企业档案管理应注意几个问题的研究

范恩风

本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司

一、序言

当前，鞍钢集团与本钢集团的合并重组，钢铁产能大幅度提升，互补性增强，市场占有率扩大。这是在市场环境条件下，钢铁企业合并重组是钢铁企业发展的趋向。全面加强企业管理，特别是全面加强企业档案管理，推进企业管理上水平，这对目前企业管理创新加快，科学技术应用加速的今天，显得突出重要了。对于建筑施工企业而言，由于施工地点分散，施工人员流动性大，施工机械设备搬移频繁等特点所决定，对建筑施工企业加强企业档案管理增加难度。又加之据笔者所知，有的建筑施工企业的高管，只重视企业生产经营，而忽视企业的档案管理，企业档案利用率不高，这些问题影响了企业档案管理的加强和改进，必须引起重视。东北老工业基地正在进入全面振兴、全方位振兴的关键时期。企业要振兴发展，必须紧紧咬住全面加强企业档案管理不放，不断夯实企业档案管理基础工作，开发利用企业科技档案、文书档案、产品档案、人事档案、财务档案……，提供企业发展支撑。为企业全面加强管理，提高生产经营决策能力，提高生产经营能力，扩大企业市场占有率和把企业做大做强，注入强大推动力，促进企业通过新材料、新工艺、新技术的应用，吸取成功的技术、管理经验，提高生产能力，推进企业进入发展的快车道。档案管理作为一门学科，它的利用价值是显现的，是企业管理的重要组成部分，对此，企业的高管必须有清醒的认识，形成共识。现代心理学揭示并提出了意识产生需要，需要产生动机，动机导向行为，是事物的发展的客观规律。笔者在长期的施工企业档案管理工作中，特别是在担任企业档案管理负责人的实践中，深刻地体会到，意识对行为导向的重要意义和作用。本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司，是本钢全资子公司，是主要为本钢矿山建设服务的建筑施工企业，是本钢的正处级单位。该公司为了本钢集团的振兴和发展，为全面加强本钢集团矿山建设，即本钢南芬露天铁矿和歪头山铁矿以及后续新矿山的建设而组建。特别是本钢南芬露天铁矿，是亚洲第一，世界仅有的2 座低磷低硫露天铁矿之一，是本钢“人参铁”的主要原料供应生产基地。本钢是我国的特大型钢铁联合企业，迄今已有110 多年的发展历史。建国初期本溪市被确定我国直辖市，就是因为本溪市是本钢的所在地。本钢历史悠久，本钢矿山更为悠久，历史越悠久，档案管理越重要，档案管理的重要作用凸显，为了全面、全方位地抓好企业档案管理，本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司的企业高管极为重视企业档案管理。并依据现代心理学的意识——需要——动机——行为的规律，从抓提升企业档案管理意识入手，利用各种会议、板报、墙报、简报等多种形式，向全企业职工宣讲《档案法》，宣讲档案管理相关知识，宣传企业档案管理的必要性、重要性。进一步提升了企业全员管理档案工作的数字化、网络化意识，从而极大地推进了企业档案管理工作的开展。使企业档案管理取得了良好的成效。

二、企业的档案管理人员要与时俱进，学习档案专业理论知识不停止

企业档案管理是要用科学的理论和方法来管理企业档案，提供档案为企业加强企业管理，促进生产经营加速发展和职工个人服务。企业档案管理的基本任务是收集、完整、齐全、妥善科学管理、保管、整理和开发利用各种门类的档案，承担记录历史，传承社会重任。实践证明：档案管理是一门学科。从宏观上讲对人类社会的生存发展，对人类历史文化的传承和延续都具有重要作用。从微观上说，档案与各种信息一道为企业生产经营服务，产出不可替代的重要作用。特别是当今时代是信息与信息技术高速发展和可利用时代，早已有人把信息就是财富，把信息和物质能量相提并论，称之为世界三大资源。建设数字化企业，档案管理数字化、网络化，这对企业提高档案管理提出了更高要求，对企业档案管理出现的新情况、新问题，必须要与时俱进，进行深入的探讨和研究。亟待需要企业档案管理人员，要全面加强档案管理的专业知识理论学习，紧跟档案管理创新的加快，跟踪世界上发达国家先进的档案管理理论，不间断地加强学习。习近平总书记倡导的“一带一路”建设，共建、共利、共赢，鞍钢集团与本钢集团合并重组，加速为推进了本钢集团融入“一带一路”建设。建立世界命运共同体，经济全球化，世界经济一体化已成全球经济发展趋向。企业档案管理也要紧跟时代数字化、网络化发展，始于学习，学习永远在路上，这是对企业档案管理的基本要求。

1.努力学习《档案法》，切实掌握其基本内容、属性特征、作用，并把功夫下在企业档案管理过程中的执行和落实上

在我国建设现代化强国的进程中，建设法治国家，作用和意义重大。正是基于这一指导思想，加强我国档案法规建设，强化企业乃至社会的档案管理法律意识，增强人们法制观念，这对我国档案管理的健康发展是非常必要和重要。《档案法》是我国档案管理实现“以法治档”的重要保障。《档案法》的法律宗旨是：为加强对档案管理的收集、整理，为有效地保护和利用档案，社会主义现代化服务。《档案法》的基本内容包括：对档案机构及其职责；档案管理；档案的利用和公布；法律责任等进行了法律规定。笔者通过对《档案法》的学习研究认为：按照档案法的性质也可以划分为义务性规范、授权性规范和禁止性规范等来理解和掌握。《档案法》的属性特征表现在：社会性；纲领性；创建性；民主性和强制性。社会性表现在广泛性，是对中国整个国家和社会的立法。国家、企事业单位、所有行为和企业，都必须严格执行《档案法》。纲领性主要表现在《档案法》所做出的法律规定简明扼要。创建性就要表现在管理创新，用现代管理手段、方法来管理档案。民主性主要反映在任何公民都可依照法律规定利用开放或未开放的档案。强制性，《档案法》是必须共同遵守的法律规范，具有强制性。《档案法》的作用主要是，用法律的手段规范档案管理。本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司，在企业档案管理实践中，极为重视企业档案管理人员对《档案法》的学习，并依据本钢集团对学习《档案法》的学习和组织宣贯要求，加强了对企业档案管理人员学习《档案法》的领导和研究指导，提升了企业档案管理人员对《档案法》的理解和掌握。学习掌握《档案法》是为了在企业档案管理工作中贯彻、执行、落实《档案法》。本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司，在抓好《档案法》学习的过程中，更加注重《档案法》的执行落实上，按照《档案法》的法律要求为依据，结合企业档案管理实际，凝心聚力，抓好企业对《档案法》的贯彻落实、落地。

2.与时俱进，努力学习掌握档案管理理论知识

理论对实践有着重要的指导作用。可以设想，如果企业的档案管理人员，在档案管理理论知识上懵懵懂懂，是非不清，就不可能管理好企业档案。所以抓好企业档案管理人员的档案管理理论知识的学习显得突出重要了。档案管理是一门学科，它与会计、统计、企管、法律等专业管理一样，具有科学性。企业的档案管理人员要立足于学习，学习档案理论知识不能停止和中断，要与时俱进，不断通过学习，丰富档案管理知识，从而提高企业档案管理水平。

三、抓好企业档案管理，就要注意抓好企业档案整理与企业档案鉴定和档案统计

本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司，在全面加强企业档案管理的工作中，高度重视不断夯实企业档案管理基础工作，按照本钢集团的档案管理文件要求，一方面咬住对企业档案管理工作人员的业务培训；另一方面及时聘请本钢集团档案馆的档案管理专家到企业做档案管理指导，共同商榷和研究解决企业档案管理工作中存在的实际问题，旨在加强和改进企业档案管理。在探讨和研究企业档案管理的工作中，笔者认为：要注意抓好企业档案整理，要学习掌握应用企业档案整理的工作程序、内容和基本原则；全宗的组织与编号方法；全宗内档案分类的原则与方法；立卷的内容与方法；档号的结构与功能等。档案整理，是通过一系列科学手段，将收集来的档案科学地组织，使之条理化和系统化。一般情况下，企业收集来的档案处于相对零乱、无组织状态，加上档案数量日益增加，成分越来越复杂，如果不加以整理，就会给日常管理和实际利用档案带来很大的困难。只有整理好的档案，才能为档案的保管、统计、检索和利用提供基本的单位和完整的体系，为准确地鉴定档案的价值提供全面、系统的依据。此外，经过整理充分发挥档案的凭证、参考作用，体现档案的利用价值。因此，档案整理工作是整个档案管理工作的基础，对其他档案工作环节有着很大的推进作用。档案整理的根本目的，是为了方便其保管和利用。当然，不能孤立地追求保管和利用的方便性，其前提是保持文件之间的有机联系，区分不同的价值。据笔者所知，不少企业完全按文件的形成时间或文号对文件进行排列，编制大流水号，不强调事由原则，利用计算机进行关键词检索。这样确实很省事，能够暂时满足一定的现实利用需要。但是，文书人员和档案人员在整理文件和档案时应尽量保持档案文件之间固有的联系，不宜随意分散文件，割裂这种联系。

企业档案鉴定，是指按照一定原则、标准和方法，分析和判定档案的价值，决定档案是否保存及其保存期限的一项档案管理业务。本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司，为了做好企业档案鉴定工作，依据本钢集团档案鉴定要求，并结合本企业档案工作实际，制定了“企业档案鉴定制度”。并按照“企业档案鉴定制度”要求，压实责任，贯彻执行。“本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司档案鉴定制度”对鉴定企业档案要用全面、历史、发展的观点和档案的来源、内容、形成时间、可靠程度、相对价值、利用情况等科学鉴定，都有明确规定。

企业档案统计，是按照国家档案统计制度，对企业档案工作中各种现象的数量关系进行调查、分析和研究，从而揭示和研究企业档案管理的现状和档案管理规律。抓好企业档案统计要认真抓好：一是把握企业档案统计原则。认真、准确、及时、科学地做好企业档案统计工作，保证档案统计资料的准确性、客观性和及时性与科学性。二是明确企业档案统计范围。三是明确企业档案的统计内容。包括档案管理机构、档案管理人员、档案编目、档案室、档案室设备及年度利用档案、利用资料、编研档案资料、投资数量等。档案数量统计。包括室存全部档案数量，年度接收、移出、销毁档案数量及室存资料数量。全宗下按档案类别建立统计台账，包括室存各类档案统计表、室存全部档案资料一览表、各类档案编目情况统计表、档案工作基本情况统计表、档案工作统计年报表等。四是企业档案统计要求。统计数据真实、准确，档案、目录、系统相一致。五是企业档案统计分析。企业档案统计分析是对反映企业档案工作现象的大量统计数据进行科学分析，从中发现问题，从而有针对性制定整改措施，改进和加强企业档案管理。企业档案统计分析主要有三种方法：动态分析法；分组分析法和综合分析法。

四、抓好企业档案管理，就竭力推进企业档案管理标准化

据笔者所知：我国近些年来正在着力推广标准化管理，我国标准化管理起步比较晚，大约是始于20 世纪80 年代初期。而美国、英国、德国等发达国家早已是国际标准化组织（简称ISO）的成员国。在世界命运共同体，经济全球化，经济一体化和“一带一路”共建的大趋势下，企业档案管理向档案管理标准化迈进，凸显重要了。笔者对企业档案管理实现档案管理标准，进行学习研究认为：要组织企业档案管理人员，全面学习掌握档案管理专业教材，掌握档案管理标准化的基本内容；档案管理标准体系的构成；与档案管理有关的标准化机构及制订的相关标准；档案管理标准的制订、修订与发布实施。档案管理标准化的基本原理主要是包括统一化、简化、通用化和最优化。档案管理的标准化的内容主要包括：档案专业名词术语与代号代码标准；档案业务标准化；档案信息处理标准化；档案管理技术标准化；档案管理设备标准化。为了使企业档案管理实现管理标准化。企业要根据档案管理国家标准和行业标准的概括性，又要依据企业档案管理的具体性和实践性，制订企业档案管理管理标准和企业档案管理工作人员的岗位工作标准。研究表明：档案管理标准是对事而言；档案人员工作岗位标准是对人而言。档案管理标准主要是纵向结构，档案的工作标准主要是横向结构。本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司制订并发布实施了“企业档案收集管理标准”。包括档案接收标准、档案交接交据格式标准、归档标准等。“企业档案整理管理标准”。包括全宗划分标准、全宗内档案标准、案卷格式标准、案卷质量标准、归档文件整理标准、档号编制标准。“企业档案鉴定标准”。包括档案密级划分标、档案保管期限标准、档案销毁标准等。“企业档案数据库设计标准”。包括数据单元标准、信息分类编码标准、数据加密标准、磁带交换格式标准等。“企业档案管理系统设计标准”。包括软件开发标准、文档编制标准、程序语言设计标准、输入输出格式标准、系统测试与评价标准等。“企业档案信息检索标准”。包括档案著录、标引标准、检索语言标准、档案目录编制标准、机读目录格式标准等。“企业电子文件的管理标准”。包括：电子文件收集与归档标准、电子文件整理与分类标准、电子文件元数据标准等。企业实现档案管理标准化，是企业档案管理实现科学化管理的要求，是企业档案管理实现高水平的提升。

五、结束语

笔者始终认为：随着我国经济发展由速度型向质量型转变；随着我国改革开放的步子越迈越大；随着鞍钢集团、本钢集团参加“一带一路”建设融入发展；随着数字化、5G、互联网建设与本钢集团OA 电子文件管理等上线，科学管理方法、手段的不断推广应用到企业档案管理之中来。科学技术创新的加快，企业管理创新的加快，促进了企业集约化管理，推进了企业档案管理要与时俱进，不断探讨和研究企业档案管理出现的新情况、新问题，这对不断改进和加强企业档案管理是极为重要和必要的。企业档案管理要加强对《档案法》的学习和研究，企业档案管理人员要学习研究我国与世界发达国家的档案管理理论，应用科学档案管理来指导企业档案管理工作，助力企业参加“一带一路”建设，参与国际市场竞争。要加强对企业档案整理和企业档案鉴定与企业档案统计分析的研究，从而改进和加强企业档案管理基础工作。企业档案管理标准化的研究，是对推进企业强化档案管理的要求。除此之外，要强化对企业档案管理技术应用的研究，企业计算机档案管理技术、企业档案信息存储技术、企业档案多媒体技术、企业档案网络技术、企业数字档案技术等都亟待深入分析、探讨和研究。