新形势下事业单位档案管理创新与服务模式探究

孙明焱

摘要：对于事业单位来说，档案管理是一项非常重要的基础性工作，可以为事业单位的经营和实施提供重要的指导和参考依据。新形势下，将先进的信息化技术运用到具体的档案管理工作中，构建数字化档案馆，有利于提高档案管理工作的整体效率，为事业单位的各项工作实施提供参考。然而，目前我国事业单位档案管理发展速度较慢，整体水平还没有达到成熟，亟须加以进一步的创新和优化。因此，本文基于疾病预防控制中心档案管理工作的改革和创新展开探讨，旨在充分发挥档案的实际价值，使事业单位的档案管理数字化、规范化。

关键词：事业单位；档案管理；创新；服务模式

档案管理是指对档案信息的收集、分析、整合、存储、调用等工作，在互联网信息化的时代背景下，档案管理工作被赋予新的管理方式和手段。许多事业单位已经采用大数据手段，运用数字化信息管理系统对档案进行管理，使档案管理更加便捷、高效，极大地节省了工作人员的精力和时间。大数据为档案管理优化提升提供了全新的路径，有效避免了传统档案管理中信息滞后、流程复杂、管理困难等问题的产生。例如，疾病预防控制中心隶属公益事业单位，内部电子档案资源已逐渐成为现代医学重要的研究参考依据，数据库中诸多疾病信息与病例资料，对现代流行病及传染病的研究有至关重要的作用。现阶段通过对各地疾病预防控制中心的档案管理模式进行研究，可以发现不同地区的档案管理方式有非常明显的差异，导致档案管理与利用水平存在高低之分，部分疾病预防控制中心的档案没有得到有效应用，使相应机构卫生防疫工作的开展需求难以得到充分满足。

一、档案管理创新与服务模式改革的意义

社会在不断发展，事业单位也在不断进步。如今，互联网信息技术已然在当前社会实现了普及，计算机办公从概念真正走入现实，信息化技术的快速发展及普及化的应用，在档案管理工作方面的表现较为明显。仍以疾病预防控制中心为例，其档案管理工作的开展流程具体包括：将疾病预防控制中心的业务类档案纳入中心档案管理体系，由相关人员安排领导档案管理工作，使相关档案的管理与利用工作都可以得到规范落实；为进一步提高疾病预防控制中心档案的利用效率，相关人员在对其进行管理的过程中可以将档案分为中心及科两级，分级开展业务管理工作，进而保证档案内容得到更合理的应用；在开展档案收集整理工作的过程中，各科档案人员应当全面负责档案的收集、整理及归档工作，在完成相关工作任务以后将档案内容交由中心档案室统一保管，全面提高档案管理水平。

过去的档案管理思想及方式已经不符合现阶段事业单位的发展需求，对档案管理创新与服务模式进行改革是必然趋势。比如，疾病预防控制中心履行疾病预防控制、保障公共卫生安全等职能，档案管理工作已经不再是简单地进行档案资料的登记、存储，更需要充分利用档案的特性，优化档案管理的工作内容，并以信息化技术为辅助，多方面促进档案管理工作效率提高，方便后续开展相关疾病研究工作室对电子信息进行检索、查阅及调用，将疾病预防控制中心档案管理工作最大限度地进行优化，同时提高其对社会的实际效用。

二、当前事业单位档案管理工作存在问题

（一）对档案管理工作的认识不足

不少事业单位的工作内容非常复杂，业务工作相对繁重，加之部分工作人员对业务工作重视程度相对不高，工作人员的档案管理利用意识存在一定不足，没有真正认识到信息收集与资源积累的重要价值及对事业单位长远发展的重要意义，认为档案管理工作无法为单位带来任何效益。这种错误的思想认知，不仅使档案管理部门在开展相应工作时，工作人员毫无热情、敷衍了事，还会影响相应档案管理工作的质量。当其他部门的工作人员有调取档案的需求时，工作人员会由于缺乏工作热情出现一拖再拖的情况，使得档案调取工作无法得到快速办理，影响相应事务性工作的推进。除此之外，部分领导岗位的工作人员并未认识到单位档案管理工作的重要性，在日常管理中缺乏有效的制约手段，进一步助长了这种错误的认识和工作风气。

（二）档案管理制度缺乏科学性和建设性

档案管理工作的开展有赖于各种制度的完善和支持，就现阶段档案管理工作的整体推广程度来看，档案管理工作的数字化管理完成度明显不够，同时对已完成的数字化的电子档案的管理和应用制度缺乏科学性和建设性，只是单纯地按照上级部门的要求进行档案信息的收集和整理。在发生问题后，容易出现权责划分不明确的情况。除此之外，部分单位还存在考核机制不完善的情况，档案管理的工作情况就难以去衡量，在评价时会存在较大的主观性，久而久之会导致评价的公平性缺失，影响档案管理人员的工作积极性。

（三）档案管理工作信息化建设程度不足

信息时代的大背景下，应用信息技术开展档案管理工作对提高工作效率及工作质量有非常重要的现实意义。就当下实际情况而言，有些事业单位的档案信息化建设工作相对较为落后，未能实现档案管理的数字化、信息化、智能化。例如，疾控档案资料的收集、整理、存储等，仍以Excel操作为主，缺乏大数据技术、扫描技术等应用，消耗大量人力资源。档案的归档、查询、调出等服务，均采用纸质版登记方式，缺乏数字信息化的实时跟踪与动态管理，导致档案管理服务水平较低。

（四）档案管理人员的综合素质相对一般

事业单位档案管理工作人员的综合素质是影响档案管理与应用水平的重要因素。但是在档案管理工作开展的过程中，部分档案管理人员的综合素质能力存在明显缺失。因为疾病预防控制中心的档案管理工作需要对疾病防控知识有一定认识，这样才能实现对相关业务技术报告的深入阅读与分析，进而实现对相关资料内容的收集与整理。当前部分档案管理人员并未接受过档案专业正规培养教育，绝大多数都是兼职档案管理员。虽然部分管理人员经过长时间开展档案管理及利用工作，有相对丰富的工作经验，但由于其本身学科素质相对一般，学习新知识、新技能的速度相对较慢，无法实现对先进工作理念的快速掌握，从而导致档案管理理念出现明显的滞后性，进而影响档案管理工作的有效开展，无法满足疾病预防控制中心档案管理与应用的实际需求。

三、基于新形势下事业单位档案管理创新及服务模式改革路径

（一）提高对档案管理与利用工作的重视程度

档案管理工作是事业单位工作的重要基础，为了增强事业单位档案管理工作的成效，无论是领导层还是基层工作者，都需要树立良好的档案管理与利用意识，认真落实档案管理工作。领导层对档案管理工作实际价值有清晰的认识后，相关领导应当加强对档案管理的重视，整合单位内部资源，为档案管理工作提供充足的资金及人力资源，确保档案管理的基本工作需求得到充分满足，为档案资源得到更高水平的利用创造有利条件。针对档案管理人员本身，对其管理工作的理念及管理模式进行革新，对其中存在的问题进行分析解决，突破以往的管理困境。在此过程中要引导档案管理工作人员具备良好的工作责任心，促进档案管理工作整体水平提高。另外，加强对档案管理工作重要性的宣传。宣传渠道较为丰富，可利用讲座、培训、短视频等方式，改进档案管理工作方法，使全员形成较强的档案管理意识，也能促使干部职工积极加入到档案管理工作中来。

（二）建立健全标准化及多边化的档案管理制度

没有规矩不成方圆。为促进档案管理工作的进一步发展，疾病预防控制中心管理层应当尝试建立标准化及多边化的档案管理制度，进一步提高制度内容的规范化程度。只有对档案管理制度进行多角度和规范化的管理，才能够将档案的应用价值发挥到最大。一方面，要结合单位的实际情况，制定专门的管理制度。明确档案管理中各个环节和流程，从档案信息的建立、保存，到档案的使用需要有明确的制度，确保事业单位档案管理规范化。另一方面，要融入监督制度和惩罚制度。借用信息技术对于档案的管理进行科学监督，确保每个环节都能够按照规定进行，尤其是对重要档案信息进行利用，对失误人员要相应追究责任，从而有效约束档案管理人员的行为，实现档案对医疗和社会的最大价值。事业单位在构建科学的档案管理制度的过程中，应转变传统局限性的管理思路，突破固有管理制度中存在的诸多不合理因素，根据新时期的档案管理工作需求确定动态的管理模式。

（三）运用先进信息技术构建数字化管理平台

疾病预防控制中心的档案资源具有社会性质和服务性质，运用先进信息技术构建数字化管理平台在一定程度上可以延长资料的使用寿命，对提高档案管理质量及效率有非常重要的现实意义。具体可采取以下措施：一是构建数据管理平台。在进行档案管理工作时，要运用大数据的技术手段，构建智能化、数字化档案管理平台，促进档案管理工作简便高效。大数据技术的应用不应停留在简单排列档案信息，而应发挥其不同于普通信息管理工具的优势特点，收集、储存海量数据信息，并对收集的数据信息进行全面、精准的分析，经过深层的数据信息处理后再多角度整合，形成档案信息数据库，最后以直观化、具象化的形式展现给档案管理人员。二是优化数据管理平台。加强数据档案管理平台的顶层设计，对每个环节都设计到位，在进行系统平台设计时要有全局意识，将档案数据信息的收集、分析、处理、整合、储存、传递等多种功能集成于一体，使档案管理平台的功能更全面、更系统。在实践中得到评价反馈，不断优化完善数字化、智能化的档案管理平台的使用功能。三是与需求侧对接。档案管理平台的建设不应是盲目的，用户的需求是档案管理平台建设的行动指南，事业单位应全面掌握用户档案信息整体情况，立足用户需求，结合用户的实际情况和需求情况进行专门化的档案管理平台构建，这样能够具体化、有针对性地进行档案信息数据管理。

（四）着力提升档案管理工作人员的专业素养

为加快档案数字化的优化管理进程，疾病预防控制中心应重视对新时期档案管理人才的引进和培养。相关管理人员要有良好的政治素养、责任意识及强烈的事业心，在开展档案管理工作的过程中能够结合时代特征及单位发展趋势创新档案管理工作开展模式，提升档案管理成效。另外，因为档案内容有一定的机密属性，所以相关管理人员应具有优秀的保密意识，为疾病预防控制中心档案的安全性提供充足保障。相关档案管理人员还需要掌握一定的业务知识，尤其是疾病防控专业知识及档案理论知识，在相关知识内容的加持下，更高效地进行实践操作，使疾病预防控制中心档案管理与利用需求得到有效满足。因此，在疾病预防控制中心日常运营的过程中，管理层应针对档案管理人员定期开展教育培训活动，帮助相关人员提高自身能力和素养，使其综合素质满足档案管理工作的实际需求。为确保教育培训工作取得良好成效，在完成培训任务之后，还应针对档案管理人员积极开展考核工作，将日常考核与考试相结合，使相关人员在开展档案管理工作的过程中既有压力，又有动力，更积极主动地落实各项工作内容。

四、结语

综上所述，创新档案管理与服务信息模式能够较好地促进事业单位健康发展，单位有关部门应全面认识到其重要性及未来发展的意义。通过对短期任务和长期目标的规划，实行有针对性和建设性价值的优化策略，以战略发展的眼光解决档案管理工作中的实际问题。档案管理工作内容较为复杂，不但包括大量的信息资源，而且具有很强的系统性特征，这对档案工作人员提出了更高的要求，要求其具有较强的责任感，并且灵活运用新型技术与理念，利用科学的方法，完成档案管理工作任务，提高档案信息服务质量。

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