基于大数据的地勘单位档案数字化路径探讨

文/安徽省地勘局第二水文工程地质勘查院 黄蓓

一、大数据时代档案数字化建设是大势所趋

2016年，国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出“积极响应数字中国建设，加快推进信息技术与档案工作的深度融合”的要求。随着信息技术的迅速发展，大数据在各行各业中的应用越来越广泛。大数据不仅仅是一次颠覆性的技术革命，更是一场思维方式、行为模式与治理理念的全方位变革。对于各领域来说，大数据带来了巨大的革新和发展空间。

2021年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》提出了“档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型”的建设目标。

档案是社会生活中最真实可靠的原始记录，是单位开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是单位核心信息资源与重要资产。地勘单位作为国家经济建设发展的主力，拥有很多有价值的珍贵地质档案，因此在大数据时代，地勘单位必须加快档案数字化建设进程。

当前地勘单位中仍大多数延续传统的纸质档案管理方式，在档案收集、查询、统计、利用等方面效率不高，还给档案管理人员的工作带来了不便。数字化档案就是打破纸质档案管理的弊端，充分利用计算机技术、数据库技术、存储技术，将纸质载体档案转换成数字化形式存储，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

二、当前地勘单位档案管理特点

一个单位档案管理形式与办公形式密切相关，从某种角度来说，办公形式决定档案的发展。当前，地勘单位大多数没有实行办公自动化系统，办公采用纸质化的多，从而限制了地勘单位档案数字化建设进程。此外，地勘单位档案管理还存在以下特点：

（一）历史遗留问题。现在的地勘单位很多是在20世纪90年代初由几个地质队合并而成的，当时档案归档标准和管理水平都与现在有很大差距，再加上时间的变迁，单位地址的搬迁，管理人员的变动，导致地勘单位对那个年代的档案了解熟悉程度不够，目录与实物不能对应，有的档案目录已经丢失。

（二）库房空间有限。档案数量年年增加，财务档案、人事档案等都要定期移交档案室，都给储存空间带来压力。

（三）档案管理方式较传统。大多数地勘单位仍沿用传统纸质档案管理方式，数字化档案建设有的才起步，虽然单位主管部门也在推广数字化档案建设，一些单位也正在着手进行纸质档案的扫描和录入工作，但是需扫描的档案数量多、人手少，再加上地质档案很多涉密，有较多的大幅图纸，这些都给数字化档案初期建设带来困难，影响了档案数字化建设的进程，再加上档案管理人员非专业出身，对数字化档案建设的了解不深，很多工作仍处于摸索阶段，因此，要想建成数字化档案地勘单位，还需积极主动作为。

三、档案管理数字化建设路径探讨

（一）前期准备。1.健全组织机构，提高重视程度。地勘单位作为公益一类、二类事业单位，肩负着较高的社会责任和经济发展任务。需要成立档案管理数字化建设领导小组和工作小组。领导小组要以分管办公室领导为组长，其他班子成员为副组长，只有强化单位领导对档案数字化的重视，才能使得档案管理得到有效提高。领导小组下设工作小组，由各部门负责人组成，办公室牵头，各部门配合做好具体的数字化档案工作。2.明确数字化范围，确保按质按量完成。“明确档案数字化范围，这是前期准备阶段较为重要的内容之一，事业单位可以遵循利用优先和价值优先的原则，对档案数字化范围及先后顺序进行科学合理确定。”地勘单位明确档案数字化范围及原则，对工作效率和进程起着决定作用。利用优先即对利用频率高的档案，如职称评聘、干部任免等档案优先扫描；价值优先即对档案内容进行鉴别，地质档案很多是地勘单位所独有的，极其珍贵、价值高，为保护原件，避免重复使用破损或者丢失，应将其优先扫描。3.强化人财物配备，满足运行基础条件。固定场地、安排人员、配齐设备。档案数字化场地要有足够空间，按照库房标准要做到“十防”：防火、防水、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防紫外线、防磁辐射。人员方面，考虑单位地质档案多、专业性强，各业务单位需安排专业技术人员参与数字化档案的建设。设备配备上，档案数字化加工的设备主要包括扫描设备、存储设备、电脑、复印机、打印机等，具体根据档案实际情况确定使用设备种类。有条件的单位，要提前实行办公自动化系统，最终实现和档案数字化系统平行运行。同时，还要实现OA系统与档案数字化系统的整合，实现文件在两个系统的导入导出，避免将纸质文件再扫描，提高工作效率。4.重视理论制度建设，确保各项管理有章可循。加强对参与建设人员的理论知识学习，“目前涉及地勘档案数字化应用的《岩心档案管理规范》《纸质档案数字化规范》《缩微胶片数字化技术规范》等，熟练掌握这些技术规范对数字化的基本要求和相关规定，从而制订符合地勘单位档案数字化实际的技术、保密、考核验收等制度。”这是前期重要的准备工作之一，对规范的熟练了解，可显著提升工作质量和效率，促进管理水平规范化。5.编制实施方案，确保各项程序有据可依。一套完备的实施方案是进行档案数字化操作的可靠依据，单位在准备阶段必须根据自身档案的实际情况，编写好翔实的具体实施方案。一般实施方案包括：指导思想、基本原则、总体目标、具体任务、项目周期、人员安排、设备配备以及具体的方法措施和相关工作要求。这些内容贯穿数字化的全过程，保证项目的顺利运行。

（二）过程中的运行。数字化档案的实施环节是至关重要的，决定着数字化档案的最终结果，在实施数字化档案过程中，重点要注意以下五个环节：1.档案移交与归还。移交文件资料的完整性与及时性是确保项目按时按质完成的重要环节。各部门要做好档案整理、扫描资料的移交手续，填写好《档案移交清单》，清点文件及资料内容、数量等，现场负责人员要与移交部门签字确认。文件资料整理扫描完成后，归还时要做好清点再确认工作。2.档案整理。按照《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》《档案分类方案和档案编号规则表》及《中华人民共和国档案行业标准：纸质档案数字化技术规范DA/T31-2017》等要求，做好文书档案及专业档案的整理工作。文书档案整理以“件”为单位，按照年度—机构—保管期限方法进行分类；专业档案整理以“卷”为单位，按照专业分类方案进行整理归档，并设置二级门类代码。（1）目录数据准备。按照《档案著录规则》，确定著录项、字段类型和长度，确保著录内容无误，格式统一；（2）编页码。逐页对档案进行编号，不出现重编、漏编，编号所使用的打码机、笔墨不能破坏档案原件或对档案长期保存造成影响；（3）拆除装订。档案扫描前，应拆除装订物，拆除装订物时应注意保护档案不受损坏；（4）装订。扫描完成后，按照档案保管的要求重新装订，装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。根据纸张数量和厚度采用人工、三孔打孔机或电钻等打孔穿线；（5）盖归档章。按照归档章的格式要求，加盖归档章，并按照格式要求填写相应内容。3.档案扫描及图像处理。按照现有档案管理系统要求，对档案进行扫描，扫描图像格式要确定好。扫描分辨率的选择应保证扫描后图像清晰、完整，一般分辨率不低于300dpi，破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，褶皱不平影响扫描质量的原件应先进行压平处理后再进行扫描。对于一些幅面较大的档案可使用数码平台进行扫描，或者通过缩微拍摄后的胶片数字化转换设备进行扫描。4.图像数据的存储。经验收合格的完整数据应及时进行备份，备份载体的选择要多样化，可采用移动硬盘、光盘刻录等实现多套备份，并做到异地保存。5.衔接档案数字化管理系统。对档案进行扫描是实现档案数字化最关键的环节。单位要注重对档案管理软件的选择，一般地勘单位档案数字化管理系统包括地勘单位档案录入、查询、借阅、统计和用户管理等基本功能。单位可根据工作需要，直接采购或研发适合本单位档案数字化管理的软件。

（三）后期管理维护。档案数字化建设是一项系统性较强的工程，在运行后，单位仍需要投入人力、物力、财力，要持续加大对档案数字化管理的力度，后期管理维护重点有三个方面：1.重视数字化档案制度建设。构建良好的档案管理体系离不开制度建设。随着档案数字化管理体系的运行，过程中必然会出现各类问题。因此，需要在原有制度基础上进行不断完善修订，对一些空白领域的内容进行重新制订，确保各项工作能够全面发展，有效落实。关于档案数字化建设的制度有很多，如《数字化档案使用制度》《数字化档案安全保存制度》《数字化档案保密制度》等等，健全相关的管理制度，是保证档案管理体系顺利运行的关键。2.提高档案人员专业素养。要加大对档案专兼职人员的档案学习培训力度，多参加贴合单位档案工作实际内容的档案培训；多参与同外单位的档案业务学习交流，取长补短；密切与驻地档案管理部门的联系，提升单位档案管理水平的专业性，新入职的专兼职档案工作人员要对单位档案规章制度有系统全面的了解，熟悉单位档案工作流程，进行岗前档案培训，合格后方可上岗。要邀请数字化档案方面的专家进行现场指导和数字化档案知识的普及，深入了解数字化档案建设的优势和过程，促进数字化进程的加快。3.强化对档案数字化系统的升级和安全管理。聘请专业人员加强对档案数字化系统的管理，对档案数字化管理系统进行升级，解决系统漏洞问题，对档案安全加以重视，加装防火墙和杀毒软件，防止档案资料被窃取和破坏。要对档案信息的存储设备加强日常维护，防止数据的丢失。对重要的档案信息可采用数据加密、权限认证读取技术等手段。对内部工作人员要根据不同的工作环节设置相应的访问限权。建立数字化档案查阅管理台账，做到有据可查，追根溯源。

四、结语

综上所述，在当前大数据时代，地勘单位档案数字化建设势在必行，但是要想建设好，单位领导重视是关键，地勘单位要结合实际现状，重点从前期准备、建设中和后期维护管理三个阶段入手，考虑全面提前准备，制订具体实施方案，在建设中遇到问题，要有据可依，按照制度规范，不断完善改进，要把档案数字化建设当作一件持续性的长效工作去抓，达到实现全面提升档案管理水平的目的，更好地发挥出档案服务地勘单位转型发展的功能。