数字化背景下企业档案管理创新研究

周生傲

摘要：黨的十九大强调，要加快建设创新型国家。档案管理是企业生产经营活动中一项重要的基础工作。企业档案管理的对象包括与企业有关的各种文件资料、企业的历史档案和各种信息资产。在当前数字化时代背景下，企业档案管理相关工作与以前传统的企业档案管理相关工作不同，方法更加创新，思想更先进。积极学习、研究和掌握数字化时代背景下企业档案管理工作的基本原则与方法，有助于促进企业基层档案管理人员工作服务质量的不断提高。该文主要围绕“数字化背景下企业档案管理创新研究”问题展开具体的分析研究。

关键词：数字化背景 档案管理 企业 信息化 创新管理

中图分类号：G271 文献标识码：AResearch on the Innovation of Enterprise Archives Management under the Background of Digitalization

ZHOU Shengao

（Guangxi Minzu University， Nanning， Guangxi Zhuang Autonomous Region， 530000 China）

Abstract： The 19th National Congress of the CPC emphasized the need to accelerate the construction of an innovative country. File management is an important basic task in the  production and operation activities of the enterprise. The object of enterprise archives management includes various documents related to the enterprise， historical archives of the enterprise and various information assets. In the context of today's digital age， the work related to enterprise archives management is different from that of previous traditional enterprise archives management， with more innovative methods and more advanced ideas. Actively studying， researching and mastering basic principles and methods of enterprise archives management in the context of the digital age helps promote the continuous improvement of the service quality of enterprise grassroots archives management personnel. This article mainly focuses on the specific analysis and research on the problem of "research on the innovation of enterprise archives management under the background of digitalization".

Key Words： Digital background; File management; Enterprise; Informatization;

Innovation management

在企业的生产经营发展过程中，企业内部档案管理是指企业在实际生产管理经营和档案管理业务活动中已经形成的，对整个国家、社会和其他企业都具有重要保存参考价值的各种不同形式的文件记录材料。随着企业数字化发展背景下企业信息时代的快速到来，为了更好地发挥我国企业内部档案对促进企业健康发展的指导作用，必须切实做好企业档案管理基础工作，加强我国企业内部档案管理者的信息化体系建设，改变原有的档案管理模式，实现企业内部的信息资源共享，提高企业档案管理者的工作效率，促进企业的快速健康发展。企业的档案工作与数字化创新相互作用，企业要与时俱进，运用新的思维、新的手段、新的技术，来不断提高档案管理水平。

1 数字化背景下企业档案管理工作概述

1.1概念

档案管理是指对档案信息和档案实体进行整理，并且为档案使用者提供各种服务。开展信息时代的档案管理服务，是指在信息化企业中开展档案管理工作。在改进传统企业档案管理技术的基础上，利用档案信息管理技术开发新型档案管理服务，可以有效保证新型档案管理工作的有效性，提升新型档案管理服务的效果。开展档案管理服务工作组成环节可分为档案收集—资料整理—档案价值评估鉴定—档案保存—资料编目—档案检索—资料统计—档案编辑—资料编纂—档案利用等多个部分。档案信息管理技术的充分应用，可以充分发挥新的档案管理价值，为广大档案管理用户服务。因此，在信息时代，必须开展新的档案管理服务，充分正确地认识和看到档案管理服务的重心正在发生变化，完善档案管理服务的新组织模式，真正发挥作为档案管理服务工作者的价值。

1.2特点

数字化背景下，企业开展档案管理相关工作具有明显的企业信息化发展特点，能够有效让档案管理相关工作真正实现信息多样化、全面化，真正充分发挥档案管理工作核心价值。其特点主要分为以下几个方面。

1.2.1 全面化特征

在数字化背景下组织开展企业档案管理服务工作，不仅包括企业生产资料档案、人事档案等主要企业档案管理服务内容，而且包括企业在日常运行管理过程中的所产生的一切管理数据。全面准确把握现代企业内部现有数据资料，丰富企业档案管理内容，能够为现代企业组织实现各类档案管理服务价值发展提供必要的数据基础。因此，企业在组织开展各类档案管理服务工作时，应该充分正视当前信息时代下的企业档案管理服务工作的新要求，全面组织开展企业档案管理服务工作，扩大企业档案管理服务工作的内容量。

1.2.2 数字化特征

用档案数字化等技术手段开展企业档案管理相关工作，其特征具体表现为：（1）用档案数字技术方式收集各项档案资料，并通过企业数字技术手段进行相关数据收集整理；（2）通过构建企业档案管理人员数据库，用管理数据库方式储存各项企业档案管理人员信息，实现了企业的数字化档案储存；（3）充分有效利用档案信息管理技术，为企业档案使用者和管理者提供各种档案服务，实现高效、智能的档案管理。

1.2.3 高价值特征

在这个信息时代，企业内部档案不仅是企业记录的重要数据，也是企业日常经营、生产、决策和管理的重要依据。只有在全面准确把握企业档案本质的基础上，企业才能真正更详细地分析和了解企业内部档案运行的信息，做出最科学的企业管理决策。因此，在新的信息时代，企业内部档案管理工作者的价值才能得到真正的最大化和有效的挖掘，才能充分参与新的企业管理决策，从而真正实现企业档案管理的最高价值。

2 企业档案管理工作现状

2.1档案管理标准缺失

目前，很多大型企业的业务档案管理往往通常会因为存在不同一种程度的技术缺失，其通常都只是简单地进行收集、分类、归档和管理备案企业档案。但是，档案管理必須严格遵循一定的使用标准，而企业档案统计信息的管理标准化和使用规范化必不可少。档案管理人员在日常进行档案管理往往无法依据明确的企业档案管理标准正确处理各项重要问题，导致企业档案管理信息工作可能出现重大偏差。因此各企业应该积极加强企业档案管理信息工作使用标准化体系建设，设置企业档案管理信息工作使用标准，让企业数据信息资源在管理转化、传输使用过程中更加真实、可靠，提升企业档案管理工作信息化档案管理水平。

2.2档案管理技术落后

传统的档案管理中，文件、档案种类多、内容杂，不利于整理。纸质文件和档案的归档需要人力物力的配合。有的单位保管条件差，配套设施不完善，空间环境和防护硬件设备不符合文件档案保管的安全要求。受数据环境的影响，受潮、发霉、虫蛀，甚至丢失、损坏，文件、档案的保存失去了本来的意义。档案工作管理流程仅由本地档案的相关管理人员派出来负责管理档案分类，相关的档案资料收集检索管理方式趋于机械化与操作简单化，故而往往无法充分发挥本地信息化档案管理的巨大优势。

2.3人员专业素质不强

档案管理人员素质低下是限制当前档案管理效能的关键因素之一。根据一项调查，约有67.54%的档案管理员工是没有经过专门的培训，由此可以看出档案管理缺乏专业人才[1]。但在传统企业档案管理员的工作中，对企业档案管理员的素质要求比较简单，只要是负责归档、移档、收集整理信息等相关工作人员就可以了。档案工作者缺乏主动意识，导致在实际行动和工作中产生“拖、等、靠”的消极思想，不能及时收集、管理和利用繁琐的文件和档案，造成漏洞不断积累，造成档案管理的被动局面。管理意识落后，制度弱化，跟不上时代。

3.数字化背景下企业档案管理创新方向

3.1数字化

要克服传统的企业档案管理方式的缺陷，必须将其数字化，这是我国新形势下企业档案工作的重点和重点。一方面，由于采用了数字技术，可以最大限度地弥补由于人工操作而造成的文件遗失、破损等问题，延长了文件的使用寿命；另一方面，数字化档案室能够从2D向3D转换，克服了传统的纸质文件仅限于平面显示的弊端。利用数码终端机屏幕，不但能再现文字，而且能利用图片、音视频等技术来展现立体图像、影像或模型。尤其是在各类工程文档中，能够用大量的图表和图标来进行立体的展示。这种措施是最大限度地恢复文件信息的一种方法。

3.2平台化

在数字化文件技术革新的基础上，实现了对企业的信息化改造，也就是建立一个数字化的数据处理系统，使文件的快速传送和大量的数据的储存。该系统的改造能够有效克服以往手工操作下不同部门、人员之间文件传递的困难和延时，而这些文件资料在得到许可后，可以在任何地方、任何时间、任何地点进行查阅和利用。它打破了传统的办公方式，通过网络技术，打破了传统的地域局限，使企业的文件能够真正做到7×24个工作日。

4 数字化背景下的企业档案经营的改革对策

4.1转变档案管理观念

在企业档案经营的改革中，必须首先改变观念。要把信息化的概念运用到档案信息化之中，以达到最大限度地发挥其作用。企业在深入开展经营档案管理相关工作时，应该牢固树立正确的档案管理发展方向，才能够有效推动企业档案管理相关工作健康开展。一方面，要不断加强对企业档案管理相关工作的高度重视。企业档案管理工作人员要摆脱企业传统观念上的束缚，探寻企业档案管理相关工作的内在价值，从而主动参与完成企业档案管理相关工作，凸显管理档案的实际应用价值。另一方面，要在工作中紧密结合中小企业内部信息档案管理的相关技术。另外，档案管理工作人员们还要积极和同事交流管理工作实践经验，真正落实学校档案管理各项工作。

在企业的档案管理工作中，要坚持低碳环保、以人为本等理念，通过绿色评价和监测所搜集的文件资料，以防止由于公司大量的数码文件而导致的“信息污染”及“信息泛滥”。

4.2健全企业档案管理体系

建立健全档案管理系统是改善档案管理首要的条件[2]。建立公司的档案管理研究和评估机制，对档案管理人员定期来进行绩效评估，并将评估标准纳入公司的人才管理流程，以实现标准化和标准化发展[3]。信息化建设还包括数据采集、数据库建设、安全管理等工作内容，需要多个部门的配合。落实企业内部档案管理信息系统建设工作，不仅仅能够让档案信息的有效利用率越来越高，还可以推进企业内部档案管理信息与其他社会信息、媒体信息相结合，使企业内部的档案管理信息内容更加丰富，体系更加完整。

4.3运用现代化档案管理技术，对员工赋能

文件的实施主体是人。人才队伍建设是技术革新、观念革新、工艺革新的重要保证。当前，我国的企业人事管理仍停留在传统的控制模式下，遵循传统的规则、规范和制度，无法有效地实现人力资源的有效利用。在数字社会，企业要实现对员工的赋能，实现对企业的档案管理进行数字化改造。

4.3.1 知识赋能

在对员工的培训中，要充分调动员工积极性。坚持以“以人为本”的理念，不断提升档案事业的人才质量，以更好地满足企业的创新经营需求。在企业的档案经营中，要充分调动职工的积极性。通过对职工进行管理训练，调整职工的思想认识，调动职工的工作热情，为企业的档案管理方式的变革提供有力的支撑。在企业的信息化建设中，要加强对企业的信息化管理和专业化的培训。对于档案管理人员而言，其职业要求包括以下几个方面。（1）会同省、市档案馆组织相关培训学习，档案管理人员要树立终身学习的理念和危机意识，充分调动积极性，根据自身情况积极学习，紧跟时代步伐。（2）通过系统、专业的培训和学习，档案工作者可以掌握全新的档案管理知识，创新工作，建立奖惩机制。（3）在新的档案管理人员招聘方面公司需加大资金投入比重，吸引更多年轻专业的人才加入到档案管理中来，为信息时代档案管理团队注入新的血液，以老带新。（4）不断优化档案管理人员组织，为档案管理创新思路。

4.3.2 技术赋能

在企业的档案工作中，必须运用多种先进的技术，比如档案管理技术、高速微型的电子文件管理技术等。应当提供专业的相关技术培训，使员工拥有数字化环境下的工作能力。技术赋能，指的是在信息化的背景下，通过培训相关的技術、技能和方法，使管理人员能够熟练地运用现代化的技术，以适应电子文件管理的需要。随着时代的发展，档案馆的馆员必须积极地学习现代科技，并熟练运用数字化的管理手段。在技术赋能的基础上，各级档案管理部门要及时组织实施数字化档案管理的专题培训，以提高人才培养的实效性。档案管理的数字技术主要有办公自动化系统、RFID技术、档案信息数据库管理技术、数字档案网络辅助存贮技术等。通过技术培训，使档案管理者尽快地学会有关的技术手段，推动档案工作从单一的形式走向复杂的发展。

档案网络管理能够利用数字虚拟化档案信息，对各种企业档案信息资源进行实时储存和再处理。利用互联网能够实时获得各种多方面的信息资源，不仅大大增加了企业档案管理资源，也为企业档案的实时查询与综合利用管理带来了方便。面向低速微型企业的数字文件管理系统技术，不仅可以有效解决我国传统纸质企业中大量文件的安全问题，还可以避免数码照片、图片文件褪色等异常现象。同时，使用文件检索管理功能可以提供快速而广泛的文件查询管理服务。这种管理方式完全集成了各种多媒体管理功能，图文和声音数据并存，可以使档案信息的管理更加丰富。需要注意的是，在云中备份数据时，应构建防火墙、数字验证码、密码验证技术和入侵检测技术，使企业数字文件更加安全。

4.4实现档案资源的整合与共享

企业员工可以根据自己的实际需求，个性化档案工作管理需求，点击链接进入新的企业档案链接，获取更多与自己日常工作所关的信息，及时找到企业档案管理信息资料来源，以及相关的其他企业档案信息。企业档案管理资源信息化平台建设要全面整合整个企业的档案资源，建立信息化的档案共享管理平台，根据员工的工作岗位和实际工作管理内容，设置相应的档案访问管理权限。在没有经过主管机关许可的情况下，雇员可以在自己的职权范围之内查询文件，从而达到了档案信息的共享。

4.5 创新管理为企业档案数字化转型提供保障

从管理的角度看，企业的管理体系包含了归档管理、自动化管理、制度管理和文件管理等方面。在进行企业经营制度的改革中，既要注重各个环节的改革，又要完善内部的工作程序，确保各个环节之间的有机联系。例如：企业档案数字化、自动化改革后，要对档案的工作进行再设计，合理安排人员，使技术和经营达到最大程度的协调。这样才能切实地提升企业的档案管理水平[4]。

技术革新是档案管理数字化变革的主要内容支持。随着信息化进程的加快，各类信息技术的运用逐渐深入到企业的档案管理之中。实际上，在档案的管理手段和手段方面，现代科技是企业经营管理改革的主要推动力。在科技创新的推动下，传统的纸质文件向电子文档转化。随着信息化、区块链、数据挖掘、等等技术的不断涌现，越来越多地应用于企业文档的创新。

在现行的档案工作中，确保资料的真实是最根本的。而在技术上，其不可伪造的特性能够适应文件的真实性。为了保证档案资料的真实，必须加强资料的保密，做到提前预防，防止资料遭到损坏、篡改。加密算法、点对点传输、分布式数据存储以及共识机制等技术的融合，能够保障文件的安全。在此基础上，运用不对称加密机制，如签名、时间戳、哈希值运算以及链路构造等技术，可以防止文件资料被人动手脚，从而保证了文件资料的唯一性和真实性[5]。区块链技术的基本思想是在后面的区块中嵌入上一条区块链的散列值，从而使文件的信息“块块相扣”，任何一条文件的错误被篡改，都会引起后面的数据块中散列值的变化。它突破了传统的文件管理思路，使文件具有“活的能力”。例如：中国石油公司引进了一个区块链技术，以保证企业每个存取阶段的使用都是真实的。在特定的运作中，包括档案哈希值上链存档、资料存档、档案接受存档存证、日常巡查档案上链存证、存取档案上链存证等资料。档案管理员在核实档案真实性时，会呼叫区块链认证，将档案资料所产生的散列值与存档链存证进行比对，从而确认档案资料的真实性[6]，即可验证档案信息的可信度。

利用因特网技术，对档案资料进行智能的处理与防范，为档案资料的安全提供了技术保证。特别是在进行归档时，利用阅览机和写字机将存档资料录入到RFID卡中，使其与存档之间产生一一对应，使存档资料与资料库之间产生了一种相互联系。在文档被借出后，能够根据文档的标记信息，对文档进行即时追踪，并能迅速地对对应的文档进行数据的锁定，从而实现对文档的追踪和监视。同时，通过与安全防范系统相结合的方式，建立起一套完整的文件资料防盗报警体系。比如：通过无线电波窃听探测门把电子窃听与读取装置结合起来，当非法文件离开档案室时，会自动启动。该系统在各大公司档案资料的实际管理中得到了广泛的运用，目前，国网江苏电力公司已建立了智能档案仓储系统，利用物联网、云计算等技术，引入智能档案密集架、RFID电子标签管理系统、安全防盗门控报警系统[7]、RFID电子标签打印机实现档案智能定位、智能上架，并通过RFID电子标签打印机实现档案智能定位、智能上架，极大提高了数字档案管理效率，同时也推进了档案仓库业务管理模式的创新。鉴于企业的档案工作的复杂和多元化，尤其是那些具有历史意义的资料的收集、鉴定、著录、保管和整合，就显得尤为紧迫[8]。

5 结语

总之，面对数字时代的变化，企业的管理人员必须主动拓宽档案管理途径。企业档案管理工作具有内容复杂和种类繁多的特点，尤其是对有一定历史意义的无组织文件资料的搜集很有难度。信息的描述、存储与整合是当前信息化建设的必然要求。通过建立健全的档案管理制度，使档案与各相关单位紧密协作，对档案管理工作的改革起到了促进作用。我国近年来注重信息技术的发展，档案管理也步入了信息化、数字时代，因此企业要推动档案管理工作的信息化，加强档案管理的创新工作。

参考文献

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[2] 崔敏侠.企业档案管理之我見[J].兰台世界，2016（12）：93.

[3] 张瑞香.关于企业改制后档案管理工作的探讨[J].兰台世界，2016（11）：105.

[4]李欣佳.基于互联网+的创新企业档案管理研究[J].科技创新导报，2018，15（10）：201-202.

[5]李甜.数字管护（Digital Curation）视域下科研档案管理创新研究[J].档案学研究，2021（3）：113-120.

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[7]劳飞.RFID技术在图书馆中的应用[J].集成电路应用，2021，38（11）：96-97.

[8]王辉，陈博，刘玉祥.基于区块链的人事档案管理系统研究[J].计算机科学，2021，48（S2）：713-718.