浅谈档案数字化背景下的档案利用

高珂佳 /北京强度环境研究所

档案信息化管理是在管理档案的过程中，利用数据库等技术为手段，结合先进的管理办法，运用智能化、创新化的模式，来实现档案的科学化管理。信息化管理不仅可以在一定程度上节省人力、物力、财力，更能够为企业提高资源利用率，从而更大程度地发挥档案的作用。在当前档案数字化大背景下，如何提供优质的服务环境、促进档案的利用、提升档案的管理水平是企业需要重点关注的。目前，北京强度环境研究所馆藏资源已有大部分进行了数字化转化，档案管理部门也应与时俱进，提供高效便利的数字化档案利用，满足员工需求。

一、数字化背景下档案利用的特点

1.有效提升工作效率

以数字化的形式将档案保存在计算机中，从档案最开始的接收到最后的查阅利用，相比较传统的纸质查阅，电子化查询更加便利，管理人员也能随时进行档案调取、迁移以及整理归纳。截止2022 年，研究所已将文书类、经营类等档案数字化扫描上传挂接至档案管理系统，实现了这些门类档案的在线电子借阅，减少了档案人员工作量，也为员工的查询借阅提供了便利，提高了档案管理工作的效率。

2.有效保护纸质档案

档案工作的基本内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等。在档案管理过程中，不可避免的会多次反复使用纸质版档案，由于其特殊材质，容易随着年代久远而污损或者字迹模糊不易辨认，这必然会造成档案内容因材料的自然老化而失真，从而一定程度上丧失了档案资料的准确性。因此，数字化档案的利用，能从源头上保护纸质档案内容的准确性，一些珍贵的档案数字化后录入挂接到瀚海档案管理系统中，更能被加以保存，稳固其收藏价值。数字化档案工作的开展能有效地备份纸质档案信息内容，并设置相关副本进行异地存储和使用，避免了纸质版档案的反复使用。其次，数字化可以采用现代信息技术进行档案修复，最大程度上实现档案数据的真实性和完整性。

3.有效提高档案利用率

随着档案数据量的不断增加以及多样化，员工查找信息变得困难，只依靠纸面上的资料，工作效率也大打折扣。收集大量的数据信息，并对其进行分类和归纳，进而搜索出有用的信息，这对数字化档案的利用工作来说，也是一个很大的挑战。当前，研究所使用了瀚海档案管理系统，将扫描后的档案挂载，实现了电子查询，让档案的管理工作变得更为便利、有效、快速。档案可以被及时归档、快速整理、快速应用，也能精确地反映出卷宗目前的状况，并且使用者不会受到时空的制约，极大地提升了档案的使用效率。

二、数字化背景下档案利用的影响因素

1.统一管理规范缺乏

在当前信息技术向数字化发展的背景下，传统的文件管理标准和规范已不能满足要求，亟需建立一套与之相适应的标准和规范。在数字档案管理中，缺少一套规范、标准、科学统一的行业标准，因此，档案工作人员往往是在摸索中前进，不能完全掌握数字档案的管理方式，在对数字文件资源进行管理时，也无法做到规范化运作。

2.数字化程度不高

档案管理工作信息化程度和数据加工水平不高，不能适应新时代发展和单位管理要求。为了改善这种状况，必须把数字技术与单位的管理工作相结合，构建单位的信息资源管理体系；运用现代科技手段，不断提高档案工作的信息化、标准化水平，提高档案工作的质量。目前研究所已完成部分档案数字化，但由于技术条件限制，暂时还不能实现网上全文检索。数字化程度难以满足数字档案室系统的功能实现，制约着档案价值的发挥。

3.档案利用率低下

研究所的档案管理存在“重保管、轻利用”的现象，员工普遍认为首要工作是保管好档案，一些档案尤其是涉密档案长期束之高阁，得不到充分、深层次的发掘，限制了档案信息价值的发挥。档案管理人员往往处在被动的状态，等着员工来借阅，没有提供便利、主动的服务，使档案资源得不到充分利用。

三、数字化背景下档案利用的转型对策

1.解放传统思想，转变观念

由于历史原因，档案工作基本上属于内部服务型和保管服务型，极大地阻碍了档案资源的开发与利用，使其在科学研究与生产中所能起到的作用受到了一定的限制，也对其本身的发展产生了一定的影响与制约。只有不断加强档案从业人员的综合能力，才能保证档案工作的整体水平不断提高。因此，在平时的工作中，档案从业人员要强化专业知识，学会运用新技术、新方法，提高自己的整体素质；强化责任感、服务意识，熟悉档案文件的形成规则，保证档案的科学化、条理化；树立开放、主动提供服务的新观念，从思想和行动上实现转变；适应新时期的变化，结合新模式、新制度、新理念、新技术，更新观念，解放思想，创新思想。

2.加强基础建设，提升效率

档案管理工作的优化趋势是信息化和数字化，需要投入必要的人力、财力和物力，配置与之相适应的技术环境和设备。通过内部局域网络，在保密安全的前提下开展档案在线查询、借阅服务，实现档案资源价值利用的最大化，提高工作效率，提升管理水平。一是组织开展专项工作。组织档案管理人员和部门专、兼职档案员学习相关条款，并对应该归档的范围、保管期限进行研究，安排归档的时间和内容，对应该归档的文件进行说明，提高员工对档案工作的重视。二是做好企业引导工作。要充分发挥文件形成流程的功能，并以单位的具体情况为依据，制订相应的档案归档范围，分类立卷、编号等，并做好业务指导工作。三是对转交给档案室的资料进行严格审核。转交过程中，应先核对档案资料是否有破损或缺失，对不合格或错误的地方，及时改正。四是实现所有档案管理工作的统一，文档资料的形成与档案工作同步布置、检查、汇总。

3.健全规章制度，完善体系

要想提高档案文件的质量，就必须对其进行先期管控，即提前开展档案形成、积累、整理、立卷的控制与管理，确保文件资料的完整性。要严格落实档案安全与保密管理规定，防止涉密文件向非涉密网络传送，强化档案管理软件、档案专用电脑及其它档案保存媒体的安全与保密管理。在日常工作中，始终坚持对档案进行自我检查，并对所存的文件进行定期盘点。另外，传统的档案实体管理模式无法有效收集和管理电子文件。为此，要建立完善的文件管理制度，制订适当的文件标准，加强电子文件的收集、鉴定、著录；确保电子文档的真实性、完整性和有效性。要按照新《档案法》的规定，结合工作需要，建立档案的使用标准，建立完善的电子信息使用的安全性体系；确保连接安全、档案信息安全等。

4.稳定档案人员，加强管理

要做好档案工作，就必须加强对档案队伍的管理，加强档案队伍建设。首先，由于档案工作的实用性、可操作性都很强，因此，必须保证档案工作队伍的相对稳定性；没有三至五年的档龄和大量的实际工作经验，很难做好档案管理工作。其次，档案管理人员要不断地接受新的教育，提升自身整体能力，加强对信息技术的运用，不断学习知识，把新理论、新技术应用到本职工作中去，并对工作加以完善。要严格执行档案工作标准，并将档案工作列入到每年的绩效考核中去，建立由分管领导负总责，专职档案员、兼职档案员具体负责，一级抓一级，层层抓落实的档案管理运作机制。

5.建立反馈机制，及时响应

通过建立科学合理的信息系统，满足研究人员的信息需求。做好档案室的建设和研究工作，通过将对文献资料的反馈提供给决策部门参考，从而达到服务目标的目的，将档案使用活动化。研究人员对档案开发利用提出相关看法和建议，具体内容有：是否方便用户使用，是否提供服务的方式可以被使用者所接受，是否可以将各种相关的规章制度都纳入到利用中，是否可以进一步提高档案工作人员的服务态度和工作能力。这种意见总体上更为具体，更具针对性和应用价值。档案室可以在这些反馈信息的基础上，对开发利用过程中采取的具体措施或方法展开调查，从而推动档案资源管理利用整合功能完善，更好地发挥档案的利用价值。

6.抓好档案质量，稳固品质

档案信息的使用价值是指研究者通过利用文献信息实现研究目标，所以文献信息的质量非常关键，直接影响档案的使用价值。要明确岗位职责，强化责任意识，在档案形成的全过程中实行前端介入、中期跟踪检查、后期接受归档的业务指导流程。加强全员的档案意识，包括文件制作者、机关人员、科技人员、各层级领导及档案管理人员的档案意识。做好档案工作，是广大科研工作者和广大科研工作者义不容辞的责任。要加强对《档案法》及相关政策法规的学习，提高对档案工作的认识，各部门的兼职档案员要熟悉业务，有较强的责任心，确保档案质量合格。

一切档案工作都是为了最终的利用环节。在“大档案室”理念的指引下，以“馆藏”为基础、“因地制宜”为原则，对已有的文献资源进行科学的整合，并对馆藏文献进行优化。同时，要放眼未来，立足长远，不仅要以研究所目前的发展为中心，还要以研究所未来的可持续发展为目标，加强档案资源开发利用建设工作，解决档案资源开发利用中所需的人力、物力、财力等投入问题，为档案资源开发利用创造一个良好的内外环境。