电子发票单套报销入账归档流程研究

赵璐璐 苏旭 李越

【摘 要】 电子发票是电子会计档案发展的重要里程碑，而电子发票的单套制归档更是会计档案数字化转型的重要组成部分。目前电子发票的报销、入账、归档有着容易篡改、重复报账和重复打印纸质文件等诸多问题，令财务人员苦不堪言。文章为了解决电子发票在企业实务流转过程中遭遇的种种困境及纸电混合管理的问题，基于电子发票单套报销、入账、归档在企业中成功应用案例的经验总结，提供一种可靠易用的电子发票无纸化报销、入账、归档操作流程，创新纸质档案与电子档案的联动管理模式，总结电子会计档案当下建设的重难点，确保电子发票能够合理合规地实现单套制归档，切实做好企业实务流转链条中电子发票智能传送带的作用。

【关键词】 电子发票； 电子档案； 单套制； 数字化转型

【中图分类号】 F233  【文献标识码】 A  【文章编号】 1004-5937（2023）05-0078-06

“十四五”期间，建设数字中国已成为社会各界的共识，数字化转型升级的触角已进入各行各业，电子文件数量呈指数级增长。面对海量的电子数据，其安全性和可利用性问题备受关注。其中各类电子文件、电子票据、电子档案是数字中国战略中最重要的基础数据，是保障全社会数字化转型升级的数据基础。发票作为社会经济流转中最重要最基础的交易凭证，其电子化改革进程成为关注热点。

2012—2022年，国家在财税票据电子化改革、档案电子化升级方面相继出台了一系列政策。2012年起，我国出台政策推动电子发票及电子会计档案的普及。2015年首先推行增值税电子普票，逐步开始在财政和海关票据中进行试点，《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局第79号令）明确了企业可以把符合条件的内外部产生的电子会计凭证仅以电子形式归档。2018年区块链电子发票出现，区块链技术融入发票电子化中。2019年又对客运服务凭据进行电子化改革。2020年连续出台《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》、修订《中华人民共和国档案法》等法规政策，明确电子会计凭证的合理合法性，明确符合条件的电子会计凭证可以仅以电子形式保存，不再打印纸质文件，同时电子原文件必须保存。同年，国家税务总局正式发布《关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》，这意味着所有基础凭证电子化改革的大幕正式拉开。2021年《关于进一步扩大增值税电子发票电子报销、入账、归档试点工作的通知》提出，通过试点工作，形成示范效应，进一步完善了数字经济发展所需的制度和标准规范，归档存储格式符合要求，归档过程中电子发票真实性、完整性、可用性、安全性得以保障。试点企业要及时总结试点工作，形成可推广、可复制的经验和做法。

诸多专家学者在此前提下展开了研究。孙文[1]总结了电子档案研究的四大特征与两大热点。杨茜茜等[2]通过对不同电子档案单套制归档的案例进行了研究，从理论上给出了单套制不同模式。贾丽丽[3]对单套制归档的各个问题给出了解决手段。杜小平[4]针对电子档案的建设给出了一些解决手段。韩峰[5]从大数据的角度进行了单套制的建档分析。陈艳[6]针对数据治理体系框架构建展开了研究，但是对于电子档案单套制建设没有一个明确的解决方案。

总体而言，当前电子档案单套制归档研究领域对于实质的企业实际应用案例缺乏深入研究，当前电子发票在企业中的流转衔接问题还存在空白。

基于此，本文旨在基于电子发票单套报销、入账、归档在企业中成功应用的经验，提供了一种可靠易用的操作流程，并提出了相应的建设重点，确保克服当下电子发票单套制归档的诸多难题。

一、发票档案纸电混合管理现状

对于企业而言，随着各类电子档案试点工作的推进及电子专票全面铺开，需更加严肃地看待企业各类票据、凭证、档案的电子化管理。这是因为在电子发票普及的过程中，纸电混合管理的现状矛盾突出，电子票据重复打印、假发票验证烦琐、电子发票重复报销等问题，给财务人员带来了诸多困难。

一是电子发票众多，篡改难度低，财务人员难辨真假。增值税专用发票（含电子专票）、增值税普通发票（含电子普通发票、卷式发票、通行费发票）、定额发票等种类繁多，电子票据的格式类型众多（如PDF、OFD、区块链等）。此外，各种“技巧”层出不穷，电子发票信息篡改比起纸质发票来说更加容易且不易被发现。与此同时，电子发票金额、抬头篡改轻而易举，而发票的编码没有变化，就算校验，也很难发现问题。财务人员通过仔细检查虽可以降低上述问题出现的可能性，但是对于企业来说，常常有数以百计千计的报销单在等待审批，大量的人力浪费在这样低效的真伪查验上。

二是电子发票复制成本极低，重复报账，财务人员难以察觉。国家税务总局明确规定电子发票具有与纸质发票同等的法律效力、基本用途、基本使用规定等。所以无论是纸质发票还是电子发票，在报销时同样适用。但是目前电子发票在监管上存在漏洞。比如电子发票不限制打印次数，并且不需要额外加盖专用章，故而存在拿着重复打印的发票用于报销的可能性，进而导致税务风险及公司的财务损失。

三是纸电混合管理，电子发票重复打印，财务人员苦不堪言。电子发票推行普及过程中，纸电双轨并行势必在很长一段时间内存续。然而，电子发票的重复打印却背离了国家推行电子票据降本增效的初衷。电子发票推行的首要目标是全线上无纸化管理，但企业实务管理中，传统档案管理观念深入人心，较为复杂的全流程电子化架构让大家望而却步，只能按传统纸票时代的要求流转。企业对电子发票与纸票管理两条线同时抓，不但没有降低财务人员负担，反倒多出了电子发票打印、上傳票据影像的额外负担。此外，线上线下票据如何同步管理、如何装订、如何检索也给档案管理带来了新挑战。

因此，如何解决上述问题是业内刻不容缓的课题。下一节将针对以上电子发票应用过程中的痛点，提供一种单套制电子发票简易报销入账归档流程。

二、电子发票报销入账归档流程

近年，国家档案局大力推进档案电子化进程，在全国各行业及企事业单位相继进行了档案电子化试点，如建设数字档案馆、开展电子文件及电子档案管理、执行电子发票电子化报销入账归档等。据统计，截至2020年底，共60多家单位通过了国家档案局的验收。2021年，国家四部委共同推进，在全国范围内选取500余家单位作为电子发票电子化报销入账归档试点，涵盖了各类企业及政府部门。

本次研究从参与电子发票试点的企业中选取H金融企业作为研究案例，该公司自国家针对电子发票政策下发以来，大力进行电子发票改革，以期实现降本增效、强化征管。疫情期间也以“非接触”的特点极大降低了病毒传播的风险。然而，在电子发票普及的过程中也暴露出相较于传统发票的诸多痛点。如上章所述的假发票报销、发票重复让财务人员防不胜防，每张发票查验起来费时又费力，电子发票非但没给财务减轻工作负担，反而带来了新的挑战。

与此同时，随着H金融企业业务的不断发展壮大，档案管理工作的不断细化深入，在档案管理方面耗费的各类成本逐年递增。经统计，H金融企业目前包含人力、耗材、保管等年平均成本超千萬元。

针对以上痛点，提供一种电子发票入账归档流程，如图1所示，电子会计档案的管理由会计人员、档案人员分工共同负责，涉及包括前端业务生产系统、会计核算系统、电子会计档案管理系统等，管理过程包括电子会计资料的形成、收集、整理、移交归档和电子会计档案的接收、保管、统计、利用、鉴定、处置等。会计人员及档案管理人员对于电子会计档案的管理职责在办理完档案移交后进行转移。电子发票单套制归档项目在原有财务共享系统基础上增加影像OCR识别、发票查重查验以及归档四性检测（即真实性、完整性、可用性、安全性检测）、电子档案管理系统，对电子发票的归集、报销、入账、归档四个环节实现全生命周期无纸化管理。

（一）电子发票归集

财政部《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）明确了单位可仅使用电子会计凭证进行报销入账归档的要求。为满足上述要求，企业通过多种方式获取电子发票进行归集，力求接收的电子发票来源合法、真实。

在发票归集环节，利用电子票夹进行多终端采集，对于电子发票，系统对上传的票据自动识别，采集电子发票的票面信息；对于传统纸质发票，可利用图像识别技术进行票面的影像信息识别，获取发票信息。所有进入电子票夹的发票信息与发票库中已有的发票信息进行比对，防止发票重复报销；同时可以读取校验发票电子签章信息，确定是否为电子发票原件，防止电子发票篡改；根据识别到的票面信息调用税务局发票底账库接口，进行发票真伪查验。

除了OCR识别、电子数字签名外，公司还基于后续报销、入账、归档的需求，在云票夹针对不同发票类型设定了结构化、分层式的采集校验逻辑。比如，对于电子发票仅可以采集PDF、OFD等文件格式，任何以拍照或扫描等形式采集的电子发票都将因不满足原始性而出现校验提示。另外，考虑到实际操作过程中存在发票墨水印字不清、红章覆盖验证码等特殊场景导致OCR识别出现错漏，增设了手工补录。从发票归集源头完成发票的查重、查验、篡改提醒工作。

（二）电子发票报销

网上报销系统线上填写报账单及流程审批，在满足管理需求的基础上，按照电子文件管理规范将基础性、关键性会计核算要素进行提取，形成可供后端会计核算系统读取、识别的描述经济业务发生实质的元数据，如报账摘要信息、发票号码、金额等。

报销流程中针对增值税电子发票，提供了“智能领用”的专属功能模块，支持从电子票夹引入的方式，对未占用发票进行领用上传，发起报销流程。若引入的发票已被其他报销流程占用，将自动跳出“该发票已被某业务流程关联”的提示，有效防控重复报销的情况发生。

员工可通过电子票夹拉取已归集好的电子发票进行报账，也可以直接上传电子发票，系统将识别查验电子发票信息，建立报账单与发票的关联，系统自动对查验不通过、重复发票进行提示。员工补充报销单其他信息后提交审核即可。业务审批人、财务稽核人员可在系统中查阅到电子发票文件。

财务稽核人员根据业务逻辑规则及管理办法对员工报销单进行稽核，由过去的人工查验、建立台账的方式，转变为关注电子发票的电子签章真实性、查验通过标识，极大地提高稽核效率。保证效率的同时，也设置了“双重稽核”的操作规程以保证可靠性，即负责报销流程审核的财务人员，将对流程票据模块中上传的发票进行二次人工复核，确保发票所载票面内容与报销内容一致。人机协同审核护航电子发票的流转，确保公司消费真实透明。

（三）电子发票入账

会计核算系统依据《企业会计准则——应用指南》（财会〔2006〕18号）的要求进行会计科目的设置，并能够通过自动读取业务生产系统的元数据，按照企业会计准则、公司会计制度和核算办法等要求进行基础会计核算。

搭建智能核算平台，自动读取业务系统元数据，在稽核业务完成后根据报销单自动生成记账凭证，全过程有效校验电子发票的真实可靠，防止电子发票篡改。生成的会计凭证与报销单、电子发票建立关联关系，支持从会计凭证联查报销单、联查电子发票影像。此外设定了必要的经办、审核、审批等功能。经办财务人员可通过记账凭证联查后附原始单据，对自动制单的凭证与发票所载信息进行二次人工复核校验。最终，会计核算系统会输出符合国家标准归档格式的会计凭证、账簿、报表等会计资料。

（四）电子发票归档

财务人员完成期末结转之后，系统可按凭证类型、账期等自动生成记账凭证（OFD或PDF格式），并将该记账凭证关联的报账单文件、电子发票与电子记账凭证一起归档至电子会计档案系统。同时，会计核算平台将财务元数据封装成XML元数据与报账业务元数据、电子发票元数据，一并归档至电子会计档案系统，归档过程中对元数据及发票等档案进行四性检测，检测通过后电子档案模块返回给财务核算模块，会计档案为已归档状态。

公司的电子会计档案管理由会计人员、档案人员分工共同负责，包括前端业务生产系统、会计核算系统、电子会计档案管理系统等，管理过程包括电子会计资料的形成、收集、整理、移交归档和电子会计档案的接收、保管、统计、利用、鉴定、处置等。会计人员及档案管理人员对于电子會计档案的管理职责在办理完档案移交后进行转移。具体业务流转过程如图2所示。

电子会计档案系统根据公司电子会计档案管理的实际业务需求，从电子会计资料的收集、整理、归档移交及电子会计档案保管、利用、处置等方面对电子会计档案管理系统的功能设计如图3所示。

1.电子会计资料收集

公司依照《会计档案管理办法》及《企业信息化工作规范》确定电子会计资料归档范围，其分类见表1。属于归档范围的电子会计资料及其元数据在整理前由会计核算系统传输至电子会计档案管理系统，传输前需满足电子文件归档格式，包括PDF、OFD、RTF、DOC、JPG、TIF、PNG等。传输过程根据《电子文件归档及电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）的要求，通过webservice归档接口在线自动收集，确保安全可控。

电子会计资料归档收集时对电子会计资料的来源系统进行了梳理，收集进入电子会计档案管理系统的电子会计资料按照DA/T70有关要求进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，形成四性检测报告。通过检测的电子会计资料保存期限分为定期及永久，定期保管期限分为10年及30年。其中，电子会计档案的期限管理由电子会计档案管理系统通过“档案基础”模块下的“保管期限”功能进行系统的设置，公司内各单位还可依据自身电子会计档案管理的现状，在满足国家会计档案管理的最低保管期限的基础上，增设更为细化的期限保管要求。

根据《会计档案管理办法》《企业信息化工作规范》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等要求，本次试点对象增值税电子发票，来源合法、真实；载有满足要求的电子签名；且由计算机电子设备形成及传输；使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取，输出符合国家标准格式的记账凭证；故可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。对于不满足要求的外部会计凭证，如增值税纸质普票、纸质专票、定额发票、卷式发票等票据，仍需进行实物管理，并建立实物与影像的关联检索关系。

2.电子会计资料的整理

根据《会计档案管理办法》，H金融企业的会计主管机构负责将公司在经济活动中形成的、办理完毕的、满足作为电子会计档案保存的文件资料（以下简称“归档文件”），以件为单位进行组件、分类、排列、编号等整理工作。归档文件整理过程中全面贯彻“强化收集、简化整理、深化利用”的档案管理方针。

总之，上述电子发票的归档流程旨在解决电子发票在企业流转过程中存在的各项问题，提高电子发票报销效率，降低财务管理成本，保障电子票据合规合法电子化归档，增强电子发票智能传送带的作用，促进企业数字化转型。下面将介绍电子发票归档的建设重点——电子会计档案，打通数字链条最后一公里。

三、电子会计档案建设重点

《档案法》中明确指出，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用。各类电子票据的归档不仅仅是业务留痕，更具有法律意义，那么对于企业接收的所有电子票据票证、税务发票、非税凭证、企业内部凭证如何合规合法进行电子归档，保障电子档案的真实性、完整性、安全性、可用性，更具重要意义。

（一）合规的全生命周期档案管理

根据《电子档案管理系统基本功能规定》，电子会计档案应实行全生命周期的线上线下一体化管理（采集、立卷、归档、接收、入库、保管、变更、销毁、移交和转储），覆盖制单、收件、归档存储、档案应用全环节，高效快速实现会计凭证、账簿、报表及各类电子票据的自动归档。

（二）明确划分电子档案纸电类别

电子会计档案的建设首先应明确归档的档案范围，根据《会计档案管理办法》的内容，会计档案包含会计凭证（包括原始凭证与记账凭证）、会计账簿、会计报表。在现行的纸电混合管理模式下，单套制电子档案管理模式的实现必须将纸质档案影像件、原生性电子档案件、纸电混合档案件分类标记（原生性电子档案指通过计算机等电子设备形成、传输和存储的会计档案，特别强调了电子会计档案的原生性），将有条件的原生性电子档案全线上管理，无需打印纸质档案件，如图4。

（三）“四性检测”保障安全

为保障电子档案的真实性、完整性、安全性、可用性，依据2018年国家档案局发布的《文书类电子档案检测一般要求》，在电子档案的归档环节、长期保管环节、移交环节进行必要的“四性检测”，生成检测日志，确保档案安全、完整，以符合法规的各项标准。

电子档案的主要功能是指利用信息技术手段实现对电子档案真实性、完整性、可用性和安全性的“四性”保障，其在电子档案全生命周期管理过程中具有举足轻重的作用。电子会计档案管理系统设置了四性检测功能，涉及检测项目总计45项，包括真实性（16项）、完整性（11项）、可用性（9项）、安全性（9项），覆盖电子文件归档环节、电子档案移交与接收环节和电子档案长期保存环节。由业务生产系统产生的电子会计文件将进入预处理区进行四性检测，通过四性检测的电子会计文件将首先被推送至签章系统进行电子签章，签章后进入电子会计档案管理系统进行后续归档管理，对于不通过四性检测不通过的电子会计文件将被退还至预处理区。为方便档案管理人员查看检测内容及结果，提供四性检测报告展示及导出等功能。

（四）档案高效检索深化利用

相较于传统纸质档案的管理，电子档案系统的建设主要受益于数字化的高效检索。目前，现有技术下已支持对档案文件的全文快速检索，极大提高信息线上共享能力。对于电子会计档案而言，可提供前端报账单据、电子发票、纸质附件影像与电子凭证档案的双向追溯联查，监控业务全线上流转，全面保障业务的真实、有效、可追溯，极大拓展档案赋能业务管理的能力。

针对本次试点内容，结合档案、税务等外部监督检查机构的关注点，在电子会计档案管理系统中增设“增值税利用专区”功能，可以实现针对增值税发票的专项利用。会计档案管理人员可以依据增值税发票票面所载信息，对发票进行多维检索，并联查相关记账凭证及其他原始单据电子档案。此功能打通了增值税发票从报销、入账到归档的各个环节，并在元数据利用方面进行了创新性尝试。

电子发票单套归档的尝试在满足本次增值税发票的电子化管理的基础上，将涉及增值税报销、入账、归档过程中产生的费用流程审批要件、电子银行回单、记账凭证进行一揽子组合及归档，提升电子会计档案管理系统的归档范围完整性、可用性。

四、结语

本文基于电子发票单套归档在企业中成功应用的经验，提供了一种可靠易用的操作流程。同时阐明随着管理需求的提升，电子档案的建设日益重要，既要保障各类电子文件全流程电子化，又要满足档案文件归档的真实、完整、安全、可用，合规合法进行管理与利用，为后续电子文件在企业单套流转提供思路，尽量克服当下电子发票单套制归档的诸多难题。然而，当前各类纸质票据一时之间难以被电子票据完全取代，在当前纸质文件与电子文件混合管理方面仍有诸多困境需要进行研究。

伴随数字中国的建设、现代技术的发展、管理理念的變革，票据、档案电子化成为现实。企业在保障合法合规的大前提下，应该积极拥抱新变化，释放政策红利，将转型变革深入毛细血管。回顾近年电子发票与电子档案发展历程，我们更深刻地感受到一个适应国家发展战略的、开放的信息系统建设需要多方协同配合，共同整合优秀科技资源，大胆假设，小心求证，不断在实践中优化打磨，形成具有蓬勃生命力的新型管理模式，助力国家数字经济发展。

【参考文献】

［1］ 孙文.电子档案研究的四大特征和两大热点［J］.档案管理，2020（6）：102-103.

［2］ 杨茜茜，吴娜.面向数据化的电子文件单套归档实施路径研究［J］.山西档案，2021，37（3）：465-469.

［3］ 贾丽丽.国企电子档案归档思考［J］.中小企业管理与科技（上旬刊），2021（11）：131-133.

［4］ 杜小平.电子档案管理的应用案例分析［J］.电子技术，2021，50（10）：218-219.

［5］ 韩峰.通过电子文件的数据化实现电子档案单套制管理［J］.黑龙江档案，2021（1）：9-11.

［6］ 陈艳.我国省级档案数据治理体系框架构建研究［D］.济南：山东大学硕士学位论文，2020.