财务共享模式下的行政事业单位财务管理探究

赵慧旭 德州市中医院

引言

财务管理水平与效果可能会影响到行政事业单位自身公共职能的执行质量，所以各单位在强化自我管理中，应当格外重视优化财管工作。和企业相比，事业单位加强财管，并非只为创造经济收益，主要是为更好地履行公共职能。经济市场背景下，各单位在谋求优化财管本身能力的同时，应该考虑促进财管转型，引入财务共享模式，发挥出数据信息的价值。

一、财务共享模式

（一）产生发展

在经济全球化的趋势下，商品、服务、人力、技术等社会生产要素实现跨区域、跨国转移，形成一个覆盖全球的市场空间，促使资源分配利用得到进一步优化。互联网与云计算等技术的互通，使经济形势实现“量化反馈”，迈入新的阶段。以上变化都促使财务共享模式形成，并且其逐渐“蔓延”到各个领域、机械性高、可被标准化设置的财务业务，“再造”工作程序，利用线上管理平台，对海量数据进行高效、统一处理，控制运行成本，优化相关人员的满意度与服务品质，提高业务运行效率[1]。

共享服务最早由其他国家几个大规模制造业集团推出，经过数十年的发展演化，如今在很多企事业单位中都有运用。根据《财富》企业数据，在一些发达国家与地区，大约有九成跨国企业采用财务共享模式，而且国内也有半数左右的集团企业选择此种工作模式。

（二）运行体系

现阶段，国内已经成立数百家财务共享服务中心，几乎覆盖全行业。该种运行模式依靠信息系统，而现有的相关信息系统有很多，各自之间还有密切关联，需要相互配合。

一是网络报销系统。工作人员可在线录入填单，其余业务审批与信息输送、财务审核等环节均可直接在该系统平台上进行，提高实际核算过程的标准化、财务数据共享化以及审批流程数字化，切实提升信息流动的效率与规范性、可靠性。二是财务核算系统。工作人员能借此完成填写记账凭证、一键过账与生成报表等。三是影像管理系统。操作人员直接使用仪器扫描原始凭证，用所得的电子影像进行流转，将信息系统作为开展业务处理的载体，用数字化的程序取代人工作业流程，达到采集票据数字化内容、传送与审批影像的作业效果，加快审批速度，控制审批成本，改变实物流转与调阅票据等工作模式的弊端。四是资金管理系统。财务部门能借此统一进行资金结算与拨付、收支，提高对单位资金流的管控与使用效率，缩减财务费用，控制运行风险。五是电子档案系统。其将实体资料转变成数字化的形式，可提高会计档案使用的便利性，减少相关方面的管理成本。

二、行政事业单位财务工作目标

首先，提供财务状况与运行状况等资料。行政事业单位都需主动公开当前资产负债、收支等财务数据，确保该类财务数据的可靠性与真实性。另外，行政事业单位还需提供相应会计信息，根据具体要求给出完整的财报与决算报告、预算报告等资料。

其次，反映自身受托责任履行状况。国内行政事业单位需要承担相应的公共服务，运行资金由财政而来，所以公众应当对其受托责任执行状况有所掌握，并予以监督。对于行政事业单位来说，运行根本目标并非利润最大化，更关键的是向社会输送优质公共服务[2]。所以，行政事业单位需公开衡量自身受托责任执行质量的信息依据，用于公众判断财政预算执行合理性与合规性，直观感受政府业绩。

最后，给政府报告资料的使用者予以参考。第一，公开自身运行状况。行政事业单位是重要的国家政策落实机构，必须做到信息公开透明。普通大众能根据公开信息，监督其运行状况。而行政事业单位则利用公示自身预算执行进度与财务情况，提升单位资料透明度，加强公信力。第二，给上级部门提供决策依据。为保证监管效力，各级行政单位均会接受主管上级、审计部门监管，财务数据则是主要的判断依据。利用对财务数据的分析，能够有效找到单位运行时的问题与漏洞，结合实际情况合理、迅速修订、调整政策内容。第三，给相关投资方提供决策依据。行政事业单位也是现代市场中的一员，能借助一些独有的方法，获得社会资金。所以单位运营状况与资产负债均属于公众投资方注重的问题，而这些均需通过财务数据呈现。

三、财务共享对推动财务转型的作用表现

其一，财务共享模式的形成，建立了比较完善的系统平台。行政事业单位采用财务共享模式实施财管中，必须建立专门的核算系统与业务系统，实现业财融合，对接经济事项运行程序，将业务办理完全转移到线上进行。该类衔接系统中，财务方面有报账、预算管理与查询等系统；业务方面则涵盖采购、资产管理、合同管理等。并且行政事业单位的财务共享系统需和审计系统连接，有效拓展了监督范畴，支持对行政单位资金账户与财务处理的动态化监督，改变原本仅在固定节点实施监督的模式，提高监督的时效性。

其二，财务共享模式将财务和业务运行程序融合起来。行政事业单位建立共享中心后，需将财务与业务两个部分连接起来，由此促使二者充分融合，解决各个单位选择不同的系统平台处理业务活动时造成的不便。而采用财务共享模式，有助于提升行政单位经济事项运转速度与质量。相关信息可直接在业务方面客户端录入，通过联网审批程序完成授权，生成的各项资料直接集中在财务系统。在实行财务共享后，相当于构建一个“财务工厂”，每日能迅速处理好庞大的数据资料，完成财务核算，并可以直接进行支付，提高预算执行的效率。

其三，进一步提升信息的共享程度。在财务共享模式下，行政事业单位能有效共享数据资料，让会计信息在各个部门，乃至社会上公示，完全避免形成“孤岛”现象。行政事业单位的在职业务工作者能直接查到相关经济事项运行进程，确认实际出现“堵塞”的节点，让审批者更具紧迫感[3]。另外，业务与财务资料的高效流通，让财管的监督职能得到充分发挥，对财政应用绩效进行合理化评估。

其四，财务共享有利于实现自动内控。单位需通过信息化手段的帮助，促使自我管理过程的自动化。借助财务共享模式，促使各项工作运转流程得到标准化处理，将审批、报销、预算管理等环节都转变成自动化的形式，把管理行为嵌入到系统平台中，切实改变原本的人工作业模式。如此有助于规范财管行为，达到对经营业务的全面化管控。

四、财务共享下行政事业单位优化财管的路径

（一）建立财务共享系统

若要启用财务共享模式，就需建设信息平台，这就要求单位能够灵活应用相关技术，比如大数据、互联网等。通过整合各项资源，并强化与财政方面的协调、交流，推动财政的信息化，进一步深化融合程度，由此得到一个支持核算、预算与资产管理等工作的信息平台。使各个系统精准衔接，所有数据库中的资源均可进行共享流转。另外，通过库银与税收、财务等的联网建设，能使对账与缴存等环节变得自动化。而且在单位内部能直接将原始票据扫描入库，完成在线填单与审批等工作，使财管更具标准化与高效性。我国某地行政事业单位在2020年，上线试运财务共享系统，这是事业单位实行财务共享的第一步。在系统平台的支撑下，依托于业财一体化，统筹要求财务支出与审批程序，构成运行闭环，促使业务和财务信息相互流通融合，这是各单位财管优化升级的有效方法，并且在规范财会、推进业财融合、加强权力实施监管方面起到重要作用。

（二）推进电子档案管理

行政事业单位财管中实施财务共享，应当先改变传统财务工作的模式，将原始凭证进行电子影像化处理，在此过程中需要建立电子档案，完整保存相关材料。针对该方面的需求，首先，各级单位应主动引入电子条码技术，保证原始资料和电子数据能一一对应，保证财务数据档案准确定位，便于对会计档案进行整理、查找、管理等操作，全面提升档案资料的管理效力。其次，尽量压缩档案资料占用的空间，控制在实体资源上的投入量，降低由于日常使用让实体凭证受损的风险。最后，强调档案资料的日常保管，可以采取分权管理的形式。另外，财务共享并非是指财务数据全面公开，档案管理员必须严格落实有关制度，定期完成资料打印处理，在复制与查阅中需保留完成的登记信息，严禁将此类资料外带。而且档案查阅也具有特定规则权限，为提升对电子档案的管理力度，对于保管员应当采取带班责任制，让此种管理系统的价值得以充分发挥[4]。

（三）加强数据安全管理

行政事业单位的财管中，采用财务共享模式，需用到多种软件平台，完整保存相关数据资料，给单位创造更多的便利条件。而实现信息化转变的过程中，数据安全隐患问题成为阻碍发展的一大因素。虽然各级单位公示的财务信息包含内容不断增加，但其中一些信息属于机密内容，所以必须考虑数据安全管理的问题。对此，各单位应当以财务工作为核心，构建风险防范体系，对访问者进行身份认证与浏览操作权限设置，预防恶意攻击。另外，在财管平日运行中，应当定期进行安全检查工作，仅有持续强化安全管控，完成基础性的防护工作，才能加强单位财务数据的安全性。同时，各单位还需定期评估系统平台的安全等级，扫描系统漏洞，并利用询问与检查核对信息、系统安全防护效果等方法，尽早锁定安全隐患与平台漏洞，并采取有效手段进行处理。

第一，提高单位自身的信息技术水平。各单位需结合国家有关规定与自身财管工作需要，为相应岗位人员提供财务专业与信息技术上的训练，全面加强在职人员的综合能力。抑或利用外聘的方式，快速获取技术类人才，协助单位构建与优化财务共享系统平台，适应自身的财务工作诉求。第二，进一步推动平台本身的安全防护建设。各单位可结合岗位设置，确认相应职责范围，尽可能不要出现“一人多岗”与“一岗多权”的情况，充分执行工作职责，提升财务共享模式下内控水平。并借助防火墙、文件加密等方式，保障信息流通中的安全与内容完整。

（四）明确财务转型方向

财务共享视角下，行政事业单位需清楚财务工作的转型方向，以此指导工作实践。

一是财务核算由信息化升级到智能化。在5G通信商业化与AI发展中，各个单位财务工作在电算化的基础上，朝着信息化与智能化的层面探索，多种信息管理系统已经在事业单位中得到普及。在系统平台逐步完善中，AI似乎也在财务领域有了融入的可行性。同时，诸多事业单位原有的系统平台开始使用5G通信，这给实现智能财务奠定基础与保障。而智能财务实际上就是将以AI为核心的一些技术手段应用到财务中，通过模拟与拓展常规财务处理流程，彻底优化财管质量与运行效率，为单位及时提供管理决策依据。

二是财务部门侧重点从强调财务核算转移到财务管理上。社会发展到如今的程度，行政管理与社会服务等的工作事项愈发繁重，相应财政支出量随之增多，行政事业单位开展的经济项目数量增加。而社会公众对于各单位公示的财务数据品质与管理水平都有更高的标准，促使单位财务工作从单一财会，在引入财务管理后，更加重视财管升级。依托于财务共享，提高财务运行流程的规范性，让工作者将更多精力放在财管上。

三是财务信息应用地方从“孤立”走向“融合”。财务共享中可达到数据实时流通程度，方便数据分析、预算管理，避免产生“孤岛”情况。除此之外，基于单位业务方面的需求，把财务数据汇总、发送给不同的部门，通过财务分析，提炼出对决策有价值的部分，加快各部门的运行效率[5]。另外，业务部门产生的信息，财务部门也可获取，基于全面预算、业财结合，研究、评价财务预测以及落实状况。换言之，业财融合应当是单位采用财务共享之后，业务运行与信息使用方法的明显转变，抓紧弱化业财的边界，使财管高度集中。

四是财管从结果剖析延伸到过程控制。通过结果剖析，可以反映出当期资金应用水平，为下期的预算实施予以指导。所以，该环节对行政事业单位预算管理来说非常关键。但如果仅强调结果，无法了解预算实施期的情况并控制超预算的情况，降低费用支出管控力度。所以财管由仅关注结果，调整到过程管控是一项重要的转变。而过程控制侧重于对资金流向、审批过程等的管理，可以降低资金流引起的某些风险，提高审批推进速度，加快预算实施进度。同时，财管实行过程控制，还能提升对项目投入落实过程的绩效评估，立足于动态化监控，预防挪用项目款与不当支出等情况发生。

结语

财务共享模式应当是行政事业单位达到自我发展目标的有效途径，可从能力层面、技术维度改善财管质量。各单位需加紧建设、完善共享平台系统，搭配高水平的人才团队与管理体系保障，明确财管转型升级的方向，注重在财务数据保存、使用中的安全性，依据完整、真实、及时的数据资料，落实预算执行的过程性管理及指导。