医院文书档案电子化管理方法

石常战

摘要：随着信息技术及数字化的快速发展，电子文件已成为医院档案的主要形式，电子化管理正潜移默化地改变医院文书档案较传统的工作方式，在一定程度上提升医院的自动化办公水平。对此，医院办公室文书档案管理人员应找寻合适的工作模式，加快文件的计算机化和网络化，以此提高办公效率。

关键词：医院；文书档案；电子化

DOI：10.12433/zgkjtz.20231923

文书档案电子化管理是近年来医院建设中的重要工作，是提升医院档案利用效率和管理质量的关键措施。目前，涉及内容较复杂的是医院文书档案管理工作，以往的管理方式与工作模式已不能适应时代发展趋势。为提高医院整体管理水平，办公室应加强文书档案管理的规范化、系统化和电子化。

一、医院文书档案电子化管理的实践背景

单县中心医院创建于1944年，地处鲁、苏、豫、皖四省八县结合处，承担山东省及周边地区近200万群众的医疗保障工作。医院内设职能部门包括党委办公室、院长办公室、人才工作领导小组办公室、医务部、计财部等，医院文书档案工作人员现有4人，在人员结构上1人为主任，3人为干事；在人员身份上，2人为正式在编人员，2人为非事业编制人员。截至2021年底，医院拥有180余组五节柜档案、6台办公用计算机、2台复印机、1台扫描仪、1台除湿机、1台光盘防磁柜，目前使用的档案管理系统为泽信公司医院数字化档案管理系统。在经费保障方面，年度用于文书档案工作的预算为2万元，其中，档案用品购置费用5千元，数字化档案管理系统维护费用5千元，工作人员外出学习培训费用1万元，经费基本能满足文书档案工作的日常开支及正常运营。

近年来，单县中心医院制定《单县中心医院档案管理办法》《单县中心医院人事档案管理制度》《单县中心医院建设工程竣工档案编制验收报送相关规定》《单县中心医院会计档案管理办法》，并于2020年和2021年分别对《单县中心医院档案管理办法》进行了修订和完善。在工作体系方面，医院文书档案管理采用“统一领导、分级管理、集中保管”的工作体系，由 1 名院级领导分管办公室文书档案工作并接受上级档案管理部门的领导。目前，配备专职档案工作人员，各职能部门均有1名负责人分管该部门的文书档案工作，并设置兼职档案员负责文书档案的收集、整理、立卷以及移交等。2022年，在修改完善的《单县中心医院档案管理办法》中，将文书档案工作纳入医院发展规划和管理制度，明确人员在文书档案管理工作中的职责，并将文书档案电子化管理纳入议事日程与目标责任制。

二、医院文书档案工作电子化管理的实践价值

（一）减少档案管理成本支出

文书档案管理工作因电子信息技术的广泛应用而发生了变化，如果文书档案使用传统管理模式，会使用大量的人力、物力，才能完整保存数量庞大的纸质档案，也容易在管理人员忙碌时出现一些差错，导致档案管理工作更加繁琐，影响档案管理的质量和效率。

在电子信息技术支持下，医院文书档案由以往的纸质、胶卷等材料，创新增加了移动硬盘、网络硬盘等多种存储方式，转变为更简单直观的电子信息化档案，能在以往存储基础上，为档案管理工作增加多重保障 。通过电子化管理，能让医院办公室繁杂繁琐的数据信息资源简单、快捷地完成分类和数据提取。同时，档案电子化管理具有更佳的信息处理能力，工作效率和工作质量也优于传统工作模式，确保文书档案电子数据与实体数据的一致，提高文书档案管理质量，还能避免文书档案缺项、漏项问题，提升档案资源的实际利用价值，提高文书档案管理的规范性和严谨性。

（二）提升文书档案资源的完整性

现阶段，机构设置、机构撤并、选举结果、组织简则、人员编制、卫生局文件、活动总结、专题调研、目标责任状、会议记录、交流材料、表彰材料、奖励材料、处分材料、信访材料、国土资产管理材料、物资材料、法规性文件、专项业务文件和汇报材料等是医院文书档案的主要内容。传统模式下的文书档案通常为纸质、胶卷等，在运输和整理过程中，容易受外界环境因素或其他情况影响，出现损坏甚至报废。为了更好地实现文书档案资源的有效管理，发挥文书档案资源的实际价值，在电子化管理的大背景下，管理人员可以借助多样化的电子信息技术手段，通过实时采集、归纳、整理、分类电子数据，将纸质、胶片等文书档案资源转化为更加方便、快捷的电子档案，确保医院文书档案的安全可靠。

借助信息数据手段的档案管理电子化模式，档案资源保管所占用的空间有效减少，节约了文书档案的空间资源，也不用担心纸质、胶卷等文书档案材料的老化、字迹模糊等问题，还不受时间限制，更好地实现了特殊文书档案资源的长期保存。例如，本院大事记、历史沿革、机构设置及人员编制、卫生局年度材料、重要职能活动的总结材料、重要专题的调研材料、与县政府的签状、院长办公会议记录、受区级（含）以上表彰及奖励的材料等均需要永久保存；卫生局本年度文件材料、典型材料、代表发言材料、各类交流材料、各类简报、受区级以下表彰及奖励材料、内部先进集体及先进个人奖励材料、受到警告处分材料、本院物资采购相关材料、本院工作汇报材料等均需要保存30年。

三、医院文书档案电子化管理的实践举措

（一）完善文书档案管理制度

目前，完善的管理制度是提高办公室文书档案管理水平的必要前提，可以规避文书档案受主观或客观等一系列因素的影响，避免出现损失风险。基于此，医院文书档案管理工作要结合自身的实际情况与文书档案重要程度，分别设置不同等级的管理办法。同时，也要规范文书档案的收集整理工作，文本文件有多种格式，应注意统一电子文件的格式，在录入数据库时进行分类管理，不断完善文书档案管理体系建设工作。

现阶段，医院将先进的信息技术手段融入文书档案管理工作中，在加强数字化管理的同时，制定文书档案管理目标，促使档案电子化管理手段与时俱进。为医院文书档案资源的充分利用与有效管理提供更好的保障服务。同时，在医保改革的不断推进下，文书档案管理工作要向智慧化、信息化方向发展，必须做到“两手抓”。为此，要进一步完善平台的相关功能，结合实际需求，在Admin平台上针对账户开设相应的权限，在填报、查阅电子文书时做到快捷、准确。

（二）改变文书档案管理方式

目前，负责文书档案的工作人员应顺应时代潮流，创新和改革过去的档案管理方式。第一，积极引进现代化的信息技术和电子技术，进一步完善文书档案管理系统，实现档案管理的数字化、便捷化，提升信息数据管理的安全性和可靠性，并将更多的先进技术应用到文书档案数据资源和各个环节中。

第二，提升文书档案管理人员的业务能力和电子技术操作水平，增加业务知识储备，以此落实高效率、高质量的文书档案管理模式。

第三，在信息化和网络化方面要加快步伐，不断强化文书档案安全防护等级，注重定期更新升级网络系统，提高信息化管理的个性化和针对性，进一步提升文书档案管理水平，满足实际的工作需求。在医院内部局域网中利用Web实现部门资源的共享，通过利用丰富的档案信息资源，加强院办与院内其他事业单位间的沟通，建立良好的合作关系，促使医院办公室文书档案资源得到高效利用。

（三）提升管理人员的综合素养

如今，医院文书档案管理工作难度不断增加，管理人员的综合素质直接关系到档案管理工作水平。为进一步提升工作效率，第一，应对人才选拔环节严格把关和审核，做好人才建设工作，对在职管理人员进行经常性的业务技能培训，提升业务能力、综合素质水平。

第二，在培训过程中，切实把现代信息技术与院办档案管理工作相结合，增强档案管理工作人员的信息化技术能力，确保适应新时期下档案电子化管理工作的需求，从而为档案管理工作平稳、长远的发展奠定基础。

第三，加强自学，在实践中不断探索档案管理新方式、新技术、新模式和新体系，主动与其他科室沟通和互动，及时将文书电子档案资料收集入库，从而提升文书档案存档效率。

（四）改进文书档案安全系统

第一，自上到下全面宣传电子档案管理工作的重要性，提高文书档案管理工作的质量和效率。第二，存储文书档案的计算机软、硬件要实施专人专管。第三，从长远目标出发，设立专门的管理岗位，如果在安全等方面存在管理软件的漏洞，需要自动升级防火墙，避免遭受网络病毒和黑客入侵。第四，定期对保存文书档案的计算机进行硬件设施升级，在信息数据各个方面设置访问权限，做好信息数据资源的安全防范工作，合理保存文书档案数据。第五，按照档案管理工作的本质特征，对管理人员开展网络安全宣传教育，促使全体职工充分认识文书档案安全的作用，让管理人员养成随时杀毒的习惯，确保数据传输和存储过程的安全。

此外，医院领导要重视文书档案管理体系的完善及其安全系统的建设，在硬件上不断加大对档案电子化管理的投入，有效衔接办公自动化系统与文书档案管理网络系统，把握每个细节，实现档案管理信息资源的数字化建设，为后续档案管理整体工作的有效开展奠定基础。

需要注意的是，在文书档案管理实践中，备份档案材料也是重要保障。合理备份文书档案可以有效应对大多数的信息安全问题，确保在计算机设备或网络出现意外情况后可以找回信息数据。

（五）加强文书档案多元化管理

大数据背景下，医院文书档案信息来源较复杂。为此，管理人员要加强多元化管理，根据各类信息的不同特性优化电子化管理方式，促使电子信息技术与文书档案管理的深度结合。一方面，管理人员要采取不同渠道进行多元化管理，利用电子化技术优化收集归档方式，完成数据信息检索工作，实现针对性管理目标，发挥电子化技术的作用；另一方面，充分利用电子化技术辅助文书档案收集与归档工作，将对应的条形码扫描后存入电脑，在做好原始资料存储工作的前提条件下，全面读取文书档案资料信息，避免意外情况及其带来的负面影响。

新时期下的医院文书档案电子化管理可以在互联网平台中针对不同模块进行有效管理，代替传统管理模式中的各项环节，通过自主规划模块、分支等措施提高工作的便捷性。未来，医院要将文书档案工作建设重点放到电子化上，更新所需的数字化设备，合理选择扫描仪、计算机、打印机等设备，以此打造智能化安全管理系统，不断推进医院文书档案向着电子化方向发展。

四、结语

总而言之，医院文书档案电子化管理是时代发展的必然趋势，本质是为医院管理工作提供决策性依据，对医院整体效能的提升具有关键作用。为了推进单县中心医院文书档案工作的进一步发展，应要求相关人员充分认识文书档案电子化管理工作的重要性，不断健全管理制度，将管理职责和管理任务合理分工，积极寻找问题的科学解决办法，为文书档案工作的改革创新提供必要的帮助和支撑。

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