探究中小企业行政管理人员绩效管理

杜琳

（青海民族大学政治与公共管理学院，西宁 810000）

1 行政管理人员绩效管理概述

企业的绩效管理工作包含绩效考核和管理两部分，对行政管理人员开展绩效管理工作，不仅能够提升相关人员的工作执行能力，还能激发其工作热情和积极性，从而改善中小企业的管理活动和效率。企业的行政管理工作涉及企业业务开展的全过程，行政管理工作主要统筹管理经营和生产的所有工作流程，不仅对人力资源、办公事务、财务事务等进行管理，还包括对文书材料搜集、制作和管理等日常事务，行政管理工作任务具有琐碎性、复杂性，工作内容较多、较为繁杂，主要以日常事务为主。对企业的行政管理与生产管理、营销管理不同，它对企业的经济效益没有直接的影响，管理的效果不会在短期内显现出来，因此企业容易将工作的中心集中到生产和营销方面，将时间和精力投入到能够直接影响经济利益的部门，对行政管理部门的重视不够，忽视对行政管理人员的工作质量和绩效的考察，导致行政管理人员的绩效管理方式具有单一化、表面化的特点，且由于行政管理工作的特殊性，难以运用定量的考核指标来考察、检测相关人员的工作绩效和效果，导致行政管理人员的绩效管理落后，阻碍了企业对行政管理工作的深入实施，打击了行政管理人员的工作积极性，妨碍其职能价值的实现[1]。

2 中小企业行政管理人员的工作特点

2.1 绩效考评工作难度较大

中小企业一些行政管理团队属于临时组建的团队，具有短暂性和阶段性，且中小企业为了能够降低人力投入成本，就会要求行政管理人员一身兼任多职，要求其不仅要做好自己的本职工作，还要做一些非本职工作内容，导致行政管理人员工作强度较大，工作量较多，对其绩效考核工作难度增加。

2.2 难以进行定量评价

行政管理人员主要是管理一些日常琐碎的事务，且工作范围较广，不仅包括材料信息的搜集、管理，还包括文书制作、办公用品的购买和管理等，工作任务较多、较为琐碎，会涉及多个环节和流程，因此难以从定量评价的角度进行考核。

2.3 工作具有复杂性

中小企业行政管理人员的工作内容较为烦琐，不仅要对日常事务进行管理，还要对突发事务进行管理，如员工发生工伤或急病、发生火警事故等，要建立应急机制组，制定应急情况处置程序，有效解决和处理紧急情况，因此工作具有突发性和复杂性，不容易对其工作绩效进行考察和管理[2]。

3 中小企业对行政管理人员实施绩效管理的作用

3.1 激发行政管理人员的工作积极性

中小企业对行政管理人员实施绩效管理，能够对相关人员的工作质量、工作绩效、工作成果进行客观评价，通过工作绩效进行工资的分配，将绩效管理与工资、职位挂钩，让绩效与行政管理人员的利益保持一致，能够提升绩效考核结果的公正性，实现以实际的工作能力和质量为依据，从而激发相关人员的工作积极性和潜力，使员工能够更好地投入到工作过程中，为员工提供自我价值实现的机会，从而提高相关人员的工作热情，增强团队的整体作战能力，从而促进企业的发展。

3.2 提高工作效率和质量

对行政管理人员进行绩效管理，就是为行政管理人员制定明确的考核项目和定性定量指标，将绩效考核与员工的利益捆绑，将工作成果与薪资、职位直接挂钩，将责任和利益进行精细化，使员工能够主动改进工作方法以提升业绩。中小企业预先制定行政管理人员绩效管理目标，根据不同的岗位和能力，制定不同的绩效管理目标，并将目标进行分解和精细化，为后续的考核提供基础，还要制定绩效考核和管理的过程规范，明确规范的内容、项目、程度以及考核的内容，使员工明确自身责任应该落实到什么程度。将绩效考核和管理与利益相联系，并督促相关人员进行业绩改进，形成持续的改进机制，从而使员工能够以正确和积极的态度执行工作，防止产生工作冲突，提高工作效率和质量，提高中小企业行政管理的实效性[3]。

4 中小企业对行政管理人员实施绩效管理的策略

4.1 转变思想观念，提升重视程度

中小企业要转变思想观念，高度重视行政管理队伍建设，重视对行政管理人员的招聘、选拔和任用，根据行政管理人员的实际工作情况和工作能力，建立科学的绩效管理体系，制定绩效计划，确定关键绩效指标，明确部门人员的业绩衡量指标，从而做好绩效管理，确保绩效考核的公平公正性与绩效反馈的及时性。建立员工关键绩效指标管理卡、员工业绩档案技术卡、员工绩效改进计划等，建立完善的行政管理人员绩效管理机制。

除此之外，中小企业还要研究绩效管理理论，包括绩效考核的重要性、绩效考核的内容、考核标准，以及行政管理人员绩效管理的主要原则、常见问题和根本目的。要创新绩效管理方式，做好绩效考核执行工作，预先制定最近一年的工作目标，如营业额、利润额、客户数量等，并将工作目标精细分解到行政管理部门工作人员上，将目标量化、明确化，设计考核表格，如个人绩效考核表、绩效反馈、面谈记录表等。还要安排相关考核人员进行绩效考核能力培训，考核人员要定期进行绩效期间检查，调整绩效指标，发现绩效考核问题，根据绩效考核的结果，对员工进行奖惩，从而保证绩效管理工作的推进有序化、高效化[4]。

4.2 绩效管理考核指标优化

中小企业要根据战略目标以及行政部门管理人员的具体工作情况、工作业绩等，优化绩效管理考核指标，科学设计绩效管理考核指标的权重比例，科学分配每一个绩效指标在总分中所占的比重，对各项指标的重要程度进行权衡和评价，要根据平衡分布的原则进行指标权重的设计。行政管理工作人员的绩效指标可以是5～10 个，每个指标的权重设定在5%～30%，防止指标权重过高或过低，防止某一个指标被相关人员忽略，可以将指标权重设计为5%的整数倍。还要以导向原则进行指标权重的设计，在设计过程中要根据企业战略的发展方向和发展目标进行设计，增加与企业战略目标相契合的指标的权重，还要根据岗位差异性原则进行指标权重的设计，若行政管理人员岗位较高，要增加其财务性经营指标和业绩指标权重，而流程类指标的权重较小。要根据重点突出的原则进行指标权重的设计，如果行政管理岗位重要指标有两个，那么每个重要指标的权重要在30%以上，要优先设定定量类指标权重，确保其权重大于定性类指标权重。中小企业还要根据企业的阶段性发展目标以及工作人员的不同工作状态、工作阶段，动态化调整指标权重。

中小企业要融合定性、定量指标来评估行政管理人员的工作绩效。定量指标能够体现企业的近期工作成果，量化的考核结果可以在个人和企业之间进行比较。定量指标能够根据准确的数据来进行“是”或“非”的判断和决定，常见的量化指标包括：是否减少了浪费和返工，是否达到了减少成本的目标，是否推出了新产品，是否达到了管理和领导方面的要求，是否提高了客户的满意程度，考核的结果可以被加以测算。由于行政管理人员工作的特殊性，难以对其工作绩效进行准确的定量考核，因此要将定量、定性指标相结合。对行政管理人员的行为指标要从定性上确定，考核员工的工作行为、管理能力、沟通能力等，划分为优秀、良好、合格等层次，并进行适当的打分。对行政管理人员的知识和技能进行定性指标考核，对相关人员的价值观、工作态度、个性品质、工作积极性、工作内驱力制定相应的定性指标，考察相关人员的实际贡献、在工作中展现的能力或技能，要对行政管理人员的文件整理、签订和保管方面进行定量指标设计[5]。

中小企业要明确行政管理部门中各个岗位的关键绩效指标，改变传统的形式化考核。企业关键绩效指标简称KPI，能够明确部门人员的绩效指标。中小企业要将KPI 与公司战略目标相结合，针对不同职位来进行设定，是公司战略对每个职位工作绩效要求的具体体现。要确保KPI 指标对重点行政管理活动进行衡量，包括对行政费用预算控制、对车辆进行调度、对办公用品进行购买、对消防安全事故进行有效管理等。KPI 指标还包括客户的满意程度、行政办公设备的完好率、部门协作满意程度、培训计划完成率等。

4.3 绩效管理实践过程优化

第一，明确考核对象和考核主体。中小企业考核对象的范围较为广泛，对行政管理部门的考核上到行政部门高层，下到基层员工，都可以是绩效考核的对象，在对行政管理部门部长进行考核时，可以运用权重切分的方法，将部长本人的考核分数与部门的考核分数相结合，将二者的考核分数进行权重划分，并得出考核结果。考核的主体主要是两种：一种是上级，即上级给下级员工打分，上级对下级进行考核；另一种是内部客户对相关工作人员进行打分，从而实现对行政管理人员的精准化考核。中小企业还要将员工的基础信息当作考核机制的核心，对每个岗位的工作内容、工作职责、工作流程、工作标准都进行明确化，从而提高考核的真实性和效率，从而明确不同员工在同一任务中的工作质量和工作贡献，从而避免考核结果的偏差。中小企业还要将行政线内容都纳入考核体系中，将关键指标、日常指标、加分事项指标纳入考核体系中，按照岗位考核指标进行打分，从而能够评估不同员工的工作质量和工作效率，全方位地了解行政管理人员的工作状况。

第二，优化考核流程。目前部分企业的行政管理人员考核流程不适应企业战略发展的要求，各个岗位的协作不到位，且考核结果没有实现有效对接，评价结果缺乏可观性和准确性。中小企业行政人员考核机制缺乏项目线方面的考核，无法准确判断和测算相关人员在项目方面的工作成绩和工作质量。因此中小企业要构建完善的行政管理人员考核流程，使项目化考核工作可以沿着行政线和项目线两条路线进行。行政负责人要对行政管理人员进行行政线考核，项目经理要对行政管理人员进行项目线考核，并根据项目绩效要求明确考核结果，初步确认考核结果，收集一些对考核结果的反馈意见，并将其进行公布。中小企业还要明确行政线、项目线考核方式的权重，进行考核权重比例分配，根据相应的公式以及经营项目的轻重程度来计算各项考核比例，两条线要相互沟通和协调进行比例设计，确保行政线的权重在20%以上，根据比例来计算考核得分，并计算最终考核结果，从而确保项目线获得充分的考核权，确保行政管理人员的绩效考核结果与真实情况相契合。除此之外，中小企业要确定考核等级，每级管理者对下级员工和子项目的考核结果统一采用五级评价方式，五分优秀，四分良好，三分及格，两分待改进，一分差，实行2∶3∶2∶2∶1 强制分布，采取“先定两头再定中间，两头四舍五入，中间补齐”的计算原则，设定每一个等级的区间，用分数来表示，以便后续的考核成绩计算和总结[6]。

4.4 加强文化建设，注重员工关怀

中小企业要营造良好的企业文化氛围，激发员工工作的积极性和潜能，从而为行政管理人员绩效管理工作起到支持和辅助作用。中小企业要结合自身发展目标，如产量与产值、销售额、利润额、开发新产品的项目等目标，再调研行政管理人员的实际需求，如薪资需求、晋升需求、发展前景需求、安全需求、尊重需求、工作环境需求等，还要了解员工对企业发展的意见和建议，从而建立多元特色的企业文化活动，激励员工参与企业文化建设，创建良好的企业文化环境，使员工认识到自身岗位的价值，明确岗位的职责和工作内容，建立务实、严谨、激情、协作的团队文化，打造团队合力和凝聚力，实现员工能力提升和企业发展的共赢。

除此之外，中小企业还要注重员工的心理需求，包括尊重需求，员工希望得到领导对自身的关注和尊重，渴望得到领导的赏识，希望领导能够尊重自身的人格、知识、才能和劳动，因此领导在进行处罚时，要注意说话的态度和处罚的方式，还包括自我实现需求，许多行政管理人员志向远大、不甘于现状，希望自身能够得到更加广阔的发展空间和机会，愿意为企业多作贡献，因此领导要珍惜爱护行政管理人员的才华和奋发向上的精神，可以开展一些评比和竞赛，从而实现员工的自我价值。员工还需要社交需求，希望与同事能够协同合作，因此中小企业可以举办多样化的联谊活动、精神文化活动，如书法、摄影活动、读书活动、生日晚会活动等，满足行政管理人员热切交友的需求，从而增强团队的凝聚力。中小企业领导要理解员工、激励员工、认可员工，激发行政管理人员工作的激情和自觉性，使员工感受到家的温暖，从而鼓励员工作出更大的贡献，促进中小企业持续不断地发展。

5 结语

中小企业对行政管理人员实施绩效管理，先要转变思想观念，提升对绩效管理的重视程度，建设完善的、具有丰富经验的行政管理人员队伍，制定绩效计划，确定关键绩效指标，做好绩效考核执行工作，确保绩效管理工作推进的有序化，中小企业还要优化绩效管理考核指标，设计绩效管理考核指标的权重比例，要融合定性定量指标来评估相关人员的工作业绩，明确各个岗位的关键绩效指标。中小企业还要优化绩效管理实践过程，明确考核对象和考核主体，优化考核流程，提高绩效考核的准确性和全面性，加强文化建设，注重员工关怀，增强团队的凝聚力，实现员工能力的提升和企业发展的共赢。