城建档案管理工作中存在的问题及解决对策

■夏燕玲

城建档案不仅是城市规划、建设等活动留下的真实记录，还是新时期开展城市规划建设工作的重要参考依据。随着城市现代化进程不断加快，对城建档案管理工作也提出新的要求，除了要利用现代技术推动城建档案管理工作模式创新升级以外，还要注重对城建档案中的有价值信息资源进行开发利用，使之更好地服务于现代城市建设、管理和发展。

一、城建档案管理工作开展的必要性

（一）有效保存城建档案历史资料的现实需要。在城市的发展变迁过程中，无论是城市规划，还是城市建设，都留下了许多归档文件材料，如城市建筑物、基础设施、征地管网、风景园林等。要实现对这些归档文件材料的有效保管，必须按照国家相关要求和标准进行收集、分类、整理，只有通过科学的档案管理，才能让这些城市记忆保存下来。

(二) 推动城市规划建设科学开展的重要依据。新时期开展城市规划建设活动，不能凭空进行。特别是在优化完善城市基础设施、丰富城市建筑功能、扩大城市绿色空间等方面，需要更多以往的城建档案资料提供有力支持。通过城建档案管理工作的有效开展，可以及时获取需要的档案资料，将有价值的信息融入到新的城市规划建设方案制定和优化当中，对于提高城市规划建设科学化水平有积极作用。

（三）实现城建档案管理模式创新的根本要求。积极主动开展城建档案管理工作，必须积极采用现代先进科学技术，使城建档案管理工作流程变得更加简洁，实现计算机管理。还可以借助大数据技术，对档案资料进行深度分析处理，为城建档案管理服务工作开展提供有力的支持，最终实现城建档案管理模式现代化的转变。

二、城建档案管理工作存在的问题分析

（一）数字化管理意识不强。随着科学技术不断发展，城建档案管理数字化已是必然趋势。然而从实际来看，城建档案管理人员的数字化意识还较为薄弱，具体表现为将更多注意力放在城建档案资料的收集、整理和保管上，对城建档案管理模式创新升级较为忽略；在城建档案管理中运用数字化技术，只注重档案数字化，没有实现城建档案数字化管理全程化、实时化和立体化。

（二）系统化管理较为欠缺。城建档案管理涉及诸多工作环节，各环节工作内容不同，要求也不同，需要从系统性的角度整体把握，统筹优化。实践中，城建档案系统化管理较为欠缺，尤其是在构建统一的城建档案管理系统、优化完善工作制度等方面问题较为突出。

（三）档案开发利用率较低。对城建档案进行管理最为主要的目的就是对有价值档案资料进行开发利用，为现代城市规划、建设和管理提供强有力的支持。但实际工作中，城建档案开发利用率还比较低，具体表现为没有依托大数据、云储存等技术建立城建档案数据库；未利用大数据分析处理技术对潜藏在城建档案中的有价值信息进行深入挖掘；没有结合实际对城建档案综合服务平台进行打造等，给城建档案资料开发利用带来极大的影响。

（四）工作人员素质待提升。城建档案管理工作的开展需要专业的人员。实际工作中，城建档案管理工作人员综合素质不足，特别是在信息化技术应用方面能力不高，无法满足新时期城建档案管理工作开展的需要。

三、城建档案管理工作有效开展的对策

（一）树立数字化管理意识。一是加大宣传教育力度。一方面采用召开工作会议的方式，让相关部门及人员参与，在会上细致阐释城建档案管理数字化和实行城建档案数字化管理的必要性，促使参会人员数字化档案管理意识得到提升，并积极主动参与城建档案管理数字化建设。同时借助现代多媒体手段对城建档案数字化管理进行宣传与推广，注意将数字化档案管理与实际工作内容紧密联系起来，以更加直观、生动和有趣的方式展现，吸引更多人关注与讨论。二是注重信息化建设。将工作重心放在海量城建档案资料高效管理和对城建档案管理系统开发运用上，通过深入推进数字化档案归档处理、完善各类基础设施、构建档案管理系统等工作，加快城建档案管理信息化、数字化发展进程，使城建档案管理工作更加适应大数据环境。

（二）实行系统化档案管理。一是加强城建档案管理分析。从城建档案管理工作内容入手，对新时期下的城建档案管理工作要求进行细致把握，对城建档案管理工作内容及要求进行明确。二是完善相关工作制度。重新梳理城建档案管理工作内容、目标、流程及要求，对相应工作制度进行优化完善，使工作开展更加科学规范。三是简化各项工作流程。明确和优化城建档案管理工作流程，通过删减一些不必要的内容和环节，使城建档案管理各项内容衔接更为自然顺畅，城建档案管理工作更加高效。四是积极构建统一的城建档案管理系统。在完善城建档案数字化、信息化管理相应基础设施后，应着力打造统一的档案管理系统。该项系统应包括档案收集、档案分类等子系统，可以直接对所收集的城建档案资料进行分析，根据档案内容对其进行科学分类、归档和管理。可以打破沟通联系桎梏，涉及到的档案信息也能有效查询与传递，以支持城建档案管理工作更加顺畅高效地进行。

（三）提高城建档案利用率。一是构建城建档案资料数据库。借助大数据、云储存等技术，对城建档案资料进行科学合理的分类，然后以数据库的形式进行存储保管，为后续档案检索和开发利用打好基础。二是加强城建档案资料深度分析。利用大数据技术对海量城建档案资料进行分析处理，挖掘出更多有用资料信息，为新时期城市规划建设及管理提供有利借鉴。比如围绕某一区域收集整理某一时间段的城建档案资料，以详细掌握时间段内区域建设发展状况，检索分析该区域基础设施、城市绿化、功能分区等有价值档案资料信息，为新时期区域规划建设提供科学支撑。三是积极打造城建档案服务平台。借助现代信息网络技术，构造城建档案综合服务平台，并支持各部门及人员直接通过网络平台进行检索和运用，促进资源的有效流通和共享，切实提高城建档案综合管理和服务水平。四是提供城建档案资料多元服务。结合不同主体需求，对各种城建档案资源进行开发，借助现代大数据分析、人工智能等技术，对使用主体画像进行描绘，自动生成所需要的档案资料产品，将这些内容智能推送给需要的主体，最大程度地开发利用城建档案。

（四）构建专业化工作队伍。一是引进更为专业的人才。采用对外招聘、对内竞聘的方式，吸引更多档案管理专业知识扎实、实际业务能力较强、职业素养较高和懂得运用现代化技术的优秀人才，加入到城建档案管理工作队伍当中，使整体队伍工作水平能够得到提升。二是组织开展教育培训活动。围绕城建档案管理工作内容，组织开展各种各样的教育培训活动，将最新工作理念、技术方法等融入其中，让工作人员在参与、学习、体验、操作等中更好地掌握工作标准和工作要求。三是加强档案人员管理。通过竞争、考核、激励等机制，引导档案人员以更加积极认真的态度对待本职工作，并严格管理，有奖有罚，减少工作失误发生。