高校档案服务信息化的探索与思考——以同济大学为例

文/同济大学档案馆 周玮 季玲玉

一、档案服务信息化的必要性

推动档案信息化建设，是开辟档案管理现代化的新路径。2020年6月新修订的《中华人民共和国档案法》第五章，以及2021年10月出台的《上海市档案条例》第六章集中阐述了档案信息化建设的目标和要求，在档案数字资源利用安全得到保障的基础上，推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。新法规、新条例为我国档案事业的发展指明了方向，只有和“互联网+”紧密融合，搭上信息化发展的高速列车，开发合适的利用途径，才能在制度允许的范围内最大限度地合理利用馆藏档案，促进社会效益提升，推动档案事业健康发展。

在实际应用过程中，传统的面对面档案服务模式已经无法适应快节奏、高效率的互联网时代，在日常的档案服务利用过程中，相当一部分用户面临距离远、时间紧的难题，但是以网络为依托的信息化档案服务可以消除空间距离远、时间成本高的屏障。因此，利用高科技手段和信息技术服务是档案业适应互联网社会发展的必然选择。

二、档案服务信息化的探索与实现

（一）“三位一体”自助服务。同济大学档案服务系统多年来致力于远程为用户办理业务。该系统于2021年全面升级改版，实现了“三位一体”（包括PC端、移动端、自助终端）全新服务模式。PC端用户可以通过dafw.tongji.edu.cn网址访问档案服务系统，移动端用户可以通过微信小程序“同济e档案”进入该系统并注册使用，根据自身需求选择业务并提交订单。提交成功后的用户订单进入服务系统后台，由档案馆工作人员审核、受理、制作并寄送。“三位一体”的自助服务全面打开了同济大学档案馆的信息化服务进程，为档案资源更好地利用提供了广阔的平台。在此次信息化的升级中，除了开通多终端服务外，还增加了不少新的特色服务：1.“双码”上阵便捷又安全。现场用户通过微信扫码的方式直接进入“同济e档案”小程序，与远程搜索该小程序进入服务系统不同的是，扫码进入的用户须继续输入现场屏幕上的4位实时验证码以证实其是现场办理用户，从而保障用户的账户安全。现场微信扫码的用户在选择配送方式时，既可以选择快递寄送，也可以选择现场自取，这是现场“双码”服务相较于远程服务最主要的区别。2.信息化设备助力“自助”服务。现场触摸屏自助机作为现场业务办理的备用设备，专门配置了高速影像拍摄仪、身份证感应识别器等辅助设备。用户利用高速影像拍摄仪可以快速便捷地上传办理业务时需要的清晰完整的图片，也可以利用身份证感应识别器快速登录已有账户进行业务办理。信息化的辅助设备为前来办理业务的用户节省了宝贵时间，简化了业务办理流程，极大提高了服务质量。3.“业务登记”解决现场特殊情况。在服务全过程必须“留痕”的管理理念下，档案服务系统后台专门增加了“现场业务登记”流程。在现场用户无法亲自注册办理的特殊情况下，这一流程作为备用通道，由窗口工作人员登录系统后台进行实时跟踪式操作，并最终纳入订单系统中管理，这一流程的加入充分保障了业务的信息化管理。

同济大学档案馆的现场特色信息化服务极大丰富了档案服务现代化的表现形式，从方便用户办事的角度出发，在档案服务中增加了信息化利用途径，为用户提供了很多实质性的便利，在疫情防控期间发挥了举足轻重的作用，大多数校友都了解并选择了远程办理方式，订单数量激增，档案馆实现了从被动服务向主动服务的转变。

（二）档案借阅线上服务。为了方便校内单位借阅档案，2021年11月，同济大学档案馆在“一网通办”平台上线了“档案借阅”申请服务，彻底告别了手持介绍信来回奔波的档案借阅步骤。该系统与学校统一身份认证平台互联互通，校内教职工只要通过身份认证登录“一网通办”平台，进入“办事大厅”模块选择“档案借阅”事项，即可开启“一键办理”的极速体验，在网上实现档案借阅事项的流转，而且可以随时查看办理流程和进度。1.“网上审批”提高效率。该服务不仅依托学校统一身份认证确保档案借阅人的身份信息准确有效，并具备相关借阅权限，同时可调取学校“协同办公系统”（简称OA系统）中的所有人员最新人事数据信息，精确获取流程中人员的工号、姓名、部门、手机号。当遇到档案借阅部门与档案归属部门不一致的情况时，系统自动识别借阅人所属部门，将其中非本部门的档案流转到归属部门的OA秘书处，由OA秘书流转至该部门负责人审批，该部门审批通过后方可继续借阅流程。档案借阅线上服务将复杂耗时的介绍信开具流程转换成简单易操作的网上审批流程，化繁为简后，大大提高了校内部门间的工作效率。2.“流程具化”降低风险。档案借阅线上服务，充分利用模块化的结构设计，不仅简化了工作流程，而且避免了很多线下办理过程中可能出现的人为操作失误，减少了实体档案外借需要承担的风险。“线上服务”的每一步骤均秉持“权责合一”的原则，申请、审批、调卷、归还等一系列节点具体到个人，实现了流程节点的可追溯办理，方便了档案管理人员随时查看借阅详情，及时跟踪服务进度。同时，该服务通过提取OA系统内人员的手机号码配套了短信提醒，每个节点完成后立刻短信提示下一节点负责人及时处理事务。除此之外，在借阅人未能及时归还档案的情况下，系统会在归还日期当日早8:00自动发送“催还”短信至借阅人手机，并在其未归还前定期发送“催还”短信，确保外借档案尽早完整归还至档案馆。这项服务的推出进一步助力同济大学走向“智慧校园”，也是档案馆信息化治理能力的新体现。“三位一体”的自助服务和档案借阅的线上服务标志着同济大学档案馆形成了兼顾内外的信息化治理格局，朝着档案信息化建设的目标迈出了关键的一步。

三、档案服务信息化的优化方向思考

（一）建立信息安全等保护机制。档案服务系统在使用过程中涉及用户的身份、学历等重要信息，因此，高校在进行档案信息化改革的过程中，应对后台数据的安全性做出必要的保护手段，建立必要的信息安全等级保护机制。比如：对后台用户身份进行必要的审核与权限管理、限制后台用户必须依托校园网方可登录系统等各种信息保护手段，以确保前台用户数据的安全。

（二）加快实现数字化出证服务。档案服务系统的订单处理仍以快递寄送纸质版材料为主要形式，用户的办理周期受快递运送时间的影响长短不一。因此，条件成熟的情况下，在实现电子签章有效化的基础上推出“在线出证”等服务，将电子版档案纳入可信数字认证并实现数字化出证，进一步缩短用户办理业务的周期，方可真正实现“一站式”档案信息化服务。

（三）促进馆藏资源社会化共享。馆藏资源具有不可再生性与原始性，丰富的馆藏资源助力于历史、档案、人物等研究，是实现其珍贵价值的必然途径。但目前馆藏资源的利用率并不高，档案馆大量的“纸”还没有变为“宝”。在信息化服务逐渐成熟的趋势下，档案馆应该借助档案服务系统和档案借阅申请服务等平台，打通馆藏资源电子化分享的路径，使优质馆藏内容得到社会化利用，实现其保存价值。

四、结语

同济大学档案馆以便民利民为宗旨打造“智慧校园”，在新《档案法》的具体指导下，对档案服务系统进行升级改版，迎来了档案服务信息化的崭新面貌。“三位一体”的信息化档案服务和校内的“档案借阅”线上服务为办理者和服务者提供了双向便利，促进了社会的高效运作和经济的高质量、可持续发展。在互联网发展日新月异的今天，高校档案馆追求与时俱进，努力开辟档案信息化新风貌，相信不久的将来，会为大众带来更高效的档案服务体验。