从人事档案工作谈加强大学生档案意识的培养

雷兴梅

（贵州省黔西南州晴隆县人力资源和社会保障局）

高校人事档案是高等院校学生在校学习、工作、生活的真实记录，是反映毕业生个人学习经历、品德修养和综合素质等方面情况的重要凭证和依据，也是国家人力资源管理的基础工作之一。作为学校教育教学管理工作的一部分，高校人事档案工作担负着为高等院校培养符合国家建设需要和社会发展需要的高素质人才。

一、目前大学生档案意识现状

目前，高校毕业生就业人数逐年增加，这就给高校档案工作带来了巨大的压力和挑战，使得高校档案管理工作中存在许多问题。从学生个人角度来讲，大学生往往对档案的重要性认识不足，不重视人事档案的收集、整理和归档工作，存在着侥幸心理。当他们毕业后需要办理落户手续或者与用人单位签订劳动合同时，才发现自己的人事档案已经丢失或者忘记保管了。部分大学生在毕业前根本就没有考虑过这些问题。他们往往把档案视为“私货”，认为自己已经将档案扔在学校里了，不需要再进行任何的保管和整理工作了。从高校档案管理部门角度来看，由于对大学生档案重要性认识不足，部分学生的档案意识较差。一些学生在办理落户手续时发现自己的人事档案丢失后不知所措或者不愿意承担责任，认为“反正我毕业了也就不用再管我了”。还有一些学生由于在申请出国留学时没有将自己的人事档案及时交给学校保管或者没有及时进行人事变更申请。这些都使得学生无法准确了解自己的实际情况和政策法规要求，影响了人事工作人员对学生个人信息的了解[1]。从学校角度来讲，学校对大学生的人事档案管理不够重视。绝大多数高校没有统一的管理机构或指定专人负责这一工作。有的高校仅由学生工作处代管人事档案；有的学校虽然有专门的档案室，但却不能规范地管理和使用人事档案；有的高校甚至没有专门的档案室。他们一般会认真填写自己的个人资料表并且将自己的求职简历、成绩表等有关材料装入自己的人事档案中。同时他们一般不会去保管他人的人事档案。即使部分大学生存在侥幸心理或粗心大意时把别人的学籍、考试证等资料装入自己的档案中，也不会主动要求去移交或妥善保管，甚至他们可能认为学校和有关部门对此也没有硬性要求。

二、大学生档案意识淡薄的原因分析

（一）高校对人事档案工作不够重视

有些高校档案工作人员在思想上没有真正树立起“管好”学生档案就是“服务”的意识，片面强调“档案服务”而忽视了“档案管理”。同时，有些学校对人事档案工作的宣传不到位，导致学生对人事档案工作缺乏了解，以至于学生毕业后对自己的历史缺乏基本的认识，毕业后对于自己人事档案的使用也没有具体的规划和目标[2]。

（二）管理体制不够健全，制度不够完善

随着高校扩招和高校招生规模的不断扩大，学生数量急剧增加，特别是在一些高校，学生档案管理相对薄弱，一些学校人事管理部门还没有充分认识到做好毕业生人事档案工作对保护毕业生个人权益、维护社会稳定的重要意义，还没有把高校毕业生人事档案工作作为一项重要工作来抓。

（三）缺乏完善的信息技术支持

随着现代信息技术不断发展并广泛应用于各行各业，同时也给档案管理工作带来了前所未有的挑战。但是有些学校仍沿用传统管理方式，由于缺乏计算机系统的支持和对新技术、新设备应用能力水平有限，导致学生人事档案信息失真和丢失。

三、人事档案工作加强大学生档案意识培养的几点措施

（一）加强档案意识教育

首先，加强档案宣传，让学生了解档案的重要性。一方面，高校可通过校园网络、校园广播、宣传栏等渠道向学生宣传档案的作用和意义，让学生了解自己个人的各类信息都属于个人档案。另一方面，可以定期组织有关档案方面的讲座、报告会等，普及档案知识。此外，还应利用各种节日和纪念日开展一些有意义的活动，使学生加深对档案工作的认识，进一步增强对档案工作的理解。其次，加强指导服务工作。对于学生而言，学校和用人单位都应该为学生提供指导服务和帮助。学校可以利用班会、组织参观等形式向学生宣传档案工作知识和人事档案管理常识。要使每一个大学生都认识到人事档案对于个人、社会和国家发展的重要作用。最后，提高认识，加大投入。高校应加大对大学生人事档案工作的支持力度，加强与人事部门的合作交流，明确学校对大学生人事档案管理的职能和责任。同时要建立健全各项规章制度，并组织相关人员学习有关人事档案管理的法律法规和业务知识[3]。对于高校而言，首先要改变观念，加强对大学生的人事档案宣传教育力度。要定期举办各种形式的座谈会、讨论会、报告会等活动向大学生宣传有关人事档案工作的政策法规等相关知识。要让学生从思想上重视自己人事档案的作用和价值；其次，要健全制度并强化管理制度建设。可以通过制定具体详细和可操作性强的规章制度来规范大学生人事档案管理工作中的一些重要环节；最后，要加大资金投入力度。由于大学生在就业时对自己个人信息并不重视或是对自己未来发展方向不明确容易产生档案意识淡薄等现象，因此，学校可以在教学经费中挤出一定比例经费用于加强对大学生人事档案管理工作人员的培训和教育，通过举办业务培训班、经验交流会等形式来提高他们对人事档案工作重要性及必要性的认识。从而提高他们对人事档案管理工作的重视程度及认真程度。

（二）加大宣传力度，提高学生的档案意识

为了提高大学生的档案意识，高校需要加大对档案工作的宣传力度，使大学生了解档案对自身发展的重要性。同时，高校还要注重提高学生的档案意识，引导学生正确对待自己的人事档案。例如：我们可以采取举办讲座、宣传册、发放传单等形式在全校范围内宣传档案知识，使他们认识到高校人才培养过程中形成的具有保存价值的各类资料，以为他们在今后就业、创业方面提供方便。对于大学生来讲，高校应该注重提高他们对人事档案重要性的认识。我们可以通过各种渠道为他们提供就业信息服务，并在学校网站上定期更新就业信息。同时学校还应该增加大学生就业指导课，指导他们正确对待自己的人事档案，并积极鼓励学生及时将自己的人事档案上交学校统一管理[4]。另外，高校也应该对档案管理工作给予充分重视，建立起完整的档案管理体系和制度。同时要建立学生个人人事档案跟踪服务制度。高校还要加强对毕业生人事档案进行定期检查和抽查工作，确保毕业生人事档案规范、有序地管理和使用。

（三）加强人事档案信息化建设

随着互联网技术的高速发展，高校档案管理部门应该尽快完成信息化建设，建立高校档案管理系统。这样一方面可以使学生能方便快捷地查阅自己的个人信息；另一方面，也能使档案信息安全得到保证，避免了档案信息丢失或者被篡改等问题。在网上收集毕业生信息和个人简历时，我们应特别注意学生的真实身份和学籍信息，如果学生信息有误，我们可通过电子邮件或其他方式通知学生本人及时修改。这样可以防止个人信息泄露或被篡改等情况的发生。而且还可以通过人事档案网站随时向需要查询的人员提供所需的个人简历等材料。另外高校档案管理部门还应该定期对已毕业或即将毕业的大学生进行档案意识教育，帮助他们树立正确的人生价值观和职业价值观，使他们明白自己在学校中学习成长的过程就是不断完善自我、发展自我的过程，也是不断向社会和他人展示自我、充分展现个人价值的过程[5]。只有这样才能使他们自觉树立正确的人生价值观和职业价值观，才能为建设和谐社会做出自己应有的贡献。另外高校档案管理部门还应提高对大学生档案信息安全问题的重视程度，并加强对学生个人档案信息安全和保密教育。这样不仅能够提高大学生对自己个人信息的保密意识，还能够避免因用人单位利用档案为其他人员提供虚假信息而引发的不必要纠纷。另外高校档案管理部门还要对毕业生毕业后进入社会工作后的个人档案进行有效管理和及时归档。

（四）加强档案法律法规的宣传教育，提高大学生档案意识

随着就业形势的日益严峻，大学生就业问题成为社会关注的热点问题，为了帮助学生解决就业过程中遇到的困难和问题，教育部等五部门联合下发了《关于进一步加强普通高等学校毕业生就业工作的通知》（[2008]31号）、《关于加强人事档案工作的通知》（教档[2008]4号）、《关于加强和改进新形势下高校档案工作的意见》（教档[2012]6号）等文件，明确了高校档案工作的地位、作用、范围、内容等，强调了档案工作是国家基础性战略资源的重要组成部分，是社会主义精神文明建设和加强社会管理的重要内容。各级各类高等学校要按照《档案法》和《保密法》等法律法规以及中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》精神，从贯彻落实科学发展观、构建社会主义和谐社会、推进社会主义新农村建设和促进社会稳定发展的高度，充分认识高校档案工作在构建和谐校园中不可替代作用，切实增强做好高校人事档案工作的责任感和使命感。同时，各地各高校要充分利用课堂教学时间和校园网、宣传栏、板报等多种形式加强宣传教育，增强学生依法保护人事档案合法权益的意识；加强对学生档案法制教育和职业道德教育，引导学生依法维护自己权益；针对大学生就业过程中遇到困难，缺乏自我保护能力和维权意识等特点，针对不同年龄层次学生进行有针对性的宣传教育。使大学生了解依法保护人事档案权益，保障自身合法权益的重要性。

（五）创新服务理念，增强人事档案意识

要想增强大学生的档案意识，就必须创新服务理念，变“管理”为“服务”。高校人事档案管理部门应首先转变传统的管理观念，摒弃传统的管理方法，使大学生的人事档案管理从被动接受变为主动接受，增强大学生档案意识。首先，要加强宣传力度。高校应对新生进行宣传教育工作，让新生认识到人事档案在毕业生就业过程中的重要性及在个人发展过程中所发挥的作用。其次，要注重服务意识的培养。高校在对新进大学生进行就业指导时要注重培养他们的服务意识和大局观念；要不断提高高校人事档案管理人员的素质，增强他们的服务意识；要改变高校人事档案管理人员原来“坐堂”式服务态度，树立主动服务意识[6]。最后，要有针对性地开展宣传教育活动。通过组织培训等方式加强对新生和毕业生就业指导工作人员的培训工作，使他们树立正确的档案观念和服务意识；通过举办培训班、研讨会等方式提高大学生档案意识，并要同时令学生明白档案意识的重要性和必要性；通过个别访谈、实地参观等方式开展对学生及毕业生人事档案知识培训工作。通过多种途径增强大学生“我要档案”理念。

高校应注重通过多种方式开展宣传活动，使大学生了解人事档案对自身发展和成长过程中所具有的重要作用以及人事档案工作对高校发展和人才培养所发挥的重要作用。例如，组织学生参加人事档案知识竞赛、座谈会等形式多样、生动活泼、具有吸引力又容易接受的宣传教育活动，通过对学生进行思想教育、职业道德教育和心理健康教育等内容来增强学生人事档案意识；也可以结合高校教育教学实际和学生所面临的就业问题，利用专题讲座等形式，从多角度来增强学生的人事档案意识。

（六）加强档案培训，提高档案管理人员业务素质

（1）提高认识，转变观念。目前，高校人事档案工作还存在很多问题，如制度不健全，人员素质不高等问题。要解决这些问题，首先，必须提高高校领导的重视程度，学校要加大对人事档案工作的支持力度，从根本上改变和加强人事档案工作。同时要强化档案人员的队伍建设，提高其政治、业务素质和职业道德修养，让他们了解高校档案工作的重要性和必要性。只有这样才能使他们深刻认识到自己所担负的职责，增强他们做好人事档案工作的责任感和使命感。

（2）加强业务培训和继续教育，不断提高业务素质和技能。根据人事档案的特点和管理要求，不断更新知识、完善业务培训计划。建立以老带新、以强带弱的制度。积极开展政治学习、业务学习活动，邀请档案管理专家或兼职教师来院指导工作，帮助其不断提高理论水平和业务水平。通过各种方式进行业务培训。使他们掌握档案管理制度、管理方法、基本技能等专业知识；使他们能熟悉学生在校期间的基本情况，明确人事档案的作用和意义；使他们了解人事档案管理中存在的问题；使他们了解在人事档案管理工作中需要注意的问题等。同时要求各单位、各部门认真做好资料收集、整理和归档工作。

（3）强化学习意识，提高综合素质。高校档案部门要以“与时俱进”为重点，加强学习，更新知识。在新形势下完善制度，规范管理，加强现代化设备的应用；不断提高自身素质，完善管理制度和业务流程；以新时期下对人事档案工作新要求为出发点制定工作计划；以提高人员素质为关键环节努力做到“人尽其才”。

（4）建立健全人事档案管理规章制度。首先，要加强对人事档案的收集、整理及保管等环节中应注意问题的指导；其次是对各学院负责人事档案管理人员的职责、业务范围、操作程序及相应工作纪律等作出明确规定；最后是对各学院人事档案管理人员进行相关业务培训。

（七）以“互联网+”思维做好新时期大学生档案管理工作

“互联网+”时代的来临，给高校学生档案工作带来了巨大的变革和创新发展机遇。作为学校档案工作管理者，应积极应对、主动作为，在积极响应“互联网+”行动计划的基础上，用“互联网+”思维做好新时期大学生档案管理工作。

一是要通过建立“互联网+”高校人事档案共享服务平台，实现高校人事档案的信息共享。二是要加强与相关部门的合作，通过与公安部门、劳动保障部门、教育部门和银行等相关部门合作，实现学生学籍档案和银行工作档案的双向转递服务。三是要通过互联网开展多种形式的宣传活动，充分利用微信、QQ等新媒体工具，把大学生人事档案管理的相关知识宣传给学生和家长，提升他们对高校人事档案工作的认识。

四、结束语

综上所述，随着我国高校招生规模的不断扩大，毕业生数量也在不断增加，高校对大学生档案的收集、整理、归档和保管等工作任务也越来越繁重，而由于国家相关法律法规的不健全和缺乏档案意识等原因，给高校档案工作带来了一定的困难和挑战。因此，提高高校档案意识势在必行。高校要从培养大学生的档案意识入手，要加强宣传教育、重视制度建设、完善档案管理体系、健全管理制度、规范操作流程。同时高校要通过各种形式加强对大学生档案工作的宣传教育，让更多的学生认识到自身所肩负的责任。