新时期高校档案数字化转型发展研究

姚玲玲

(内蒙古财经大学 党委组织部,内蒙古 呼和浩特 010070)

我国自“十四五”规划提出推动数字化建设进程以来,数字化赋能社会的各个领域。党的二十大把“推进教育数字化”写入报告,给予了教育在全面建设社会主义现代化国家中新的使命任务,明确了教育数字化未来发展的行动纲领。高校作为教育领域的重要组成部分,在教育数字化战略实施以来,积极响应国家号召,大力推动数字校园建设。[1]据国家统计局数据显示,2022年普通本科、专科生在校学生3659.40万人,普通高校专任教师186.55万人。由此可见,我国普通本、专科在校生人数、高校专任教师数量规模庞大,档案数据规模巨大而复杂,高校推动档案数字化进程已成为必然趋势。

一、高校档案数字化背景

(一)数字化档案概念

数字化档案是随着新信息技术的产生与发展所形成的一种全新的档案信息形式。数字化档案的建立基于信息技术,对各种载体上的档案资料、信息、数据等进行数字化处理和储存,同时利用了互联网的相互连接,还可以进行档案资料的交叉传递与流动,从而达到资源共享,提高信息数据利用效率。以数字化方式保存的资料,可使用电脑系统来实施科学管理,并按照设置的相应规则对数据和信息进行分类、整合,形成了一个有序、完整的档案信息库,为档案数据和信息的管理与共享奠定了基础。

(二)档案数字化优势

1.提升档案管理和利用效率。数字化档案可以在短时间内获取、收集、整理与加工大量数据,简化了档案资料整理的步骤与流程,提高了档案管理的效率。数字化档案还能够便捷地利用电子邮件、共享链接或云端储存进行远距离共享,能在多部门、多区域间进行档案信息收集、整理与传递,有效提高档案的归档效率。数字化档案能够通过关键词检索、全文搜索等功能,完成对资料的精准快速查找,降低档案资料查找难度,提高档案资料的利用效率。

2.减少档案管理成本。传统档案管理需要投入大量的人力、物力对档案资料进行收集、整理、分类、储存、打印以及检索,而数字化档案则能通过技术手段代替部分或全部人工干预工作,以实现一次建设、循环使用的效果,不再重复进行纸质档案资料的复印和保存,降低档案管理中的人力成本。传统档案大多以纸质为主,在翻阅使用过程中,极易出现发霉、流失或损坏的情况。对此类档案的储存需要大量空间和相对严格的存储环境,而数字化档案能把档案信息以数据的形式存储在电脑或服务器中,减少了档案管理所需的物理空间,降低了空间成本。[2]

3.保证档案信息时效性与准确性。传统意义上的档案信息更新依靠人工方式,而数字化档案系统利用互联网等信息化技术手段对档案信息进行收集和传输,实现对数据资料的即时修改和上传,因此提高了档案信息的及时性与准确性。传统档案的查询、拷贝与传输过程复杂,必须有较长的准备时间,而数字化档案通过大数据分析和互联网对档案信息进行搜索、复制与传输,实现对档案资料的即时检索与传递,进而提高档案需求方收取档案的时效性与准确性。

(三)技术支持

现阶段在数字化建设背景下,将云计算、大数据分析、通信技术和人工智能等信息技术赋能高等教育领域,为促进高校信息化提供了必要的技术支持,为高校档案实现数字化提供了更多可能性。云计算对高校各项档案数据进行集成、处理和保存,提高了档案分析的工作效率。云储存实现了高校大量的档案数据低成本的长期储存。大数据分析技术对高校的各类档案数据进行建模分析,为优化办事流程和提升决策水平提供支持。特别是5G通信技术的发展,为高校档案数字化提供了稳定的网络环境,为数字校园建设提供基础保障。

二、高校档案数字化现状

(一)高校档案特征

1.数据量大。随着高校各项管理、教学活动的不断扩展,高校档案中积累了大量有价值的数据,比如科研数据、教学档案、学生信息、电子公文、会计凭证等。另外,高校还拥有大量宝贵的馆藏档案资料。高校丰富的档案信息一方面推动档案管理由传统向数字化转型;另一方面也为高校档案收集提供大量数据,推动数据集群的建立,实现规模效应,有助于保持高校档案的长期价值。

2.来源广。随着高校信息化建设的深入推进,高校档案资料来源越来越多元,采集领域不断扩大,档案资料随之由传统单一的档案发展为更加关注高校教育教学与日常管理的全景数据。但因为高校各业务系统建设之间缺少统筹规划,使档案资料在标准、类型与格式等方面存在差异,造成高校档案数据形式多样。高校档案资料中非结构化数据增多,也导致高校档案数据存在多元异构性特点。

3.需求多样性。根据数据用途不同,高校档案数据用户人群可分为三类:高校行政人员、在校师生和毕业校友。高校行政人员需要档案资料用来管理决策和组织历史沿革,一般涉及规章制度文件、职务变动文件以及编制文件;在校师生需要档案资料用于教学科研和文化学习,所需要的类别包括科研项目档案、论文档案以及任职资格档案等;毕业校友则需要档案资料作为凭证参考,一般用于职业就业和学历认证,例如成绩单、毕业证编号和录取名册等。

(二)高校档案数字化存在的问题

1.采集难度大。数据采集是档案数据管理的基础和主要来源。随着高校信息化建设的深入,多媒体设备及服务管理系统和智能终端的增加改变了高校档案数据采集数量和范围。其一,高校业务系统的建立缺乏统一规划,存在诸多的系统,如:教务系统、财务系统等各系统之间数据无法有效传输与整合,导致高校档案数据来源多元性、数据格式异构性、数据信息间关联性较弱等问题,造成档案数据出现数据重复等问题,档案管理难度加大,管理效率降低。其二,由于档案数据本身具有实时性与易逝性。目前许多高校尚未实现档案管理系统与各业务系统之间智能衔接,也使部分业务系统的数据无法第一时间转变为数字档案进行存储,从而导致部分档案数据丢失,影响数字档案的准确性与完整性。

2.管理方式落后。许多高校尽管已开始推动档案信息化建设,但由于传统工作理念深入人心,档案管理仍然采取以纸质化管理方式为主的传统工作模式,无法适应信息化校园建设环境下高质量档案数据管理的需求。大多数高校仍采用纸质档案与电子档案并行的管理方式,在此方式中档案的管理仍需要人工对档案信息进行采集、整理与保管,档案管理工作未能实现数字化档案的优点。同时,在这种纸质档案与数字化档案并行的管理体制中,数字化档案主要是对纸质档案的电子版进行收集,并没有深入高校各部门业务内容中进行数据采集。这些都导致了高校档案管理效率和质量难以提高。

3.平台不完善。高校档案数据随着校园信息化建设逐渐丰富,记录着包括教学、科研、党政、学生活动等内容,通过记录与分析这些档案数据可以发现学校建设中的问题所在。而目前高校数字化档案平台的服务内容一般以检索、复制、提供证明等为主,缺少对档案数据的深层次分析,没有实现档案数据对学校决策的支撑作用。大数据分析为获取档案资源提供了便利和快捷的方式,但它也给数据安全与隐私方面的维护带来隐患,包括数据篡改、信息泄露、病毒攻击,以及人为损坏等各方面因素。高校档案资料中包含了丰富的学生档案和科研档案等机密信息,在互联网科技高速发展的今天,这些机密信息的泄漏所造成的损失是无法预测的。大数据处理平台依赖于计算机硬件,且数据本身存在相当的局限性,且没有专门的技术人员实施后台管理和维护,导致了用户在信息安全和隐私保护方面存在困难。

4.管理人员能力不足。高校档案数据管理人员的素质与能力直接影响高校档案数据的管理水平。目前,多数高校的档案管理人员尚未完成从传统档案管理思想向数字化档案管理理念的转变。传统的档案管理理念导致档案管理人员在开展档案管理工作时,往往只强调档案的凭证价值,而忽视了档案数据对高校决策的重要支撑。同时,部分档案管理人员对档案数据的内涵、产生、表现形式等方面也缺乏深刻的认识和理解,没有把档案数据资源管理作为其分内之事,也不能提供档案数据订阅、在线档案数据和个性化服务等功能,以满足不同用户的需求。此外,大部分档案管理人员专业单一,缺乏自动化、数字化、网络化技术等现代信息化专业知识,无法满足当下高校对档案数据管理员的工作要求。

三、高校档案数字化措施

(一)增加资金投入,优化信息服务设施配置

高校档案数字化是一项系统工程,包括总体设计、软件选择、档案整理与录入、系统管理、数据备份与查询管理、安全措施等。确保实现高校档案管理数字化需要加大对高校档案数字化建设的资金支持力度,设立专项经费,在资金预算、人才引进和技术配套方面尽可能解决所需经费。针对高校各业务系统与数字化档案管理系统的衔接问题,需要建立数据接口,实现与科研系统、教务系统等业务系统的无缝衔接,同时在查询接口程序中增加查询档案资料功能,减少数据重复以及数据间关联性差的问题。[3]

(二)健全档案数字化制度

根据数字校园建设的要求,高校档案管理对各种制度进行完善,对业务流程加以优化,使之嵌入信息系统中,并严格执行。首先,构建起一套科学合理的高校内部档案数据标准,并根据学校的实际情况,对各个业务部门产生的数据字段进行编制,对电子文件的产生、保存以及电子档案信息资源管理利用等方面进行规范管理。从而,就可以实现了对学校档案数据的管理过程进行优化的目的。其次,明确高校档案数据各主体的关系与责任,建立适应高校档案数据管理需求的管理主体和组织架构,避免各个业务部门之间职能交叉的情况,防止因重复建设而造成人力和物力的资源浪费。[4]最后,完善档案数字化制度应包括保密制度、电子文件归档管理制度、查阅利用制度、档案鉴定制度、档案销毁制度、网络安全管理制度及工作人员岗位目标责任制等各方面,并且要在实际工作中不断完善,不能一成不变,使制度丧失权威性。

(三)完善档案数字化系统

建设专业智能的高校数字档案管理平台,不断完善档案管理系统与其他业务系统的衔接功能,对高校档案数据资源进行整合,促进档案数据资源的有效供给。深入分析档案数据、用户需求,提供精准的个性化服务;提高数字档案系统的网页布局与信息检索功能,包括高校档案数据的网络服务,提升平台的智能性与实用性。比如:提供在线电子邮件服务、在线公共目录查询、光盘远程搜索服务、视频点播业务等,提高档案管理部门的服务效率。

高校档案部门要充分认识到档案数据安全管理的重大意义,提升档案管理人员的安全保密意识,将相关责任落实到个人。在提高档案数据安全管理自觉性的基础上,制定专门的高校档案数据安全管理制度,如完善高校档案数据应急制度、数据备份制度以及数据安全保密和监管制度等,从制度层面确保高校档案数据的安全可控。另外,高校档案管理部门需要不断学习数据安全管理技术,如:信息安全保密技术、隐私保护技术、访问控制技术等。同时,还要采用切实可行的网络安全技术手段对“病毒”和“黑客”等行为进行防范和监控,如使用安全级别较高的操作系统,及时进行系统漏洞、补丁升级,并定期对数据库进行异地备份、多重备份,维护好数据库事务日志,严格实行用户身份认证、访问权限控制等措施建立档案监控机制,确保高校档案数字信息的安全可靠。[5]

(四)加强档案管理队伍建设

高校档案数据管理人员应该打破传统高校档案管理模式的束缚,以用户为中心,积极转变传统的档案管理和服务的思维理念,树立主动服务理念,主动成为档案信息资源的管理者、组织者、传播者和信息使用的引导者,促进高校档案数据服务模式的转型。高校档案管理部门必须加大技术型人才的引进力度,提高档案数据管理主体队伍的整体水平。可以引进档案管理专业优秀人才,同时也重视对跨专业、跨学科人才的引进,例如具备计算机、文学和信息技术等相关知识的人才。另外,高校档案管理部门还应主动加强对新型档案数据管理人才的培训,并为原有的档案管理人员拓展学习平台,提升其自身能力素质,例如邀请专家举办讲座,实行人才交流互通机制,加强校际间的学习交流等。

(五)加大档案数字化宣传

多渠道广范围的宣传档案数字化,让高校师生更深刻地理解和认识档案数字化转型的内涵和意义,愿意配合和支持档案数字化工作。因为在档案数字化转型过程中,档案管理部门是牵头部门,广大师生才是信息的产生源头和数字化转变的中坚力量。因此,档案部门可以利用微信公众号等平台对档案系统的构成、各模块的功能、操作流程等进行全面细致讲解,让师生更详细地了解档案数字化建设情况,更熟练地操作档案系统,并切实体会到档案数字化带来的便利。[6]

众多高校档案管理顺势而为,将数字化改革作为工作重点。目前,数字化档案管理体系建设尚处于探索阶段,各高校的数字化档案管理仍存在诸多问题。但随着信息技术的发展与高校重视程度的不断提高,高校数字档案管理系统将持续完善,为高校师生提供更加便捷的服务,推动数字校园建设。