高校学生档案管理工作的探讨——以南京财经大学红山学院为例

贾艳芳

(南京财经大学红山学院，江苏南京，210003)

学生档案是学生在校期间学业、生活、综合素质等各项表现的重要记录，是人事档案的重要组成部分，对学生未来升学、就业、落户、工龄计算、退休等方面发挥着重要作用。学生档案管理主要包括新生档案接收、整理、审核，在校期间产生各类材料的搜集和日常管理，以及毕业生档案派遣和留校档案服务等工作。高校因学生档案数量多、材料类型复杂、质量要求高、留存时间短、调取频繁等，给档案管理带来挑战，因此需要逐步完善高校学生档案管理工作。

一、高校学生档案管理的基本内容

(一)学生档案的接收

新生档案密封完整加盖公章，由高中学校统一邮寄或者交由新生自带。高校一般在新生入学两个月内，根据学生档案等材料核实新生身份，核实无误后，相关材料统一装入档案袋，封皮标注新生专业、班级、姓名、学号等信息，对每份档案进行统一编号，交由档案室保存。[1]

(二)学生档案的整理

核实新生入学前材料，各项材料登记在册，列出班级档案材料清单，辅导员和档案室留存纸质版和电子版，核实无误后交接。档案按照编号顺序，统一放入班级档案柜。若新生档案出现材料缺失，通知学生及时联系高中学校补办，规定时间节点及时归入，确保档案材料的完整性。

学期末，各班级新增的奖励、处分、学籍异动等材料，按照规定时间归入档案袋，电子版清单随纸质版档案信息变动。如有学籍异动信息，则需定期调整学生档案，核实档案存放信息的准确性，确保调取档案方便。

(三)学生档案的调用

档案为全面认识新生提供了可靠途径，通过查看学生档案，可以了解学生的教育环境、成长经历及性格特征，便于快速了解学生的详细信息，为开展学生工作提供基础保障。

学生积极响应国家号召应征入伍涉及档案材料的移交，需要根据学生需求及时办理，并做好登记工作，为学生发展提供有效服务。为方便学生就业，高校要积极与用人单位沟通，根据单位需求提供多样化查档服务，简化相关流程，协助用人单位完成政审工作。对毕业离校时未落实工作单位的高校毕业生，高校在两年内可代管档案，如有需要，档案室会提供档案保管、查询、出具档案保管证明等服务。

(四)学生档案的转递

每年6—7月份，对已派遣、升学的应届毕业生档案进行分批寄发。核实好须归入毕业生本人档案袋的全部材料后，将需要寄发的档案装入邮寄信封，并将信封封口后，在封口处使用封条并加盖公章。将信封装入防水袋，在防水袋上贴上邮寄标签并在标签寄件人信息处再加盖公章。需要寄发的档案按打印名单上的学生顺序排列，并认真核对邮寄标签上的学生姓名、收件单位名称与毕业生档案寄发名单上相关信息是否吻合。后续根据学生申请，定期寄发。

需要改派或其他特殊原因而需要暂缓发出档案，或需要提前单独寄出学生完整档案，应由毕业生本人书面申请，辅导员签字。学院同意后，及时报档案室进行处理。

已完成投递的档案，在校友群内上传邮寄单号，确保学生可以了解档案派遣进度，实时关注和核实档案去向，确保档案送达指定单位。因信息错误被退回的档案做好登记，通过辅导员联系学生，确认正确的邮寄信息，安排重新邮寄。受疫情影响，无法正常投递的档案，应及时联系学生告知原因，重新登记，根据实际情况安排再次派遣。

二、现状

(一)二级管理尚未落实

目前南京财经大学红山学院(以下简称我院)学生档案集中保管在档案室，归属于学生处。虽然我院逐步推进二级管理，各项工作正逐步移交到各系，但目前仍处于推进的初级阶段，各系对档案管理的经验较少，同时档案涉及的事项烦琐、复杂，各项工作仍由档案室统一处理。

高校学生档案具有流动性强、内容多、形式复杂等特点，不同年级的侧重点也不同。学生因转专业、退学、休学、复学、降级、参军入伍、出国等情况产生学籍异动，异动材料的形成涉及多个部门，不能达成统一时间处理，收到学籍异动信息后只能由档案室管理人员逐一调整，时间分散、耗时长。档案室集中保管档案，需要随时为全院学生提供档案去向查询、出具档案保管证明、查阅档案相关材料等服务，工作任务重。

(二)档案管理不规范

日常管理过程中，对每学期新增材料或学籍异动的材料，我院目前还无法做到应归尽归。新生档案中需要补充的部分材料，若无法提供材料原件，则需学生手写情况说明，导致档案材料内容不规范，为后期档案调用埋下隐患。

毕业生档案由辅导员统一归入，交由档案室派遣。集中派遣时间集中且工作量大，在整理档案过程中难免出现少归、错归的现象，退档现象时有发生。这就导致在档案调用过程中，部分材料需要临时补充或者学校单独出具情况说明，影响毕业生就业进度，降低了档案的可靠性，影响学校声誉。

(三)往届生遗留档案多

2002年，为进一步深化高校毕业生就业制度改革，对毕业离校时未落实工作单位的高校毕业生，高校在两年内可代管档案，超过两年仍未落实工作单位的高校毕业生，档案迁回其入学前户籍所在地。[2]一方面，档案留校或延期毕业的毕业生，默认符合毕业条件或学校代为保存两年后，档案可以自动派遣回入学前户籍所在地；另一方面，部分毕业生留存的生源信息不齐全，导致毕业生档案无法派遣或派遣后被退回学校。毕业生联系方式变更，由于间隔时间较长，无法及时取得联系，毕业生档案逐步变为遗留档案，部分档案遗留时间长达十年。

(四)档案查询方法单一

我院尚未建立数字化档案去向查询平台，毕业生在落户、单位政审或变动工作等需要核实档案现存放单位时，需要多方查询，耗时耗力。目前，毕业生可以根据邮寄信息确认本人档案保管单位，也可以根据全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证的抬头确认，但这些查询方法都存在不同程度的局限性。例如，部分毕业生申请派遣后，会由于各种原因未能及时核实档案去向，或报到证丢失，导致无法完成档案交接。因此，需要建立统一、便捷的查询平台，不断满足毕业生需求，提升管理质量。

三、成因

(一)学生不重视

目前，虽然大部分学生认识到了档案的重要性，但不清楚具体体现在哪些方面。又由于档案不能存放于个人手中，部分学生就认为自己的档案会像高中毕业时一样，由学校派遣到就业单位，不了解档案派遣的正常流程。

事实上，虽然辅导员通过班会等形式强调档案的重要性，要求毕业生了解申请档案派遣正确流程及档案去向，保存就业信息系统的网址、用户名和密码，告知多种途径查询档案去向，但毕业生大多不重视，仅在工作单位明确提出调动档案或工作变动需要档随人走时，才开始问询具体操作流程。

同时，部分毕业生还会轻信网络“科普”，默认档案留校即为应届生，将档案代管的两年视为“留有两年时间挑选工作”，而且即使两年后仍未找到满意的工作，这部分毕业生也很少主动关心档案的情况，只会被动等待学校通知，导致弃档现象严重。

(二)相关人员流动频繁

我院新生档案材料由辅导员整理后，交由档案室统一存放和日常管理。部分辅导员工作年限少，缺乏学生相关工作经验，对具体工作不熟悉。每年毕业季，毕业生档案派遣时间集中且工作量大，毕业生材料不尽相同，奖学金评定材料、党团材料等缺少和错送的情况时有发生，很容易影响毕业生档案材料的完整性。

此外，我院缺乏专门的学生档案管理团队，加之档案管理人员流动性大，工作交接又会占用工作时间。同时，工作人员参与系统培训和外出交流机会甚少，缺乏系统的档案管理专业知识。

(三)档案管理工作方法传统

目前，我院学生档案一般只采取纸质化方式保管，尚未配备电子化管理系统，信息化水平不高。面对海量学生信息，档案查询、借出、转递等记录仅依靠人工，未能实现纸质档案材料和电子档案材料同步归档，纸质档案一旦丢失，重新补办耗时耗力。

档案是了解学生的重要途径，深入了解学生材料，观察学生生活、教育环境，可以分析出学生性格和特长，根据学生成长轨迹有针对性地为学生提供指导和服务。[3]但因查阅学生纸质档案费时费力，不能发挥立竿见影的效果，因此得到的重视十分有限。

(四)缺少高校学生档案管理专门办法

我院学生档案管理借鉴了2008年《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)及2012 年颁布的《江苏省高等学校档案管理办法》，根据学生类文件材料的归档范围进行归档，但对各类材料的入档标准和如何进行日常管理没有进一步说明。目前，我院缺少专门的管理办法，对在档案管理过程中出现的难题，只能根据实际情况和过往经验解决，导致学生档案材料包含内容不统一，同性质材料名称不一致，以及材料原件盖章不规范、非原件材料入档等情况，档案材料完整性及统一性无法得到保证。

四、改进措施

(一)制订档案整理要求

我院根据工作实际和工作经验，制订了相应的档案整理要求。对于新生，我院要求入学后一到两个月完成档案整理工作，辅导员要以班级为单位按要求完成整理学生档案、交给各系学工秘书检查审核、档案室审核、辅导员签字交接、档案入库等工作。同时，辅导员需要保留班级档案整理审核表和电子稿。若相关材料缺失，学生需要及时补办，在规定时间节点前上交，做好记录。此外，每一学年，我院都会对学生档案进行抽查和整理。对学生档案的日常管理流程，我院也制订了相应的规范和要求，逐步规范档案管理，优化流程，简化手续，减轻档案管理压力。

(二)多途径提供档案服务

为提升工作效率，更好地为学生服务，我院档案室会定期汇总相关问题并下发通知，包括毕业生档案材料归档范围、寄发要求、后续派遣步骤及留校档案管理，确保已落实就业单位毕业生及时确认档案去向，未就业毕业生了解如何申请档案转出。

同时，每批派遣的学生档案的邮寄信息都会上传至应届毕业生QQ群，并由辅导员转发至班级群，确保每名毕业生都可以随时查看。毕业生也可以登录“91智慧”就业信息系统，查看各项信息。档案室办公电话已公布，工作时间提供档案查询服务。

(三)减少遗留档案产生

对未达到毕业条件的毕业生，我院档案室主动加强与各辅导员的联系，及时跟进学生毕业情况，符合条件及时转出。对毕业后保留两年的毕业生档案，在派遣之前，我院档案室会在应届毕业生QQ群内发布通知，联系学生补充、核实生源信息，暂时无法取得联系的学生，也会通过辅导员、奥蓝学生信息管理系统、企业微信等逐一电话联系学生或父母，确保每位学生的档案都能准确转出。

对遗留的学生档案，我院档案室会将学生学号、姓名、专业、遗留性质(被退回、未取得毕业资格、无法联系)、档案类别(学生档案、党员档案)等信息登记为电子版，方便以后查询、利用。纸质档案会按照毕业年份存入档案柜，并定期清点，档案派遣后及时更新电子册，逐步减少档案遗留，从根源上减少遗留档案。

五、未来发展方向

(一)培养学生档案意识

通过入学教育或讲座等多种方式，对新生进行档案基本内容及重要性普及，增强学生关注档案的意识。对于毕业班学生，我院可以通过就业指导课或大学生职业生涯规划课程，开设档案相关知识模块，以大学生就业、升学等实际问题为切入点，普及相关档案相关知识，提升毕业生对档案的重视程度。[4]辅导员应在离校班会上，通过展示正确的档案派遣申请步骤、档案转递流程以及档案去向查询等问题，着重强调档案对学生未来职业发展的重要性。

(二)推进建立学生档案二级管理体系

档案管理需要系统性的专业知识，档案管理人员应定期参加省、市档案主管部门组织的业务培训，不断巩固和更新业务知识，提升档案管理能力，为高校学生档案管理提供扎实的理论指导。

在学校档案室的统一管理和指导下，我院各系应指定专人负责学生档案事务，档案室也要不断展开对辅导员及二级管理部门相关人员的业务培训和相关指导，使其熟悉学生档案管理的相关事务，了解档案基础知识、档案保管内容、档案转递流程等，初步具备学生档案的专业能力。[5]各系也可以根据工作实际开展工作交流会，交流管理难题和心得，逐步根据本院实际完善档案管理工作。同时，我院还要建立一支服务意识强、业务能力精的学生档案管理队伍，形成工作体系，发挥合力作用，更好地为学生和单位服务，提升服务质量和效率。

(三)加快推进档案管理信息化

高校学生档案管理与信息技术的结合，不仅可以提高工作效率，提升管理水平，还可以在一定程度上降低档案管理的人力、物力成本。因此，我院可以建立学生档案管理平台，开通各类日常管理功能。通过扫描，将入学前纸质档案材料进行数字化存储和备份，用于日常管理和查询。[6]在校期间形成的各项材料录入系统，有利于及时进行数字化存储和更新，同时可以针对不同用途和单位开放不同的查看权限，方便用人单位查阅，实现信息共享。此外，还可以开放统一查询功能，让学生输入学号或者身份证号码就能查询档案是否在校以及具体去向。这也要求高校加强技术支持维护信息安全，提升管理人员网络安全意识，定期更新信息并进行备份，加强日常网络安全检查和维护，定期排查安全隐患，保障信息安全。

(四)制订高校学生档案管理专门办法

为彻底解决档案管理过程中产生的问题，我院应根据相关法律法规，尽快制订学生档案管理专门办法，做到各项管理有据可依。同时，应明确学生档案管理的基本要求，包括学生档案接收、保管和利用要求及步骤，学生档案材料的搜集和归档范围及标准，学生档案整理的要求，学生档案的转递流程，以及高校学生档案信息化建设标准，以此与单位对接达成统一流程，避免调档过程中的问题。

高校学生档案管理是一项长期且复杂的工作，实际工作过程中面临不少困难和挑战。大学生是国家人才库的储备力量，学生档案记录了学生在校期间的成长足迹。高校应更加重视档案管理工作，根据相关法律法规和专门文件精神，逐步解决管理中的难题，逐步实现档案管理工作的统一化、信息化，让档案不再是布满灰尘的纸质材料，而是能够体现学生风采的“解说器”，真正发挥档案在了解学生、引导学生、帮助学生中的作用，提升高校的管理水平。