基于企业合同管理的合规管理运行机制建设探究

文/王玉霞（中国石油运输有限公司山东分公司）

随着我国经济的不断发展，当前部分企业的经济规模越来越大，这也提升了企业内部管理的难度，如管理不当，则会进一步影响到国民经济和企业的效益与发展。而合同管理作为企业能在复杂多变的市场环境中保护自身合法权益的重要举措，当前许多企业都存在合同管理意识不足、合规管理机制不健全的现象，这样会进一步导致风险问题的出现，因此要对其运行机制建设加大研究。

一、企业合同管理合规管理运行机制建设内容

合规管理是指企业需要依照我国的相关法规条例，遵循独立、客观、公正、专业、协调的原则，建立一定的合规管理机制，从而防范合规风险行为，保障企业能够安全稳定的发展。而与企业的合同管理工作相结合，则需要相关运行机制，依照既定的合规管理制度，对合同洽谈、草拟、生效、修改、存储等关键节点进行有效审查与监督管理，并要针对合同变更设置相应的控制体系，例如：文书记录、动态跟踪、争端解决程序等，从而提高工作的精准性、合理性[1]。

二、企业合同建设合规管理运行机制的重要性

（一）有利于规范企业经营行为

企业的合同管理工作与内部控制工作有着较强的联系，企业在经营的过程中会受到人为以及客观因素的双重影响，会导致风险性问题的出现，而在实际调查中发现，多数企业都是由于经营行为不规范，最终造成了风险性问题的不断扩大，我国有许多企业也因此付出了破产以及重大利益损失的代价，因此通过建立合同合规运行机制，能够建立一套严格的审查与管理制度，便于企业参与市场竞争，有利于在源头上控制潜在经营风险，并能进一步提升企业的信誉与品牌形象。

（二）有利于维护企业合法权益

合同是适应私有制商品经济客观需求的产物，其具有较强的法律效应，能够极大程度地维持行业经济秩序，是企业内部管理工作中的重点对象，而建设合同合规管理运行机制，能够进一步提升企业内部组织机构的法律意识，有利于企业对各运行节点的掌控，加大对合同各项条例的解读力度，可以有效保护企业的合法权益以及经济利益，并能在第一时间追回企业所遭受的损失，是企业面对经营风险的绝佳控制决策，能够减少法律纠纷事件的出现[2]。

三、当前企业合同合规管理运行机制存在的问题

（一）企业工作人员管理意识不强

企业合同管理人员是该项工作的活动主体，但在实际工作中发现，许多企业的工作人员合同管理意识都极为淡薄，具体表现在：首先，企业管理层未能清晰地认识到市场与合同之间的关系，这也使得依法合规签订合同以及履行环节会出现一定的问题，进而导致后期的合同管理工作出现失误。其次，在实际调查中发现，多数合同管理出现问题都集中在中期和后期，这也体现出了相关工作人员的动态化管理意识不强，忽略了合同执行过程中的变更管理。

（二）合同管理工作基础较为滞后

合同管理工作在20世纪70年代初便在西方发达国家开始实施，随着工程项目管理理论的逐渐完善，人们依据实际经验，到80年代，部分发达国家已经逐步实施了合同合规管理机制[3]。而我国企业则在近几十年内才开始重视合同合规管理，从宏观的角度来说，我国企业的合规合同管理基础较为薄弱，部分企业随着经济规模的不断扩张，也导致了管理的供应商数目不断增多，而企业的合同文本设定较死，并且未能根据信息时代特征，进一步引入信息技术，优化各管理节点。

（三）合同合规管理制度不够健全

许多企业合同合规管理机制落实存在问题都是由于相应的管理制度不够健全所造成的，其主要表现在：就合同内容方面而言，相关制度管理的范围较为宽泛，但没有具体的管理细则，这也导致了部分条例流于形式，像合同文字不严谨，有从合同而未有主合同，合同条款易出现错项、漏项、差项等，均会对企业的合法权益造成伤害，并且有时会造成一定的法律与经济纠纷。部分合同在签订以后，由于企业未能提高对合同交底的重视，也会为后期的合同纠纷留下隐患。

（四）缺失合同合规管理监管考核

合同合规管理需要工作人员依照相应的管理制度与条例法规，加大对各环节点的审查，但部分企业由于缺乏健全的监管考核制度，也导致了部分工作人员在审查管理的过程中存在懈怠和侥幸的心理，这也使得运行机制未能发挥实效性。而出现这一问题的主要原因在于，一是企业未能加大对工作人员专业素养的培训，专业技能以及职业道德都未能达到合规性要求，二是考核力度不够，未能加强内部审计部门的深度干预，部分考核监管内容流于形式。

（五）缺少合同管理风险应对机制

实施合同合规管理的主要目的在于：一是为了保证企业的合法权益与经济效益；二是提升企业内部控制工作质量；三是提高企业整体应对运营以及市场风险的能力。但许多企业都忽视了风险应对环节，导致运行机制不够全面，未能根据当前人为以及客观影响因素，建立相应的预警机制，而这也使得许多企业都将企业合同管理的重心放在了合同的前期和中期，缺乏一定的后期管理体系，评估以及风险应对机制的缺失，也导致了企业内控力不足。

四、建设企业合同管理合规管理运行机制对策

（一）提升工作人员合同合规管理意识

1.加强管理层管理意识

管理层作为企业发展的领头羊，应加大合同合规管理的意识，以此提高周围群众的观念，进而保证运行机制的顺利建设。第一，提高管理层的法律意识，明确市场与合同之间的关系，将合同合规管理运行机制纳入日常管理工作之中，依照我国现行的相关法规条例，制定相关管理制度，提升各作业节点的工作规范性。第二，提升管理人员的索赔意识，从宏观的角度而言，我国多数企业都会受到计划经济的影响，从而忽视了对于合同管理中的索赔项设置，这也导致了运行机制不能起到实质保护企业合法权益的作用。因此，企业管理层应做好牵头工作，并对各层次的管理人员进行合同管理与索赔工作的宣传、培训以及教育[4]。

2.提高各部门之间配合

合同管理内容繁杂且涉及的业务较多，因此仅凭主管部门执行，缺乏全面性，无法对合同执行与变更情况实时追踪，所以企业内部各部门应配合合同主管部门的工作，以此不断提升工作效率。第一，提高各部门之间的合作意识，建立业财融合思想，将合同管理工作移至各项业务的前端，在保证符合相关法规条例与管理制度的背景之下，各项工作应紧紧围绕企业的经济效益与未来发展而实施，从而提高运行机制的实效性。第二，严格合同交底流程，合同主管部门应与合同项目中的负责人以及管理人员一同开展合同交底工作，加大对合同背景以及修改程序的完善。

（二）合同合规管理工作中引入信息化

1.加大硬件设施投入

为提高合同合规管理运行机制的效率，加大各部门之间的信息共享力度，管理层则要重视合同合规管理信息化设备的投入。第一，信息化设备的投入需要依照企业的实际需求以及发展水平定夺，在此环节可加大与财务部门的联动，依靠科学的固定资产管理办法，加大对现有信息化设备设施投入可行性的研究，在选择设备时既要考虑其先进性，还要考虑其经济性。第二，部分企业受运营性质的影响，无法及时地采购合同合规管理信息化设备，例如：国有企业等。因此，企业管理在此环节则要加大与预算编制环节的联动，依照企业现有硬件设施应用水平和未来发展规划，将硬件设施的采购纳入年度预算编制中，分批次、分时段、分节点购买，从而减缓企业财务压力[5]。

2.建立管理信息系统

合同合规信息化管理系统需要依照企业的实际需求进行设定，在设计时可通过两种方式：第一，企业在技术性人力、财力允许的情况下，则可自主研发管理系统，从而提高系统的适应性与操作便捷性。第二，企业在专业水平较低，且各资源不足的情况下，可与第三方供应商达成协议，共同设计合同合规管理系统，这样能够提高系统的专业性，满足管理人员的日常工作需要。另外，系统的设计需要依照业财融合管理思想，针对企业合同签订对象数量多、资金风险大以及难以跟踪、无数据沉淀等特点，引入ERP（企业资源管理）、招采、SRM（供应商关系管理）等模块，从而对合同合规管理流程的各个重要节点进行有效管控，实现信息的共享。

（三）构建完善合同合规管理运行体系

1.把握关键节点

在文中反复强调合同合规管理必须贯穿于合同的全生命周期，因此依照当前管理工作的实际需求，将合同合规管理运行体系分为三大节点，分别为：事前预防、过程控制、事后监督，以此保证机制运行的合理与科学性。首先，加大对合同签订对象的背景分析，依照帕累托原则可得，20%供应商往往会占据80%的采购额，而这20%的对象则为签合同的重点，企业则要先保证战略供应商和优先供应商的签订，围绕企业的实际利益开展各项管理工作。另外，合同的起草环节由于部分企业的经济规模不断扩张，也导致了企业所要管理的签订对象逐渐变多，因此企业要建立标准的合同文本，但由于所对接的客户情况迥异，也不能通过“一刀切”的方式将标准定得太死，因此要对标准文本设立一定的浮动空间，从而满足不同项目的实际需求。

在谈判的过程中需要将其分为两大部分：一是企业内部要达成共识，二是要说服合同签订对象，因此在谈判环节可以通过单页战略的方式，使得两部分交替实施，这样才能提高合同谈判的成功率。例如：通常情况下企业的合同内容较多，但能够达到实际目标也只有少数部分，因此在谈判的过程中，应将对方和自身较为关注的重难点问题，通过单页设置的形式进行梳理，并可以将关键点和相关基本信息加设在附录上，包括项目规模、采购额度以及采购产品等。这样便能够在企业的内部快速达成共识，并且有利于合同初稿的定夺。其次，要加大对于谈判过程的总结，企业在进行合同谈判的过程中很难一次性完成，因此在频频进退与变动的过程中，应加大总结力度，如设立记录文件，逐点列举我方的观点、对方立场以及双方达成共识的项目等，并要标注上明确的时间，从而为后期的决策与反馈意见打下坚实的基础，避免出现纠纷。

执行过程中应提高信息技术的运用程度，建立跟踪机制，最终将合同所有资料进行整理、归化和存储。

2.不断优化机制

为减少执行过程中合同合规管理工作所存在的风险，企业应建立变更管理机制，为后期的相关索赔业务提供重要的参考依据，并要根据变更与索赔内容快速、全面、系统性地展开相关工作。另外，还要依照合同合规管理的工作程序，建立合同实施保障体系，从而协调各部门配合合同内容做好执行工作，保证该项工作的程序化、规范化、精益化，并且所有的协商、意见、请示，应均生成纸质文本存档，为后期的业务活动开展留下证据。最后还要设置相应的反馈评估机制，针对单项合同执行完毕后的各环节进行有效评估，从而为下一次合同管理功能工作开展打好基础。

（四）加强管理人员素养设立考核指标

1.对管理人员实时培训

依照现代化合同合规管理需求，相关工作人员必须定期开展培训工作，从而提升其专业素养与能力，便于企业更好地开展合同合规管理工作。第一，应将合同合规管理人员培训纳入年度工作计划编制中，分时间、分人员、分内容地有序开展，避免培训计划流于形式。第二，培训内容应从三方面入手：（1）基础知识培训：以理论性知识培训为主，例如：强化法律意识、解读条款内容、加大对我国现行法规的研究。（2）实际操作培训：以专业技术培训为主，例如：信息化技术的掌握、合同的前期调研以及变更管理等。（3）职业道德培训：以加强工作人员的思想意识为主，例如：可以利用一些实际的合同合规管理失败案例，激起工作人员加强日常管理工作的意识，部分企业可与党建工作结合开展，从而提高内部人员的自律与规范化管理能力。

2.加大管理的考核力度

合同合规管理内容较多，需要多个部门的配合，因此为能够提高工作人员作业的标准化，加大对岗位专业素养培训的意识，企业应根据合同合规管理工作中不同节点的岗位人员，设置相应的考核内容，其考核的结果均与薪资水平挂钩。内部审计部门也要加大对合同合规管理工作的深度干预，为相关部门提出指导性的决策建议，并引入问责机制，保证在出现问题时，可以追究到问题主体，将处理结果在企业内部公开化发布，从而进一步提升工作人员的责任意识。

（五）提高企业合同风险管理创新力度

1.建立预警机制

管理人员应结合既有的工作经验加大对合同合规管理风险性因素的研究，例如：进度风险、质量风险、资金风险、资源配置风险、合同变更风险等。依照当前的风险类型，进行权重的比对，可采用矩阵法的方式进行测评，将最终的生成结果有效划分风险等级，当风险因素达到临界值时，则要及时地通知上级或直接负责人开展研讨会议，依照既定的解决方案，结合实际情况进行调整。另外，为提高信息传递的效率，在加大信息技术利用的同时，还要注重融媒体技术的引入，从而保证当问题发生时，能够快速建成一个有效的沟通平台，避免风险问题的进一步扩大。

2.实时动态反馈

依照企业合同合规管理工作的既往存在问题，在发生问题时再进行报告，则降低了管理工作的主动性，因此为扭转该种工作格局，将风险性问题能够控制在源头，则要依照合同全生命周期管理运行机制，建立相应的动态反馈系统，各岗位负责人员应依照合同的时长，规划好短期的动态反馈节点，例如：周、月、季等。以文本内容或者电子报表的形式递交主要负责人，内部审计部门对报表内容进行定期和突击性的抽查，保证合同风险审查的质量，且还要对履行异常情况进行分析，经企业研讨后，合规风控中心则要及时采取行动，依照当前信息系统所收集到的影响数据，辅助管理层做好决策，从而达到降本增效的目标，提高合同合规管理运行机制的实效性，以此不断推动企业的发展。

五、结语

综上所述，基于新时期背景之下，全球经济一体化脚步逐渐加快，我国经济体制也依照当前社会发展需求进行了改革，而如果企业没有按照相应的法规条例以及时代特征进行内部管理工作机制的重构，则会导致企业出现较高的运行风险，为保证企业在复杂多变的市场环境中逐步提升自身核心竞争力，则要加大对合同的合规管理，从而保障企业的合法权益，实现内部控制工作的提升。