事业单位档案管理信息化建设存在的问题及优化策略研究

关键词：档案信息化建设；事业单位；档案管理

中图法分类号：G270 文献标识码：A

科技是一个国家发展的强大动力，是推动社会全面发展进步的重要力量。量子通信、云计算、区块链等信息技术的出现，推动了各行各业的数字化、信息化发展。信息化是以数字化、网络化、智能化、可视化为基础，是建立在计算机体系和通信网络基础上的一种数字时空，只有数字化后，各种信息资源才能在网络空间得以生存和利用。

在事业单位的发展过程中，档案发挥着关键的作用，是记录事业单位人员信息的重要资料，也是事业单位各项数据信息中至关重要的组成部分。此外，档案是企业的重要信息资料，在企业的经营中发挥着越来越重要的作用。加强档案利用实践，是提高企业综合经营能力的一个重要环节。档案管理工作是其他工作的基础，档案管理信息化建设有利于提高事业单位档案的利用率，提升档案服务工作质量。

1信息化时代事业单位档案管理创新的意义

事业单位发展速度较快，经济业务的复杂性显著提升，资金流、业务流具有多元化的表现形式，对单位经济管理与发展提出了更高的要求。随着信息技术的普及和应用，档案形式逐渐以电子信息资料为主，传统档案管理方法与手段暴露出诸多的问题。只有深入创新档案管理理念和策略，档案管理的有序性、安全性方可以得到保证，管理人员才能够对事业单位经济发展状况进行全面掌握，进而制定科学的发展决策。同时，档案将经济活动全貌真实、完整地反映出来，只有积极创新档案管理模式，才能够高效利用档案资源，以便更好地监督与评价事业单位各项经济活动的开展成效。

2加强档案信息化管理的必要性

（1）更加便捷，管理效率提高。相较于普通的纸质版的人事档案，信息化的人事档案查找更加便捷，将信息技术应用到档案管理中后，仅用一台计算机即可快速查阅并找到相关档案，大大提高了工作效率。因此，利用互联网强大的存储和搜索功能，可以使档案信息化管理更加便捷，提高档案管理的效率。

（2）信息安全加强。信息可以在后台通过网络随时被调取、查询，这种智能化管理模式是建立在管理制度上的重大突破，不仅提高了工作效率，使工作变得更加便捷，同时利用信息技术管理档案，便于有效统一管理档案，还可以避免因纸质档案丢失造成个人信息泄露的情况，保障了档案管理工作的安全性。档案管理中心也要顺应社会的发展需求，不断地创新档案管理工作，提高档案管理的质量和效率，改变固有的管理模式，融入新的管理手段，确保管理工作更加便捷，能够更好地发挥档案管理的社会效能和价值，结合信息化手段进行高效、智能化管理，不仅可以提高档案管理效率，也能降低人工成本。

3档案信息化管理中存在的问题

3.1专业人员配备不足

档案管理人员中档案类专业人才非常稀缺，信息类专业人才更少。档案管理不是管理物件，而是管理信息，需要处理图片、整理数据库、维护系统，而这些工作都要应用到计算机技术。所以，档案管理部门要加大对档案管理人员的培训力度，定期组织档案管理人员分享和交流工作经验，学习先进的档案管理知识，提升自身业务能力和专业素质，为档案管理工作提供更加优质的服务。

3.2网络安全意识薄弱

受网络开放性的影响，也容易出现一系列网络安全隐患，对财务档案的安全性与完整性造成严重威胁。目前，部分事业单位在制定档案管理制度时，没有专门制定网络安全制度，很多人员缺乏良好的网络安全意识，甚至出现一些不安全操作行为。

3.3档案管理工作未跟上数字化步伐

档案工作主要是收集、整理对单位有价值的文件材料，为单位未来的生产提供帮助。传统的档案管理模式一般是定期依照单位档案归档范围及保管期限向单位开展收集工作，整理组卷后归档入库。而从目前的发展方向和发展速度来看，传统的档案管理模式已经无法满足信息化单位的发展需求。随着信息技术的发展，单位越来越多的流程和工作都全程使用线上操作，无须产生传统纸质载体的文件。这就造成档案部门在查档利用方面形成时间相对滞后、利用方式相对单一、檔案查阅费时费力可能还查不到等尴尬局面，致使档案利用率下降。

3.4档案管理信息化管理意识不强

档案管理是一项日常工作，与事业单位的经济效益无关。因此，部分事业单位没有重视人事档案的管理。档案管理人员的岗位相对固定，甚至有的事业单位中没有专人负责人事档案管理，多项管理工作由一人承担，这导致了个人档案管理中容易出现混乱和遗漏。一些档案工作者管理观念淡薄，对个人档案的重要性认识不足，档案管理粗心大意。部分人员在未完成学业和专业经历的情况下填写了个人档案的相关内容，新获得的后续教育或培训信息未及时上传到个人档案，影响后续职称、选拔任用等相关工作开展。

3.5档案管理信息化建设缺乏规划

当前，从事业单位档案管理信息化建设的开展情况来看，很多单位仍处于档案管理信息化建设的起步阶段，缺乏对本单位档案管理信息化建设的统筹规划，在建设过程中，档案管理信息化建设的原则、目标不明确，使事业单位档案管理信息化建设工作无法顺利开展。

4加强档案信息化管理的策略

4.1健全和完善档案管理制度

健全和完善档案管理制度，以确保各项档案管理工作的有序展开，做到有据可依，有标准可供衡量，提升工作的规范性、合理性。在信息在采集完后，工作人员要按照要求进行分类整理，然后存储并进行归档；档案的文件格式要标准，要根据储存的要求和不同部门给出的文件格式进行整理，方便调取关键信息。由于涉及资料版本的迭代更新，需要进行档案的周期管理，以确保信息的完整性，并定期对系统进行检查，做到信息有据可查。

4.2加快档案信息化管理队伍建设

提高档案信息化管理队伍的综合素养，在应用档案信息化管理人员时，不仅要考核人员的专业能力和道德素养，还要考核其创新能力、应变能力以及信息化设备的使用熟练程度。对现有的档案信息化管理人员进行定期培训，使其紧随时代潮流，不断学习和适应电子化的管理。还要组织档案管理人员定期进行思政培训，努力学习档案相关的各种法律法规等，培养出更多德才兼备的档案信息化管理人员。

人才是档案信息化的建设者，更是档案信息化建設的重要组成部分。应提升档案管理人员的综合素质，加强档案管理信息化人才队伍建设，造就一支具备现代化信息素质，具有宽厚的知识背景，能够掌握新知识、新技术、新技能的复合型人才队伍，进而为事业单位档案管理提供人才支持。档案管理工作人员的综合素质直接影响档案管理信息化建设，因此，在事业单位档案管理信息化建设的过程中，要不断提升档案管理人员的综合素质，加大档案管理人员的培训力度。

4.3开发档案信息管理系统

在对单位的档案管理工作体系进行信息化建设与改革的过程中，需要及时开发档案信息管理系统。根据电子档案管理系统的相关功能参数，可以将档案接收、档案整理、档案保存、档案利用、档案鉴定处置、档案统计分析以及系统管理等各项主要业务功能的基本操作流程进行全面规划与详细设计。在根据单位的主营业务内容设计实现管理系统的过程中，可以进一步突出关键业务数据信息的实际流转模式和数据接口响应机制等内容，从而实现更加科学有效的电子档案管理目标。

4.4提升档案信息化管理意识

（1）管理者要提升档案管理意识。事业单位要提高管理者对人力资源档案管理的理解，并增加管理人力资源文件所需的人力、财力和物力资源投入。其他部门要积极配合和支持人事档案管理工作，提高人事档案管理效率。（2）事业单位应该提高人员管理意识，调动他们的积极性，增强他们的责任感，充分利用他们的潜力，提高工作效率和质量。（3）事业单位应该提高职工对个人档案重要性的认识。定期或不定期组织有关档案知识的讲座，介绍个人档案在事业单位的重要性，从而提升所有人员的意识。

4.5加强网络安全管理

单位的电子档案管理者需要建立电子档案使用权限，采用用户信息验证的方式对用户查询档案信息进行设置，从而有效对电子档案信息进行保护。工作人员还需要为档案系统安装比较先进的杀毒防毒软件，利用计算机防火墙来阻止计算机病毒和黑客的入侵，避免电子档案信息被恶意破坏和篡改。此外，单位的电子档案工作者也可以采用密钥管理或者是数字式签名的手段来对电子档案进行管理，并为电子档案管理工作构建良好的运行环境，以有效提升安全性。最后，对于单位内部管理人员来说，也需要设置相应的权限，对电子档案的管理工作进行全过程监控，避免工作出现差错。

4.6优化信息共享平台

制定相关制度，使电子病历档案具备统一的规范，并对相关数据平台进行进一步的优化，使其功能与选项更具有合理性，针对实施过程中出现的一些问题进行有针对性的分析，形成统一的解决途径。由于互联网时代信息技术也是在不断的更新过程中，因此，还应该根据其互联网技术的革新进一步对共享信息平台进行改革，不断地引进先进的专业技术，促进数据化改革的发展。档案信息共享已是当前我国的档案馆领域的主要发展趋势，特别是在跨地区的档案馆之间可以进行资源共享。另外，积极开展网站建设，以提高个性化服务水平。同时，档案部门必须积极地应用先进的信息技术，根据用户的要求提供相关服务。

4.7加强档案管理的专业知识培训

面对当前我国企业档案管理专业人才匮乏、档案整理基础薄弱等问题，必须多方面、多角度、有计划地进行人才培养，为单位档案利用工作的开展提供强有力的人才输送。单位档案工作人员应通过业务培训、交流研讨、考察调研等形式，不断提升业务素质和操作技能，培养复合型档案管理人才。同时，要为档案事业发展开辟一条新的途径，保证档案管理人员的工资和福利，以吸引更多的优秀人才。

作者简介：李欣欣（1979—），本科，研究方向：档案管理