新医改下医疗器械企业应收账款精益化管理思考

文/赵蕊 （国药集团联合医疗器械有限公司）

近些年来，为响应国家医改政策，医疗器械行业正在进行积极调整和重塑，具备精益化管理能力成为企业在激烈的市场竞争环境中占据优势地位的关键。针对医疗器械企业来说，在经营规模不断扩大的同时，应收账款的规模也在不断扩大，不但造成了企业大量资金的占用，影响资金周转效率，也增加了应收账款回收工作的难度，成为困扰企业健康稳定发展的难题，因而医疗器械企业要顺应新医改背景下对企业经营管理提出的要求，寻求科学有效的应收账款精益化管理方法。

一、新医改下医疗器械企业经营环境分析

（一）加剧了市场竞争压力

新医改政策的推出和执行给医疗器械企业带来了巨大的竞争压力，一方面，医院开始进行供应企业和产品结构的调整，使得医疗器械行业出现重新洗牌现象，同时医院改变了过去大量依赖进口产品的模式，积极使用国内企业生产的产品，特别是改变过去小规模、零散采购习惯，向着大规模平台采购模式升级。基于新环境下，医疗器械行业竞争激烈，加上市场经济遇冷，许多规模较小的民营企业纷纷倒闭，勉强生存的企业正在积极寻找出路，开始尝试通过合作和并购方式提高市场占有率[1]。另一方面，医药卫生体制改革政策的发布，使得医疗器械企业的利润空间被大幅压缩，阳光采购、带量采购等制度的施行，使得医疗器械企业毛利率持续下降，而许多企业尝试通过销售额的增加维持原有盈利水平，这也使得应收账款问题开始凸显。

（二）短期内应收账款规模不断增加

随着国家医疗保障服务不断完善，许多医院医疗技术和手段在不断更新，短期内要求替换更先进的医疗设备需求日益高涨；同时在新医改政策影响下，越来越多的医疗项目被纳入医保统一结算平台，增加了医院结算环节；另外由于近年新冠感染病毒影响，许多大型医院自身运营乏力，资金周转困难，对于医疗设备和耗材等价值较高产品的采购，一次性自筹支付带来的资金压力较大，为了维持自身正常经营，在不影响日常业务开展的同时，医院选择将压力向上转移，这使得上游的医疗器械企业短期内面临的垫资要求越来越多，从而导致应收账款的规模急速增加[2]。

二、医疗器械企业应收账款回收较缓慢的因素

应收账款回收慢主要体现为应收账款回收周期较长、客户违约不按期支付货款，对于医疗器械企业而言，由于其业务的特殊性，影响其应收账款回收时效的因素主要有：

（一）医院有着强势地位

首先，市场环境严峻，行业竞争压力过大，医疗器械企业在整个产业链当中处于弱势地位。企业服务的客户主要是各类医院，由于市场处于供过于求的状态，一家医院可以有多个医疗器械合作商，这也使得在交易过程中医院始终处于强势地位，而且这其中多数是公立医院。长期以来，公立医院多数由政府统一管理，资金支付由财政主导。另一方面进入新医改后，医院收入下降，提前付款的可能性进一步降低。如果医院以资金周转困难，要求延长应收账期为合作条件，医疗器械企业出于稳固市场份额的目的，不得不让步，给医院提供较长的应收账款回收期限。其次，不同医院经营管理水平不一致，经营效果较差的医院自然付款能力也较弱，但由于医院自身的特殊性，除非情况非常严峻，否则医疗器械企业不愿意和公立医院发生诉讼，加上公立医院虽然付款慢，但并非不付款，因而很多医疗器械企业都会“容忍”医院延迟付款的行为。

（二）医院科室分散，流转环节多，结算复杂

医院内包含许多的业务科室，设备流转环节复杂，使得企业款项回收流程较长，结算环节较多。尤其设备类合同，通常定制生产环节多，后期维修保养周期长，一般采取分期收款模式，更是进一步拉长应收账款期限，增加付款节点，使得结算较为复杂，加大应收账款坏账风险。

三、医疗器械企业应收账款管理中存在的问题

基于应收账款影响因素来看，医疗器械企业应收账款管理中存在以下几类常见问题：

（一）信用账期管理较为粗放

许多医疗器械企业没有设立专门的信用管理岗位，无法对公立医院超信用额度和超信用期限的行为进行有效的控制，个别销售人员为完成经营业绩，谈判时采用的信用政策过于宽松，实际执行与有关规定设置的回收期限存在较大的差异。或是在进行应收账款的管理过程中没有对销售订单的实际回款时间进行动态监控，也没有对客户的信用资质和授信额度进行动态调整和科学评估，特别是在进行耗材类产品销售过程中，医院与企业约定的信用账期缺乏约束力，超出信用账期进行款项支付无须承担违约责任，造成实际回款时间与双方约定的账期之间存在较大的偏差。

（二）发票流转复杂，逾期量较大

医疗器械企业开具发票以后会传递到医院客户手中，需要在多个科室中不断流转，在财务完成账务处理时，与企业的账期开始计算的日期之间会产生较大的偏差。在到达回款期限时，部分医院需要安排企业业务人员去进行结算申请的办理，使得出现人为操作风险的概率增加，某些医院可能会出现人员变动或者领导换届等情况，造成款项支付签字流程中断，提交的款项回收申请无法得到及时的审批。以上各种原因都会使得应收账款发生逾期的概率增加。

（三）对账及函证管理不严

许多医疗器械企业未能建立科学规范的账目核对流程，也没有针对账目核对中发现的问题进行详细处理和分析，未能对人员的责任进行追究。一方面企业缺乏对函证管理工作的重视，另一方面医院不积极配合，发票明细提供不及时，部分医院甚至一年只对账一次，且不对外接待，由此使得企业回函率较低。此外，在进行应收账款的核销时，经常出现滚动核销问题，未能按照发票号逐笔进行回款的勾销，增加了款项核对和差异分析的难度。

在对员工进行绩效考核时，过分重视销售指标，缺乏对款项回收工作的重视，使销售人员认为销售业绩比款项回收更加重要。同时，企业未能根据应收账款回收的情况对员工进行激励，回款考核也没有精确到所有的销售订单，严重影响了员工参与款项回收的积极性。

（四）一年以上账期应收账款优化难度大

医疗器械企业在进行产品销售时，业务时间跨度较长，中间不确定性因素太多，尤其是在疫情后，常态化的管控更是使得医院日常经营受到影响，账期被迫延长，企业账面上一年以上账期的应收账款多处于挂账状态，增加了坏账计提的金额，而且也使得企业资金被长期占用，制约企业的转型与发展。

四、新医改下医疗器械企业应收账款精益化管理策略

通过对上述问题的进一步分析，针对医疗器械企业应收账款管理提出以下优化建议：

（一）完善信用评价及管理体系

一方面，医疗器械企业要建立科学完善的客户信用资质评估机制和管理体系，全面分析客户的经营趋势、信用资质、财务状况等情况，针对客户的信用情况进行科学客观的评定。同时，要结合客户的特点和属性进行类别划分，将其归入民营医院、公立医院、商业客户等几个类别，根据性质的不同，为其设置信用评级，并采取差异化的赊销模式，针对信用等级较高的客户可以给予更加优惠的信用政策，而信用等级较低的客户只能获得较少的信用政策或者无法获得任何信用政策，比如民营医院和分销机构经营过程中存在着各种风险问题，所以与其合作时，要采取先付款后送货的方式。另一方面，医疗器械企业在进行产品销售的过程中，要加强对ERP系统的应用，通过信息化系统对客户的信用资质进行严格控制，假如客户的信用额度和付款账期超出了一定的范围，要利用系统发出警示，不可为其发送货物[3]。同时，在对应收账款进行管理的过程中，有关人员要及时进行发票签收回执和货物签收单的回收，保证应收账款可以准确快速地入账。企业通过客户信用评估机制、系统管理模式、回执的及时回收、账目的定期核对等措施，可以有效对应收账款的事前、事中和事后进行全过程的控制。

（二）实施应收账款全流程管理

1.重视事前风险评估

前期做好信息调研和风险评估，能够帮助医疗器械企业更早发现可能存在的应收账款问题和风险，提早做好对策，比如选择不和资信不佳的客户合作，或是在签订合同时约定好资金支付保障条例。因而，在实践中，医疗器械企业在开展各项业务以前，要对项目可行性进行全面分析，确定企业需要承担的风险，衡量风险威胁度，从多个合作商、产品中作出合理选择，比如选择放弃资金周转效率偏低且回收期超过一年的非战略业务。在进行商业谈判和合同条款确认的过程中，要邀请专业人员对合同条款的合理性和规范性进行评估，确定审核人员所要承担的责任。有关人员要对赊销客户进行履约能力的调查，针对风险较高的客户要加强审核力度，制定出针对性的信用评估政策。

2.加强事中发票传递流程管控

发票是证实交易真实性的关键，也是企业纳税、编制财务报表以及出现纠纷时的重要证明。在实践中，企业销售人员在取得为客户开具的发票以后，要及时传递给客户，收回发票签收回执单，提交给有关人员进行保存和入账。业务部门和信用管理岗位的员工要对企业各项工作的操作流程进行总结和完善，及时关注实际业务的入账情况，在发票传递的各个环节建立规范化的监督和复核机制，对入账不及时的发票业务进行成因的分析，安排专门的人员进行进度调查和监督跟进。同时，企业要加强对应收账款催收情况的监督，构建起回笼进度及时上报模式，加强对信息化技术手段的应用，动态更新款项回笼信息和账龄情况，在系统内实现数据的分享和调用，针对风险情况及时发出警示，并在月末组织有关部门进行催收沟通，制定出针对性的催收方案，加快资金回笼速度。

3.做好事后往来对账工作

账目核对工作不但需要业务部门员工的参与，还需要其他部门的积极配合，企业每个年度都要进行至少一次往来账目的核对，要对留存的凭证进行复核。针对与企业合作较多的重点客户以及经常出现逾期问题的客户，财务部门要积极参与到账目核对工作当中，确定账目核对的责任人，对账目核对结果进行整理和总结，针对出现差异的成因进行查实和分析，制定出针对性的处理措施，保证年度账目核对回函率超过八成，对于对账差异部分，也要积极核查双方账务明细，逐笔编制差异调节表，切实保障双方账实相符。

4.定期进行信用重审

医疗器械企业要结合客户的信用评价等级、风险抵御能力、销售规模等各方面的因素，给予客户差异化的信用期限和额度。企业内部要设立专门的应收和信用管理机构及专门的信用管理岗，定期对客户的信用额度和账期进行重新审查，要坚持执行额度和账期双重管控的原则，对超出信用资质的情况按照规范化的流程进行严格的审核。针对信用风险问题制定出有效的防范措施，重点关注存在严重逾期情况的客户。

（三）将应收账款回款率纳入业绩考核机制

企业在开展业绩考核的过程中，要将应收账款的回收情况纳入考核指标当中，督促销售人员在完成既定指标的基础上，加强对应收账款回收情况的关注。

针对信用等级较差、账期较长的医院，可以减少与其合作规模，减少坏账、呆账的风险。这一考核模式可能会使企业放弃一些业务，但是对于经营状况较为稳定的企业来说，放弃一些价值创造能力较差且风险性较高的业务不会对整体经营状况产生巨大影响[4]。而且，当前国有企业和民营企业都在积极进行混合所有制模式的创新和探索，行业集中度不断提高，以国有企业为背景的混合所有制企业在经营方面具有显著的优势，风险抵抗能力更强，所以在与上下游企业合作时也会相对容易，应当积极利用这一优势。同时，企业要针对应收账款的主要部门设置具有针对性的绩效考核指标，比如销售部门的指标主要是客户资料调查、信用政策执行、客户资料调整、催收费用控制等；信用管理部门的指标主要是风险识别、信用政策制定、客户资料动态管理、风险预警、账款催收等；财务部门的主要指标是应收账款核算、账龄划分分析、坏账准备计提和核销等。在制定考核标准以后，要对管理结果进行公平公正的审核和打分，并将结果与年终奖进行对接，表现不好则扣减绩效工资、降低升职评分等，表现优秀则可以提升绩效工资、增加升职评分等，以此来提高员工参与应收账款管理的积极性，而且可以有效防范各种风险问题的发生。

（四）组建专业应收账款管理团队，发挥业财协同作用

应收账款管理是医疗器械企业财务管理工作中最重要的环节，所以，企业要建立专门的应收账款管理团队，主要的职能是客户信用资质的评估、授信额度的授予、应收账款的回收、账目核对等[5]。企业要积极推动业务和财务的深度融合，加强不同部门之间的沟通和交流，通过协同效应的发挥提高应收账款管理工作的效率和质量。应收账款管理是一项牵扯到各个部门的系统化工程，不但需要业务和财务部门积极合作，还需要其他部门的协调配合，销售部门要进行客户基础资料的收集，并负责合同的签订和发票的申请和提交；财务部门主要的职责是给予客户差异化的授信额度，对款项回收和账目核对情况进行跟踪和监督；财务部门的职责是会计数据的核算和应收账款的分析，配合其他部门进行授信额度的审核批准，并针对应收账款管理中存在的问题定期进行财务报告的编制，为业务部门应收账款的回收进行督促和指导；物流部门的职责是及时按照合同要求进行货物的发放和运输，并将回执收回；人力资源部门的职责主要是对应收账款人员进行管理，对其工作业绩进行考核评价。

五、结语

应收账款的回收和管理是医疗器械企业经营管理的重要构成内容，也是保证资金链高效运行的重要手段，在企业经营发展中发挥着重要的作用。企业要通过信用评估体系的优化、业财融合的高效协同、考核机制的完善建立等措施，加强对应收账款风险评估、信用重申、发票传递、往来对账等环节的控制，建立科学有效的应收账款管理机制，提高企业资金使用效率，为企业健康发展提供助力。