强化档案安全意识在流动人员档案管理工作中的渗透

江婷婷 中国海峡人才市场

档案安全是档案工作的生命线。现立足于新时期流动人员档案管理服务工作，主要从档案的保管环境安全、档案利用安全、电子档案的安全、强化档案从业人员安全意识和完善档案安全制度五个方面讨论档案安全问题，以期在提升流动人员档案管理与服务水平的同时，确保档案的安全。

人才机构是流动人员档案保管的主要场所。流动人员的档案是记录一个人升学、工作的发展进程和变化轨迹的重要载体。同时档案中记载的学历、职称、工资、政治面貌等信息与个人升职、政审、退休等切身利益息息相关。但是由于档案是一种不可再生资源，档案的安全问题时刻贯穿于档案管理的全过程，是档案工作的生命线。近几年，随着社会的发展进步，流动人员对档案的利用需求逐渐增加；此外，由于人们生活环境的复杂多变，档案的安全问题也日益凸显，所以在新时代背景下档案的安全问题也愈发引起人们的重视。人社部2014年90号文《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》明确提出要加强流动人员人事档案安全管理，提出切实做好档案安全管理工作；2020年新修订出台的《中华人民共和国档案法》中更是多次提到档案安全管理问题；人社部2020年发布的《流动人员人事档案安全管理规范》明确了人力资源服务行业档案安全管理的标准。这些都说明现阶段国家对档案安全的重视上升到了一个新的高度，对档案安全管理工作提出了新的要求。本文着重从档案保管环境、档案的利用、电子档案、人员安全意识、档案安全制度五个方面进行讨论。

档案保管环境的安全

独立的空间

档案的存储环境、场所建设是档案安全管理的基础性工作。众所周知，档案的保管场所应该是相对独立且坚固的档案库房。根据《中华人民共和国档案法》的要求，档案库房的建设必须按照国家有关规定配置合适的档案保管库房和必要的设施、设备，确保档案安全，并利用先进技术，实现档案管理的现代化。作为流动人员档案管理服务的人才机构，不论保管、接收档案数量有多少，档案保管场所都不能与办公场所、休息区、接待处共同使用，严禁档案同其他材料、食品或易发霉物品混杂存放。根据档案法的规定，必须设置专门的房间或场所来存放保管档案。库房的选址要远离各类火源或火灾易发区，不要临近机房、控制室、厨房、仓库等场所。

具体设施设备的建设

根据人社部90号文的规定，要想加强流动人员人事档案安全管理，就要不断研究和改进档案的保管方法和保管技术，提高流动人员人事档案库房的安全防灾标准，建立健全人防、物防、技防“三防一体”的安全防范体系。鉴于此，营造一个安全的档案保管环境，除了满足空间上的要求之外，档案库房还要配置必要的密集架以及防火、防潮、防蛀、防盗、防高温等设备，严格落实档案库房建设“八防”要求，加强安全措施，确保库房档案的安全，并安排专人定期对档案存储环境进行安全检查。

1.防火、防光。档案库房严禁烟火，应配备火警报警装置及库房温度探测器、烟感装置、灭火器等必要的灭火设备，定期做好库房内各种电器线路的安全排查，避免火灾隐患。同时，档案库房的照明应选用紫外线含量低的光源，最好选用白炽灯。有条件的库房尽量不要设窗，若条件有限，应对窗户采取相应的遮光措施，避免阳光直射。

2.防潮、防高温。人才机构保管的基本都是纸质材料档案，而高温高湿的环境特别容易改变纸张的属性，使得纸质材料干燥、易脆，易滋生微生物，因此温湿度的控制至关重要。档案库房应安装空调新风系统、温湿度显示监测器，每日定时检测库房内温湿度的变化。有条件的人才机构档案库房可以在安装温度自动记录仪的基础上，安排工作人员每日进行人工登记。做好双套数据的登记对比，使库房温湿度控制得更加精准。库房具体温度应控制在14摄氏度到24摄氏度左右(一昼夜变化幅度不超过2摄氏度)。相对湿度应控制在45%到60%左右(一昼夜变化幅度不超过5%)。当库房内湿度大于库房外湿度时，开启抽风机，进行排气通风或启动除湿机；当库房内湿度小于库房外湿度时，应及时开启空调。

3.防盗。档案库房应设置门禁，实行专人进出和专人管理制度。还应每日对门锁门禁进行检查，同时应配备防盗报警装置和监控设备，实行监控室24小时值班，保证监控设备24小时正常运转。

4.防尘。灰尘也会影响纸张的寿命和内容的清晰度。要保持档案库房干净整洁，坚持每日除尘等日常保洁工作，有条件的人才机构在档案库房的清洁上尽量做到一周一小扫，一月一大扫。

5.防虫、防有害生物。定期投放杀虫驱害的药物，并在高温高湿季节安排人员做好库存档案虫霉情况抽查工作，避免出现虫害和霉菌等现象。

档案接收、使用方面的安全

档案接收方面的安全

每次新接收的档案或添加的材料，都要对其真实性进行鉴别，保证其准确性和完整性。人才机构除了点对点采用机要通信渠道寄送的档案外（高校毕业生档案允许采用邮政EMS投递），由单位或个人递送的添加材料都要对其真伪进行鉴别，这对档案管理人员，特别是档案审核人员提出了更高的要求。有条件的档案接收部门还可以同相关检测机构合作，如添加的是学籍材料，可以要求附加教育部学信网《教育部学历证书注册备案表》或《中国高等教育学位在线验证报告》；同时在对档案审核的过程中，也可以根据其前后信息是否一致找出问题。在采集信息时还需要保证正确严谨：如添加的学历材料是在职取得的硕士学位，而非学历。此外，及时完成新接收档案材料的电子化流程，并做好档案材料的消毒工作，确保接收的档案材料可以完整无损地归档，最终做到档案入库上架整齐有序。

档案使用的安全

人才机构管理的档案使用最频繁的就是档案的查（借）阅。档案查（借）阅，首先要有独立的查阅场所，且必须安装视频监控设备，设置专人负责。在档案查（借）阅的过程中，要严格执行相关的管理制度，按规定办理；认真核对查（借）人信息，详细填写查（借）阅单；严防档案内容被涂改、抽取、替换；严禁查阅过程中私抄、复制、拍摄档案内容。

1.纸质档案的使用。档案的使用要保护原始档案材料及档案内容信息的安全。对外借的档案要做好登记，归还的档案要认真核对目录与档案内容，检查是否完整，同时在使用的过程中若发现档案破损应及时进行修复。对转出或借出的档案都需要附上档案材料目录清单。需要特别强调的是，在档案转递的过程中，严禁个人自带，只能通过机要通信渠道或专人送取方式转递。同时要定期对档案进行清点，及时催还、核对档案，对外借使用及归还的档案，做好登记备注，清理台账。

2.电子档案的使用。电子档案对计算机系统和网络环境的安全有较高要求。系统设备陈旧、网络漏洞都极大地影响着电子档案的安全，轻则档案信息丢失，重则档案内容被泄露，甚至数据被篡改，严重影响着档案信息资源的应用价值[1]。在查阅电子档案的过程中，首先需要保证数字档案载体的安全，所有的电子查阅设备不能有外接数据接口，还要注意维护硬件服务器的安全，关注其使用寿命，同时对读取信息的软件也要定期进行维护、升级。其次要加强网络安全，电子档案的安全在很大程度上与网络环境密切相关，因此电子档案的加工、利用都要实行专用网络，通过网络开展远程服务的同时，做好局域网与因特网的物理隔离，安装防火墙、开展漏洞扫描，防止计算机病毒和黑客通过网络入侵[2]，防止档案内容在网络传输的过程中被泄露。此外，档案查阅场所禁止使用无线网卡及其他无线设备，同时还要设置专人负责，严防电子档案内容外泄。电子档案对外应根据不同的利用对象设置查阅权限，根据档案内容和保密等级开放查阅内容。

信息化背景下数字档案的安全

档案信息化的开发与利用，既是对原始档案资料的保护，同时也是档案服务于民生的一种形式和手段[3]。

不断加强对数字档案安全存储设备的建设

一方面，社会信息化程度的不断提高，产生了大量数字档案，档案的电子数据越来越多，对档案数据的存储设备提出了更高的要求。另一方面，要加强档案的数据备份建设，注意做好电子档案的备份，可以使用不同的载体对数字档案进行备份，避免因数据损坏、自然因素等对档案安全造成威胁。同时，加大对数字档案操作平台稳定性和保密性的维护力度，提升工作人员应对各类网络攻击的基本能力，完善反馈求助机制，防止档案信息内容泄露。

加强档案数字化外包单位管理

随着档案数字化的不断发展，数字档案被广泛应用，档案数字化的安全性也备受关注。档案的数字化加工通常会选择外包的形式。首先要选择规模大、实力强和专业化程度高的外包企业，其次档案管理部门应制定相应的档案数字化加工管理制度，与外包企业签署相关的保密协议，最后档案管理部门应加强与外包企业的沟通与互动[4]。在档案进行数字加工的过程中，应及时发现问题并进行商讨，再加以解决处理。档案的数字化工程是一个多流程的过程，所以档案管理部门要安排专门人员参与数字化加工的全过程，做好全程的监督检查，实时通过抽检的形式确保数字化档案的质量，及时发现问题，商讨解决方案，确保档案安全。由于外包单位人员大多都是临时工，人员缺乏稳定性，造成实际操作者素质参差不齐，导致档案在数字化加工过程被随意标记、折角、剪裁，进而使档案被损毁。因此，档案管理部门要配合外包企业对员工进行专业化、系统化培训，加强安全管理，制定严格的标准，进行规范的技术指导，更好地提升操作人员的操作能力和熟练度，引导参与档案数字化加工人员增强安全意识，提高工作热情。

档案工作人员的安全意识

国家档案局前局长李明华曾指出：“档案安全的最大保障是人的认真，档案安全的最大危险是人的疏忽。”这说明在档案安全工作中，人是最重要的因素。档案工作不仅是一个部门的事情，更是所有档案工作人员的事情。档案工作人员在工作之余，严禁谈论档案相关信息；在整理档案的过程中，禁止中途办理其他事情，最大限度避免人为泄露信息。基于此，提高档案工作人员的档案安全意识是档案安全的基础保障。通过集中授课、政策讲座、法规学习等形式，增强档案工作人员的安全意识，提高档案工作人员的防范意识。个人只有在思想上有责，在工作中才能尽职。

档案管理安全保障体系的建设

增强主体安全责任意识

履行档案安全职责，明确相关职责分工，加强档案安全工作领导，建立“一把手”总负责制，压实档案安全责任，把档案安全制度责任到人。定期组织档案安全检查工作，对危害档案安全的行为实行“发现一个，查一个，问责一个”。

健全工作机制

在现有规章制度的规范下，各类人才机构可以根据自身特点，按照新时期对档案工作的特点建立健全本单位档案安全管理的各项规章制度，适时补充、完善档案安全管理流程，规范档案从业人员的职业道德、工作流程，严格落实档案安全责任制。

提高档案从业人员应对安全风险的能力

建立安全风险的自查机制，定期进行安全检查，及时发现问题，把各类安全风险隐患消灭在萌芽状态。同时，既可以通过开展各种防范风险的演练，对防范安全风险的工作案例进行分析，提高档案从业人员的应急能力，也可以开展消防应急演习，把安全预防措施落实到实处，进一步提高档案从业人员的实际操作能力。

提升档案从业人员的职业能力

首先，档案从业人员要具备较高的政治理论水平，坚持党的领导，把党对档案工作的方针、政策落到日常工作中。其次，新时代对档案从业人员的素质提出了更高的要求，从事档案管理工作的从业人员要具备一定的档案专业知识，才能促进档案管理工作更快、更好、更高效发展。一方面，可以从专门院校招收具有专业背景、专业能力且热爱档案事业的有志青年，壮大档案队伍；另一方面，从思想上提高档案从业人员的服务意识和参与性，使其在工作中自觉学习档案管理所涉及的如信息技术、科技、文学等领域的知识，从而提升自身档案服务的能力。同时提高薪资待遇水平也有助于留住档案业务能力强、素质高、有能力、有责任心的档案管理人员。

档案在现代社会生活中各个领域的作用日益凸显，其价值被开发和利用的同时，安全管理也备受重视，具有重要的现实意义。在流动人员档案服务工作中，档案从业人员应自觉提高档案管理的安全意识，完善档案管理制度，加强档案管理能力，做好档案安全工作的保障者，让档案资料更好地被利用，更好地服务于广大人民群众。