企业采购成本管理分析

廖达宏

一、前言

现阶段，原材料和人力资源成本处于持续上升的状态之中，采购成本管理工作逐渐成为提升企业竞争力的关键点。企业物资采购成本管控过程中容易受到很多因素的影响而变化，企业物资采购成本和企业经营管理成本之间存在正相关性。在企业经营的整个供应链建设中，采购工作居于最前端，也是最基础的工作。对于企业而言，采购成本在总成本控制中占据较大比重。在大数据时代，企业的各项信息都能够在系统中呈现，采购管理要进一步提升信息化工作能力，充分发挥数据时代的优势，增强采购管理工作的科学性。优秀的采购部门能够为企业提供更大的成本优势和多样化的资源，在节约成本的基础上带动其他部门的工作。同时，在企业的整体经营效益有所上升的背景下，降低成本具备更强的杠杆效应。例如，如果企业利润率为10%，要将某种产品的利润值提高2.5%，如果单纯依赖于企业的销售额，必须提高25%左右，而只需要降低2.5%的成本就可以实现这一目标[1]。可见，对于企业的经营而言，降低采购成本具备巨大优势，许多先进的企业也正在将降低采购成本作为重要管理环节来对待。

二、企业采购的相关概述

（一）采购的概念

通常来说，采购就是组织或者个人以生产或消费为目的进行购买的行为。采购根据人们购买商品的不同途径，又有广义与狭义之分。狭义的采购就是指购买东西，企业按照采购的计划，选择相应的供应商并确定好价格等条件后签订合同，并根据合同要求进行收货与付款。广义的采购则可以通过租赁、借贷、交换与外包等方式，建立长期的合作关系或者取得商品的使用权。

（二）企业的采购风险

企业在采购过程中包含了内生性与外生性两方面的风险。针对采购供应链的风险有：第一，内生性风险包括可分散风险与系统风险，比如法律风险、道德风险、信息风险、流程风险、信用风险与质量风险等。这些属于可控风险，可以通过期货、期权、套期保值、远期合同与对冲等方法来防控。第二，外生性风险包括非系统性风险与不可分散风险，主要是不可抗风险，比如突发事件、自然灾害或战争等，还包括外汇财税、管理文化、宏观经济等。这些属于不可控风险，可以通过对冲、持有库存、多头采购以及购买保险等方法来防控。

三、企业采购成本分析

采购是一个企业取得货物和服务的过程。采购涵盖了从供应商到需求方之间的货物、技术、信息或服务流动的全过程。企业采购指的是为了生产经营活动而从供方市场上获取产品、服务的一种行为，是企业正常经营的基础，其中涵盖了制定采购计划、选择供应商、确定价格、签订订单、运输产品、入厂检验、入库保管等等工作环节。作为企业生产与经营的发端环节，采购直接影响着企业的物流和资金流，只有凭借较低的成本来得到所需要的产品和服务，才能够达到提高利润的目标。而采购成本指的是企业为了实现生产经营的需求，从供应商处购买服务或产品所支付的费用，是采购相关活动成本的综合。囊括了与材料或服务相关联的运输、打包、仓储、关税等方面的支出，还要涉及前期的选择运营商、谈判、处理售后等活动的成本[2]。

企业在经营中实施采购成本控制策略的目的是实现支出最小化、最优化，设计一些立足于自身管理制度的降本控制措施。控制采购成本的作用范围囊括了与原材料部件采购相关的一系列费用，也是企业根据经营所需而事先制定采购计划、事中成本监管、事后数据反思的工作流程。在现代市场经济中，提升企业采购控制的水平能够进一步增强企业的竞争力，提升其利润空间。在充分利用现代网络技术和计算机技术的先决条件下，采购成本自动控制行动步骤应更精细化、多元化和信息化，有助于符合科学规律的形成。企业在实施成本控制策略的过程中要及时发现潜在的问题，持续挖掘潜在的降本细节，全面评估供应链上的可改进之处，实现低成本、高效率运行的目的。

四、企业采购成本控制的目标及影响因素

（一）企业采购成本控制的目标

企业的采购成本管控目标不单单要做到以较低成本获得较好的原材料，更要立足于企业的全生命周期过程，做好产品及原料的市场调研、批量生产、营销售后等工作，在全面考虑原材料成本、质量、仓储等因素的基础上，实现降低总成本的目的。采购成本控制的目标是要确保整个企业的运营成本可控，并且将其控制在一定区间之内，进而增加产品的利润空间。企业在采购成本控制工作中，为了更好地把握实际效果，需要事先设立一个目标，并围绕着这一目标采取多元、高效的优化措施，这就是企业采购成本控制的过程[3]。

（二）企业采购成本控制的影响因素

企业在采购成本的控制中，主要的影响因素囊括了采购量、价格、运输方式、供应商状况、采购战略设计等方面的内容，多元的要素之间相辅相成，对企业的采购成本共同发挥着作用。首先，企业在采购之前应当认真审核相关流程和合同是否符合法律要求和自身的利益诉求。其次，企业要密切根据订单、市场等因素选择合适的采购数量时机。最后，企业对供应商的把控能力以及战略计划的实施能力也制约着采购成本控制实效，必须转变自身的经营管理观念，提升对采购管理工作的重视，采用更加科学合理的方式展开采购管理，进行物资、设备的合理配置。

具体来说，可以细化为以下几个方面的内容：采购量。企业采购原材料数量的大小直接影响着成本的高低，在当前的采购市场上，多数企业采取的是阶梯定价的策略，企业要想很好地控制成本，必须权衡好优惠价格与企业库存两者之间的关系，以做出最有利的采购量方案；企业的谈判能力。商品采购价格是影响采购成本的直接因素，企业在采购中取得报价，并对其进行成本分析，在与供应商展开的谈判中才能够取得较强的优势。同时，企业的价格谈判人员的技巧和沟通能力也是议价流程的重要组成部分，参会人员具备较强的实践技巧和谈判能力也将促使对方降价；采购方式的抉择。企业所选择的具体采购方式也将影响最终的成本支出[4]。

五、企业降本策略

（一）健全成本控制制度

首先，企业要成立专门的采购工作管委员。企业要在现有组织结构的基础上进行调整，实施采购业务的统一管理。采购管理委员会的成员应当包括财务、采购、项目、销售等部门的人员。采购部门要与生产部门密切合作，做到信息沟通无碍化、工作衔接有序化，为董事会呈现出一份条理详细、客观清楚、目的明确的采购计划方案。

其次，要在新组织机构的领导下重新梳理采购工作流程，制定严格的实施标准。企业要对所有的采购流程进行梳理，组织相关人员进行细致规划。一般而言，企业可以将采购业务划分为四个大的类型，即业务规划、供应商关系维护、采购管理、库存管理等，其中每个领域还要做进一步的细分，最终形成的业务类别可能达到数十个，做到采购业务的全覆盖。在工作中要对每项流程进行重新编制，详细描述责任中心，保障权责一致。

最后，要以制度来规范具体工作。企业要进一步更新相关管理制度，对采购过程中产生的数据信息进行细化管理，实施信息化审核交付平台制度，规范业务管理。企业要对每一项业务编制操作手册，边实践边完善，逐步形成一套健全、操作性强的工作制度，以制度的力量来降低成本支出[5]。

（二）完善供应链体系

建立稳定的供应链体系，推进系统管理，管理整个供应链产品交付生命周期，建立稳定的竞争性供应链管理体系，实施统一的供应商管理体系。建立健全采购系统对于企业来说是极其重要的，能够帮助企业较好地控制成本。从采购到收货对供应商进行分类、签订供应商采购合同、控制供应商生产过程到与供应商建立稳定持久的合作关系，对供应商实施全过程管理流程。同时，公司要编制供应商管理手册，完善供应商管理体系，建立生产供应链办公室，对工厂所有供应商实行统一的集中管理，定期评估供应商并召开公司生产和供应链管理会议，确定现有的问题和应当采取的措施。

具体可以从以下方面着手：

1.为公司创建数据库

通过源开发渠道获取源公司，建立企业供应商信息数据库，企业应当以创设全球供应商体系为目标。

2.编制潜在供应商名单

公司要对具有潜在合作机会的供应商的研发能力进行分析和评估，并提前对供应商进行验证，编制通过绩效考核的公司潜在供应商名单。

3.建立申请批准的候选供应商名单

对于与公司合作的供应商，合格的供应商可在绩效考核后进入公司批准的候选供应商名单。如果以下公司提供类似的产品，企业可以直接从此目录中选择供应商。

4.编制批准供应商名单

供应商提供的产品通过公司各项质量测试认证后，对供应商的批量生产能力进行评估，公司量产产品可以直接访问该目录库。公司实施的供应商管理目录应当包括企业类型、联系方式、产品类型等内容，及时淘汰不合格的供应商。

对于企业的经营而言，采购成本管理是一项重要内容，企业要想保障供应，满足生产需求、增加经营利润，必须强化采购渠道管理。企业要稳定采购渠道、优选采购方式、合理编制预算，就要以供应商关系管理为基础，才能够做到质量好、价格良、服务优的多种目的[6]。

（三）完善成本控制手段

1.成本预算与采购计划的结合

公司应严格按照采购计划编制采购预算。预算的编制和批准应与采购计划密切相关。预算基于量产计划、科研计划、维护计划、初步计划估算等的分类，以修改标记元素的显示属性。在审查预算时，公司财务管理公司必须确保预算数据有来源，并为不确定因素提供一定的准备金。公司的采购预算应与采购计划紧密结合，调整采购计划也会调整预算。

2.精细化编制预算评估指标

精细化编制预算评估指标时，要详细报告采购成本预算，被评估公司应严格监控预算使用过程。细化预算评估，防止采购部门在初始阶段出现超支问题，避免在没有准备资金的情况下随意增加和调整预算。只有详细的管理评估指标才能改善预算控制并严格执行事先计划。企业通过降低成本支出，使自身具备更强的价格竞争能力，即便在业务萎缩时，也能保证自身的生存。此外，企业要进一步规范采购流程，在各个环节的工作中都要有严格的执行标准，保障工作人员的工作有规可依、有规必依，每个步骤都能有条不紊地运行，也可以提供一个直观的考核标准。

（四）强化人力和物力资源保障

加强人力资源保障，解决公司面临的问题，提高员工技能，建设人才队伍是公司发展的关键。公司的工作应由具有高专业素质和工作水平的专业团队来维护。加强员工的素质和知识，加强公司人力资源的保障，从公司的发展角度来规划员工的成长，全面加强人才队伍的发展是公司发展的基础。企业适应市场的关键是改善制度的技术保障，提高制度的技术保证，促进企业发展，把创新作为企业发展的核心。新产品和新型号的开发、新市场的开发和公司核心技术水平的提高是公司发展的保证。公司技术成熟后，产品开发和生产中的重复性技术降低，产品性能提高，公司成本自然降低。企业升级技术是控制企业成本的先决条件。如果技术不成熟、不稳定，公司就不能谈成本控制。企业升级技术体系是公司未来的典范，也是公司高质量发展的有力保障。

六、结语

总之，随着市场竞争程度的激烈化，国内外形势也发生了较大变化，企业发展面临更大的机遇与挑战。在复杂的经营环境中，企业要想取得良好的经济效益，就必须从降本、控本方面着手，传统的提价策略已经难以适合替代品众多的消费市场，反而会造成销量大跌。实践证明，降低产品的成本能够强化企业的资金链，提高竞争力。在企业的降本工作实施中应当立足于成本的影响因素，实施全流程管理工作，其中的关键点是做好供应商的分类与管理工作，完善供应链建设。同时，当今社会是数字化的时代，依赖于人工的记录工作难以胜任高标准的成本控制工作。今后要在实践中采取信息化手段加强管理，自主构建信息化管理控制平台，将供应链上的各个环节有效连结起来，迅速处理其中的不足之处，激励员工站在新技术和新理念的角度开拓创新。严格控制采购成本应当是企业长期奉行的战略，在实践中持续优化。