入职管理：“小事”不可小视

雷毅

在不少人力资源从业人员的心目中，员工入职手续是一件不值得一提的“小事”，不存在什么风险，因此很多企业倾向于安排从业经验较少的年轻HR负责新员工入职相关工作。心理学领域有一个“不值得定律”，说的就是人们潜意识里认为不值得做的事情就会敷衍了事，甚至根本不去做。实际上，人力资源工作本就由许多具体、烦琐的“小事”聚合而成，一旦其中的某个细节产生疏漏，往往会给企业带来难以弥补的用工风险。

案例一：连笔字惹争议

张某于2019年3月起在A公司工作，签订了为期两年的劳动合同。两年期满后，A公司对张某的工作效率不是特别满意，不愿续签劳动合同，于是按法律规定支付经济补偿金后解除了与张某的劳动合同。随后，张某诉至法院，称自己在A公司已实际工作两年，但A公司一直未与自己签订劳动合同，张某还出具了两年的工资单，证明已经和A公司形成事实劳动关系。根据《劳动合同法》和《劳动合同法实施条例》，张某主张A公司支付未签劳动合同的双倍工资，同时主张A公司与其补签无固定期限合同。

庭审中，A公司表示已与张某签订了劳动合同，并提供了劳动合同文本，然而张某坚称该合同上的签名并非本人所签。经查看劳动合同签名栏，发现签名过于潦草，“张”字写得像“纯”字，另外一个字无法辨认。公司的法务代表看到这天书一般的签名后哑口无言。

A公司其实是一家以“把员工当家人，员工以公司为家”为理念的公司，公司氛围和谐融洽，管理上也较为宽松，很多必要的流程在该公司也都被简化了，比如公司在开展培训、发放补助、团建拓展后，都不要求员工签字确认，甚至连工资单上也没有员工签字。庆幸的是，多年来，员工们也确实没有找过公司的麻烦，而且员工和员工之间、员工和领导之间相处得比较融洽，这也进一步让HR觉得，“以前没有出过事，说明这么操作没什么问题”，并逐渐对此类情形习以为常。也正是这种侥幸心理使得A公司在面临诉讼时处于被动挨打的境地——一旦败诉，不但要支付张某经济补偿金，与其补签无固定期限劳动合同，还会在其他员工当中造成负面影响，为管理带来不必要的麻烦。

实际上，良好的工作氛围与规范化管理并不冲突。A公司人力资源部门应在一些关键性工作中加强管理，严格按照流程执行。特别是在签订劳动合同、重要协议时，HR一定要提醒员工书写清晰、工整，不得为了彰显个性而使用潦草难辨的连笔签名；合同签订后，要认真查看员工的签名是否出现难以辨认、偏旁位置不规范等情况。

案例二：遗漏的确认签名

2020年4月，徐某入职B公司；同年5月14日，徐某因与经理发生口角而愤然离开单位；5月14日—6月10日，徐某的考勤记录记为旷工。B公司遂以徐某“无故旷工，严重违反公司的规章制度”为由，与徐某解除劳动合同且不予支付经济补偿金。此后，徐某将公司诉至法院，表示自己从来没有见过公司的规章制度，公司也无任何证据证明规章制度已經公示且为员工知晓。

事实上，B公司在员工入职的时候通常会给新员工发放员工手册，向员工告知工作内容、工作条件、工作地址、职业危害、安全生产状况、劳动报酬以及与工作相关的其他情况；有些工作场所的墙上还张贴着《岗位职责说明》。但徐某入职时，适逢公司急需用人，于是HR采用宣读制度条款的方式对部分新员工进行告知，告知后却没有要求员工签字确认。此案后经法院调解，B公司支付了一定的经济补偿，双方达成和解。

一些缺乏经验的年轻HR往往不太注重签字确认这样的“小事”，觉得不签也出不了大事。但正是这些看上去不起眼的“蚁穴”，最终发展成毁坏堤坝的漏洞。这种在工作中“偷工减料”的行为无异于定时炸弹，一旦触发，会给企业经营发展和个人职业生涯带来极大的损失。因此，在工作中除了培训、规章制度的告知需要员工签字确认外，还应扩展到入职管理的其他环节，比如员工手册、培训协议、保密协议、竞业限制协议、诚信承诺等等，都要求员工签字确认，以免企业在出现劳动纠纷时举证不能。

案例三：“注水”的资格背景

薄某于2018年9月应邀到C公司面试，薄某的简历中显示，他于2014年7月毕业于某名牌大学财务管理专业；2014年8月—2018年6月在某房地产公司任职，薄某还提交了上家公司于2018年6月12日出具的解除合同证明。

C公司招聘团队对薄某的学历、专业、工作经历非常满意，而且薄某在面试过程中表现优秀，表达能力极强，正是C公司急需的人才，于是公司优先录用了他。但在试用期间，人力资源部门在审查员工资料时意外发现，薄某的社保缴费年限只有2个月，与其简历中的工作年限相差过大。经进一步核查，确认薄某在某房地产公司只工作了2个月便离职，且由上家公司出具的解除合同证明也有造假的嫌疑。为此，C公司以试用期不符合录用条件为由解除劳动合同。

从人性的角度来说，每个人都想将自己美好的一面展现出来。因此，个人简历多多少少会有一点夸大或虚构的成分，比如常有求职者在简历中描述自己“熟练使用Office办公软件”，但实际上很可能他只是在写毕业论文的时候用过Word的基本功能，几乎不会使用Excel、PPT等。因此，企业在决定录用关键岗位人员时，不能只听求职者的一面之词，而是要认真核实其提交的学历证明、职业资格证书、离职证明、竞业限制协议等资料，确认真实可信后方可录用。

入职风险可防可控

入职管理工作风险重重，有招聘条件不合法带来的风险，有录用条件不清晰带来的风险，有不签或晚签劳动合同的风险，有试用期时长不合法的风险，有员工信息造假的风险……对于广大HR来说，就是要通过自己的细致工作，努力把各种劳动风险降到最低限度。

●明确入职流程，防止发生疏漏

在日常工作中，HR应结合公司特点，明确入职流程，列出每一步需要做什么，以及对应的风险防控点；确认需要特别注意的细节，在办理员工入职手续时，要逐项进行对照检查。在实际工作过程中，关注所在企业及其他企业在该环节出现问题的案例，不断对入职流程、相关表单进行优化，从源头上遏制风险。

●形成内控机制，及时发现风险

人力资源部门应建立内控制度，针对关键工作节点，采取交叉检查、逐级审核、“回头看”等方式进行检查；相关人员从自身岗位职责出发，确认工作是否存在疏漏。当然，企业也可以通过合理化建议等方式，征求各级管理人员、员工对于风险防控、人力资源业务流程方面的意见、建议，群策群力，不断完善入职管理制度、流程。

●熟悉法律法规，提前预判风险点

除了常规的《劳动合同法》《就业促进法》《残疾人保障法》等，从事招聘、入职管理工作的HR还应该了解《就业管理规定》《关于维护乙肝表面抗原携带者就业权利的意見》《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释》等法律法规，深入学习关键条款的官方解读；同时，还要了解是否有其他相关联的法律法规、本地区的实施细则等。当人力资源管理者对相关法律法规做到心中有数并能融会贯通的时候，入职管理的风险防控工作就已经成功了一半。在发现风险因素后，第一时间将潜在风险消灭在萌芽状态。

●吸取案例教训，认真防范风险

人力资源管理者应认真研究其他企业关于劳动争议的相关案例，思考自己所在企业是否存在同样的问题，做到举一反三，避免重蹈覆辙。

如案例一中，如果HR在签订劳动合同的现场发现员工签名潦草，完全可以要求员工在签名旁边摁上指印，毕竟指纹是唯一的。进一步思考，写字潦草的情况不仅仅会出现在签名环节，还有可能出现在履历表中，比如家庭地址、联系电话等，必须一一确认，否则很有可能影响文书送达，造成劳动关系管理中的一些被动局面。如果填表的地方有涂改，同样需要员工重新填写，或者在旁边以正楷填写后摁指印。

对于案例三中的情形，HR可以先思考，如果自己去做员工背景调查、资格审查，应该涉及哪些内容，如何操作。可以利用思维导图的方式强化记忆：第一，审查内容有哪些，即确认对哪些资料进行审查，然后罗列出来，包括学历、职业资格、工作经历、离职证明、竞业限制协议等等。第二，审查方式，比如学历可以通过学信网进行核验，职业资格可以通过国家职业资格网站查询，工作经历可以通过电话或者实地拜访上一家单位来了解。第三，资料保存，即审查、调查中的资料应妥善保管，以备不时之需。当然，若资格审查、背景审查涉及员工隐私，务必事先取得员工的授权。

《关尹子·九药》有言：“勿轻小事，小隙沉舟；勿轻小物，小虫毒身。”作为HR，我们要从小处着眼，认真对待工作中的细节，始终秉持谨慎、踏实、认真、负责的态度。唯有如此，才能尽好“人力资源管家”的职责。

作者单位 中国铁路成都局集团有限公司