作提出的新要求。传统档案管理工作中对于档案的借阅、查阅、归还等工作均需使用纸质文件，以上级层层审批的方式开展，故其管理工作流程较为复杂。人工智能技术的应用可以实现利用计算机相关软件等建立高效的信息共享平台，继而通过平台对档案内容进行统一处理与审批，在网络中完成审批工作，这有效地简化了审批流程，提升了档案借调工作的效率；通过网络共享平台，将一些档案、文件在企业内部公开，利用共享技术方便员工查阅。例如，集团在开展新人培训时，需要新人对企业的发展历程、发展概况与集团文化有一定的了解，因此会将这些不具有机密性但涉及企业内部的信息以共享的形式向员工公开，由此，内部员工便可以用自己的ID或账户登录并查阅集团的发展情况或相关信息，这有助于减轻档案管理人员的工作负担[3]。

档案管理中人工智能技术的具体应用

档案安全管理方面

应该将人工智能技术广泛应用在档案安全管理中。当前，人脸、指纹或虹膜等智能识别技术在档案管理工作中的应用较为广泛，有效地杜绝了安全隐患，提升了信息安全水平。其一，智能识别技术应用在门禁系统中。在门禁系统中输入管理人员的人脸、指纹或虹膜，不仅方便档案管理人员进出，还可以将一些无关人员或没有权限的人员阻挡在门外，为库房安全提供保障。其二，智能识别技术贯穿于文件查看中。以医药集团为例，医药集团中存在许多涉及病人隐私的资料、人事档案或文书档案，这些档案大多属于企业机密，无关人员不便查看。针对此类文件，企业可以将查阅人员设置为医院的领导或核心成员，在系统中录入这些人员的指纹、面容或虹膜，从而保护集团内的机要文件。另外，如果出现虹膜或指纹多次不匹配的情况，系统还会将警告内容传送给相关领导，形成有效的档案风险防控预警机制。在此基础上，档案管理人员可以及时发现窥探人员并给予其保护措施，从而缓解部分档案管理人员的工作压力。其三，视频监控也体现了智能识别技术的作用。通过智能建模，识别跟踪目标，分析目标的行为与动机，为档案管理人员提供预警信息，保障档案管理安全。其四，人工智能技术可以在档案网络系统中设置防火墙自动拦截入侵者，阻止非法者或病毒入侵，避免发生网络安全事故[4]。

档案信息收集方面

档案管理工作的第一个环节就是檔案收集工作，正是档案收集推动了档案库的产生。随着互联网的飞快发展，档案信息的数量与种类不断增加，使网络信息档案收集工作变得困难。电子档案是指通过数字化的形式，将信息存储在计算机介质中，并以网络通信的方式对信息进行整合，形成与纸质档案的相互对照。因此，利用人工智能技术可以更高效、更快捷地收集档案信息。例如，一些公司利用智能代理收集信息，通过智能代理的多种代理结构，自动分析、过滤并收集使用者所需要的信息，使信息收集的自主性与交互性相结合。不仅如此，智能代理技术还可以在收集的过程中将电子信息按用户的要求进行自动转化，它可以将以图片、音频形式存在的文档信息通过语音或文字识别技术转化为文本，便于档案后续工作的开展。如果一些档案因客观条件而模糊或不清晰，智能代理技术还可以利用图像处理技术对文档进行重建，确保文档的有效性。

档案信息分类与检索方面

档案检索是指档案管理人员根据需要在档案数据库中查找相关的文档。但是目前我国档案资料过于繁杂，档案的数目与种类还在不断增加，导致档案管理人员需要耗费大量的时间检索档案信息。而人工智能技术可以简化检索内容，提高检索效率。首先，智能检索技术可以根据档案的价值、信息的重要程度对档案进行合理排版，当档案管理人员对某一类档案进行检索时，系统会按照一定的标准优先为其显示相关内容。其次，人工智能技术可以将搜索功能变得智能化，其能够借助文字或图像识别功能提取纸质档案中的文字，再利用自然语言处理技术将文字整理成档案信息，代替人工输入，这极大地提高了检索效率。此外，人工智能技术可以利用大数据分析档案管理人员的检索记录，向其推送匹配程度较高的关键词，节省检索时间[5]。

对于档案的分类，人工智能技术还可以通过整合各种数据信息对档案进行严格的分类，不仅可以自动分类和组织数据库中的档案信息，还可以根据档案管理人员的指令对信息进行整合优化，对档案数据进行科学分类。与传统的人工档案管理相比，人工智能技术的应用在很大程度上提高了档案的检索与分类效率，减轻了档案管理人员的工作压力，确保了检索的准确性与有效性。

档案用户服务方面

档案管理工作的本质是服务大众，因此具有一定的服务性。而人工智能以其个性化、智能化的技术为用户提供了便捷的人事档案服务。例如，智能型服务机器人的出现为用户提供了辅助档案借阅、解决相关问题等更加全面的服务。

人工智能技术还可以通过大数据分析不同用户的行为习惯，为其提供相对应的档案信息，真正实现档案服务的人性化。例如，在医疗领域，AI技术以档案库中的内容和信息为样本，将医生的诊疗信息、患者的就诊信息分别精准地推送给搜索者，提高了医院的工作效率与规范性。使用人工智能技术对用户操作的行为轨迹等进行挖掘，可以有效地发现用户的隐性需求，从而为客户提供更为准确的动态信息。

人工智能技术在档案管理中的应用措施

加强管理团队的建设

档案管理工作是企业或集团中较为重要的一个部分，因此，企业在档案管理中要加强对档案管理团队的建设，大力引进技术型人才，以提高人工智能技术应用在档案管理工作中的价值，促进二者实现深度融合。第一，企业或集团要明确档案管理智能化的深刻内涵，明确规定档案管理岗位的应聘人员的任职条件，保障档案管理人员的专业性。另外，企业应加强对档案管理人员的技术培训，增加其知识储备，促使其在档案管理过程中灵活运用人工智能技术。第二，档案管理人员不仅要做到按制度办事，还需要具备一定的创新意识，能够基于档案数据库找到创新档案管理的新方法、新手段等，在岗位中充分发挥自身的主观能动性，不断提高档案管理水平[6]。

引进管理设备与技术

虽然人工智能技术在档案管理中的应用已经相对普遍，但是部分企業在档案管理工作中依然存在诸多困难.这是因为企业档案管理模式落后，服务形式单一或技术落后，难以将信息资源的智能化和数字化有效结合起来。为了促进档案管理规范化、智能化发展，企业应采用最新的档案管理设备，引进各类新兴技术。首先，企业或集团可以通过智能软件提升档案的收集、整理与分类能力，全面加强档案管理的技术。其次，企业还可以与第三方技术机构合作，实现档案管理的现代化，提升档案管理水平，有力防范在信息化建设过程中出现的安全隐患。最后，要制定并出台档案信息化的相关建设规划，持续更新技术设施，积极推动人工智能技术在档案管理中的进一步普及与应用[7]。

保障档案管理信息安全

大部分利用人工智能技术的档案都以电子档案的形式保存在互联网中，但是由于互联网具有开放性与不确定性，在一定程度上威胁了企业档案管理的信息安全。因此，在将人工智能技术应用到档案管理工作中时，企业需要加大财力、物力、人力等资源投入，保证档案信息的安全性。第一，企业应完善档案数据资源库的一系列功能，方便相关人员在查阅信息时正常开展安全认证工作，并且需要设置更高级别的授权或许可用于查看涉及的相关隐私信息，以便加强数据库的安全性。第二，企业要规范档案管理人员的操作管理行为，从规章制度、管理细则等方面入手，充分发挥管理监督作用，规范人事档案管理人员的管理行为，提高档案管理人员的安全意识，最大程度地控制人为操作可能存在的风险，促进数据库的风险防范。第三，企业在将人工智能技术应用到档案管理工作中时，要给予其充足的资金支持，及时更新与完善数据库系统，有效提升档案数据资源库的安全性[8]。

综上所述，在人工智能时代，探索人工智能技术与档案管理工作深度融合是满足用户使用需求的必要途径。传统的档案管理工作已无法适应时代发展的变化，存在很多不足之处。将人工智能技术广泛应用到档案管理工作中，使用智能技术改进档案管理制度，能够使档案信息的收集、检索与分类工作更加科学规范，为用户提供更加方便、快捷、人性化的服务，更好地满足用户多方面需求，构建高效、优质的档案管理体系，提高档案管理工作效率。

（作者单位：山东省枣庄市山亭区妇幼保健院）

[1]王振华.探究人工智能技术在档案管理工作中的应用[J].参花，2022（08）：50-52.

[2]杨泽文.人工智能技术在人事档案管理中的应用[C]//中国管理科学研究院教育科学研究所.2022电脑校园网络论坛论文集.[出版者不详]，2022：279-281.

[3]张亚琪.人工智能技术在人事档案管理中的应用[J].商业文化，2022（16）：31-32.

[4]刘宏龙.浅析人工智能技术在档案管理中的应用与发展[J].商业文化，2022（16）：39-41.

[5]汤津行.人工智能在档案管理工作中的应用研究[J].办公室业务，2022（06）：171-172.

[6]王星宇.人工智能技术在人事档案管理中的应用[J].黑龙江档案，2021（06）：128-129.

[7]许巍巍.人事档案管理中人工智能技术的应用[J].黑龙江档案，2021（06）：150-151.

[8]谢波.浅析人工智能技术在档案管理信息化中的应用[J].机电工程技术，2019，48（11）：40-42.