基于混合云的档案管理信息系统的设计与实现

王 杨

（秦皇岛经济技术开发区人才交流服务中心 河北 秦皇岛 066004）

0 引言

随着时代发展，计算机、网络的迅速普及使得我国信息技术领域得到进一步发展。在多种多样的新兴技术支持下，基于传统信息技术架构的信息管理系统已经不再适应新时期需求。基于此，从新技术发展现状角度入手，探索满足新时期发展需求的档案管理信息系统成为一项必然任务。所谓的档案管理信息系统其本质是基于信息系统架构、具备当前信息化管理功能的线上平台，在现代化社会的很多行业中得到广泛应用。具体来看，随着以云计算为代表的一系列新技术面世，传统信息技术暴露出很多不足，例如档案管理数据呈现多元化发展，但管理系统功能方面存在短板；管理数据日益增加，数据存储量大幅度增加等，这些问题的存在使得各行业发展受到阻碍。因此，本文探索基于新时期信息技术架构的档案管理信息系统设计思路有实际价值。

1 人才交流服务中心档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理情况复杂

从工作职责角度来看，人才交流服务中心的主要功能是接收高校毕业生、出国人员及申报职称人员的档案。而随着社会发展，高校扩招、人才培养模式优化、教育方法升级成为普遍现象，这导致人才交流服务中心工作任务大量增加，且档案类型呈现多元化发展。同时交流中心的档案对应人员由于多种因素影响，流动性较大，这也使得档案管理工作情况更为复杂。另外，当前高校毕业生的档案由于人员经验缺乏以及就业压力，很多毕业生难以在一毕业之后就找到合适的工作，或者工作变动频繁，在此种背景下，其更多是在毕业时将个人档案邮寄到当地人才交流服务中心，但后续工作几乎不会再过问，更多是等到需要时再去查找，这便导致很多档案由于多种原因出现被遗弃或者信息更新失灵的现象，进一步对档案管理工作带来挑战[1]。

1.2 档案管理投入不足

随着我国科研领域持续化进步，人才交流服务中心也积极引用先进技术优化日常工作，其中档案管理信息系统很久之前便已经投入使用，但从具体应用效果来看，与理想状态存在很大差距。第一，硬件设施方面，较为落后，很多硬件仍采用多年前的配置，工作效率和性能存在差距；第二，软件设施方面，配套系统较为落后，且更新不及时，导致在效率、安全性和性能方面存在很多不足。第三，部分技术水平难以充分满足需求。例如本人跨省办理无需本人到场等需求日益迫切，但由于多种因素限制导致该部分仍处于发展探索阶段。综上，现今信息配置已经无法满足时代发展需求，且明显呈现出信息技术应用不足的短板[2]。

2 基于混合云的档案管理信息系统需求分析与概要设计

2.1 服务对象分析

从用户服务角度来看，应用该系统的人员主要分为以下几类：第一，档案管理人员，是档案信息更新、档案接收、档案审核等工作的主要承担者；第二是档案用户，可以通过搭建的档案管理信息平台进行信息新建、信息查询、下载等操作；第三，系统维护人员，随着时代发展，信息技术优化极为频繁，此时基于信息系统搭建的单位档案管理信息系统也需要随之进行升级维护，否则会出现性能难以满足实际需求的问题。

2.2 系统功能需求分析

构建的档案管理信息系统功能需求如下：重点文书档案业务基础功能，此功能包含文书档案整理收集后的一系列内容，例如档案鉴定、档案整理、档案编目等均包含在内。在进行文书档案纸质档案整理时，应遵循以下几点原则：第一，规范化落实相关工作，应按照科学原则将档案信息整理、分类、归档和编号等；第二，应基于实际需求，保证各档案之间单位联系；第三，对于破损的文件应及时做出回复；第四所有档案单位纸张、书写等应符合管理要求[3]。

2.3 系统非功能性需求范围分析

结合人才交流服务中心的主要工作职责，其性能需求包含以下几点：第一，支持系统实现多用户实时访问，最起码需要具备大于200位用户同时访问的功能；第二，档案读取时间短，平均实现不应超过5秒；第三，档案信息检索查阅的准确率不应低于95%；第四，各种信息数据的匹配错误率应低于5%；第五，具备较强的安全性，具备完善、高精度的信息安全防护体系；第六，具备可靠性，档案管理信息数据可以实现长期保存，系统工作有效时间超过99.9%，系统故障率低于1%，具有较强的容错率；第七，具备易用性，整体系统操作简便，符合用户日常操作习惯，具备智能化操作提示；第八，具备较强的远程办公功能和身份验证功能，可以实现跨地区非本人到场业务办理，远程身份验证等操作[4]。

3 基于混合云的档案管理信息系统详细设计与实现

本文系统是基于混合云架构的，整个系统应用私有云和公有云共同发挥效用，其中应用不同类型的服务器发挥效用。

3.1 系统软件设计

本文基于实际需求，结合人才交流服务中心的职能特征，在私有云和混合云协同支持下，进行软件系统架构，整体在逻辑上分为四层，按照应用层、业务逻辑层、数据访问层和数据层四方面进行架构，应用层主要负责监控整体系统运转，利用Windows系统收集相关信息，并按照规则设置将相关信息准确输入到业务应用层中，业务应用层负责对传递的信息数据进行解密，然后将数据类型还原成原有类型，便于数据访问层接收信息并将其分类存储到特定位置[5]。具体设置中前端主要由2台服务器发挥效用，负责接收不同类型的信息数据，其中一台作为主服务器，一台作为辅助服务器，当主服务器出现故障或者无法正常承载工作时，由备用服务器替代其承载工作，避免整体系统陷入瘫痪。中间层需要负载均衡器发挥作用，负责分配数据处理功能，保证服务器正常运转。数据层由辅助服务器发挥效用，确保数据库可以充分发挥价值，数据库文件在服务器本地磁盘上得到有效存储，以及发挥共享存储价值，实现非结构性存储。

3.2 系统硬件设计

系统硬件方面主要设计如下：利用Windows公有云环境实现各功能需求，如档案管理、档案查询等，同时利用私有云优势，实现不同信息交互式传播，确保私有云和公有云之间的信息可以实现有效共享。公有云中的档案信息管理子系统和私有云档案信息管理子系统以Windows Azure为通信渠道进行数据传输，例如公有云中档案管理子系统需要分为四部分，数据层利用SQL Azure数据库，结合Word、Excel、文档等，实现对不同类型数据的高效存储。为上层应用提供全局数据统一视图，便于对相关信息进行整体性分析。数据访问层主要功能是实现数据高效管理，例如常见的数据抽取、数据筛选等均包含在内，同时该层级还存在外来数据访问接口，便于系统接收外来的数据。业务逻辑层依靠Worker Role实现功能，确保检索引擎和数据传输可以正常运转，其中检索引擎主要包含两项功能，第一是提取应用层关键字，从而辨别得出最优查询索引方法；第二是对数据库中的信息依据关键字进行查询筛选，数据传输中对应用层获取的信息进行加密，然后利用Windows Azure实现信息传输。应用层用Web Role作为支撑技术，包括档案业务和系统管理两部分，且应用层是档案管理信息系统功能实现的关键。

3.3 数据库设计

本文设计的系统存储功能主要由结构化数据库和非结构化数据库存储两方面实现，结构化数据库基于Windows Azure公有云平台和基于Windows Server+Hyper-V私有云协同提供支持。从需求角度出发，本文选用SQL Azure和SQL Server2012作为结构化数据，可以充分发挥该程序功能，实现智能化管控和精确化存储，其中档案数据库表的设计组成如下表1所示。

表1 SQL Azure档案数据库表组成概述

其中非结构化数据库作为档案的附件存储区域，其中包含更为多元化的信息类型，例如图像、图形、文件等，其与结构化数据库存储一样，都是档案信息数据存储管理的必要数据库。其中架构非结构化数据库时，公有云利用Azure Storage BLOB作为基础，将共享磁盘区按照BLOB分区的形式分为五部分，针对不同类型的信息数据分别归档存储，通过发挥Word分区、Excel分区、Power Point分区、PDF分区和图片分区优势，充分保证非结构化数据信息安全存储[6]。

3.4 档案业务模块的详细设计与实现

结合上文的需求分析来看，档案管理信息系统主要业务模块分为以下几部分，具体来看，包括档案材料的录入、档案转出、浏览修改、查询及借阅五部分内容。档案管理信息系统业务模块设计如下：第一，档案录入功能模块，该模块主要是为了全方位满足人才交流服务中心的信息添加需求而设置的，确保当人才交流服务中心接收档案之后，可以准确将信息录入系统。第二，档案修改功能模块，该模块主要是为录入档案信息时，发现档案信息出现错误，或者在后续审核等阶段发现失误，可以及时进行修改而设置的，该模块与管理模块和审核模块之间应保持紧密联系。第三，档案浏览审核功能模块，信息录入之后，可以对收录的相关信息进行浏览和审核，对无误及符合规范的档案通过审核，对于存在误差的档案再次进行调整，这对于保证档案管理科学规范有积极作用。第四，档案查询功能模块，该模块的重点在于时效性，也就是需要系统具备高效、精确的筛选功能，可以在短时间内通过关键词完成信息查阅，在大量的信息数据中找到所需内容。第五，档案信息借阅功能模块，当人才和企业之间形成企业委托人才保管时，档案是企业进一步了解人才的有效依据，此时需要人才交流服务中心提供帮助，但此过程中档案信息防护成为关注重点，所以信息系统架构时，应设计防护等级较高的防护墙，有效抵挡黑客攻击及预防信息泄密问题。第六，远程办公和身份识别功能模块，以区块链技术为基础，在私有云和公有云基础上，发挥区块链技术的信息高效共享优势，实现跨地区信息实时传送，再加上公钥加密，确保我国各区域人才交流服务中心可以实现跨区域非本人到现场业务办理，为大众提供更为便捷、满意的服务[7]。

4 系统测试与运行情况分析

4.1 测试环境搭建

结合实际情况，对本文设计架构的档案管理信息系统功能进行测试。在实践中验证搭建的系统架构优势。在测试过程中，由于网络配置的限制等，想要直接利用Windows Azure完成测试不现实，在实际应用时通常是通过Windows Azure SDK模拟仿真情境进行测试[8]。在模拟测试过程中，共布设3台服务器，其中一台运行计算模拟器，一台运行存储模拟器，最后一台运行私有云模块。服务器的相关配置如下表2所示。

表2 服务器配置表

巧妙利用计算机模拟器可以有效验证系统应用性能和是否满足实际功能需求，同时本次测试搭建的测试环境中，中央处理器频率较高，可以满足实际计算需求。

4.2 测试结果分析

测试是系统投入实际应用之前的一项重要环节，只有系统各项功能通过测试，才能确定该系统架构科学合理，符合新时期实际需求。具体来看，本次测试过程中功能测试主要包含以下几方面，具体见表3所示。

表3 测试范围

经过系统性测试，最终可知本系统设计和运行符合实际发展需求，本文基于混合云搭建的档案管理信息系统满足架构需求，设计功能可以充分实现。

5 结语

本文结合实际，从人才交流服务中心面临的实际问题角度出发，探究基于混合云的档案管理信息系统设计思路和功能实现路径。首先集合人才交流服务中心的主要职责，分析当前该机构档案管理存在的问题；其次全面收集相关资料，总结现有文献理论成果，结合当前云平台发展水平，科学选择相关技术，架构系统层级；最后搭建测试环境，对设计的档案管理信息系统功能进行验证，通过本文的分析，希望为我国人才交流服务中心档案管理工作进一步向智能化方向发展提供支持。