关于计算机档案管理措施的具体分析

郑姗?刘静

摘要：网络时代下的档案管理工作需要有效面对爆炸式的信息资源，这就导致档案管理工作难度增加，为应对这种情况，需要合理运用计算机技术进行档案管理，从而提高实际工作效果，实现计算机档案管理工作全面发展。而要更好地开展计算机档案管理工作，避免和控制计算机档案管理中的问题，则需要对计算机档案管理的功能、现状、价值展开进一步分析。然后从强化数字档案信息化建设、管理计算机的档案数据库、构建档案管理人才队伍等方面制定相应措施，促进相关工作的有效实施。

关键词：计算机；档案管理；措施

一、前言

新时代背景下，全面信息化发展不仅是社会发展的必然趋势，也是档案管理工作中的必然趋势。通过计算机档案管理，能够改变以往的工作形式，使实际的管理工作水平得到提升。与此同时，在计算机档案管理中，许多信息环境下的因素也会对其管理工作产生不利影响，从而不利于相关管理工作按照预期要求开展。对此，为合理应对相关不利因素，还需要具体分析计算机档案管理措施。

二、计算机档案管理的功能

当前，在计算机档案管理工作中，相关管理工作水平不断提升，计算机档案管理工作发挥着关键作用，有利于促进计算机档案管理相关工作的有效开展。当前，计算机档案管理的基本功能主要从以下两方面体现：一方面，具有构建档案数字化管理模式的功能。随着信息化时代的不断发展，相应的信息资源数量在持续地增加，同时，也在很大程度上使得档案管理工作实施的难度不断增加。若在具体的管理工作中还是因循守旧，未做好相应的创新工作，运用纸质化管理方式促进各项工作的开展，则不利于使具体的档案管理工作与现代化档案管理工作需求、要求相适应，还容易使与档案管理工作相关的其他工作受到影响。所以，在当前的新时代发展中，档案管理也应该采用现代化的管理方式与技术，不断提高档案管理工作的创新发展水平，让这方面的工作得到合理的发展。当前，计算机档案管理工作的不断实施，让很多方面的工作效率都有了较大提升[1]。比如，档案信息资源的整理、收集、储存等。采用计算机档案管理，还可以实现信息化、数字化档案管理工作效果，更好地适应档案工作的个性化需求，进一步增加档案管理工作的价值与效果。另一方面，具有带动档案智能化管理和工作的功能。当前为提高档案管理工作水平，需要在具体的工作中符合相应的管理要求，这也是将档案信息资源价值不断开发出来的重要方式，可以更好展现出档案信息资源的作用，提高档案管理工作的实际效果。在这样的情况下，也促进了档案管理工作范围和内容向着多元化方向发展。对此，为更好地让实际工作与时俱进，不断提高实际的发展水平，就需要采用计算机档案管理方式。这样的管理方式也可以促进档案管理工作向着智能化的方向前进，更好地运用计算机技术以及其中的信息管理软件促进档案管理智能化办公模式的形成，更为合理地开发与运用档案信息资源。

三、计算机档案管理的现状

新时代下，计算机档案管理工作水平虽然在不断提升，但在实际管理工作中依然存在一些问题。首先，计算机档案管理在一定程度上对文件归档产生影响。一般文件材料的原始稿在计算机档案管理中，会采用计算机对各种材料进行打印，转变了以往的材料管理和整理方式。通常情况下，原始稿件在经过上机操作以及计算机管理与整理后，就不再被重视[2]。单位领导和相关人员通常是在打印稿上展开相应的修改和批注，同时，打印者为了有效节省时间和成本，也会直接在计算机上进行修改。这样，就使得最初的文稿在经过每次修改以后存盘时被覆盖掉，在最终定稿时就只有一份打印稿，这就导致其中的相关内容和形式与文件原稿之间存在较大的差异，从而对文件归档以后的原始稿和正本之间的一致性产生不利影响，无法让二者之间形成相同的内容。甚至还有一些人员因为频繁地在计算机上草拟文件，导致档案管理人员在很大程度上忽略了原始材料，在最后进行文件管理过程中，没有收全原始稿件，不仅增加了档案收集和管理工作的难度，还在一定程度上对形成档案的质量产生较大影响。其次，计算机档案管理工作中，还存在影响存档文件完整性的情况。当下，在办公自动化不断实现的过程中，计算机技术和平台发挥的作用越来越大，许多人员都会使用计算机处理和制作相关文件，这种方式与传统的方式相比有着较大的优越性。然而不少人员过度依赖计算机，导致一些记录在磁盘上的文件材料不能更加及时、完整地进行归档，甚至出现丢失的情况。在具体工作和操作过程中，因忽略或未能对储存在计算机硬盘中的软件进行妥善的保管，出现文件被误删的情况，导致文件被毁，对文件档案的实际质量产生不利影响。最后，计算机档案管理工作会在很大程度上影响档案管理。在长时间的实践和发展中，传统纸质文件管理已经构成相对合理的管理系统，但在信息化时代下，依然沿用传统纸质文件保管方式和系统进行电子文件的管理是不符合实际的，需要让传统的纸质文件管理方式与时俱进发展。众所周知，电子文件与纸质文件之间有着较大的区别，这种区别主要体现在电子文件可以保存在计算机上，而且通过计算机对有关文件和信息资料进行读取。与传统的纸质文件相比，虽然电子文件具有信息可操作等相关特点，可以实现信息和载体之间的分离，但在针对电子文件的档案管理工作中，依然存在着文件容易被删除、修改的可能，这方面的操作甚至不会留下一丝痕迹[3]。此外，不少经济条件和实力不足的单位未能有效了解档案管理的本质，从而导致档案管理在很大程度上与社会发展脱节。

四、计算机档案管理的价值

近年来，随着计算机应用的不断发展，逐渐实现了社会信息化和网络化的发展，且在办公自动化不断普及的过程中，很好地提升了相关单位的办公水平与效率。信息系统的日渐优化、完善，也促进了相关单位档案管理以及其他管理模式的改变，使相关单位实现了管理的科学化、高效化。越来越多档案管理工作者体会到计算机带来的较大优势和服务价值，开始广泛地在档案管理工作中进行计算机档案管理。这对于单位信息系统工程的有效建设和开展，也是重要的一部分。在计算机档案管理中，可以让基础资料的收集更加完整，也可以让资料在整理、汇总的过程中更加方便，还能有效地调用资料。这些都体现出计算机档案管理的迅速、标准化价值与优势，让人们逐渐改变了传统老旧的管理模式，进一步提高档案管理水平。

五、计算机档案管理的策略

结合前文分析，在相关单位发展与建设过程中，档案是重要的历史资料留存依据，能够对单位发展起到良好的推动作用。因此，为了提高档案管理利用率，减少档案管理工作流程，可以通过构建计算机档案的方式，有效优化及完善以往档案管理形式，从而保证档案管理工作的安全性。具体而言，在信息时代发展的现实背景下，相关单位信息资源增长速度逐渐加快。为避免出现档案缺漏和遗失等一系列问题，就需要结合电子文件或数字化处理的方式，针对各项档案资源进行储存及归档。而为了实现上述目的，本文提出从以下几个方面入手的对策，希望可以最大限度地强化档案管理工作质效。

（一）强化数字档案信息化建设

当前，为提高计算机档案管理工作效果，实现各项工作的有序实施与开展，需要在具体工作中强化数字档案信息化建设。通过这种方式提高具体的管理效果，并且通过数字档案信息化建设为计算机的档案管理工作保驾护航，让实际工作的开展拥有信息化和网络化的支撑。一方面，在开展计算机档案管理工作期间，可以将实际管理质量的提升作为目标，合理地在管理中进行数字档案信息化建设。同时，在建设期间，还需要不断完善相应的信息基础设施，让相应的信息基础设施更好地成为计算机档案管理的有利条件。只有完成相关的建设工作，才可以为档案信息的完整性提供切实保障，更好地推动单位内部的计算机智能化发展。另一方面，有关部门在控制计算机档案管理工作期间，需要提高资金方面的投入力度，以此健全信息基础设施，为计算机档案管理工作的实施保驾护航，更好地促进纸质档案转变为电子档案，从而最大化地保障数据信息的可靠性，并且减少人员的工作量[4]。

（二）管理计算机的档案数据库

为提高计算机档案管理工作水平，需要合理地管理计算机的档案数据库。同时还需要对计算机档案数据库进行更新，不断促进各项管理工作的顺利开展。首先，要想更好地提升档案管理的规范性和水平，需要增加实际的管理力度，并且充分管理计算机的档案数据库，及时更新其中的档案数据库内容和资源，还需要全方位整合各类档案信息资源，进而达到优化数据库结构的目标。另外，在管理期间，可以充分研究和建设电子档案共享平台，打造相关的管理平台，通过管理平台实现对计算机档案的管理，并且在管理平台建设后，也可以为长效管理机制的建设提供基础保障，更好地发挥管理平台对计算机档案的全方位管理，从而持续提高计算机档案管理水平。其次，有关部门和人员需要加强档案数据库的规范化管理。具体而言，为确保实际管理的规范化，需要提高管理的针对性，重视各类档案信息资源的整合。从而不断增加档案信息资源，提升相应的质量，更好地达到完善档案管理工作的效果。最后，需要将计算机档案管理变成可以为决策者提供依据的信息体系，改变原有的工作流程，促进传统档案管理向着计算机管理方向调整。在实际管理中要做好严格的监督工作，针对有关监督工作制定具体工作流程和管理规定。同时，要求有关人员严格按照相应的流程和规定开展工作，从而更好地消除影响档案管理的负面因素，提高工作效果。

（三）构建档案管理的人才队伍

要有效提升计算机档案管理工作水平，就要充分发挥档案管理人员的作用，让有关人员为实际管理工作的开展保驾护航，这样也能更好展现出管理人员的价值。一方面，相关单位和部门要建设实际管理的人才队伍，积极打造出一支比较合理、专业的管理队伍。或者采用对当前人员展开针对性培训的方式，不断促进管理人员综合水平的有效提升，进而全方位提高档案管理工作效果。在具体培训中，也应该打破传统的培训观念和任职，积极使用创新的理念和方式。还要最大化地从计算机技术的角度培训管理人员，强化人员的计算机水平和技能。还要加强内部有关培训班的建设，将与计算机知识和技能有关的教学内容、课程引进来，合理地培训管理人员，使管理人员的整体素质和能力得到有效提升。另一方面，为提高管理人员的工作主动性，可以从管理人员的薪资方向出发，适当地提高人员的薪资，也可以设置良好的福利待遇，进而吸引优秀的人才参与此项工作。如此，不仅可以弥补计算机档案管理人才不足的缺陷，还可以持续提高档案管理质量，推动各项工作有序、全面开展。

（四）健全计算机档案管理制度

良好的计算机档案管理制度，可以对各项管理工作的开展进行引导。在当前的计算机档案管理工作中，不少单位和部门还存在缺少完善的管理制度的情况，导致实际的管理水平不能得到有效提升。为应对这方面的问题，使管理水平和质量得到进一步提高，需要在实际的管理工作中完善计算机档案管理制度，从而提高实际的管理工作水平。一方面，在完善管理制度中，可以设计与制定针对管理人员的评价以及考核内容。并且要严格禁止有关人员泄露计算机内的数据和资料，不能随意进行档案信息和资料的传播。如果违反相关规定和原则，则需要接受相关处罚。另一方面，假如在档案管理工作中，有关人员未能第一时间将信息上传到网上，也没有对网络中的相关信息进行有效处理，保障信息内容的真实性，也需要进行一定的处罚。总的来说，在实际的档案管理中，需要制定更为健全和完善的制度化管理方案，加强各项制度的优化创新，这样才能保障实际管理工作的质量与水平，促进这项工作的全方位开展，更好地展现出档案管理的价值，进而为单位的决策与发展提供有价值的信息，进一步提高单位的发展水平和总体效果，促进单位各项工作的有效实施和开展。

（五）建立计算机档案管理标准

明确的计算机档案管理标准，可以促使计算机档案实现规范化管理。具体来说，档案标准内容包括应用统一格式、记录原则、记录结构、定义方式，并建立专有名词。通过上述一系列操作，提升计算机档案管理的规范化水平和标准化水平。在此过程中，为了保证计算机档案管理标准能够得到有效落实，需要针对档案管理人员实施专业化技能培训工作，通过强化档案管理人员计算机控制能力以及数据库应用能力，遵循时代发展要求，强化自身技能水平。同时，要有目的地安排统一的数据库管理格式，并定时、定期完成档案的维护工作，借此保证档案数据库能够正常运行。此外，有必要遵循计算机档案管理的现实需要，实施科学化的档案管理模式，按照统一的档案管理标准，推进计算机档案管理全方面发展。

（六）优化计算机档案管理流程

为避免出现档案管理信息资源冗杂的问题，有必要结合计算机档案管理系统应用现状，分析当下计算机档案管理系统，主要利用信息技术、计算机技术以及网络技术归纳、整理、提炼各项档案信息资源，并有目的地筛选及处理无用的信息资源，从而减少传统档案管理形式信息查询、记录等工作环节的复杂过程。此外，应用计算机档案管理模式，能够借助计算机检索的方式，更加高效地查询、传递、提取各项档案资源。这样不仅可以提高档案资源的利用率，同时也能够优化档案管理工作流程，是现阶段有效减少计算机档案管理工作人力成本投入和物力成本投入的手段。

（七）构建计算机档案管理网站平台

通过构建网站平台的方式，保证企业在发展过程中通过计算机档案管理系统对外展示一些档案信息资源。在此基础上，不仅可以满足企业员工高效化应用各项档案信息的需求，同时也能够更加清晰地展示企业资信情况及发展历史。鉴于此，我们认为可以利用信息技术和网络技术的支持，构建良好的档案信息服务网站，以一种清晰化、透明化的方式展示档案管理工作流程和细节，从而提高档案管理服务水平和质量。具体来说，结合计算机档案管理系统特点，通过建立档案管理网络平台的方式，能够为档案管理人员提供更加全面的档案资源信息，给予企业内部授权人员自主进行档案查询、档案调取和档案应用的权限，是当前针对各项档案信息资源实施高效化利用的途径。

结合上文所述，在计算机以及数字化技术运用范围不断扩大的前提下，相关单位档案管理工作逐渐朝向数字化、系统化、专业化方向发展，并逐渐取代了传统档案管理模式。可以说，当下计算机档案管理方式已经成为人们工作、生活以及学习过程中必不可少的重要组成部分。而要想发挥计算机档案管理模式的最大优势，就需要结合以上措施，保证计算机档案信息的准确性，提高计算机档案管理工作效率。

六、结语

总之，计算机技术和数字化技术的发展，促使传统档案管理形式逐渐被计算机档案管理所取代。但是，计算机档案管理工作中存在的一些问题，可能会对计算机档案管理工作的质量和效率产生负面影响，甚至会制约计算机档案管理工作的开展和建设。为有效解决相关问题，还需要深入和全面地分析管理问题，并结合当下计算机档案管理工作实际，对相关制度、内容以及流程进行优化，其目的就是借助制度的完善、平台的构建、标准的划分、流程的简化、人才队伍的完善、数据库的建立、信息化建设等，加速构建高标准、高质量的计算机档案管理模式，尽可能通过全方位的优化，提高计算机档案管理工作的效果。

参考文献

[1]刘晓英，王洁.大数据背景下计算机档案管理系统的应用及安全维护路径研究[J].网络安全技术与应用，2020，240（12）：162-163.

[2]段薇薇.计算机档案管理的影响因素与控制对策探析[J].卫星电视与宽带多媒体，2020，512（7）：72-73.

[3]刘颖.计算机档案管理系统的应用安全维护策略[J].信息系统工程，2018，294（6）：71.

[4]冯雪飞.计算机档案管理系统的应用及安全维护路径思考[J].计算机产品与流通，2018（4）：17.