干部人事档案信息化管理系统功能需求与设计研究

文/武汉软件工程职业学院 解云菲；武汉市公安局国内安全保卫支队 万波

一、人事档案信息化管理的内容

（一）人事档案的收集与整理。人事档案的归档材料收集主要是指组织人事部门在工作活动中形成的材料，值得注意的是，有少部分材料是个人在社会活动中产生的，如专利发明、个人奖励等材料，这一类材料需要档案管理者留心定期收集。收集来的材料经过严格的鉴定后去粗取精，去伪存真，经过裱糊、分类、装订等程序对纸质档案进行整理，整理好的纸质档案通过扫描、修图、计算机处理等程序转化成电子档案。人事档案随时间动态推移逐渐丰富。

（二）数据库建设与安全。人事档案的数据库建设主要包括目录数据库和图片数据库，各种数据库的建设有利于选拔人才，方便人事部门的管理，为领导决策提供依据。建立安全性高的人事档案系统数据平台对档案资源进行共享整合，需要做到如下几步：首先，提高档案管理人员的管理能力，不仅要树立网络环境下人事档案的安全意识，更要通过信息化软件技术保密功能保障档案的安全，适度开放利用。其次，在保证电子档案安全的条件下，搭建网络利用平台，使档案工作从单一的收集和传播变成双向的互动，既实现了档案管理者收集电子档案的便捷，又方便档案利用者的远程需求。最后，通过智能监控技术对档案库房、档案数据平台进行监控管理。

（三）档案信息的服务与共享。开发和积累人事档案资源，充分发挥人事档案信息的作用，使人事档案更好地服务大众。首先，思维创新是档案服务的前提，通过网络服务、公众号宣传展示档案资源，提供网络服务的渠道，积极宣传档案的价值和作用，培养群众的档案意识，广泛地推广档案网络的利用。其次，通过档案信息化建设开通档案远程利用的便利通道，挖掘档案利用者的潜在需求，通过人事档案信息管理系统建立服务人事档案的信息网络平台，实现档案远程利用目标，从而达到信息的服务共享。

（四）人事档案系统数据库的备份与维护。人事档案系统在管理过程中遇到破坏、泄露、更改等恶意事件时，我们不仅需要通过法律来维护档案的安全，更重要的是快速修复被破坏的数据库，把损失降到最小。因此，在使用过程中，我们不仅要关注档案利用的效果如何，同时要监控网上黑客的破坏，根据档案数据情况，定期对数据库进行备份，安装强大的网上杀毒软件，及时进行软件更新，做好原数据查杀病毒工作，随时对档案管理系统进行维护和数据备份。对于备份数据的磁盘、硬盘要放到专用防磁防火柜，以免受断电、火灾、地震等影响。

二、人事档案信息化实现的原则

（一）实用性原则与规范性原则。首先，在档案日常的信息化归档工作中，我们要考虑档案的实用性原则，也就是档案实践运用中所产生的效果，因此档案管理系统在设计过程中参与者非常重要，不仅是计算机网络方面的专业人员，作为档案管理系统的设计者及档案专业人士也应参与进来，以单位的财力为基础，制订实施步骤、档案数字化长远规划，量力而行，分阶段持续推进档案数字化建设。其次，应按照《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等文件的相关标准，规范档案数字化的标准，实现上下级数据共享，为实现共享数据平台奠定良好的基础。

（二）安全性原则与开放性原则。为了保证人事档案信息在利用过程中的安全性，在人事档案信息化过程中，需要加强对人事档案管理系统数据库的安全管理，人事档案中大部分内容属于个人隐私，对于需要严格保密的档案不得外借和查阅，虽然人事档案的最终目的是开放利用，但开放利用是有前提条件的，在网络环境安全性没有完全成熟的前提下，建立人事档案专用内网是最好的选择，采用人事档案管理系统专网与互联网完全隔离的方法，既保证了人事档案的安全，又实现了人事档案的开放利用。

（三）双轨制原则与共享性原则。人事档案数字化发展虽然是未来人事档案的发展方向，但电子档案仍然不能单独作为法律凭证。一是电子档案作为法律凭证时通常需要与纸质档案进行核实，并盖上公章视同原件才能实现凭证效力。二是电子档案作为信息载体具有一定的不稳定性，因此作为法律凭证作用而言，人事档案需要储备两种不同的载体去保存。人事档案的共享性是广义的概念，主要用于异地查档案的方便快捷利用，实现人事档案共享利用是档案管理者最终的目标。

三、人事档案信息化管理的任务

（一）人事档案信息化管理系统的建立。人事档案想实现网络管理现代化，首先档案领导者应根据单位人事管理的需求，进行人事档案管理系统的规划工作，根据单位需求、人事档案管理部门的归属来计划人事档案管理系统软件的开发，例如有些单位是综合性的管理系统（人事档案是归口与人事部门或组织部门，人事档案管理系统便是嵌入部门管理系统里的一部分），有些单位是独立的人事档案管理系统，关键在于适合单位组织人事部门的统一管理。

（二）人事档案信息管理系统的完善。开发人事部门档案管理系统不仅要考虑其功能的完善，还要考虑人事档案网络的长远规划，可以与软件公司合作，根据本单位需求来开发软件，也可以选择市面上己开发的适用的人事档案管理软件。根据需求与软件公司IT进行合作，定期升级优化软件，避免重复开发的财务资金浪费。

（三）人事档案信息系统的管理。每年录入人事档案信息后，应对电子文件进行系统管理。首先，对扫描的电子文件进行修图、去污、偏斜、清晰度调整；其次，对归档的电子文件通过目录链接进行电子归档等；最后，对归档的电子文件库进行数据备份。

（四）人事档案信息系统的维护。在人事档案管理系统建设过程中，不仅要把信息安全放在第一位，并且要将网络信息安全作为系统建设贯穿始终的关键，定期对人事档案管理系统进行维护，对归档的电子档案进行反复校对，对入库的信息细致处理，严格审核电子档案归档的各项工作环节，严禁因工作人员疏忽对档案材料造成失误，影响档案管理部门的公信力，提高人事档案网络的安全性，建立各级档案管理者的使用权限，杜绝电子档案在网络环境下外泄的风险。

（五）人事档案信息系统的更新。在信息技术时代背景下，档案业务水平逐步提升，离不开适应发展需求的硬件基础，定期对人事档案信息系统进行更新换代，是做好数字档案馆必不可少的一项基础工作。从软件技术的层面来讲，不断更新拓展软件功能，积极解决目前档案系统的不足，提高系统安全等级。档案领导者应重视档案信息系统平台建设，加大档案信息资源库的开发力度，加快档案信息化水平的进程，大力支持人事档案馆数字化信息平台建设。

四、人事档案信息系统的功能需求

（一）人事档案信息系统的基本功能。人事档案管理系统中功能的设计非常重要，不仅要结合本单位工作的实用性功能，而且还要考虑到未来发展中可能用到的功能，因此系统的功能设计非常重要，开发一套工作软件不仅要把功能需求放在核心位置，在应用方面要充分考虑用户的操作习惯，让每个模块流程一目了然、界面美观，尽量满足用户的需求。并且围绕这个核心内容全面铺开，以此为基础设计系统的各个模块，达到安全且实用的效果。就人事档案管理软件的基础功能来说，主要有基本功能和拓展功能。基础功能主要是指系统设置功能、权限功能、档案日常管理功能、服务利用功能等。

（二）人事档案信息系统的拓展功能。档案的拓展功能主要是指除基础功能之外根据用户需要设置的新的功能。比如：1.网络照相功能。通过网络照相机对人事档案文件进行采集，主要以JPGE、BMP、HTTP、DHCP、PING等文件格式为主，对人事档案进行影像采集。2.信息对接功能。主要是对本单位的人事档案信息通过网络与其他人事机构（人才管理中心）等用人单位进行信息互通，以达到用户需求，节省档案转递查阅的时间。3.信息上传功能。对纸质档案进行扫描保存为TIFF、JPGE文件格式，利用网络技术上传到人事档案数据库，便于人事档案资源的建设和服务。4.数据共享功能。电子人事档案通过网络相互形成共享，减少了人事档案在转递过程中邮寄、材料丢失的风险，减轻档案管理部门工作压力（从目前现状来看，开启网络共享尚不成熟，共享功能仍有风险，但从网络技术来看，是完成可以实现的）。5.网络利用服务功能。人事档案利用者通过本人申请上传档案利用需求，经档案管理部门审批，利用互联网平台实现远程利用功能，在实现网络管理的权限时，应实行分级管理，谁管理谁负责的原则，严格按照人事档案主管部门负责日常管理与维护。6.电子档案审核功能。人事档案在进行电子归档时，人事档案管理系统对网络归档的电子文件进行归档预审，利用RFID技术的读取功能对网上收集的电子档案进行自行判断，如果不符合归档范畴系统自动退回，并标注退回理由或需要完善的建议。

五、人事档案信息系统的设计与研究

（一）人事档案的系统设计。人事档案的系统管理主要是按照组织人事部门对人事档案的管理权限来设定的。根据各单位对人事档案管理权限的不同，人事档案管理系统可分为独立式的软件管理系统和嵌入式的软件管理系统。不论是哪一种管理系统，都以便于档案管理和利用为主要目的。在设计人事档案管理系统时，人事档案基础管理、人事档案信息管理、人事档案信息共享这三个功能是必须考虑的。1.人事档案基础管理。用户使用用户名、密码进行登录，通过软件设定的使用权限进入人事档案管理界面，利用软件各项功能对档案各项工作内容进行处理。2.人事档案信息管理。人事档案信息管理主要是人事档案信息的录入、收集、整理、修改、增减、转递、利用等一系列操作，实现电子信息的秩序化。3.人事档案信息共享。人事档案信息最终实现网络共享是众望所归，人事档案软件设计要考虑未来的发展前景，数据格式能与其他软件轻松对接。

（二）人事档案的信息服务。人事档案的信息服务是人事档案管理的最终目标，通过人事档案信息服务实现大众对人事档案的利用目的。档案管理者制订严格的档案网络平台，对部分开放的人事档案实行网络利用，用户通过网络查询相关信息，根据个人的需要进行查询、检索、统计、备份、数据提交，下载打印等，打印的纸质版上印有档案管理官方的LOGO，具有凭证效力。对于有些用户查不到的信息可以根据实际情况，建立申请审批程序制度，档案管理者对于利用者的反馈情况进行远程利用服务。在人事档案信息服务软件设计中，为了确保为电子文件网络利用提供良好的环境，管理人员应通过软件功能把网上利用的电子文件改成“只读性”，确保利用者在利用过程中原始电子文件的安全。

（三）人事档案的信息数据标准。人事档案信息系统的建立需要管理者具有较强的开拓精神和敏锐的洞察力，为档案工作的发展制订周密而长远的计划，逐步推进实施，稳扎稳打，踏实前行。首先，制订并实现档案数字化计划，对早期的纸质档案材料破损进行抢救、修复后通过扫描技术转换为电子档案，形成电子图像形式的电子信息。其次，对于新接收的电子档案规定统一的格式和标准，以便为实现档案检索数据转换功能打好基础。最后，制订电子档案数据标准规章制度，提高电子档案与档案管理系统的相互兼容性，对档案进行宏观管理，形成档案网上电子管理制度化。

六、数字档案馆的特性

（一）资源信息的海量性与异构性。数字化档案馆是资源巨大的数字化仓库，数字化档案馆种类繁多，在内容上是极其丰富多样的，在品类上包括不同格式、不同类型、不同来源的信息资源，其中相当一部分是非结构化数据，非结构化数据不仅格式多样化，标准也多样性，因此在数据档案馆系统的设计过程中，需要充分考虑电子档案的这些特点，借助元数据著录标准化，实现高效存储与检索。

（二）档案信息传递的网络化。档案利用网络化是数字档案馆的重要特征。用户可通过数字平台24小时远程服务功能来获取信息，使档案利用不再受时间、空间的限制，扩大了档案利用的范围，提高了档案利用的效率，解决了用户获取信息的时效性。档案管理者只需在后台监控档案的利用率，解决档案利用中出现的各类问题，对数字档案馆不断优化。

（三）数字档案馆之间的相互共享。数字档案馆不是一座孤岛，应是具有相互联系的数字资源库，在网络环境中，数字档案馆不限于一馆的资源，应与其他数字档案库相互关联、资源共享，形成大型的“数字档案馆群”。用户可根据自己的需求，对数字档案馆所开放的信息按需利用。

七、结语

数字档案馆一般要经过纸质档案整理、纸质档案电子化、建立电子网站、建立电子档案资源库（目录数据库、全文数据库）、形成数字档案馆这几个阶段。数字档案馆的功能包括接收、储存、维护、保管电子信息并向用户提供在线利用，使用户不受时间、空间限制，足不出户便可免费阅读和打印所需资料，方便档案管理者从繁琐的查档工作中解脱出来，便于管理者对于档案信息的检索、查询、统计等功能，提高了工作效率，节省了工作时间，让档案管理者有更多的时间思考数字档案馆未来的发展方向，关注用户对档案利用的反馈情况，不断充实馆藏，实现资源的充分共享。