高校财务机器人的应用研究

张海玲

一、传统高校财务工作面临的问题

（一）财务人员工作量和难度增加

自2019 年1 月1 日起，政府会计准则制度在全国各级各类行政事业单位全面施行。高校一改之前的核算模式，实行双分录核算，其特征之一就是预算分录与财务分录并轨，要求财务人员具有一定的专业判断能力，同时也增大了财务核算的工作量。

随着电子票据的全面推行，各类票据的种类与数量激增，如电子普通发票、电子增值税发票等。财务人员必须花费更多时间反复核验，以防电子票据重复或虚假，其工作难度增大，效率降低。[1]

（二）高校业务量连年递增

随着高校的不断发展，财务业务量连年攀升。吉林省某高校在校学生约2 万人，教职工约1 500 人，2019年录入会计凭证12 500笔，决算报表支出金额约4.0亿；2022年，仅仅经过4年的时间，录入会计凭证增加至16 800 笔，决算报表支出金额约7.8 亿，凭证量增加了34.4%，支出数目增加了约59.2%。随着资金支出体系的增大，财务工作量随之增加，而会计制单人员并无增加，其工作强度与工作压力因此增大。

（三）报销业务效率低

吉林省某高校采取投递式报账制度，教职工将填好的报销单据投入财务处指定信箱内，财务处定期将其取出，进行分配、制单、复核、审批、付款，该流转过程少则2～3 天，多则5 ～7 天。对于急需办理的报销业务来说，时间较长、效率较低，师生对财务处工作满意度不高。[2]

二、高校应用财务机器人的优势

（一）实现数据互通，加强财务管控

随着机器人流程自动化（Robotic Process Automation）在财务领域的渗透应用，高校财务工作人员可以利用智能财务平台将各个业务模块打通，实现不同业务之间的高度结合。同时，财务数据的联查、追溯功能为高校做出财务决策提供了事前预判、事中控制及事后复盘功能，加强了高校财务管控力度。财务机器人能够辅助高校开展预算管理，如基于历史数据、预算计划等对各部门预算进行自动测算，监测实际开支与预算之间的差额并进行简单的财务分析，也可辅助高校进行数据分析，如基于财务数据分析高校财务状况并制订相关财务策略等。

（二）提高财务工作效率

财务机器人打破了传统的报销模式，教职工利用网上报销功能模块即可足不出户地完成报销工作，节约了时间成本。财务机器人利用智能互联、自动化处理系统能够24小时持续运行，其操作流程清晰、误差量小的优势优化了作业时间，提高了业务处理效率。财务会计审核、录入一笔普通凭证至少需要4～6分钟，而财务机器人却能在30秒内准确完成，工作效率大幅提高。在学费管理方面，财务机器人能够自动办理学费的缴纳与退费，减少了人工操作，提高了工作效率。

（三）提升会计信息质量

对财务机器人输入一定的程序，它就会根据业务流程对其进行自动规范化处理，最大限度地避免了人为错误和舞弊，弥补了会计人员因主观做出错误判断而导致的会计信息失真的缺点，比如，财务机器人能够自动管理高校资产，包括采购、维护和报废，规避了人工操作产生的误差。利用二维码的唯一性，财务机器人能够自动识别电子票据的真伪，自动生成财务报销单，启动下一步审批程序。

（四）减轻财务人员工作压力

财务机器人是一种智能工具，它能根据声、图、文等信息迅速分辨和抽取财务信息，在较短时间内对海量财务数据进行录入、总结等简单的账务处理。高校财务基础报销业务量大、重复性强，财务机器人可以解决高校财务处在报销方面人力不足的实际困难，帮助财务人员摆脱简单、机械的重复劳动，让节省下来的人力进行后台财务管理工作，完成了从核算会计到管理会计的转变，工作重心也从之前的报账、记账、制作财务报表等逐步转移到预算统筹、资产管理、成本绩效分析等工作当中。

三、高校应用财务机器人的过程和需注意的问题

（一）高校应用财务机器人的过程

1. 筹备。财务机器人以RPA 技术为基础，RPA 工具在PC 端桌面经过适当扩展及业务持续性设置后运行，其良好运转需要稳定的网络环境。另外，网络连接速度、页面和文件打开速度等也会对其造成一定影响。具体建立时，还要有一套完整的RPA异常处理机制，能够快速查找到程序运行错误的根本原因，让财务机器人高速度、高质量地运行。

2. 业务梳理。为保障RPA 系统的顺畅使用及后期的精准维护，财务处需挑选组织人员跟进此项工作，必要时建立一整套规范和标准。在系统运行时，将这些标准执行到每项任务当中，尽量提高其执行效率和质量。各高校可以根据自身财务管理的现实条件，制定适合自身的RPA系统。[3]

3.信息搜集与反馈。高校财务处紧跟国家财经政策的变化，围绕高校整体发展的战略目标，提高资金使用效率，因此，财务机器人根据变化的信息持续更新搜集范围，利用系统的整体运行反馈数据，不断完善功能，以提高师生满意度为基准，真正意义上实现智能化。与此同时，跟踪搜集信息的系统管理员应在师生范围内充分调研，将业务流程梳理清晰，利用财务机器人高效率的特点，及时为师生解决问题。

4. 确定流程。一是线上申报流程。用户可分为教职工和学生两类，师生根据其身份选择登录，办事人员可在任何时间、地点处理事务。OA系统或微信公众号实时推送信息或事务处理进程；线上财务机器人全天候自动服务，全平台极大延长高校财务工作时间；有关领导签章、校领导审批申请等事宜均可在线预约，系统自动推送有关预约事宜至申请人手机。二是财务报账流程。以师生费用报销流程为例（如图1），财务报账流程大致为网上预约—预约单据投递—财务机器人扫描—生成记账凭证—反馈给经办人。财务处通过网报系统收集师生投递的报销预约单；财务机器人采用内置OCR 技术智能识别并形成数据，再通过数据集合及匹配对其自动化归纳整理，并由自动化系统分析审核数据的合理性；审核无误后，核算发票等原始单据，并按照最新政府会计准则制度生成双分录。对于审核不合格的预约单据，财务机器人将第一时间反馈总结并将预约单退回至经办人处。[4]

图1 费用报销流程图

（二）应用财务机器人需注意的问题

1. 人员培训。财务机器人运用的财务相关业务模块较多，包括预算管理、资金管理、报销管理、收费管理、内控管理、存货管理和绩效管理。高校财务部门需要在校内大范围宣传，使学校师生都能了解相关财务制度，有条件的还可以组织相关人员培训。

2.内部沟通。财务机器人的引进与应用，离不开校内各行政部门与教学单位之间的高效配合。为了有效利用各模块，财务处需开展一系列组织结构调整与制度建设工作，做好事先沟通，加强彼此信任，推动财务机器人成功应用。

3.警惕信息泄露。财务机器人在业务处理过程中所存储的数据均为电子信息，若遭受系统病毒的攻击，各种数据便可能发生大面积泄露，威胁财务信息的保密性。因此，应为财务机器人建立相关防护措施，谨防信息泄露。

4.避免过度依赖。高校财务工作人员不能一味地依赖财务机器人，而要培养其较强的业务能力以解决各种特殊问题。财务机器人无法取代有着宝贵职业经验的财务工作人员，一些细微、繁琐的财务工作仍然需要财务人员自己完成。

在新时代新形势下，高校要不断创新，做出与时代相适应的优化改革方案，形成良性循环，将管理机制、团队建设、制度程序有机融合。教育部科技发展中心主任李志民在“双一流建设应紧跟时代步伐”主题报告中提出，一流大学与一流学科建设必须紧跟时代步伐，抓住时机发展科技校园，改变传统高校管理模式，双一流大学不能只有虚名，只有不断更新设备、引进新科技、新管理理念，才能摒弃陈旧的教育观念，与世界高水平大学接轨。财务机器人不仅将带来财务工作的变革，还会改变相关专业的教育。高校师生在体验高科技带来高效率的同时，也能够较好地适应社会发展，激发其在科技创新方面的潜能。[5]