企业预算管理信息系统构建方案研究

刘亚龙

（中共国家电网有限公司党校，北京 102200）

1 引言

预算作为一种有效的企业管理工具，在过去很长一段时间在战略实施、科学决策中发挥了重要的作用。传统的预算管理工作主要依赖手工开展，主要的辅助工具是Excel 等办公软件。随着社会的不断进步，企业规模不断扩大，预算数据也逐渐变得庞杂，传统预算管理的弊端逐渐显现，预算工作变得耗时费力，数据的准确性更难以保证。

企业现实需要的驱动下，学术界和实务界的专家学者围绕预算管理信息化进行了长时间的探索。在预算管理信息化的必要性上，学术界一致持肯定态度。多数学者注意到，随着经济的飞速发展，企业面临的内外部环境愈发复杂，遇到的问题也越来越多，进而导致预算管理也面临更多的挑战。研究发现，信息化的预算管理模式可以有效提升企业的管理水平，设计出预算管理信息系统并投入企业运用，是企业做大做强的途径之一。

近年来，大数据、移动互联网、人工智能、云计算、区块链等新技术快速发展，日益融入社会各个领域，并以其自身鲜明的优势成为经济高质量发展的重要助力。信息技术在促进经济发展的同时也在潜移默化地影响着财务管理的模式。为推动中央企业进一步提升财务管理能力水平，加快建设世界一流财务管理体系，2022 年国资委印发《关于中央企业加快建设世界一流财务管理体系的指导意见》（以下简称《意见》），提出主动运用新技术，充分利用丰富的财务数据，推动财务管理转型升级。同时，《意见》还指出要完善纵横贯通的全面预算管理体系。综上，技术的更新迭代、管理的现实需求以及政策的大力支持，为企业构建预算管理信息系统提供了可能，本文将基于此展开研究。

在研究预算管理信息系统之前，有必要对这个概念进行界定。本文认为，预算管理信息系统应是通过多种信息化技术手段将企业的预算管理体系和内部控制规则集成到数据平台或信息系统中，包括预算编制、分解、下达、调整、执行和分析考评等业务环节，与企业其他信息系统互联互通、信息共享，提供全流程可视化的数据查询和自动化的预算执行分析，实现事前源头控制、事中风险预警和偏差提醒、事后考核评价的闭环管理。可以充分利用信息技术和预算管理工具的双重优势，打破业务壁垒，提升业财融合程度，提高预算编制的科学性和合理性，提升预算的执行质量，突出预算价值引领作用，为经营决策提供财务数据支撑。

2 建设预算管理信息系统的必要性

预算是一种通过资源分配助力企业战略实施的工具。下面将分别从落实企业战略、有效分配资源和提升预算管理效率的角度分析建设预算管理信息系统的必要性。

2.1 落实企业战略目标的重要途径

研究认为，预算具有战略实施的基本功能。企业的战略愿景要落实到每一项经营活动中，而经营活动又需要财务的支持。因此预算是为战略服务的，是企业战略实施的一部分，而战略实施的结果又将通过财务数据来呈现。企业战略的实施依赖于完善的组织结构、合适的企业文化以及有效的公司治理，预算管理信息系统将深刻影响这些因素。首先，在预算管理信息系统中，每个人都是预算的参与者，可以通过预算数据清楚了解企业的战略目标，并有了共同的努力方向。管理者也可以通过预算管理信息系统将预算责任穿透到每个部门、每名员工，使得企业的战略与预算更加紧密结合。其次，采用信息化手段进行预算管理是一种变革，必将带来企业文化的转变，并且是一种由“粗放、低效”到“精益、高效”的良好转变，对企业战略的实施有潜移默化的促进作用。此外，企业治理中会存在诸多控制环节，而这些控制环节并不一定都能发挥应有的作用，甚至有的控制环节是非必要、非增值的，预算管理信息系统正好可以改善这一现状。

2.2 高效配置企业资源

我国企业一直重视信息化建设，然而“数据孤岛”问题依然严重。实际工作中，企业往往会开发多个信息系统，但是这些系统的开发目的和时间存在差异，所用技术、数据结构和运行规则也不尽相同，导致多个软硬件平台的信息系统虽同时运行，但这些系统数据相互独立、各自为战，无法实现数据共享，因此产生“数据孤岛”。理想的预算管理信息系统并不是独立运行的，而是在整合了企业其他信息系统和数据平台的基础上实现了开放协同、智慧共享，因此可以更加高效地配置企业的资源，降本增效，发挥其最大效益。与此同时，传统的预算管理中，每个人只负责编制自己的预算方案，不需要也看不到其他人负责的预算任务，对企业整体的预算目标更是缺少认识，大局观念薄弱。预算管理信息系统则可以很好践行“全员、全方位、全过程”的理念，将企业管理的方方面面纳入信息系统。员工不仅可以看到自己的预算任务，也可以清晰了解企业整体的预算目标，能够更好地参与到经济活动中，调配所需要的人、财、物和数据，各业务单位之间的沟通效率提高，避免资源短缺或被过多占用。所有人各司其职、步调一致，共同为企业的战略目标服务。除此之外，实际工作中，预算数据往往是由财务人员统计的，而业务人员常常疏于履行财务程序，导致预算数据滞后，影响了财务人员的资源评估结果。预算管理信息系统有效避免了上述问题，企业资源的分配将更加合理。

2.3 全面提升预算管理的效率

当前，有很多企业开展预算管理还停留在手工操作的阶段，其带来的弊端也是显而易见的。不管是在紧张的预算编制周期内，还是后续的过程管控中，都需要花费大量的时间收集整理信息，加工处理大量数据，不仅耗时费力，而且数据质量难以保证，整体效率低下。引入预算管理信息系统可以有效改善这一现状。首先，预算管控的实效性大大提升。预算编制环节，系统将向业务部门开放填报功能，填报的数据将会实时汇总到财务部门，减少了人工计算的过程；编制完成后，系统将对预算执行情况实时分析和监测，还可以自动生成统计报表传输到相应权限的管理人员和业务人员，及时纠正预算偏差。其次，预算管理的准确性也将大大提升。信息系统实现全流程自动化，所有的结果都是内置程序计算出来的，出错的可能大大降低；信息系统将内部控制从线下转移到线上，减少了预算管理过程中的人为干预；通过嵌入标准成本体系等方式，预算的编制也将更加科学合理，而不是主观臆测，通过系统的校验服务，有效避免了“预算松弛”现象。最后，预算管理信息系统可以提高分析评价的质量。在对预算的运用过程中，人们很早就认识到，未来不可完全预算，不能苛求预算的精度。因此，企业制定的预算目标和为预算目标提供支撑的数据、信息不可避免会与实际情况有所偏差，关键在于如何有效处理偏差。预算管理信息系统可以通过差异分析和反馈机制，不断校正编制逻辑和参数，提升预算管理的精益水平和决策支持能力。

3 预算管理信息系统实施方案构建

预算管理信息系统构建的基本理念是保证预算数据真实、合理、准确的前提下，管理链条清晰、业财深度协同、规则标准统一、数据实时共享、全流程可视化，能够充分发挥预算管理的价值引领作用。具体构建思路如图1 所示。

图1 预算管理系统构建方案

3.1 预算编制

系统将向业务部门开放，业务部门人员在这一环节填报部门预算数据，包括收入、成本、费用等预算类型，填报的方式可以是手工录入或自动取数。对于可以建立标准体系的预算类型，业务人员只需要录入动因参数，系统即可实时生成预算数据；对于其他预算类型，则需手工填报，但需要提供详细的测算依据、模型和数据，确保所有预算数据的背后都有业务的支撑，提升预算数据的科学性和合理性。业务人员在填报完成后，传递给有相应职权的部门和领导人员审核，审核通过后预算数据会上报预算管理部门（通常为财务部门），审核不通过则退回重新填报。预算管理部门汇总所有的预算数据并审核，此时审核的视角是整个企业，统筹考虑后合理做出取舍。在经过多次沟通调整之后，预算数据提交至企业的决策机构，履行决策程序后通过系统分解下达。预算任务将被系统分解到管理的最末级，业务人员可以随时查询到承担的预算任务和执行进度。

3.2 预算执行和监控

预算执行的动因是业务的发生，业务的发生占用和消耗预算，预算控制模块实时调取业务数据，并向业务反馈预算执行数据，供业务人员查询。以办公用品采购为例，业务人员在物资系统创建采购申请，随即占用办公费预算，预算的可用余额相应调减。随后在经法系统起草采购合同—完成货物验收—收取发票—履行报销手续，该笔办公费预算消耗完成，系统数据将再次更新，真正做到业务预算和财务预算一一对应、实时协同。

这一环节，财务不再是被动的事后控制，而是在业务发生的同时就介入，将财务监督的职能延伸到业务前端，通过设置好的校验规则和预警功能，提升了预算管理的及时性，预算的控制功能被有效加强。企业可以在系统中将部分预算项目设置为“单项强控”，确保该项目不会超支；系统也可以设置预警阈值，当某一预算项目执行到一定比例时，发布预警信息，督促业务人员更加合理谋划业务的开展。当然，预警可以设置上限，也可以设置下限。企业还可以通过在系统中设置“业务负面清单”等形式，确保预算的执行不仅依法合规，也契合企业战略。

在预算管理信息系统中，预算分析功能更加及时有效。系统实时出具财务预测报表，准确计算预算指标，分析差距和主要原因。系统通过获取历史数据，进行横向和纵向对比，并以图表等可视化的方式呈现对比结果，分类推送至不同权限的人员。业务人员不仅可以直观看到预算指标和分析结果，更重要的是可以从预算分析的结果穿透到具体业务，真正做到预算管理“心中有数”，保证预算执行不偏移，同时也为预算调整提供一定的参考。

3.3 预算调整

通常，预算一经发布，就应该被严格执行，不得随意调整。但是市场环境瞬息万变，预算管理也必须保持一定弹性。预算调整应具有日常零星调整和整体预算目标调整等功能。与预算编制一样，预算调整也是由业务部门发起的，调整申请由预算管理部门审核，并视调整规模和项目的不同决定是否上报企业的决策机构，审核完成后预算调整生效，预算数据自动发布。

3.4 预算考核

预算管理信息系统中应设置考核规则，在预算周期结束的时刻，预算考核结果随即生成。预算考核功能应与企业的人力资源管理系统对接，为企业整体的绩效考核提供依据。同时，预算考核的结果也可以为下一周期预算编制提供辅助。借助预算分析功能，评价企业整体的投入产出效益，作为今后经营决策的参考；筛选出执行较差的项目、部门、人员，予以重点关注；而对于执行较好的部门项目、部门和人员，给予更多支持。企业可以根据管理的需要，设置不同的考核规则和分析方案，充分利用系统发挥预算管理的价值。

3.5 数据与规则

预算管理信息系统将对接许多其他业务系统，存储和传输的数据杂而多，因此，预算管理信息系统要实现预期功能，必须建立统一的数据标准和全面的规则体系，这是系统建设中最重要的环节。

3.5.1 数据

预算管理涉及大量结构化数据，结构化数据的特征是具有固定的数据模式和格式，如表格、字段等。企业应明确预算科目、成本中心、标准成本体系、会计科目、组织体系等数据标准，也要固化预算管理中涉及的各类表单，实现数据在预算管理信息系统内部和与其他系统之间准确流转、实时共享。同时，预算管理信息系统应尽量避免文本、图像等非结构化数据的录入和传输，减少系统信息量和数据的复杂性。

3.5.2 规则

如果把数据比作系统的血液，规则就是系统的血管，他们决定了数据的流向，支撑着系统的运转。预算管理系统需要内置传输、校验、调用、反馈等规则，规则的缺失将使预算管理无效，如缺失预警功能可能导致预算超支；规则的冲突则可能使系统运转异常，因为系统无法像人一样做出选择；错误的规则将严重影响企业信息质量，如取数运算时数据源选择错误导致最终预算数据失真，甚至引导企业作出错误的决策。因此，建立预算管理的规则体系才能让系统运转有据可依。

4 结语

预算自被引入企业管理中来，经历了长时间发展和改革，吸引着学术界和实务界的关注，也遭受过质疑和诟病。但不可否认的是，预算是一种有效的管理工具。预算工具的本质使其成为天然的数据中心，而随着经济的发展，其需要处理的数据越来越多，传统的预算管理方式已经不能满足企业当下的需求，信息技术手段可以有效改变这一现状。预算管理理念和信息技术手段的融合是时代发展的必然结果，本文尝试搭建了预算管理信息系统的框架，对企业加强预算管理提供了思路。在实践中，预算管理信息系统的建设还需要根据企业的战略愿景、管理模式、经营范围等进行个性化的设计和开发，真正释放预算管理的价值。