采购档案在高职院校政府采购专项审计的意义

林晓霞

（广西国际商务职业技术学院）

一、采购档案的形成

政府采购档案是指与政府采购活动有关的一切纸质与数字音像材料等，必须长期保存的、具有十分重要的参考价值的原始资料的总称，主要包括采购文件、会计档案、供应商管理档案，其中采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告 、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料，较为直观地反映高职院校政府采购的法律、法规和政策的执行情况；政府采购项目资金使用计划和资金支付的执行情况；所采用的政府采购模式、采购计划编制内容、政府采购程序的执行情况；履行政府采购合同条款情况；政府采购验收方式、成员组成、验收程序、验收结果等。

二、专项审计工作对提升高职院校政府采购工作管理的意义

首先，开展专项审计工作有利于进一步完善高职院校经济活动内部控制关键岗位管理，加强权力制约监督，加强廉政风险防控机制建设，强化审计的监督制约机制。在政府采购活动中，存在不少未按照流程和计划时间开展相关业务工作的情况，比如立项部门不能及时提供采购需求或未能按要求及时审定评分标准和评分办法；采购部门经办人员未能及时审核，工作效率低等，不仅影响政府采购的执行进度，又影响到政府采购质量。年末迫于预算执行进度要求，甚至造成缩短工期或仓促验收、办理资产入账，这一系列的连锁反应，势必引发新的风险。这时采购行为更为需要审计发挥监督职能作用，将其项目执行情况考虑在经济责任审计内，强化政府采购活动规范执行。

其次，有利于高职院校健全和完善管理制度，细化规定，简化、优化采购流程，推进招投标采购制度创新，提高工作效率，强化各个职能部门之间的相互配合，提高内部管理水平。比如，从职能视角来看，对立项部门、财务部门、审计部门、招投标管理部门、法律顾问、校级领导等按不同职能、不同审批权限进行分工；从采购方式视角来看，对高职院校常用的公开招标、竞争性磋商、竞争性谈判、询价采购、单一来源等主要采购方式进行业务流程细化，制定相应的操作规范，编制流程图，明确采购人、代理机构、中标人等不同角色的操作规范，指导各单位依法依规进行采购活动。

其三，有利于规范强化高职院校财政性资金的使用流程，提高资金使用效率及效益，防范国有资产流失，实现国有资产增值保值。在政府采购活动中，采购预算是核心和前提条件，关乎采购行为能否顺利开展，但在实际的采购过程中，预算编制不合理，虚高或过低都是普遍存在的问题。预算编制人员工作重视程度不高，资金量大，市场调研不够充足，导致在采购预算执行过程时无法采购符合实际需求或结余资金过多等情况。目前，财政管理部门十分重视预算支出绩效考核，上述情况的出现，都会影响预算指标支出进度或预算调整。

其四，有利于警示后人，防患于未然，防范高职院校财政资金在货物、工程、服务采购过程中的违规行为，促进高职院校政府采购工作健康良性发展。长期以来，政府采购工作在高职院校都被纪检与审计部门列为工作重点督查对象，可以说是“有查必检”，每年的各类专项检查或巡视工作或干部离任经济责任审查，采购工作均是必查项目。审计专项工作的持续开展，有利于从事前、事中、事后发现问题，剖析问题，把权力关进制度的笼子，保障“阳光采购”，保护采购人。

三、档案工作与专项审计工作之间的关系

在专项审计工作进行时，审计人员依据实施审计的项目所制定的审计目标要求及审计内容，例如，政府采购预算、计划编报审计；政府采购项目资金支付审计；政府采购方法和手段、程序合规性审计、采购合同签订、绩效审计等。而审计工作通常是采用过程查阅法、核实法、比较分析法、询查法、推理法等形式开展。所以，从一定角度来说，在审计过程中，脱离不开采购档案材料的有力支撑，审计结果是否真实有效一定程度上由档案工作所决定。

在审计人员进行政府采购专项审计过程中，档案工作者需要向其提供采购项目的相关文件，如政府采购预算编制及采购计划编报、审批材料；政府采购方式和程序情况的执行，如招标机构遴选情况、采购方式、招投标项目采购文件、开标时间、评标委会员成员组成、评标报告、中标通知书、采购合同等。审计档案是指审计机关按照规定分类归档保管的在审计活动中形成的各种文件和材料。具体内容包括：各种文件、电报、报表、凭证、信函、照片、录音、录像的原件及其复制件、批件、定稿、底稿和重要的修改稿等。审计档案是审计活动的真实记录，是考查审计工作成绩、研究审计历史的依据，是国家档案的重要组成部分。采购档案在审计工作中发挥着重要的作用，是审计工作结束形成审计档案的重要组成部分之一，而这些正是档案工作者经过不断的收集、归纳、总结、整理形成的采购档案，档案工作者的不懈努力，为顺利开展专项审计工作做出了应有的贡献。

四、档案在专项审计工作中的意义

高职院校采购档案是在执行政府采购过程中形成的文字、图片、表格等不同介质的记录，其中包括了资金预算支出、政府采购过程、验收办理等一系列的资料和数据，其记录高职院校在实施政府采购的完整过程，档案的作用主要有两方面：凭据作用和查考作用，档案的这两方面作用特点，决定了其能够有效为高职院校进行专项审计的关键，因此，要使得专项审计顺利完成，审计结果有效，就要保证档案的完整性、真实性。

（一）采购档案是进行专项审计工作的基础

采购档案真实、完整地记录高职院校在实施政府采购的全过程，是随着院校政府采购活动的开展由各种不同介质构成，同时，见证政府采购活动从开始到完结的切实依据，因此，完善、健全的采购档案资料也是高职院校专项审计工作正常开展的关键。真正开展对某一政府采购活动的审计，就要在采购档案、财务凭证等方方面面仔细甄别，严格审查，确保其资料的真实有效，从而推动高职院校专项审计工作的有效进行。

一直沉默着的海力举起了手请求陈述，得到准予后，他先向观众和审判长分别鞠了一躬，随即语调低沉地说：“我要说的是一个与本案无关的事件。我叫海力，也叫王小林，就是当年与龙斌一起值班、逃跑保命的那个贪生怕死的家伙。而今英雄妻子下岗陷入困境，而我这种东西却做了老板，面对英雄妻子我会怎么想，会怎么做，会去伤害玷污她吗？我还是个人吗？我今天参与诉讼，并不是想为自己讨个清白，我早已没清白可言。我只想请求社会给英雄一个公道，还英雄妻子一个清白。谢谢!”

（二）采购档案是提高专项审计工作质量的保证

审计人员在查阅档案的过程中，将高等职业院校提交的原始采购档案作为审计工作底稿的审计证据之一，如会计凭证、会计账簿、会计报表等与被审计单位采购项目资金支出有关的信息；与被审计单位的采购项目有关的往来文书、采购过程记录、采购合同、协议、验收文件、固定资产报表等资料。经由审计人员反复论证、剖析，编制审计工作底稿，在此基础上，形成审计意见和建议，做出审计结论，即形成审计档案。所以档案的真实、完整，提高了审计工作的效率和质量。再者，审计人员专项审计要求的时效性较强，通常需在一段时间内完结工作。因此，专项审计人员会较为重视档案资料，只有通过档案资料的翻阅，对审计项目有了初步了解，方能进行核实，比较及时地检查，从而了解审计项目的真实情况，进而对审计项目做出相应的评价。

政府采购专项审计质量的高低，一是体现在能否依法审计，对院校在政府采购中的问题能否深挖审透，真正客观、公正地反映政府采购行为。二是体现在审计结果能否经得起历史和时间的考验、综合复检的考验。这些考验的成败，管好、用好档案对专项审计工作尤为重要，审计工作丝毫不能马虎。

（三）采购档案是专项审计查考问题的信息来源

采购档案管理，不仅是政府采购活动建档立卡的一种行为，也在一定程度上真实再现政府采购的历史过程。通过对档案的审阅、比较分析及总结，为审计人员审查政府采购活动，资金来源、落实、管理以及支出，采购效益等各项问题，提供可靠来源，具有重要的查考价值和证明作用，是审计人员做出审计结论的重要依据。一方面，可以促进政府采购活动的依法进行，防止腐败行为的滋生；另一方面，鼓励被审计单位在有证据的基础上进行采购和采购活动中的项目，以最大限度地提高财政资金的使用效率。

（四）高职院校内部控制制度指标体系执行的体现

高职院校内部控制是其为了增进自身教育发展，对教学活动和日常管理活动进行内部控制体系建设。而政府采购活动涉及到采购、资金支出、固定资产使用，不可避免地成为其中一个重要风险点。在内部控制制度建设中，政府采购责任最突出的焦点是岗位分离。如高校采购需求的制定、内部审批、采购计划的编制与审核、招标采购文件的编制与审核、采购合同的签订与验收、保管的验收与使用等。此外，在政府采购业务办理中，内部控制体系的建设，主要体现在控制采购预算和采购计划的编制和审核、采购执行的应用和审核、采购流程、方法，包括合同管理、验收和付款。以上内部控制制度建设体系，从根本上都是来源于政府采购形成的档案资料。因此，从工作角度上，也可以作为专项审计开展前先进行测评，再与实质性审计相结合，从而针对内部控制方面的薄弱环节提出改进建议，促进高职院校政府采购良性发展，也使得专项审计工作更具操作性和针对性。

五、专项审计工作对采购档案管理的作用

（一）专项审计有利于促进采购档案管理的规范性

政府采购是一项严谨的工作，也是接受监督部门重点关注的审查对象。对于政府采购工作来说，能否真实记录和反映其实施过程，收集并进一步整理形成一套完整、科学的档案资料，具有深远的历史和现实意义。通过专项审计调阅档案资料，从另一方面促进高职院校重视采购档案的规范管理。按照《中华人民共和国政府采购法》规定：采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。在日常工作中，重视资料收集，按照实际项目情况对采购项目全套资料进行收集，根据国家档案管理办法和高校档案实体分类法的有关规定，一一对照档案的编制和保管要求进行分类整理、编码、编制目录、装订、归档，保证项目资料的完整、真实、有效。发现项目资料不符合要求的地方，及时整改，经得起随时抽检，经得起时间和历史的考验。

（二）专项审计有利于培养采购人员、档案工作者工作素质

档案收集并非是档案工作者个人能解决的事情，是需要采购人员、档案工作者的共同合作，一般来说，一个采购项目涉及的资料会分布在各不同分工的工作人员手中，各项采购任务结束后，收集的一整套政府采购资料，必须及时移交给档案工作者统一立卷、归档、造册，完整的采购档案是衡量采购工作绩效和档案管理水平的主要标准。由此，有必要要求无论是采购人员还是档案工作者，都必须提高站位，并具备爱岗敬业，脚踏实地，认真负责的道德素养和基本的业务素质，应加强政府采购法律、法规和相关程序学习，具备有档案、文书、协调管理等专业技能，树立档案管理意识，保密意识，从而提高采购档案管理工作效率。

（三）专项审计有利于促进采购档案管理工作的创新改革

首先，要对档案工作机制进行改革创新。根据审计项目的内容和重点，建立规章制度，推进采购档案工作的制度化和程序化，形成系统完整、操作性强的档案工作程序，指导和规范采购档案管理行为，帮助档案工作者克服和避免档案工作中的随意性和盲目性。以某高职院校采购档案收集整理范围为例，需要收集以下材料：项目立项文件，包括立项部门的OA审批工作流，项目立项请示，建设方案，预算书；政府采购意向公示材料；采购计划及审批历史；采购文件审核确认文件，包括提请招投标采购部门OA审批工作流，确认采购文件请示，采购文件修改确认清单，采购文件，专家论证报告；质疑材料；现场踏勘确认材料；采购人员参与评标业务授权材料；采购结果确认材料，包括中标公告，评标报告；采购合同签订材料；项目验收材料，包括验收申请函，验收报告；发票复印件、资产出入库单据等，资料多且杂，经手人多，容易出现忘记签章等信息遗漏，或者是资料缺失，数据前后不一致等问题，在采购材料归档形成采购档案后，影响采购档案的时效性和审计工作的准确性。

其次，服务方式创新，政府采购是一项巨大而繁杂的工作，从中形成的资料也是非常零散与庞杂，因此，采购档案的收集工作要改变过去的“坐等收集”为“主动收集”，一般高职院校采购部门，档案工作者多为其它岗位兼职人员，这种情况下，可利用碎片时间，边收集边整理。不同岗位人员，比如采购人员，验收人员和档案工作者，在收集整理的过程中，形成相互配合，相互提醒，相关制约的工作氛围。采购人员和档案工作者协同工作，整理汇总形成项目统计表，清晰、完整地记录各项采购工作，给院校决策，预算分配提供参考，也帮助了档案工作者甄别有效材料，提高业务技能。

第三，管理方式创新，实施以电子档案为主，纸质档案为辅的档案存档方式，方便专项审计远程调阅材料；研究建立适应院校实际采购工作开展的采购过程和采购档案管理系统，采购过程管理系统，不仅可以时时记录真实的政府活动，充分详细地描述交易发生的各个时间和事项，督促采购人员及时办理相关业务，提高采购效率，还可以对验收人员和资金支付经办人员起到一个自动提醒验收和资金支付节点的作用，进一步提高资产、资金使用效益。采购过程的记录，也是采购档案形成电子化的环节之一，从而完整、准确、高效地促进高职院校对政府采购行为和采购档案进行信息化管理。

六、结论

高职院校政府采购档案在业务方面的应用和问题已日益受到重视和普遍关注，这是因为其质量是保障院校审计工作发挥作用的关键点之一。做好采购档案的管理，能够最大化提高审计效率，以检促改，是一项双赢的工作。