信息化环境下文书档案管理质量提升策略研究

文/南京旭洲电子科技有限公司 周晓玲

文书档案的管理是单位内部管理的组成部分，是各项工作的真实记录，为机关事业单位正常运转提供有效的保证，其保密性强、凭证和情报价值高的特点对信息化管理提出更高要求。就当前文书档案管理态势来看，信息化建设进程的加快与文书档案管理理念、质量、方式的滞后产生了一定程度的矛盾。基于此，档案工作者应积极探索信息化背景下文书档案管理的新趋势、新特点、新问题，探寻应对的方法措施，以更好地推动文书档案管理高质量发展。

一、信息化环境下文书档案管理的价值延伸

信息化环境下文书档案管理面临着两大时代背景：一是地方档案机构改革。自从党的十九届三中全会公布了《中共中央关于深化党和国家机构改革的决定》后，基层档案管理部门的格局发生了重大改变，其中最为关键的是档案部门从“局馆合一”变为“局馆分离”。机构改革后，档案服务部门的职责更加清晰，这就要求文书档案信息化管理工作要更好地发挥档案资源价值，提升管理水平；二是服务型政府建设。随着服务型政府建设的不断深化，信息化环境下文书档案工作不仅要面向单位内部的管理与决策，也应探索其在档案公共服务方面的价值作用。相对于其他类型的档案来说，文书档案保密要求高，管理环境相对封闭，保存载体较为单一，如何满足机关、企事业单位、民众在资源管理、教育等多元化、多层次的需求，如何在提高社会治理水平、服务社会经济发展方面发挥重要价值，成为文书档案管理质量提升的重心。从供给侧的角度来看，档案管理部门还存在资源开发能力不足、管理环境封闭、服务方式滞后等诸多问题，这导致文书档案信息化建设和管理质量提升与其他类型档案相比存在一定差距。从需求侧看，单位内部层面对于档案信息资源的多元需求尚未完全激活和打开，这些问题都影响着文书档案高质量发展，一定程度阻碍了文书档案信息化建设工作的持续推进。

2021年6月印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》）中进一步明确了档案工作的主要任务包括“加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化”“深入推进档案资源体系建设，全面记录经济社会发展进程”，同时也提出要“以高质量发展为主题”。这些都表明了政府层面从政策角度强化地方对档案信息化建设和档案高质量发展的重视程度，给文书档案管理质量提升提出了方向性引导。“十四五”以来，文书档案工作规范化和标准化程度不断提升，同时在信息化的帮助下档案资源得以丰富，这也给文书档案管理的高质量发展提供了有效保障，迫切要求创新文书档案工作的理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。

二、信息化环境下文书档案管理质量提升的要素

（一）主体要素。主体要素主要包括以下层面：1.党政部门负责文书档案的总体领导。全国人大常委会委员长栗战书指出，档案工作具有鲜明的政治性。档案工作无论发展到什么阶段，仍要坚定不移强化档案工作的政治属性，切实履行“党管档案工作”的责任。具体而言，党政部门要做好文书档案的统筹、规划与发展工作。2.业务部门负责档案监督指导。档案管理部门要做好文书档案工作的“把关人”，围绕信息化环境下文书档案的新特点、新趋势加强对文书档案工作的质量监督，不断提升文书档案的管理与利用水平。3.广大员工的积极参与。文书档案工作的最终落脚点是服务单位发展大局、服务各利用主体。一方面，要充分考虑到不同主体的文书档案利用需求，有的放矢地开展档案服务；另一方面，要积极鼓励广大员工参与到档案管理工作中。

（二）内容要素。内容要素是文书档案资源的价值所在，也是档案工作高质量发展的根基和源泉。一般来说，文书档案管理质量提升应突出单位特点、业务特色，主要包括以下部分：1.历史类档案。历史类档案是传承单位文化最重要的载体之一，直接体现了单位发展的方方面面，凝聚着一代又一代领导和一线员工的共识，有助于凝练文书档案的文化内涵。针对此类档案应做好数字化转化工作，重点对重大时期内单位管理决策和相关制度文件进行数字化存档与价值鉴定。2.业务类档案。包括单位上下大大小小的管理制度、决策过程、会议纪要等等，真实记录和反映了单位在各个历史时期和社会环境下的发展脉络，有助于对单位长远发展提供良好的决策支持，推动业务持续革新与优化。针对此类档案，应在数字化的基础上应用文本分析和数据挖掘技术，明确档案资源的价值，找出不同业务之间档案的关联，厘清单位发展脉络。

（三）体系要素。为推动文书档案管理质量提升，应建立集治理、资源、利用为一体的文书档案工作体系：治理层面应遵循依法、科学和为民三个原则。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出，要进一步完善档案法规制度和标准规范。领导层应根据信息化环境及时调整相关标准，不断完善规章制度和体制机制。1.科学方面，重点要提升管理水平和信息化水平，推动档案数字化工作有序开展，丰富数字档案资源库，为档案的利用提供强有力的支撑与保障。2.为民方面，应立足文书档案管理与利用过程中的需求和现实困难，创新档案服务与利用方式。3.资源层面。根据上文中阐述的内容要素，着力构建起集历史类档案、业务类档案为一体的档案资源库，为文书档案高质量管理做好资源储备。利用层面。突出信息化特征，为各服务对象营造信息化、便利化的文书档案利用服务。

三、信息化环境下文书档案管理质量提升策略

（一）进一步提高对文书档案信息化管理的认识。信息背景下，文书档案资源增长迅速、管理难度加大，要想推动文书档案管理标准化、规范化，提升管理质量，有必要建立分级管理制度。1.领导层面。一要根据业务特性明确文书档案管理的负责人。信息化背景下，文书档案工作的技术性、服务性进一步增强，对单位行政管理和长远发展都起到参考与凭证作用，涉及各部门的协调处理，因此单位内部应指定一名党委成员分管档案工作，同时成立档案工作领导小组，明确小组成员分管的具体业务领域，将责任落到实处。分管领导应将档案列入下属各个部门的工作绩效和考核中，作为评价部门行政工作的重要参考依据之一。二要确立现代化的档案管理理念。所谓现代化，就是要推动档案管理向信息化、服务化、法制化的转变。做好信息化建设的招投标，加强单位内部档案法制宣传与制度建设，增强服务意识，推动档案管理高质量发展。2.档案管理人员层面。一要强化对文书档案管理工作重要性的认识，充分认识到文书档案发挥的多元价值和意义。从业务角度来说，应认识到信息化背景下文书档案管理新趋势对工作技能的新要求。一方面，档案管理人员要强化基础业务知识，学习最新法律法规和档案管理规范；另一方面，要学习最新的信息技术，包括档案管理信息系统的应用，数据库相关知识等，为文书档案信息化管理提供坚实支撑。二要加强对文书档案保密性的认识。文书档案中有很多保密级别较高的文件，在信息化环境下面临着更为复杂的安全环境，因此档案管理人员应严格执行相关保密制度和管理流程，防止文书档案通过互联网泄露。

（二）理顺管理机制，完善制度建设。1.进一步理顺管理机制，实现多个参与主体的互联互通，根据上文中的主体要素，建立统一的文书档案管理标准和系统，推动档案的无障碍流动，进一步提高文书档案资源利用效率。同时，根据上级部门对文书档案利用的要求、时限等做好档案的分层次、分级管理。此外，还应促进档案部门与其他部门的合作开发，充分调动起各个参与主体的积极性，实现互联互通的文书档案管理格局。2.完善管理制度。具体而言，是针对信息化环境下文书档案资源特点、管理流程改变等具体领域做好制度的细化，特别注重信息化建设过程中档案归档、甄别、转换、保管、分析、利用等环节的分类管理制度，加强各个流转环节的管理与监控。同时，还要考虑到档案数量激增、管理条目增多和数据类型更加复杂的情况，由相关职能部门参与制订具体领域管理制度，避免出现“管理空白”和“制度空白”。

（三）加强文书档案基础设施建设。信息化环境下，文书档案的数据密度进一步增大，同时还应满足实体档案管理和数字化档案管理，给档案管理部门带来较大压力，为提高文书档案管理质量，做好档案的长期保管与利用工作。1.加强专门档案室建设。实体档案管理方面，要设有专门的档案保管室，与综合办公室区分开。在数字档案方面，首先做好数字档案的完整性和安全性管理，通过统一的命名方式与标准完成电子组卷，对于缺少电子签名、内容不完整的档案及时整改方可归档存储。利用率较高的图片和文档应遵循“轻量化”存储的原则，便于后期的调用和流转。同时，档案管理部门应当安排专职人员对硬件设备和办公场所进行设备维护和日常管理，最大限度地延长档案数字化管理设施的使用寿命和生命周期，避免档案数字化管理设备和设施的无端浪费。2.加强数字化档案的备份管理。在备份介质上，综合使用移动硬盘、磁盘阵列、光盘3种备份介质（3套备份），在实施档案数字化工作时，将验收合格的档案数字化成果存入光盘和移动硬盘，进行妥善保存。同时，为满足在线利用需求，应将数字化档案与档案管理系统融合，同时配备大容量的磁盘阵列，用于备份存储低容量格式的档案数字化成果。通过不同介质的互相搭配，发挥各自优势，兼容并蓄、优势互补，使得档案数字化成果备份体系更加完备。

（四）构建文书档案综合管理系统。1.借助综合管理系统推动文书档案管理标准化、规范化。对于传统纸质实体文书档案，采用文件扫描和数码成像等多种方式，将保管期限大于30年的纸质档案进行数字化处理。对于新生成的文书档案，采用单套制的管理模式，及时进行电子扫描和电子存储，让所有文书档案资料都通过综合管理系统查询和调阅到。对于有价值的音频、视频，如会议纪要、会议纪实等材料，将光盘介质转化为数字化介质存储。与此同时，为便于单位内部对文书档案的管理与利用，还应根据文书档案的时间、密级、内容等要素进行分级分类管理，做好目录建设。2.要优化档案信息管理平台，推动文书档案共建共享。档案信息管理平台应分为三部分开展建设。首先，优化文书档案加工系统。这部分主要是针对文书档案进行基础性的加工与整理，如对于保管不规范或分类错误的文书档案，进行增加、修改、删除和打印等操作，一般来说，该系统的权限仅面向档案管理人员或职能部门的兼职档案员。其次，做好档案信息管理平台的前端系统。前端主要面向档案利用人员，通常涵盖单位内部大部分员工，这部分应加强可视化建设，包括对文书档案的展示、检索和查阅，让更多员工通过便利化的方式获取档案资料，提高档案效率。最后，是档案服务系统，提供模块化的服务功能。用户可根据个人需求在系统的各个服务模块查询和获取信息，改变传统档案的中心服务模式，进一步缩短用户与档案资源之间的距离，点对点的利用方式有助于提高档案利用率，化解传统模式下的信息孤岛难题，构建出多主体参与的协同服务模式。