企业财务信息化建设问题及对策分析

文/曾弘峰 （上海市荣庆国际储运有限公司）

智能化、数字化、信息化的广泛应用给人们生产生活带来了极大的便利，各种社会活动的变化与传统物流运输行业息息相关，而各种信息化产品的出现使得很多企业经营者发现了商机，纷纷加入物流运输领域，比如跨境电子商务、互联网零售业等的崛起都成为了传统运输行业有力的竞争对手，再加上海关也会经常提出一些要求，客户也越来越倾向于定制化服务，国际运输类企业不得不紧跟时代变化，做出适当转变，适应内外部环境变化。东方物流企业信息管理部长提出在数字化时代，必然要通过信息化技术来应对敏感的外部环境，企业内部员工从上至下都要有一定的数字化思维，从数字化、信息化维度看待服务、经营创新。鉴于此，本文主要探究了物流运输企业财务管理信息化系统软件方面的情况。

一、企业建设财务管理信息化过程中存在的问题

（一）对财务信息化流程建设认知不足

部分企业经营者并没有真正认识到财务管理信息化软件系统对企业发展的重要性，也忽略了财务部门新的管理和决策职能体现。所以实际建设财务信息化软件时，也不会花费足够的精力，其他人力资源部门、制度体系相关人员、各种低层管理人员在领导意识的影响下，也会认为财务信息化建设工作不重要，以至于关于财务管理信息化的制度体系、流程设置、预算管理、人员组织架构设置等都较随意。部分企业建设财务管理信息化软件系统时，经营者会受传统固定思维模式影响，存在一定误区，认为这仅仅是财务人员工作任务，各种系统维护、操作培训、业务流程核查、反馈解决问题等都由财务部门全权负责，导致财务人员工作量极大，工作压力也较大。据调研，某大型企业财务人员平均每天工作时间为11 小时，其中3 小时做基础核算工作；3.5 小时做业务流程审批；1.5 小时进行业务流程梳理、查看；2 小时用于处理系统问题；1 小时处理其他财务工作[1]。

（二）缺乏高素质人才

一般企业在业务经营过程中，会花费大量资金在推销、运营、战略投资、筹划等方面，而忽略内部人员的技能培训和发展前景预测。部分优秀财务人员因为在企业得不到相应的发展方向，认为自身价值无法正常体现，进而会出现大批量离职情况，给企业造成严重的人才损失。而且企业对于财务部门的人员架构设置不合理，多数员工实际财务工作经验较少，年龄较少，在财务和业务方面的专业知识技能也有限，只有少数负责人、财务经理、总监等有足够的工作经验，但是多数工作都是由基层财务人员负责的，他们会因为对企业实际业务活动流程、业务重点等不了解，在面对实际问题时，无法及时采取有效措施，也无法充分发挥财务部门管理和决策职能，甚至会因为个人综合能力不足给企业财务工作带来负面影响。

（三）缺乏问题反馈机制

部分企业在实际经营过程中并没有意识到信息反馈的重要性，没有设置基层员工反馈信息的有效渠道，很多中高层领导人员对一线业务活动流程、经营状况等没有正确、全面的了解，所以做出的决定可能存在一定的片面性，而基层员工是最贴合一线业务的人员，但是即便有想法也没有合适的信息反馈渠道，所以很多问题没有被及时解决，一段时间后，问题也会变得越来越复杂，可能已经给企业造成了比较严重的损失，甚至是不可逆损失[2]。在应用了财务管理信息化软件系统后，同样会有类似的问题，因为基层员工是实际使用系统软件的人员，但是他们使用后的意见并不能通过有效途径反馈至领导层，以至于领导层还沉浸在一切良好的虚幻经营中，不利于企业财务管理水平的提高及长久的运营发展。

（四）系统间互联互通性差

企业普遍将财务管理信息化系统应用在个别职能部门或者个别功能板块，并不能实现全部业务活动的信息化、自动化，所以实际上软件系统的使用有很大的局限性。即便企业后续重新设置了新的子系统投入应用，也会因为新系统和旧系统间缺乏有效的数据接口，数据处理逻辑存在较大差异，使得新旧系统都处于较封闭状况，无法进行不同部门间数据信息联通、共享。所以实际工作人员利用新系统、旧系统获得的结果也有差异，员工需要人工对比后选择合适的数据结果，这样既降低了工作效率，也无法保障其选择数据的准确性，给企业财务工作带来了较大困扰。

（五）系统自动化程度低

大型集团型企业实际经营范围广，涉及的子公司、分公司数量较多，所以相应的财务工作也较繁琐、复杂，如果单纯依靠财务人员人工进行核算，工作效率低不说，正确率也无法保障，所以企业急需要一套功能齐全、自动化的财务管理信息化软件系统辅助财务管理工作。部分企业虽然当前会引入简单的信息化技术，但是只是在少数环节应用，并没有实现信息化的普及，比如K 企业会计报表制作、经营报表制作、账务汇总前期工作是半自动化模式，但是后续还需要人工进行核对，还有租赁合同、租赁收费和缴费、营销费用管理、税费管理、银行贷款本息偿还等都是依靠人工处理，显然该企业财务管理信息化建设水平较低，根本不能帮助财务人员减少工作负担，而且部分财务人员因为对信息化理论实践知识不懂，在实际操作中人为误差也较大[3]。

二、企业建设财务管理信息化对策

（一）提高对财务管理信息化流程认识

企业建设财务管理信息化软件系统并不是单纯地把一些简单工作交由机器处理，更重要的是对现有业务活动流程进行全面梳理、整理、优化，删减不必要的环节，简化冗杂环节，保障引入信息化软件系统后，各环节依旧能够在系统中有序开展。所以企业进行财务管理信息化软件系统建设过程中，需要各职能部门积极主动配合。对此企业要首先从领导层思维意识着手，提高其对财务信息化的重视程度，也相应投入足够的人力、物力、财力等资源，保障财务信息化软件系统能够顺利建设。在领导层树立正确的财务信息化管理意识后，还要加大财务信息化知识体系在企业内部的宣传力度，让更多层级人员、基层人员能够在潜移默化中受到周边氛围熏陶，积极主动配合财务信息化软件建设工作开展，在后续业务流程梳理、财务系统功能建设等方面各部门都要提出实际需求，才能保障最终建设的财务软件符合实际业务活动、相关岗位人员操作习惯[4]。

（二）重视人才培养

现阶段市场上对于新型综合型号财务人员的需求量很大，但是供应量远不如需求量，所以存在着较大的人才缺口，各大企业综合型财务人员的缺乏也是常见现象。为此，企业应该加强对内部财务人员的综合性技能培训，可以定期邀请专家开展讲座，也可以与兄弟企业进行人才交流学习等。企业也可以与各地高校建立合作关系，联合培养相关人才，给予优秀毕业生毕业直接入职工作的机会。如果企业有足够的经济实力，可以选择外聘优秀的行业顶端财务人才，由优秀人才带领企业内部财务人员学习专业知识技能，不断提高个人综合素质，带领整个团队共同进步。企业还要制定科学合理的在职员工培训制度体系，让各部门、各岗位员工都能够在实际工作中不断学习，找到适合自身发展的职业规划路径，并为之不断努力。

（三）建立问题反馈及解决机制

财务管理信息化软件系统还有一个重要功能，就是反馈、分析、解决问题，为此企业需要建立完善的问题反馈及解决机制，具体操作流程如图1所示。对于大型集团型企业来讲，可以在总部设置问题反馈处理小组，各子公司、分公司安排专门的人员负责与总部进行信息沟通交流，并告知财务软件研发人员。对于比较简单，分公司人员可以马上解决的问题，则马上处理，并形成完整的纸质报告留档保存；对于反复存在，可能产生较大影响的问题就要及时反馈给总部问题反馈处理小组成员，并进行会议讨论，分析其存在的原因，从源头上找到解决办法，提出最终可执行意见，避免类似问题后续重复出现。

图1 企业反馈、分析、解决问题的路径

财务管理信息化建设项目实际上线运行后，软件开发人员还要进行系统运行情况追踪查看，监管用户实际使用情况，收集客户体验感，并根据实际过程中使用状况，不断优化部分功能。另外，企业还要在软件研发人员的帮助下编制较详细的用户使用说明书，汇总普遍存在的问题及具体解决措施，定期给内部员工进行专业性培训。对于特殊环节，还需要提前设置应急备用计划，保障在短时间内企业可以正常运行。

（四）加强软件功能开发

各大企业在进行财务管理信息化软件系统建设时，可以选用独自研发、与研发机构合作研发、外包研发等模式，一般考虑到软件系统与企业实际业务活动的贴合度，会采用与研发机构合作的方式共同开发软件。这种方式是研发人员提供技术、内部财务人员提供需求，双方进行深入沟通交流后开始建设，并且前期花费成本费用较高，但是一旦系统运行能够保障其符合实际业务活动流程。

财务管理信息化软件系统建设过程中，需要包含诸多功能板块，如资产租赁、资金管理、线上报账、移动办公APP 等。其中线上报账是与银行建立了合作，能够实现在线支付、网银支付、自动支付等，提高了财务管理水平；移动办公APP 的开发能够让用户实现随时随地办公，通过各种终端产品，手机、平板、电脑等都可以进行远程账务报销、审核、查询等，突破时间、空间的限制[5]。

（五）完善奖惩制度体系

部分企业在实际经营过程中会侧重于对业务部门人员个人绩效考核，而忽略财务人员的绩效考核和奖惩，这样会严重损害财务人员工作积极性，影响财务人员对岗位工作的热情和效率。所以，为了激发财务人员工作积极性，需要对财务人员设置完善的绩效考核制度和相应的奖惩体系，以增强财务人员对岗位职责的认同感和对企业的归属感。

对于财务管理信息化软件系统建设同样如此，因为财务软件系统建设过程中，各职能部门都在参与，所以要对所有参与的人员设置相应的绩效考核指标，并设置配套的奖惩制度，来保障财务信息化软件系统的有序开发建设。在设置各岗位绩效考核指标时，需要对全部系统软件建设流程进行梳理，保障所设置考核指标合理、可行。

（六）强化信息化安全管理

企业应用财务管理信息化软件系统能够给相关人员带来极大便利的同时，也潜藏着各种安全性风险，比如信息化软件系统主要应用了开放式网络系统，这种系统本身安全性较低，很容易被外界黑客非法入侵、获取企业核心数据信息；内部用户使用权限设置不合理，存在数据信息被拷贝、泄露的风险；财务系统无法正常运行会使企业业务活动被迫中止，所以企业在进行财务管理信息化软件系统时，还要着重考虑安全性防范问题。

一方面，企业要制定科学严谨的内部控制制度体系，对系统软件开发、组织架构设置、登录权限设置、系统运行环境、核心资料保存等都要有详细规定，及早预防各种风险。另一方面，可以提高软件系统安全防范功能，比如设置高级网络防病毒、定期安全监测、VPN、多重防火墙、人脸识别权限登录等方式，保障各个环节能够正常运行，以保障企业信息安全[6]。

三、结束语

综上所述，在运输类企业进行财务管理信息化建设对企业发展至关重要，财务信息化软件能够帮助各环节工作人员自动、高效进行基础数据汇总、整理、分类、查询、分析、判断等工作，另一方面有助于减少人工工作量，让更多财务人员有时间研究管理、决策职能，一方面也提高了财务管理效率和质量，降低了财务风险。上文中详细分析了企业建设财务管理信息化软件期间存在的问题，后文也相应提出了合理的改进对策，具体对策有：提高对财务管理信息化流程认识、重视人才培养、建立问题反馈及解决机制、加强软件功能开发、完善奖惩制度体系、强化信息化安全管理等。希望本文提出的意见能够帮助更多企业加强财务信息化软件系统建设管理，实现高效的财务信息化运营，提高企业财务管理水平和风险防范能力，促进企业内在价值稳步提升[7-9]。