新形势下创新干部人事档案管理模式的探讨

巩晓玲

摘 要：创新干部人事档案管理模式是深化干部人事体制改革的重要组成，关系着干部队伍治理体系和治理能力现代化水平的提升。该文论述了干部人事档案与管理，探讨了干部人事档案管理效率提升的意义与作用，分析了我国传统干部人事档案管理的局限性，研究了干部人事档案管理模式创新实现的保障，提出了新形势下建立干部人事档案管理模式的策略。

关键词：干部人事档案   创新措施   管理    新形势

中图分类号：G275.9      文献标识码：A

Discussion on Innovating the Cadres' Personnel Archives Management Mode Under the New Situation

GONG Xiaoling

（Personnel Archives Service Center for Cadres of Zhangqiu District， Jinan， Shandong Province，Jinan， Shandong Province，250200 China）

Abstract： The innovation of the cadres' personnel file management mode is an important part of deepening the reform of the cadres' personnel system， which is related to the improvement of the modernization level of the governance system and governance ability of contingents of cadres. This paper discusses cadres' personnel files and management， discusses the significance and role of improving the efficiency of cadres' personnel file management， analyzes the limitations of traditional cadres' personnel file management in China， studies the guarantee of the innovation and realization of the cadres' personnel archives management mode， and puts forward the strategy to establish the cadres' personnel archives management mode under the new situation.

Key Words：Cadres' personnel files; Innovative measures; Management; New situation

干部人事檔案是人力资源信息的主要载体，是对人力资源知识进行历史性、全面性调查和认识的重要工具，也是知人善任、选贤举能的重要依据。干部人事档案要为人才服务，为人事工作服务。长期以来，查阅干部人事档案一直是干部任免、考察、调整、审查等工作的一个重要程序。干部人事档案是否能保证工作的质量和数量，主要取决于模型和机制的人事档案管理和人事档案的整体质量和水平。不墨守成规，学会推陈出新，采用先进的管理方法，全面提升干部人事档案管理质量[1]。

1 干部人事档案与管理

干部人事档案涵盖信息全面、功能型腔，能够在党的干部培养和任命过程中，记载干部个人的人生经历、政治思想面貌、工作能力以及在工作过程中所获奖惩等信息，经过收集、鉴别、整理、装订、编目形成的个人卷宗，能够帮助国家和党组织公开、公平、公正地考核国家干部并对干部进行合理任命，是目前国家人事档案当中的关键部分[2-3]。为适应社会发展的需要，应推进干部人事档案管理，优化干部人事档案管理制度，要扩大目前人力资源管理和干部档案管理工作的管理功能，使干部人事档案管理合理化，提高维护效率，利用创新的、科学的方式对干部人事档案管理工作进行优化。

2 干部人事档案管理效率提升的意义与作用

干部人事档案是国家对工作人员进行管理的关键部分，因此要创新干部人事档案管理工作，提高工作效率。在日常工作中，干部人事档案的管理部门不仅要加强干部人事档案的管理效率，还要不断丰富和完善个人教育、工作经验相关信息。从干部考核的角度看，干部人事档案管理工作在国家人事管理工作中占据着重要地位，能够有效提高目前干部人事管理的工作效率，可以从微观层面保证发现、任用干部和人才的科学有效性和合理性，大大提高政府的管理能力。干部人事档案管理与组织、员工密切相关，它在以下领域发挥着重要作用。

2.1在组织内部构建良好、积极的风气

在干部人事档案管理的过程中，履行干部人事档案特定阶段的审核、监督和管理的职能，让管档人员更加重视自己的技能，及时纠正和改进自己的不足，建立起底线性自信，共谋事业发展[4]。

2.2引领促进干部人才建设

人才的成长是不断进行的，数据是多样的，需要详细和准确的数据统计和跟踪。干部人事档案不不仅体现了每个岗位的精神形态和作风，同时也是对干部人员进行公正的考核和评价的关键，在此基础上决定干部人员的任命问题。要积极推动干部人事档案的“建设”、“管理”、“利用”，充分发挥干部人事档案在高技能人才构成中的重要作用，才能使真正优秀的人才去到真正合适的岗位，服务发展，从而建立人才储备系统。

2.3 是人事决策的有力依据，为个人权益提供保障

干部人事檔案是人力资源工作的重要信息来源，除了传统的人事安排外，还需要通过对人事档案和历史资料的综合分析和统计，充分发挥和调动人事人员的积极性和主动性。干部人事档案记录了人才的工作经历和政治、经济、文化活动，真实、详细地反映了他们的行为和思想。在当前中国经济形势下，干部人事档案是一个真实的形势警示，客观、全面地反映了人类的历史政治形象和工作能力。包括历史水平、薪酬水平、激励和制裁等因素，为组织人员的管理提供了可靠的依据，为个人利益提供了充分的保护。

3我国传统干部人事档案管理的局限性

3.1档案管理意识不强，档案材料收集不及时

在许多领域，干部人事档案管理问题都忽视了基础设施建设、制度完善和档案模式的更新。片面认为人事档案工作只是收收管管、查查看看，思想上不够重视。同时在日常工作中，档案材料不能及时转交、材料手续不完整。有些档案材料虽然收集上来了，但明显存在涂改、内容与实际不符、格式不规范等问题，给材料归档造成一定问题[5]。

3.2 档案管理人员素质和业务水平不能满足现实的需要

干部人事档案管理要求管理人员具有一定的专业性和专业性，具备收集、识别、处理、提供和使用文件、保护和储存文件的知识和技能。一卷干部人事档案，涉及方方面面的内容，履历、学历、入党、干部身份、参加工作时间及工龄等等，都需要准确而过硬的专业知识。但干部人事档案管理人员大多是从其它单位和部门抽调而来，并非专业出身，所经历的专业培训也有限，业务上往往是师傅带徒弟，难以发展和创新，这就容易导致管理人员“知识面广但不精深”，不能适应新形势下干部人事档案管理的需要。

4干部人事档案管理模式创新实现的保障

4.1管理理念保障

管理者和所有参与干部档案管理的人员首先要改变旧观念。各级人事服务部门要密切监控人事文件管理的变化和要求，积极更新管理理念。干部人事档案的数字化变得越来越迫切。要引入新的干部人事档案管理，有效培训档案审核员，了解技术操作，了解高级管理知识，了解档案管理创新。同时，档案工作者要更新管理理念，积极参与数字化档案信息系统建设，利用自身专业知识储备和工作经验促进人事档案管理工作模式创新。

4.2统一平台保障

单一平台的安全性意味着机构完善了程序，实现了干部人事档案管理模式。要保持统一的服务平台，增加完整的数字化管理流程，建立干部人事档案管理新模式，推动建立单一的人事档案管理，坚持综合平台自动化管理系统来管理人事档案，并共同推动干部人事档案管理办法的进一步发展。积极开发软件管理所有人事档案流程，全面落实审批流程，提高档案效率[6]。

4.3业务流程保障

要想科学地对人事资源进行管理，就需要对干部人事档案进行系统地分类整理。干部人事档案管理的科学化改革旨在使人事档案的原则、制度和管理方法适应人事档案的发展和适应。随着人事改革的深入，数字化技术在人力信息管理工作中的作用越来越高，要利用数字化技术推动企业改革进程，转变干部人事档案管理模式。因此，在保障干部人事档案管理工作顺利进行并有效发挥其作用的基础上，推动人事档案管理工作模式的现代化发展。特别是文件的规范化、制度化、科学化。在统一标准体系的指导下，充分整合干部人事档案和信息资源，充分发挥资源的统一作用，确保干部人事档案管理的信息化。因此，干部人事档案管理要提高业务流程的安全性，充分整合归档信息资源，充分利用标准体系的单一资源管理效果，加强人事与信息管理的一体化，建立网络化档案，方便查阅档案，完善人事档案的使用。

4.4信息技术保障

在信息技术广泛应用的时代，利用新技术对干部人事档案进行有效、快速、方便的管理，帮助干部人事档案管理向现代化、数字化的方向发展。保证干部人事档案管理工作模式的信息化和数字化是工作顺利进行的基础，要利用想现代化的技术和手段帮助人事档案能够被合理利用，延长干部人事档案的使用寿命。利用RFID技术和安全管理系统实现自动存取、智能统计、安全监控等功能，有效提高工作效率和干部人事档案管理质量；对接短信平台，管理、实现、归档兼职工作，收发短信；利用现代信息技术，与其他部门之间建立有效、安全的联系。使用现代信息技术能够对人事档案进行科学化地管理，对其进行全面系统地分类规划，使干部档案体系具有结构合理、功能齐全、可扩展性强、灵活性强的特点。需要建立一个大型的本地计算机网络平台，为公共网络与互联网安全的融合提供大量的支持[7]。

4.5人才队伍保障

人才队伍保障就是从档案管理现代化的角度来审视干部人事档案管理。人才是人力资源管理创新的重要保障。一是加强对干部人事档案管理人员的培训，特别是要培养新时代档案数字化管理的方法和技能，使干部人事档案管理人员掌握数字化、信息化、网络化所需的知识和技能。二是引进高素质的综合性档案管理人才，提高其职业道德、专业素质和技术水平，采用档案管理信息系统和各种现代计算机、电子手段，以及对数据管理的完善，将更加注重对档案数据分析、预测和管理领域的培训，包括档案资料的使用。三是制定考核和激励方式，通过对档案工作的评价，结合档案工作人员向服务单位提供服务的细节和效率，以及档案工作人员的满意度，激励档案工作人员不断提高服务水平和质量。

5新形势下建立干部人事档案管理模式的策略

5.1加强对干部人事档案管理的重视

人事档案信息包括干部的个人人生经历，因此要加强对其档案的管理。加强对日常管理工作的监督领导，提高对干部人事档案管理重要性的认识。提高对干部人事档案管理部门的了解，提高对档案管理规章制度的认识，明确档案管理的相应职责，将干部人事档案管理纳入日常事务，提高档案权威性[8]。

5.2增强档案管理系统之间的融合

要实现干部人事档案管理的现代化，必须建立各级档案管理制度，积极消除档案材料收集过程中的不衔接、信息不畅通问题。干部人事档案管理是站在档案视角为政府机构及事业单位提供建设发展服务的综合性、政治性工作。为积极克服收集和实际使用干部人事档案的障碍，每个流程都要与数据利用部门紧密相连，形成完整的干部人事档案管理体系，将干部人事档案管理体系的功能有机结合。因此，有必要建立干部人事档案管理部门和有归档需求的其它部门之间的联系和信息交流，确保内部干部人事档案管理系统的一体化。干部人事档案的收集需要各级相关部门的理解和支持，需要各部门与其他相关组织之间的协调和联系。

5.3注重对干部人事档案管理人员的培训

建立新形势下干部人事档案管理的新模式，提高干部人事數据管理的效率，首先要严把入口关，考察干部人事管理人员的政治面貌、日常工作作风、对待社会和集体的责任感以及专业能力等方面，判断新入员工是否能够完成干部人事档案管理工作。其次必须用科学的方法对管理人员进行培训，用最科学、最准确的干部人事档案管理方法对档案进行科学分类，增强对档案材料的甄别力，提高入档材料的质量。最后要保持档案管理人员的相对稳定。

5.4在坚持保密机制的基础上实现合理的开放

在现行法律法规允许的前提下，一定程度上需要实现干部人事档案管理"开放"模式，充分挖掘和利用干部人事档案。要正确处理干部人事档案中“开”与“合”的辩证关系。一方面，各级组织部门要定期检查干部人事档案的使用情况，严格规范档案管理人员权限范围，如有不符合规定的行为，要及时制止、规范，确保干部人事档案的保密性和安全性；另一方面，要充分利用、挖掘干部人事档案的潜在价值，适当开放干部人事档案相关信息条目，加强档案在干部管理中的利用率[9]。

5.5优化干部人事档案信息化管理运行环境

全面有效的人事档案管理，需要改善原有的干部人事管理工作环境，创新管理工作模式。在干部人事档案管理工作中包括人事档案管理和收集工作，工作系统中广泛、全面的信息来自有大量文书材料，干部人事档案管理人员不仅要做好本职工作，还要创新，提供更有效的管理方法。因此，需要工作环境及配套功能独立完整，即需要一定面积的管理空间、完善的办公配套设备、兼顾内外的管理软件和办公软件支撑。

5.6加强管理，确保档案的安全性

干部人事档案是干部的私人信息，记录了所有干部的人生经历。只有在明确的权利要求下才能够查看，其其情况要对其档案信息严格保密。要求要建立严格的档案管理制度，确保其内容不被泄露、不被更改。为了保证干部人事档案的安全，干部人事档案管理人员必须采用现代化的控制设备，正确记录档案的动态，确保所有档案的安全。在这个阶段，提高对档案安全的认识是档案管理的重要组成部分，只有保证档案的安全，档案管理才能真正有效。

5.7努力实现档案管理信息化

传统的档案信息管理方式下，档案很容易在传递过程中丢失，因此将信息技术运用在档案管理工作中的重要性日渐明确。随着科学技术的飞速发展，社会开始接受信息技术。计算机已进入千家万户，极大地改善了人们的生活、工作和学习。干部人事档案管理信息化需要大量的人力资源，相关部门应积极配合各部门促进干部人事档案管理信息化发展。

5.8落实制度监督

干部人事管理工作的制度制定是指导管理工作的重要标准和方向，工作人员必须及时适应新环境和新要求，完善日常管理制度。同时，随着人事档案的广泛应用，档案信息的安全性变得越来越重要，除了使用特殊的网络和安全的存储设备外，还需要完善使用系统、软硬件和测量系统，及时创建相关数据，并严格按照人员管理权限分配用户权限，防止不可逆损失，如信息泄露、数据丢失、数字文件超出允许范围等。

5.9对档案进行定期整理和检查

档案的顺序决定了档案的准确性，档案必须分类归档、规范，保持清洁统一。确保正确环节，及时纠正错误，确保错误不被隐藏在档案中。如发现错误要及时联系相关部门，不断改进数据以满足实际情况。

5.10拓宽档案资料的收集渠道

在人事档案管理创新的时代，首先要拓展信息收集的领域，了解和掌握档案数据收集的一些特点，定期总结，提高数据处理的速度，间接提高对档案分类的认识。面对信息爆炸的时代，档案管理人员必须学会浏览信息，从大量的信息中选择自己需要的，除了通过互联网向干部所在单位和其它相关业务部门，如教育、户籍等部门收集数据外，还可以进行公民调查和互联网普查，例如核实学历信息的真实性和报考资格的审核。另外，在信息爆炸的时代，各色各样的信息充满着不确定性、风险性，要提高信息筛选与风险识别能力。

6结语

一般来说，每个人的档案都是学习、工作和生活的记录，个人档案的存放保管非常重要。因此，为了保证信息的准确性，所有的档案都必须仔细检查，以适应新时代的特点。干部人事档案管理部门和从业人员要认真对待每一卷档案、每一份材料，既要让干部人事档案为人才工作服务，为党和人民选用好干部服务，保证干部人事资源管理工作中所有归纳的材料必须是完整且真实的，保障后续的干部选拔与任命工作能够更加公开透明，真正发挥干部人事档案管理工作的作用，在人力资源部门的早期管理中体现创新，为实现各方面的发展做好充分准备。

参考文献

[1] 刘燕.新形势下创新干部人事档案管理模式的思考与实践[J]. 魅力中国，2021（49）：103-104.

[2] 黄翊鹏，王赫，吕序翰.新形势下创新干部人事档案管理模式的思考与实践[J]. 山东档案，2020（4）：68-69.

[3] 程力.探索建立新形势下的干部人事档案管理模式[J]. 人才资源开发，2016（2）：181.

[4] 李坤.论新形势下干部人事档案管理效率的提升[J]. 管理学家，2019（4）：93-94.

[5] 江柯芸.新形势下事业单位人事档案管理特点及模式探讨[J]. 卷宗，2019（29）：4.

[6] 耿江.公立医院干部人事档案管理创新路径[J].山西财经大学学报，2020，42（S1）：49-50+52.

[7] 白菊仙.创新开展农业科研单位干部人事档案管理工作的思考[J]. 人力资源管理，2012（9）：185-187.

[8] 石宇，石慧，武政旭.基于精细化管理的公立医院干部人事档案优化路径探究[J].现代医院. 2022，22（5）：745-747+750.

[9]王静.干部人事档案管理规范化体系构建与管理创新[J].黑龙江档案，2022（2）：119-121.