航天企业科技档案安全体系构建与研究

文/北京航天发射技术研究所 肖潇

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。企业档案则是企业在科研、管理、设计、生产全过程中形成的具有保存价值的文字、图表数据、声像等不同载体的文件材料以及实物、标本。对于涉密单位如航天军工企业来讲，档案涉及企业的核心秘密，涉及企业乃至国家的安全。随着档案信息化的迅速发展和档案资源数字转型的加快，构建档案安全体系、确保档案安全是航天企业及档案工作人员面临的重要课题。

一、科技档案的特点及信息化建设的内容

（一）航天企业科技档案的特点。航天企业作为科研生产单位，其档案的主体是科技档案。科技档案是科研生产全过程及成果的真实记录，是科学技术的一种存在形式，是重要的技术资源。与普通档案比较，科技档案有其自身的特点。一是专业性，科技档案作为企业科研、生产活动的记录，是相应的专业技术活动的产物，形成于特定的专业技术领域。二是成套性，企业在某一科技、生产项目中形成的一系列相关的文件材料，记载和反映了该项科技、生产活动的全过程和最终成果，构成了一个材料的整体。三是多样性，就载体形式而言，除了纸质档案，还有磁带、光盘、胶片等声像档案材料。四是现实性，科技文件材料归档后，不仅没有退出现行使用过程，相反，由于科技活动的继承性和连续性，致使其在企业的科研生产中仍然发挥着作用。航天企业科技档案除上述特点外，还具有涉密程度高、情报功能突出的特点。航天等国防军工单位是国家重要企业和重要部门，承担着国家重大科研生产项目，其档案信息不仅涉及企业秘密，还往往涉及国家秘密。

（二）档案信息化建设的主要内容。档案信息化建设是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程，包括三个方面：一是档案信息的数字化，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。二是档案网站建设，档案网站是档案机构在公共信息服务网点（或局域网）上建立的站点，一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。三是数字档案馆建设，数字档案馆是指运用信息技术及其网络平台建立的具有收集、管理、保存、利用等基本功能，能够保证馆藏数字档案信息可靠和可用的信息管理系统。档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。航天企业科技档案作为国家档案全宗的一个重要而又特殊的组成部分，必然响应国家提出的“以档案信息化促进档案事业发展”的目标要求，积极实行档案电子化，建立档案数据库，大力推进档案管理信息化。

二、航天企业科技档案安全体系建设的重要性

国家档案局出台的《关于进一步加强档案安全工作的意见》指出：“做好档案安全工作是推动档案事业科学发展的前提，是健全档案资源、利用、安全三个体系和构建国家基础性战略资源的重要保证。”档案安全体系建设的重要性体现在以下方面：

（一）是保守国家秘密、维护国家安全的需要。航天企业科技档案不仅涉及企业商业秘密，而且涉及国防、军工、科技攻关等领域的国家秘密，涉密多，层次高，保密工作尤显重要。如果因保密工作未做好而将涉密信息泄露出去，不仅给企业、甚至给国家造成不可估量的损失。所以，航天企业档案的保密工作是档案安全工作的重中之重。

（二）是适应档案信息化建设的需要。随着信息技术的迅猛发展，档案信息化、数字化工作也在全速发展之中，越来越多的档案资料以电子文档的方式存储，方便人们查询与利用。在此基础上的数字档案馆建设也方兴未艾。档案信息化为档案管理和档案利用带来了便利。同时，由此衍生出网络隐患如数据丢失、病毒侵害、信息窃取、人为损害等，这对档案安全带来十分严峻的挑战，也对数字档案信息安全保障工作提出了新的要求。

（三）是完善与创新档案管理、确保档案安全的需要。航天企业都比较重视档案安全，在保障档案安全方面做了大量工作，但是也存在着诸多不足。认识不到位、制度欠明确、责任不落实、管理不精细、人员欠专业等问题不同程度地存在于航天企业档案管理中，这就需要不断完善和加强安全管理措施。随着信息化建设和档案数字化的快速发展，只有不断创新档案管理方式方法，才能确保档案的安全。

三、航天企业科技档案安全体系构建

档案安全体系是保障档案安全的整体措施，应从以下几个方面构建档案安全体系。

（一）建立档案管理安全责任体系。企业建立档案管理安全责任体系，应把档案安全纳入企业安全体系中，成为其中重要组成部分。首先，企业要加强档案人员以及企业员工的安全思想建设，落实档案安全责任制，为档案安全构筑起坚固的思想防线。其次，要建立档案安全管理组织体系，确定企业负责人、相关部门负责人、档案馆（室）负责人和档案管理人员的安全职责，将档案安全责任层层分解、层层落实。在领导层面，要有企业领导分管档案工作，有关安全技术负责人指导档案工作。在实际工作中，把档案安全保密工作同科研生产工作同计划、同部署、同检查、同总结、同评比。具体到档案管理层面，档案馆（室）工作人员的岗位职责要分明，目标要明确，把档案安全保密工作落到实处。最后，要加强监督责任，企业安全、保密部门要加强对本单位档案安全工作的指导和监督，并积极配合档案行政管理部门和专业主管机关开展监督管理工作。这样，从企业整体到档案馆（室），从领导到职员，构建一张档案工作安全网。

（二）强化档案安全基础设施建设。基础设施建设是档案安全的第一道防线。《档案法》规定，要按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备。建设符合国家行业标准的馆库是确保档案实体完整与安全的基本条件。档案库房必须专用，做到办公室、阅览室、库房三分开；按照档案库房“八防”要求，即防盗、防火、防水、防潮、防虫、防鼠、防光、防污染，认真落实好库内档案防护措施。采用先进防护技术与措施是确保档案安全的技术支撑，如档案馆（室）以及档案柜架，可以在传统防范措施的基础上装备高科技安防系统，如电子密码系统、人脸识别系统、红外感应系统、防盗控制报警系统等。档案安全基础设施建设不仅包括上述传统的设施建设，还包括信息化安全设施建设，主要有网络环境、硬件设施建设、系统软件建设等。在网络环境方面，与互联网物理隔离，防止档案系统受到非法入侵、网络攻击。硬件设施方面，网络设备、服务器、存储设备、安全设备、档案数字化加工设备以及其他支撑设备的配置必须符合国家标准，具有高可用性、高效性、安全性、可扩展性等。软件建设方面，应当遵循安全性、适用性、经济性、正版化等原则。

（三）完善档案管理安全制度。档案制度体系是档案安全体系构建的重要组成部分。安全制度体现在档案人员岗位职责与工作规范、档案设限与规定、设施设备配置标准、纸质档案与电子档案等各方面，贯穿于档案的收集整理、归档保管、开发利用全过程。主要有五个方面：立卷归档制度、档案保密制度、档案保管制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制度。安全制度既可以体现在档案管理综合制度中，也可以建立单项制度、规定。随着档案信息化的推进，建立与完善数字档案安全保密制度是非常有必要的，比如制订《档案信息化建设保密管理制度》《电子文件归档与管理制度》《数字档案查阅与利用制度》《档案数据网络和信息设备维护使用制度》等。企业要根据本单位档案工作的目标、要求和档案事业发展的新形势，按照《中华人民共和国档案法》和国家有关部门发布的关于档案工作的方针、政策，制订并完善档案管理工作制度，使档案管理工作制度化、规范化。总之，档案安全制度要全面、系统，条文要严密而简明，便于实施，并在实践中不断修订完善。

（四）落实档案管理安全措施。档案安全最终要落实在档案管理的日常工作中。档案管理日常工作必须做到精细化。精细化管理落实在档案形成、收集、整理、鉴定、保管、利用的每一个环节。档案的收集、整理应及时完成，避免入库前存放时间过长出现泄密漏洞，特别要注意纸质档案经过扫描实现数字化过程中的保密。严格执行档案的定密制度，结合涉密文件材料受控要求，按照产品技术文件密级确认标准和密级标识编号规定，对涉密文件材料进行保管分类、登记编号。在档案保管中，要定期对档案库房、电子文档载体和环境进行检查和检测，发现异常及时处理。根据企业涉密档案的特点和保密要点，在提供传统实体涉密档案利用中，必须严格按照涉密文件借（查）阅审批程序办理，履行登记、签字手续，经指定责任部门、指定责任人审批，严格按照涉密档案各密级和知悉范围提供借阅利用，并及时清缴收回。对超过保管期或标识已作废的科技档案拟定销毁时，严格履行企业档案鉴定领导小组鉴定与审批程序，销毁时企业保密办派人监销。精细化管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化。通过实施精细化的管理可以确保档案的安全保密。档案工作人员根据管理目标、岗位职责和规章制度做好每一个环节的工作，这样才能更好地落实档案管理安全措施。

（五）提高档案管理人员素质。《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，档案管理队伍要“牢记档案工作的政治属性，提高政治站位，增强政治自觉”；新修订的《档案法》规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具备相应的专业知识与技能。”企业要根据国家政策与规定，结合档案管理的要求，加强对档案管理人员的教育与培训，全面提高档案管理人员的素质。提高档案管理人员的素质可以从三个方面展开：一是提高政治觉悟和理论素养，二是培养良好的职业道德，三是提高专业素质。

四、结语

航天企业科技档案管理要从责任体系、基础设施、制度体系、精细化管理和人员素质等方面构建安全保障体系，确保档案安全、企业安全以至国家安全，以促进档案信息利用，为企业发展、国家经济建设和国防建设服务。