浅谈高校学生档案管理存在的问题及对策

陈令杰 湖北文理学院档案馆

高校学生档案记录着学生在校期间的表现，包括学习成绩、综合表现等，不仅是学生学习过程的体现，也是用人单位选用人才的重要依据，学生档案对学生而言至关重要。然而，部分高校的学生档案管理工作还存在诸多不足之处，未能详细记录学生真实的学习情况，导致学生档案的作用与价值未能充分发挥。现对高校学生档案管理工作存在的问题进行探究，并提出相应的解决办法，以供参考。

高校学生档案是高校人事档案的重要组成部分。保障高校学生档案管理工作的质量，不仅有助于学生后续的发展，还能在一定程度上推动我国档案管理工作的发展。但通过对当前高校学生档案管理工作的了解，笔者发现部分高校存在对学生档案管理工作的重视程度不足、档案材料简单且质量不佳等问题，导致我国学生档案管理工作的质量与效果难以有效提升。针对这一情况，高校应提高对档案管理工作的重视，深入探究现存问题，并结合实际情况制定针对性更强、可行性更高的管理方案，以推动档案管理工作顺利、高效地进行。

高校学生档案管理工作现存问题

管理理念与技术落后

现阶段，大部分高校在学生档案管理工作中都存在管理理念和管理技术落后的问题，档案管理依然停留在纸质档案管理阶段。随着信息技术的迅猛发展，档案储存、传递的方式也发生了改变，结合这一实际情况，高校学生档案管理工作应该向现代化、信息化的方向发展。高校应积极运用先进的信息技术，对学生档案资料进行精准管理，将以往的纸质档案转变为电子档案，这样一方面可以节约档案存储的空间，另一方面便于相关工作人员对档案进行审核、管理与查阅等。

近年来，随着高校教育体制改革以及生源扩招，学生档案的数量不断增加，内容不断丰富，虽然部分高校已经购置了先进的信息技术设备，但真正将其运用于学生档案管理工作的成功案例少之又少，未能真正实现档案的信息化管理。此外，相关工作人员对信息化档案管理模式不了解，这也在很大程度上影响了学生档案管理工作的开展。比如，在建立学生档案前，相关工作人员应对学生的实际情况进行全面的了解，但由于工作人员缺乏信息素养，以及档案管理信息化建设不足，工作人员难以对每一位学生的实际情况进行分析和统计，导致学生档案不全面，影响了学生档案作用的发挥。出现上述问题的根本原因是工作人员缺乏先进的学生档案管理理念和经验，未能将信息技术与学生档案管理工作充分结合起来[1]。

缺乏完善的档案管理制度

缺乏完善的档案管理制度导致学校各个院系的学生档案管理工作缺乏系统性，缺乏专业人员对学生档案进行管理，整体档案管理工作出现松散、片面等现象，当学生毕业提取档案时会出现各种问题。此外，由于学生档案由不同部门共同管理，因此很容易出现材料缺失等情况。部分高校未针对学生档案制定统一的内容和格式规范，导致学生进行档案提交时经常出现材料不符合标准，需要多次修改的情况，这不仅浪费了学生的时间和精力，还会降低档案管理工作的效率。

此外，部分高校已经开始尝试建设信息化管理平台，期望借助大数据、云计算等先进的信息技术实现现代化管理，然而，由于缺乏相应的工作经验，其在实际工作中依然暴露出诸多问题。比如，高校学生档案信息的收集与整理往往需要多个部门、多个工作人员同时进行，若信息平台的访问权限较低，则学生档案的保密工作难以落实到位，若提高访问权限又会增加档案管理工作的难度，从而造成矛盾。

忽视档案管理队伍建设

高校学生档案管理工作是学校日常管理工作的重要环节，应该受到学校领导的重视。要想有效提升学生档案管理工作的质量和效果，需要保证档案管理工作人员具有较高的综合能力和素养，能够全面掌握学生档案管理工作的重点。然而目前，大部分高校都没有聘请专业人员进行学生档案管理工作，甚至部分工作人员并非相关专业毕业，缺乏相应的专业技能和知识背景，还有部分高校聘请兼职人员、退休人员或学生干部对学生档案进行管理。这种管理模式存在人员流动性大、工作人员专业能力不足等问题，严重影响着高校学生档案管理工作的开展。

除此之外，受管理制度不完善、专业人才缺乏等因素的影响，部分工作人员在进行学生档案管理工作时，会要求学生帮忙整理档案。然而，学生档案详细地记录着每一位学生的实际情况，包括学生家庭信息、学习情况、身体状况等，很多材料都涉及学生的个人隐私，若工作人员缺乏职业素养，忽视对学生个人信息的保护，导致这些信息出现泄露等，会直接对学生造成极大的不良影响。如果档案管理人员缺乏管理意识，比如进行档案交接时没有按照规定填写材料，导致信息出现错误，不仅会影响档案管理工作的质量，还会影响学生后续手续的办理，降低档案材料的使用效率。如果工作人员缺乏认真负责的工作态度，在管理学生档案期间未能认真履行自身职责，导致档案材料丢失，也会在很大程度上影响学生档案管理工作的顺利开展。

无论是档案管理工作人员缺乏专业能力，还是工作态度不端正，都是高校忽视档案管理队伍建设的直观体现。为避免上述问题的发生，高校应提高对档案管理队伍建设的重视程度，力求通过各种培训方式，促进相关工作人员职业素养的提升[2]。

完善高校学生档案管理工作的策略

健全学生档案管理制度

健全档案管理制度，完善日常管理工作标准是提高学生档案工作质量的重要路径。高校领导层应重视完善学生档案管理制度，按照相关教育指导文件的要求，结合学校教育教学工作的实际情况，对学生档案管理工作现状进行分析，制定出有针对性、可操作性强的管理制度，明确各个工作环节的细则和标准，让相关工作人员明确自身职责和工作范围，尽量避免出现人员冗余、资源浪费等情况。

首先，高校应鼓励相关工作人员主动学习先进的管理制度，转变工作理念，积极尝试运用信息技术管理学生档案，促进学生档案管理工作向着信息化、现代化方向发展；其次，制定严格的学生档案管理制度，明确档案管理工作的标准和要求，促使工作人员能够在日常工作中认真负责，重视各项基础性工作，从而保障学生档案管理工作不被边缘化；最后，学校应定期对档案管理工作人员进行岗位培训，采取统一监督的方法，加强对学生档案管理工作的指导和监管。

落实学生档案管理信息化建设

进行信息化建设是当前高校优化教育教学体制，紧跟时代发展，提升教育教学质量的重要渠道。将信息技术与学生档案管理工作充分结合，能够优化学生档案管理模式，使其更加高效、便捷。在信息技术高速发展的时代背景下，很多工作环节都可以在网络平台上进行，这有效提高了人们日常工作的质量和效率。随着高校不断扩招，高校的学生人数也不断增加，这给学生档案管理工作带来了新的挑战。信息化档案管理模式的落实，不仅可以节约人力、物力等资源，还能提升档案信息的存储量，提高档案查询与管理的便捷度，从而形成一种全新且高效的档案管理模式，有利于后续学生档案管理工作的推进。

在此过程中，高校学生档案管理工作人员要清楚地认识到信息技术的便捷性，善于运用信息技术开展日常工作，从学生的角度出发，借助网络信息平台了解学生的思想动态，从而建立起更加开放的档案管理空间。学校可以充分利用现有的校园网络平台，向学生和教师宣传先进的教育、工作理念，充分利用信息技术，力求建立起完善的学生档案管理工作平台[3]。

高校在建设学生档案管理平台的过程中，应充分发挥互联网平台和先进信息技术的优势，提升平台服务功能，构建优质的信息服务平台。例如：高校可借助“云端”强大的储存功能，在保障信息安全性的前提下，对电子教学档案资源进行储存和管理；教师在准备教案的过程中，可以根据教学专业、学科以及教学时间，将相关教学资源输入档案管理平台中，以便有需要时可以随时从平台中调取使用。

提高教师与学生的档案管理意识

提高档案管理工作人员的责任意识是提高学生档案管理工作质量的基础。此外，高校还需提高教师和学生的档案管理意识，让全校师生都意识到学生档案管理工作的重要性，使其在思想上重视学生档案管理工作。

首先，教师应提高对档案管理工作的重视程度，充分展现自身职业素养，并为学生树立榜样，认真对待每一次档案交接工作，保障学生档案的准确性和完整性。

其次，大部分学生对学生档案的了解十分有限，也不了解学生档案管理工作的重要性。对此，高校应加强对学生档案知识的宣传和普及，不定期开展相关宣传活动，让学生和教师都能正确了解档案管理工作的相关规定和注意事项。如果学生能够意识到档案管理工作的重要性，那么当其发现档案管理环节出现问题时就能及时上报，从而将问题最小化。同时，学生在填写档案资料时，也会更加认真仔细。这有利于推进档案管理工作的规范化开展。

丰富学生档案并做好隐私保护

当前学生档案的内容主要包括学生的学习情况、家庭情况、获奖情况等，为了增强学生档案的完整性和全面性，高校应丰富学生档案内容，比如，从学生综合素养的角度入手，加入学生诚信档案，记录学生参加公益活动的情况，并以此为基础，对学生的思想道德水平和综合素养作出评价。此外，学校应对学生参加的各种比赛、活动信息进行记录，这样能够有效完善学生档案内容，提高学校对学生成长过程的了解程度，还有利于相关接收单位对毕业学生基本情况的了解。

在丰富学生档案内容的同时，高校还应重视对学生档案中隐私信息的保护，要安排专门的工作人员对学生档案进行记录、整理、归档和管理。工作人员要详细记录档案交接过程，并严格把控各个程序和环节，防止非工作人员随意查阅学生档案，也避免学生档案在交接的过程中出现遗失，从而导致信息泄露。这就要求档案管理工作人员要及时对学生档案进行归档和记录。面对大量的学生信息记录工作，档案管理工作人员要在收集好相关材料后及时归档，从而更好地保障学生档案信息的真实性和完整性。高校应该对学生档案进行科学合理的分类，制定统一的标准，细化岗位职责，保证出现档案遗失或信息错漏时能够在第一时间找到相关责任人，并按照管理制度进行处罚。这样的工作机制不仅可以提高学生档案信息的管理质量，还能增强相关负责人的责任意识[4]。

提高学生档案管理工作人员的综合素养

1.提高档案管理工作人员的思想觉悟

高校应严格落实学生档案管理工作，完善档案管理模式，不定期组织档案管理人员学习相关教育指导文件，吸取其中的先进教育精神，进而提升档案管理人员的综合素养。高校学生档案管理工作人员应该拥有较高的职业素养和责任意识，在进行学生档案管理工作时，应充分贯彻科学发展观，树立以人为本的工作理念，在档案管理工作的过程中体现出大局观。

高校学生档案管理工作人员应该认识到，要想实现高质量的档案信息化管理，不仅需要先进的信息技术作为支撑，还需要工作人员树立符合时代要求的管理理念，工作人员只有树立先进的工作理念，才能结合实际情况，采取符合档案管理工作发展规律的管理方式。实际上，要想让信息化档案管理模式全面取代以往的纸质档案管理模式，需要一个较长的周期，而在此之前，为了保障高校学生档案管理工作不断向着信息化、现代化的方向发展，工作人员要秉持先进的思想和管理模式，全面促进档案管理信息化建设。

2.提高档案管理工作人员的业务水平

学生档案管理工作人员的业务能力直接关系到相关档案管理工作能否顺利开展，因此，高校要重视对档案管理工作人员专业能力的培养，在增强工作人员责任意识的同时，保证其有能力完成相关工作。高校可以开展相应的培训工作，帮助档案管理工作人员整合工作资源，掌握先进的档案管理技术，从而培养出具有优秀档案管理能力的人才。高校要不断更新相关的软硬件设施，增加专职、专项经费，从“送出去、引进来”的角度出发，对学校现有档案管理工作人员进行培训，同时吸引更多专业人才加入档案管理工作队伍中，以此提升档案管理工作队伍的专业水平与综合素养，推动高校档案管理工作的顺利开展[5]。

在培养档案管理工作人员的过程中，学校要积极组织校内相关工作人员参与信息技术培训活动，加强相关人员对信息技术设备、管理方法、前沿技术与工作理念等方面的学习和理解，从而提高其信息技术素养。

综上所述，学生档案管理工作不仅关系到高校档案管理工作的开展，还影响着学生后续的工作、学习等方面。可见，提高学生档案管理工作的质量，保障学生档案内容的完整性、准确性，具有重要的现实意义。高校应提高对学生档案管理工作的重视程度，深入了解当前工作存在的问题和不足之处，再结合实际情况，从健全管理制度，落实信息化建设，增强档案管理意识等方面入手，做好学生档案的储存、整理、归档和转移工作。