事业单位退休人员档案管理的启示与思考

李雪花

（常州工学院档案馆）

为了确保事业单位的退休人员档案管理工作更加科学合理、健全完善，需要结合事业单位退休人员档案管理工作现状，不断提高档案管理人员综合素养，使事业单位的退休人员的档案管理意识逐渐提升，构建事业单位的退休人员档案管理机制，并逐步完善与优化档案管理流程，进一步加强档案信息化建设，通过提升事业单位退休人员档案管理工作的科学性，构建更加完善的退休人员档案管理工作机制，从而可以确保整个退休人员的档案管理工作更加健全、完善，使得事业单位的管理工作质量获得实质性的提升。

一、事业单位加强退休人员档案管理工作的必要性

在事业单位内，档案是整个单位的人才信息载体，能够直观地反映出事业单位的人力资源具体情况，也能为制定决策提供有力的保障。通过开展事业单位的退休人员档案管理工作，能够更好地映射事业单位的人才素质情况，也能为促进事业单位的持续发展提供真实、可靠的人力资源基础与原始材料。近年来，随着社会经济的不断发展，就业形式更加多元化，社会发展中人口老龄化问题日益严重，事业单位发展中呈现出比较鲜明的加速化特点，有很多的事业单位员工面临着退休、下岗。根据相关调查数据显示，我国的事业单位每年会有大量的事业单位员工退休。在事业单位和劳动保障部门的工作中如何才能有效地加强退休人员服务，如何构建更加健全、完善的事业单位退休人员档案管理机制，如何才能更加妥善地处理退休人员档案信息，如何保障退休人员的合法权益是其工作的重点，会对事业单位的持续发展产生重要的影响。事业单位的退休员工档案管理可以作为事业单位的发展进程中的重要原始记录与权威凭证，加强事业单位的退休员工档案管理可以更好地保护事业单位的资源，推动事业单位的持续发展。

通过提升退休人员的档案管理工作的具体实施水平来切实提升事业单位的整体档案管理水平。要求相关的档案管理工作人员能够采取有效方式来对档案管理工作中的管理形式进行分析，确保其形式的科学性，使得档案管理的实施要点被充分体现出来。事业单位的档案管理工作由于管理措施不当、档案保存环境不佳等多种问题导致事业单位退休人员档案管理中存在较多的问题，不仅会对退休人员档案管理工作效果产生消极影响，还不利于相关工作的展开。通过加强事业单位退休人员的档案管理工作，能够将包含个人信息、家庭住址等退休人员较为重要的具体信息进行有效的管理，这样可以使退休人员的信息安全得到保障，也能有效的提升事业单位档案管理工作的安全性。

二、事业单位退休人员档案管理现状

（一）事业单位的人事档案管理制度存在漏洞

根据目前我国的事业单位档案管理工作开展实际情况来看，我国尚未针对退休人员开展档案管理。与企业相比，事业单位是形成机构，其日常管理较为严格规范，但是在退休人员的档案管理与档案服务工作机制方面也存在一定的问题与漏洞。其中最典型的表现之一就是事业单位的退休人员档案管理工作缺乏完善的监督落实机制与执行保障机制。在查看、借阅、保密等事业单位的档案管理工作中都缺乏规范，且相关的手续不够规范及时；部分档案信息存在无人管理、随意存放的问题；事业单位的人事档案管理工作监督管理机制不够完善，容易导致档案管理工作混乱，甚至会出现档案信息丢失的问题。档案管理工作缺乏考核机制、考核措施等，不能在档案管理工作人员的绩效考核中纳入相应的内容都是事业单位档案管理工作中的常见问题。上述的种种问题都导致事业单位的退休人员管理工作安全存在严重的危害，不利于事业单位的档案管理权威性树立。

（二）缺乏先进的退休人员档案管理技术

在很多事业单位开展退休人员档案管理工作过程中比较突出的问题就是缺乏先进的档案管理技术，档案管理工作无法实现与信息技术的有机融合、合理应用。在开展具体的档案管理工作时，仍旧严重依赖于人工操作，一般采取手工检索的方式，从而导致事业单位的档案检索效率较低。在部分事业单位内还尚未开展相应的档案信息化建设，档案内容大部分为纸质化内容，对于现代化信息平台的应用不足，不仅不利于档案信息化建设，也会受到多种因素的影响导致档案纸质内容破损、丢失等。人工手写、纸质化等方式仍然是档案管理工作的主要工作方式，工作人员缺乏现代信息化思维，对事业单位的档案管理信息化建设会产生不利影响。大部分的事业单位尚未将充足的财力、人力、物力投资于退休人员档案管理工作，领导层不重视、资金不到位、档案随意摆放问题屡见不鲜，不利于档案管理工作的质量与效率提升。

（三）缺乏档案管理意识与服务意识

在很多事业单位内，通常是档案管理人员身兼数职，很少有专门的档案管理工作人员从事具体的退休人员的档案管理工作。有部分事业单位的退休人员档案管理工作由该单位的领导负责或者兼任，这导致事业单位的档案管理工作人员的专业素质水平不高。还有部分事业单位的领导干部缺乏档案管理意识，不能在事业单位内组建起一支专业水平高，专业素养过硬的档案管理队伍，档案管理人才队伍不够稳定，缺乏正规的技术指导与培训。部分事业单位在开展退休人员档案管理工作的过程中，思想态度不端正，抱着随意侥幸心理，且缺乏责任意识、服务意识、保密意识，这就导致在退休人员档案管理工作中往往容易出现档案保管不当、档案管理分散，档案管理技术落后等多种问题，严重影响事业单位的退休人员档案管理工作的效果与质量。

三、加强事业单位退休人员档案管理的具体措施

（一）切实提高档案管理人员素养

事业单位要想实现档案管理工作的质量与效率逐渐提升的规划目标，首先就要切实提高档案管理人员的综合素养。提升档案管理人员的专业技术水平是确保事业单位退休人员档案管理工作力度加大的基础。首先，要求事业单位根据退休人员档案管理工作需要设置专岗专职，由专业的档案管理技术人员负责相应的档案管理工作。凡是负责退休人员的档案管理工作的技术人员必须要掌握最新的档案管理理念、档案管理工作技能、信息化建设技能等多方面的技术，对于事业单位的退休人员的档案管理工作特点、工作内容有较为准确的把握，在具体的退休人员档案管理工作中能够结合其工作特征与基本方法展开工作。其次，事业单位要定期组织退休人员档案管理工作人员进行深造学习，通过深造学习使其能够掌握先进的档案管理理念、档案管理方法与技术，要紧紧地围绕事业单位的档案管理基本操作能力提升展开相关的学习与培训，要使退休人员、事业单位的档案管理工作人员都具备相应的档案管理基础知识与技能。再次，要求档案管理工作人员能够主动积极地学习档案管理专业知识技能，并使其掌握相关的技能，这样在工作中才能最大限度地挖掘退休人员档案管理数据信息价值。第四，通过对相关政策、事业单位退休人员档案管理工作实际情况进行分析，逐步构建退休人员档案管理监督机制与考核机制，这样才能更好地满足退休人员档案管理工作的科学性、有效性要求，也可以更加科学地评价相关档案管理工作人员的工作质量，并将其纳入绩效考核评价体系内，进而使档案管理人员能够通过多种途径来不断更新档案管理理念，创新档案管理模式与方法，不断提升业务能力，最终推动事业单位的档案管理整体质量目标实现。

（二）提升事业单位退休人员的档案管理意识

进入到新时期，事业单位的退休人员档案管理工作受到多方因素的影响，也将面临着新发展与新局面。要通过不断完善与优化事业单位的退休人员档案管理工作，来为事业单位的退休人员提供更加优质的服务。要求事业单位在开展档案管理工作规划时，就需要使退休人员的档案管理意识逐渐提升，才能在事业单位的规划、建设中让事业单位档案管理工作的科学性充分体现出来，构建更加完整的事业单位的档案管理工作体系与工作机制。基于此，事业单位的档案管理工作人员需要将不断提升自身的档案管理意识作为事业单位档案管理工作的重要基础，这样在退休人员的档案管理工作的具体开展、落实的过程中能够与人力资源部门工作人员实现有效联动，有机整合档案管理工作与人力资源管理工作，档案管理工作人员也可以要求人力资源管理工作人员必须要融合保密性的相关工作要求与标准，这样不仅能够充分体现事业单位的档案管理工作筹划的科学性，还可以确保档案管理工作开展过程中各项保密性、安全性策略实施。

（三）构建事业单位的退休人员档案管理机制

进入到新时期，为了能够为事业单位的退休人员提供更好的服务，从多个层面提升事业单位档案管理工作质量，需要根据具体的工作需求来设置专门性的退休人员的档案管理机制，通过该措施也可以有效的提升事业单位档案管理工作质量与工作效率。只有认识到构建科学合理、全面完善的事业单位的退休人员的档案管理工作的管理机制的重要性，并着手构建，才能使得退休人员的档案管理工作科学性得到保障，并逐渐提升其工作质量与工作效率。例如，某事业单位的管理人员，为能够使事业单位的档案管理质量获得整体性的、实质性的提升，侧重于构建退休人员档案管理机制。也有部分事业单位的领导，在综合考量事业单位退休人员档案管理要求、退休人员服务需求等多方面的因素后，严格区分事业单位内的在职人员、退休人员的档案管理工作，并明确在职人员、退休人员的档案管理标准，并对档案管理的保密性进行严格的控制。保障事业单位退休人员档案管理的保密性是确保其综合管理质量提升的重要基础与前提，这也是事业单位构建科学的档案管理体系的重要前提。事业单位的退休人员档案管理机制构建过程中应该注意如下重点。第一，要确保事业单位的退休人员档案归档制度落实到位，要明确其归档时间、归档要求以及归档范围等相关内容。第二，要明确规定退休人员档案保管制度的具体内容，要明确档案安全保护、档案管理设备管理措施等。第三，要制定严格的档案保密制度，要明确具体的档案保密措施，明确档案管理人员、查阅人员等的具体保密要求、安全要求等。第四，制定退休人员的档案利用制度，明确档案利用需要何种批准手续，具体的利用方式、利用范围。只有确保各项细节工作到位，严格依照相关的规章制度来开展具体的、细致的事业单位退休人员档案管理工作，进而推动事业单位退休人员的档案管理工作质量与效率逐步提升。

（四）逐渐优化档案管理流程

机关事业单位开展退休人员档案管理工作的根本任务是为了能够为退休人员提供更好的服务，并使得事业单位的退休人员服务管理工作质量与效率逐步提升。首先，要对退休人员的档案数据信息进行深度挖掘，要确保事业单位退休人员的个人数据信息逐渐丰富，提升退休人员档案的完整性、丰富性，要逐渐构建起具有鲜明的事业单位特色的退休人员档案管理机制，不仅满足收集信息的需求，还可以为退休人员提供更多具有针对性的服务。其次，还要通过多种措施来使事业单位退休人员档案信息的真实性、可靠性逐渐提升，要结合事业单位、政策方针的实际变化情况来及时的更新相关的数据信息，相关的档案管理工作人员可以通过登记、定期调研的方式来获取事业单位退休人员的最新数据信息。

（五）进一步加强档案信息化建设

进入到新发展时期，信息技术的快速发展推动了各个行业、领域的发展，基于“互联网+”时代背景，事业单位开展退休人员档案管理工作要符合时代发展趋势，结合事业单位的发展战略目标，充分、科学、合理的利用信息技术，从而使得退休人员档案管理的信息化水平逐渐优化与提升。事业单位应该应用现代信息技术而逐渐形成信息化、专业化的事业单位档案管理工作体系。首先，要对信息化、智能化的档案管理工作设备、设施与技术进行合理的引进，加强档案管理硬件设施建设与配备，要通过多种途径与方式促使退休人员的档案管理技术水平逐渐改善与提升，要在智能化、信息化的理念下开展退休人员档案管理的相关工作。其次，在正式开展退休人员档案管理工作之前，必须要明确建设重点、工作目标，结合事业单位的实际情况、发展战略，制定更加清晰明确、科学合理的退休人员档案管理工作计划。再次，要推动事业单位的退休人员档案管理工作逐渐实现规模化管理，要使档案管理工作逐渐实现便捷化、智能化的目标，在“互联网+”理念下合理应用信息技术与系统，逐渐提升其智能化、数字化的档案信息数据推送能力，相关的档案管理工作人员、退休人员可以应用移动终端来进行相关的档案管理工作，实现数字化、可视化的档案管理工作，并能够实现数据信息的无障碍传递。最后，还应该将事业单位的退休人员的所有档案管理工作信息进行收集、整理，并逐步构建数据库信息，使得档案管理的数据分类存储能力逐渐提升，并将拓展档案管理数据信息的类型作为重点，加大对事业单位的退休人员的档案数据信息管理力度。

四、结束语

综上所述，由于事业单位的退休人员的档案管理工作中需要处理大量的信息，退休人员档案管理工作会直接影响事业单位相关工作顺利展开。基于此，事业单位需要结合当前退休人员档案管理工作实际情况，来持续优化强化退休人员的档案管理工作，要使得相关的退休人员能够依据相关政策方针来享受退休的福利待遇，使得事业单位的人才再利用效果显著提升。要通过切实提高档案管理人员素养，提升事业单位退休人员的档案管理意识，构建事业单位的退休人员档案管理机制，逐渐优化档案管理流程，进一步加强档案信息化建设等多种方式，使得各项退休人员档案管理工作顺利展开。