国有企业行政管理工作的效能提升策略

吴舜

［国网湖北省电力有限公司技术培训中心（武汉电力职业技术学院），湖北 武汉 430079］

0 引言

行政管理在国有企业的运作过程中扮演着重要的角色［1］，其工作效能直接影响企业的经营效益和长远发展［2］。行政管理部门是国有企业的枢纽站，承担承上启下的作用，是企业正常、稳定、高效运作的基础和保障［3］。然而，由于诸多原因，当前我国国有企业行政管理工作存在一些问题，如服务意识不强、流程管理欠缺、内部沟通不畅等，导致国有企业工作效能低下，一定程度上制约了国有企业的发展。为此，本文从国有企业行政管理的定义和特征入手，分析当前国有企业行政管理中存在的问题，并针对性地提出相应的策略建议，为国有企业行政管理的改革创新提供思路。

1 企业行政管理和效能的定义与特征

1.1 企业行政管理及其效能的定义

企业的行政管理一般是以办公事务管理、行政事务管理及人力资源管理等为主的工作，是推动企业各项业务及流程平稳、有序开展的基础性保障。判断企业行政管理效能的高低，通常要分析行政管理的各方面因素，计算行政活动的总产出和总投入之间的比率。在评估企业行政管理效益时，应该重视行政任务的完成情况，并将其与耗费的人力、财力、物力与时间资源等投入成本进行比较。在实际行政管理实践中，衡量行政管理效能不仅是数字统计，而且需关注是否能够有效地实现企业的行政目标和任务，是否有效地推动企业的发展、提升企业的竞争力，以及针对突发性事件是否具备及时运用高效手段的能力等因素。一套优秀的行政管理机制可以提升企业的整体工作动能，使企业在市场中保持活力与竞争力。工作效能高的行政管理能够规范企业运营，优化管理流程和资源配置，提高产品质量，降低企业生产成本，从而增强企业的运营效率和盈利能力。此外，行政管理还是保障企业经济利益、员工权益和客户利益的基础，企业通过行政管理建立健全的规章制度，确保企业的规范性和合法性，预防违反法律法规等不良事件的发生。企业在招聘过程中，需考虑行政管理团队的投资，为企业长期稳健、有序地运营打下坚实基础。

1.2 企业行政管理的主要特征

大部分企业行政管理指令都是通过自上而下的纵向组织、传达及协调而传递的，企业行政管理效能高低的决定性因素在于决策层是否科学地制定规矩或下达命令，以及执行层是否有效服从命令并予以落实，企业行政管理在这2个层级之间发挥了举足轻重的作用，主要体现为对执行层进行有效传达和部署，并开展保障和监督工作，对决策层能够实时汇报和反馈执行层的工作进展和工作意见。企业行政管理具有很强的时效性且执行过程灵活多变，作为保障企业顺畅运转的“润滑剂”，企业行政管理在协调企业内部各个部门的运作及信息传递反馈上须做到实时、迅敏，生产运营活动的全过程均通过行政管理的指示和命令完成，故行政管理响应速度直接决定后期执行的效果。而且，企业行政管理需要保持一定的灵活性［4］，因为市场讯息瞬息万变，企业每天可能会面临各种突发事件，这需要企业行政管理及时作出预判和调整。此外，企业行政管理还能够促进企业的创新和发展。良好的行政管理环境有利于激发员工的创新意识和创新能力，企业行政管理部门出台相关政策，为员工建立交流和分享平台，提供创新资源，并组织创新活动以促进创新思想的传递，鼓励员工探索新的机遇，应对新的挑战，充分发挥员工的创新潜能，从而推动企业与时俱进，行稳致远。因此，企业行政管理应具备纵向性、科学性、时效性、灵活性及创新性等特征，只有具备这些特征才能有效地提升企业行政管理效能并推动企业有序平衡地发展。

2 国有企业行政管理现状及问题分析

2.1 服务意识不强

服务意识不够强是国有企业行政管理中的一个常见问题，其主要表现为员工缺乏主动性和责任心，无法提供令人满意的服务体验。这种情况通常源于国有企业内部培训机制的缺陷和服务评估机制的不完善。首先，国有企业内部存在培训机制方面的缺陷，主要表现为多数国有企业更重视员工专业技能的培养，忽视员工服务能力的提高，缺乏对员工服务意识和服务技能的培养方面的系统考虑。其次，国有企业未建立起科学、合理的服务评估机制，而只有建立定期、完善的服务评估的机制，才能确保员工的服务质量，并及时对评估结果进行反馈和调整，进一步激励员工提高服务水平。

2.2 欠缺流程管理

欠缺流程管理是国有企业行政管理中的一个主要问题。大多数国有企业未真正理解流程管理理念的内涵，流程管理流于形式［5］。其实，国内自20世纪90年代末就已经引入流程管理理念，但至今尚未形成流程管理的机制，国有企业仍沿用金字塔型的管理模式，主要通过组织职能或岗位职责开展工作流程，流程管理作为流程图被印入文件或高高挂起，并可能成为国有企业管理者的一种口号，在碰到跨业务口、跨部门的问题上，各部门在工作衔接上难以有效沟通和协调，部门间的相互推诿和不作为等现象时有发生，导致部门之间形成流程壁垒。解决的最终途径可能是交给上级主管领导或召开协调会来处理，导致该类行政事务的办理时间要相当长的时间，严重影响企业的运转效率。此外，在许多国有企业流程管理过程中，由于流程管理的专业化程度较低，未能从业务整体运营的角度设计流程，仅由企业的一个部门或一个员工负责业务流程的设计，而非召集流程中相关部门和业务专家参与讨论设计，而且在流程管理过程中往往直接从最基础的操作层面开始，将流程应用到具体的业务活动中，这些流程的特点是数量多、周期短，流程之间相互孤立，导致业务开展不连贯、不顺畅，不利于企业内部系统性管理。

2.3 内部沟通不畅

企业行政管理在决策层与执行层之间发挥着重要的作用，而内部沟通是国有企业行政管理日常工作中遇到最多也是最琐碎。但国有企业存在内部沟通机制不够完善、信息传递不畅和沟通效果不佳等问题，同样的问题需要反复沟通，这主要源于信息流动的不顺畅及制度不透明。例如，员工外出培训需要本部门、人资、财务、委培单位等各方面的沟通协调，涉及人资的外出培训政策、财务的报销程序、委培单位的发票开具等事项，但由于部门之间沟通不流畅导致审批、培训、报销可能存在各种各样的问题，可能会发生因为一张发票或一份报销单的填报要经历数次往返办理的情况，严重影响员工工作效率。因此，国有企业建立科学、合理的内部沟通渠道和机制，减少沟通中的误解，实现信息共享。

2.4 员工素质有待提升

提升员工素质是国有企业行政管理队伍建设的必由之路［6］。部分行政管理员工缺乏工作积极性和主动性，工作效率不高，工作习惯按部就班，毫无创造性可言，开展工作不推不动，甚至推而不动。究其原因，一是缺乏工作使命感和责任感，思想政治觉悟低，执行力不强，工作作风不严不实，少数员工甚至与上级不沟通、不汇报，导致在政策制度执行中走样变形；二是对行政管理的认识不够透彻，对业务的钻研不够深入，业务技能掌握不够熟练，未能准确把握企业政策的精髓；三是欠缺团队协作意识，缺乏合作精神，甚至拒绝给予他人帮助和支援；四是专业化人才队伍明显不足，由于历史原因，国有企业的招聘、选拔体制相对封闭，在专业人才引进上倾向于传统、粗放和单一学科的方式。部分行政管理员工系转岗后半路出家，导致相当数量的行政管理员工缺乏相应的技能和专业知识，无法胜任更高层次的工作。此外，国有企业缺乏针对行政管理人员具体的职业发展规划、人才培养机制和专业的培训课程，培训形式单一，培训内容实用性不强，侧重于政策理论类，难以解决实际问题。上述员工现状导致其行政管理水平无法满足自身改革发展的要求，已经成为制约其发展的一个重要问题。

2.5 信息化建设薄弱

在信息技术日新月异的背景下，国有企业行政管理现状中的信息化建设薄弱已经成为一个十分突出且普遍的问题。主要表现为信息技术应用水平不高，在信息化基础设施、信息化应用平台、信息安全等方面存在各种问题。首先，国有企业信息化基础设施建设不足，许多老系统存在技术过时、稳定性差等问题，很难适应现代信息化管理的需求。同时，由于历史原因，许多国有企业缺乏信息化设施和信息中台，导致信息的共享和交流受到限制。其次，国有企业智能化应用比较落后。当前，人工智能、大数据等信息技术已经广泛应用于各行各业，但是行政管理的智能化应用相对落后，没有将信息化技术贯通式应用于行政管理的各个领域，难以实现国有企业的高效运作和长远发展。

3 提升国有企业行政管理效能的策略建议

行政管理是一个复杂的决策执行系统，要提升国有企业的行政管理效能，需立足于国有企业行政管理现状及问题，重点从以下几个方面加以改进。

3.1 提高服务意识

行政管理的本质是服务，而服务的核心是以人为本。行政管理人员作为公共服务领域中的重要队伍，必须确立正确的服务理念，才能进一步提高服务质量。首先，行政管理人员要建立正确的服务理念，牢记自身的职责和使命，充分认识服务工作的重要性，才能更好地适应和满足工作需求，创造出更多的价值。其次，提高服务质量是行政管理人员不断努力的方向。优质服务应该是快捷、准确、专业、高效及具有亲和力的，行政管理人员需要与服务对象建立良好的工作关系，具备了解和掌握满足服务需求的技能，确保服务的效果。例如，在工作中严格执行办事程序，确保办事过程透明和公正，同时加快事件处理和文件回复的速度。此外，在服务过程中，需要具备真诚服务的态度，好的服务态度是行政管理成功的一半，可以获得良好的工作效果和满意度。行政管理人员应该在工作中始终保持良好的服务态度，耐心倾听，尊重他人需求，虚心接受他人提出的合理建议和意见，并且及时地予以纠正和改善。最后，在工作中，应根据服务的具体情况，制定具有指导性的服务标准，并建立服务质量评估标准，以此作为服务质量的参照，让行政管理人员更加精准地把握服务的质量。例如，国有企业可以在服务水平方面推行“5S服务制度”，规范服务流程，加强服务质量监督，有效地提高行政管理人员的服务意识和服务水平。

3.2 优化流程管理

针对流程管理欠缺、流程专业化程度不高等问题可以以下几个方面解决：首先，建立、科学合理的工作流程和标准，同时建立畅通的信息沟通渠道，明确各部门职责和工作要求，规范行政管理的工作流程，提高组织协调效率。例如，定期召开部门间的协调会议，利用企业内部信息系统、会议等方式，加强信息交流，提高协调工作效率。其次，对企业现有的行政管理流程进行全面梳理，找出其中存在的问题和瓶颈，根据梳理结果，设计合理的管理流程优化方案，包括简化流程、减少环节、提高协同效率等。进一步明确优化方案的实施步骤、时间节点和责任人，制订具体、详细的实施计划，确保优化方案顺利实施。在实施过程中，还要对优化方案进行实时监控，根据实际情况进行调整，确保优化效果达到预期。最后，国有企业可以借助现代信息技术手段，采用以业务为中心的流程管理信息系统，深入国有企业内部管理和持续改进流程，解决企业内部职责不明与推诿脱节现象，明确关键流程，为企业的溯源追责提供一个清晰地路径，以便跟踪工作进展情况，对流程进行自动化管理和控制，实时掌握工作状态，以达到高效处理各项行政事务的效果。

3.3 加强内部沟通

内部沟通是企业管理中的重要环节，而国有企业由于规模庞大、各部门职能复杂，往往存在信息孤岛、沟通不畅甚至信息不对称的问题。这些问题极大地降低了企业的创新活力和执行力。建立统一的沟通渠道是加强企业内部沟通的关键。利用现代化的信息技术手段，如企业微信、钉钉、在线会议等，可以快速传递信息，并促进企业全员参与。例如，国有企业可以利用企业微信平台，建立一个线上知识分享社区，员工可以自由发布任何领域内的问题或解决方案，这样可以让员工之间及时交流，避免信息孤岛和误解。针对跨部门项目协作等问题，国有企业应该定期召开相关部门的负责人会议，共同讨论并解决疑难问题，促进各部门之间协调与互通。同时，还应该建立相应的信息共享机制，鼓励员工互动，以便更好地实现信息流通和利用。例如，国有企业可以在年度总结会上，组织各部门负责人进行交流，分享各自的问题和经验，同时加强对内部沟通机制的培训和管理，以提高各部门的工作效率和响应速度，做到互通、互惠与共赢。

3.4 提升员工素质

国有企业的发展不仅需要良好的市场前景和合理的经济政策支持，更需要高素质、专业化的行政管理人才队伍。为更好地提升企业的综合实力，国有企业应该注重加强人才培养和引进、提高员工的专业技能和服务意识、提高员工绩效水平。在人才引进方面，可以通过结合企业发展需要开展招聘宣传活动，制定个性化的招聘计划和标准，进行岗位公开竞聘，引进高素质、高水平的行政管理人才，特别是引进懂专业的行政管理人才，并使行政管理人员在组织中发挥独特的专业优势作用，从而提高企业的管理水平和效能。在人才培养方面，国有企业除对外招聘、对内竞聘引进一批高素质人才作为新鲜血液补充之外，更重要的是围绕综合素养、专业技能等方面，通过“送出去请进来”内外部培训深造、师徒共建、创新团队建设等方式，建立完善的行政管理员工培训教育机制，将行政管理人员从数量多转变为质量优。此外，还可以制订行政管理类的职业发展规划，加强行政管理员工的内部轮岗机制，实施多岗位锻炼，帮助员工拓宽视野，提高其专业能力和综合素质，增强其竞争力。

3.5 加强信息化建设

随着信息技术的不断发展，信息化建设已经成为提高企业管理效率的重要手段。行政管理信息化将提高决策效率，加强风险管控，实现企业资源优化配置。首先，国有企业需要建立一个统一的信息平台，将企业内部的管理信息系统地整合在一起，通过搭建企业应用中台、构建数据中台实现数据共享和互联互通。此外，利用大数据、云计算等技术手段，对企业内部的数据进行深度挖掘和分析，为企业决策提供有力支持。例如，可以通过数据可视化技术，将企业的经营数据、生产数据等信息以图表形式展示出来，方便管理层实时监控和分析。其次，国有企业可以通过对行政管理流程进行梳理和信息化，替代烦琐的手工操作和低效的工作流程，以提高工作效率。例如，可以通过引入电子签章、电子公文等技术手段，实现文件的在线审批和传递，减少纸质文件的使用和流转时间，及时跟进工作流程，提高行政事务的效率和精准度。最后，提高行政管理员工的信息素养，使他们能够熟练地运用信息技术开展工作。通过培训及考核等方式，提高员工的计算机操作能力、数据分析能力和网络安全意识等。

4 结语

行政管理对国有企业经营管理工作的高效推进起着至关重要的作用。国有企业行政管理效能受到多种因素的制约，只有找到这些制约因素，才能够有针对性地进行改善，从而提升国有企业行政管理的效能。本文所述只是目前国有企业行政管理中存在的部分问题，现行的行政管理工作还有很多方面值得研究，未来可对此进行深入研究，提出更多实用性、可行性强的解决方案和建议措施，实现行政管理效能的最大化，推动国有企业可持续发展。