大数据时代企业如何构建财务共享服务中心

文/郑贤来（上海天华建筑设计有限公司）

在大数据时代下，企业在实际发展过程中，会积极引入各种先进的信息技术，并将其有效运用至日常经营管理活动，整体工作效率与质量得到了显著提升。企业必须立足于实际情况，有效构建服务中心，持续完善各功能模块，为企业解决以往管理模式下存在的不足与缺陷提供支持和保障，从而不断提高内部管理质量，增强竞争实力，实现稳健发展。

一、大数据时代下企业构建财务共享服务中心的必要性

第一，有利于企业加强风险管理与控制。通过财务共享服务中心，实现账务集中化处理，显著提高财务信息的精准性。动态化监督资金支付全过程，确保资金安全支付，提高管理的规范性，从而有效降低企业发展过程中各类风险发生的可能性。

第二，是企业强化成本控制的有效手段。在大数据背景下，对企业发展而言，财务共享服务中心的有效构建与运行，能够帮助企业进一步加强成本管控，有效减少财务管理成本。在以往长期的发展中，企业各部门相互独立，数据共享难度过大，为了有效开展会计核算等财务工作，企业必须加大人员配置，导致成本增多。当前，企业可以通过财务共享中心实现对各项信息数据的实时、全面收集，是企业实现信息集中化管理的有效手段，财务人员可以通过共享服务中心提高内部业务的处理效率，因而财务人员出现冗余，此时，企业需要调整人员配置结构，以有效减少不必要的人工成本支出。

第三，为企业完成战略目标提供有力支撑。企业可以通过财务共享服务中心更加高效地开展各项财务工作，提高工作成效与质量，从而更好地服务其他各职能部门，是企业实现战略目标的有效手段之一。在当前发展过程中，企业对财务人员的需求已经由以往的财务会计型人才逐渐转变为管理会计型人才，必须有效参与企业管理决策，确保财务数据质量，这样，才能够助力企业完成战略目标。

二、大数据时代下企业构建财务共享服务中心应遵循的基本原则

在大数据时代下，企业发展中的机遇与挑战并存，传统财务管理模式的缺陷与弊端日益凸显，为了实现健康发展，企业需要积极进行转型发展。企业要想加快财务管理转型进程，逐步实现业财融合，就必须有效构建和运行财务共享服务中心。在构建过程中，企业必须坚持以下原则：第一，遵循优化服务理念原则。即企业必须以最优化服务理念为指导，有效开展建设工作，并随之使用相应的管理手段和措施，以不断提高财务质量，充分发挥财务价值。第二，按照全方位的项目实施原则。企业需要基于财务共享服务中心，对当前的财务管理结构进行系统化分析，实现企业资源集中化管理，确保企业经济发展活动顺利开展，实现健康运行[1]。

三、大数据时代下企业构建财务共享服务中心可能存在的风险

企业可以通过财务共享中心显著提升内部信息数据收集、整合与处理效率，有利于企业提升管理决策质量，是企业实现现代化管理与精细化管理的有效手段之一，能够帮助企业持续增强价值创造能力。在实际发展过程中，受多方面因素的影响和制约，企业在构建与实施财务共享服务中心时，也面临较大风险，威胁企业发展。

第一，人员层面风险。财务共享服务中心的有效使用，对企业员工提出了更高的要求，要求其既需要具备较强的计算机技术，又需要有较强的企业管理能力。在现实发展中，复合型人才供不应求，是当前企业普遍存在的问题，这就使得中心构建工作在稳步推进的同时，并不能充分发挥其对提升信息质量的优势，难以更好的服务企业管理决策。必须注意的是，对企业而言，财务共享中心有利有弊，从优势来讲能够有效缓解财务人员工作压力，代替其从事基础性、重复性较强的财会工作，能够帮助企业显著提升财务工作水平；但从劣势来讲，极易使得财务工作变成机械化与单调化，财务人员工作热情降低，难以保证财务报告质量，企业决策管理风险加大[2]。

第二，内控层面风险。为了良好运行财务共享服务中心，企业必须梳理和优化内控制度，以更好的约束和规范相关工作流程，内控管理难度一再加大。独立性是财务共享中心的显著特点，一般是游离在企业监督之外的，再加上大部分企业尚未建立完善的内控制度与财务制度，内部监督人员综合能力与素养也有待进一步提升，导致其无法在财务中心运行过程中，实现全过程实施追踪与监管，内控风险加大。

第三，资金层面风险。在构建前期，企业需要引入满足财务中心运行需求的设施设备，这势必需要投入大量的人力、财力与物力；在构建完成运行阶段，企业需要持续更换硬件设施并及时进行软件更新与升级，这也离不开充足的资金支持。从当前我国市场发展现状来看，中小企业占据着较大比重，这类企业本身的资金体量偏小，且业务规模不大，很难保证有充足的资金用于财务中心构建与维护，这势必会影响整体的使用效果[3]。

第四，业务层面存在的风险。通过财务共享服务中心，帮助企业处理一些简单且重复性较强的会计管理活动，比如费用报销，并强化对复杂业务活动的管理力度，比如信息管理中的软件维护等。因此，一般情况下，只有大型企业集团才会选择共享中心。相对来讲，中小企业的经济业务活动相对单一，规模也相对较小，总业务量不大，仅需要极少的会计人员就能够有质量地完成财务工作。此外，中小企业对财务人员的要求相对较低，只需要掌握基础性的财会知识和技能，能够从事基本会计工作即可，比如账目记录、会计核算、费用报销等等。因此，对于中小企业而言，构建财务共享服务中心并不能够帮助其有效提升管理效率，反而会导致整体运营管理成本增多。

第五，技术方面存在的问题。在大数据时代下，企业在构建财务共享服务中心时，需要解决以下两点问题：第一点，中心的维护与运行问题。企业必须有充足的专业化人才储备以及有力的技术支持，否则会导致共享中心崩溃，影响运行安全。第二点，信息的安全问题。通过财务共享中心进行数据与信息的传递时，需要互联网的大力支持，因此，企业需要引入和使用各种先进的技术与手段，在此情况下，企业将面临较大的信息安全风险。因此，企业必须加强信息安全风险防控，不断提高信息传递环节的稳定性与安全性，有效降低信息泄露风险。

四、大数据时代下企业构建财务共享服务中心的措施

（一）统一思想认知

在大数据背景下，为了有效推进财务共享服务中心构建进程，在建设之前，企业需要自上而下地在内部营造良好工作环境和氛围，确保各层级管理人员和普通员工思想高度统一，提前做好充足的准备工作，合理确定服务目标，科学规划业务范围，制定项目计划，并加强协调与组织，做好人员培训，确保中心在内部有序推广，有效运行。

（二）准确进行功能定位，梳理流程

从业务财务层面来讲，企业需要通过财务共享服务中心有效开展一般的事务性业务活动，比如经济业务核算、资金管理等等。从共享财务层面来讲，通过财务共享中心推动相关会计业务活动向着标准化方向发展，有效进行政策与人才输出，提供更加优质的会计服务。从战略财务层面来讲，财务共享服务中心需要提高业务咨询与战略决策服务，为企业实现转型升级提供支持，但切记不能盲目定位财务共享服务中心的功能，必须深入调研，基于自身实际业务规模、运行管理模式以及未来发展战略，精准定位，只有这样，才能够充分发挥财务共享服务中心优势，更好地服务于企业经营管理，减少功能闲置，帮助企业降低整体运行成本[4]。

在确定好功能定位后，企业需要进一步梳理和优化工作流程，以确保共享服务中心工作的顺利高效开展。以A 企业为例，A 企业需要优化内部工作流程，加强HR 模块、PM 项目管理模块、CRM、财务软件的关联，将各个业务模块串联起来，从业务前端开始推送单据，全线上审批操作，到最终的凭证制单生成报表。同时，A企业使用影响扫描技术，在报销系统中，针对纸质发票采用发票扫描与ocr识别技术，自动填写单据，并与税务局系统关联查询发票真伪；针对电子发票，直接识别发票源文件内容，填写进报销系统，既减轻了报销人填写的工作量，又能有效防止发票金额等重要信息被人为使用修图软件篡改，或发票重复多次报销。

（三）优化组织管理

在现阶段，企业财务共享服务中心主要有两种组织管理模式：第一，在财务部门中设置财务共享服务中心，这种模式能够有效加强财务部门与服务中心的内在联系，但只能够为财务部门工作提供服务，并不能够为其他各职能部门甚至是企业整体，提供相应的服务。第二，在构建过程中，提高其独立性与权威性，将其作为一个独立的管理部门，确保其与业务管理部门、财务管理部门、资产管理部门等处于同一地位。同时，下设二级部门，专门负责处理相关经济业务活动。这种模式的使用，需要企业加强内部结构的优化与调整，但能够为各职能部门与企业整体提供共享服务。在实际发展过程中，企业需要以自身组织结构为依据，综合考虑当前经营规模、既定发展战略、现有人才素养等因素，合理选择财务共享服务中心的组织结构模式，以此为基础，加强制度体系建设并严格执行，以进一步加强内控层面风险管控，推动企业健康发展[5]。

（四）加强风险控制

第一，定期检查关键指标。企业定期检查财务指标，及时发现不足与缺陷，深究原因且针对性地制定优化方案，及时调整不合理的关键指标，加强关键指标的日常监督，细化责任分工，一旦发现问题及时开展责任追究工作，以增强员工工作责任心。

第二，加强移动办公。有效运行财务共享中心能够帮助企业及时发现问题，在分析的基础上加以处理和应对，及时提供服务，为企业树立良好声誉、实现经济利润最大化目标有着十分重要的作用。引入大数据技术并有效使用，有利于企业不断实时收集各项财务信息数据，有利于企业提高整体工作成效与质量，通过移动办公，有效压缩员工费用报销时长。在实际工作中，企业应严格落实授权管理，加强服务中心建设，持续优化和健全各功能模块，充分利用互联网技术实现移动办公。此外，移动办公平台的使用，还有利于企业更快地掌握客户需求变动，及时作出回应，减少企业与客户之间的距离感，提高企业与客户沟通成效。

第三，加强信息安全风险防范。企业在实际发展过程中，会产生很多需要保密的财务信息，一旦泄漏将会对企业产生重大影响。所以，企业需要加强信息安全风险防控，加大网络环境监督力度，一旦出现恶意攻击，应及时进行警告，查找出处，及时汇总并向监管部分举报。除此之外，企业需要加强人员培训，提高人员信息化操作能力，确保其规范操作，从而有效避免因操作不当而引发的信息安全风险[6]。

（五）优化财务共享服务中心的各功能模块

在实际发展中，针对财务共享服务中心，企业不仅需要合理简化其功能，更需要将其予以模块化，主要可分为以下几大模块：

第一，费用控制模块。费用控制模块是确保企业资金正常运转的重要依据，主要包含往来款项管理、绩效管理、质量管理等功能。企业可以通过费用控制模块完成基础性的财务工作，合理划分操作人员工作权限，确定质量控制范围，并明确提出财务工作质量要求，自动开展总账对账、追踪管理异常往来款项等工作。数据分析能力强大是财务共享服务中心的主要优势之一，企业需要合理使用数据分析能力，实现动态化绩效管理，进一步约束和规范员工行为，及时纠偏，并持续优化和更新财务工作手段与措施，不断调整优化财务工作流程。

第二，影像管理模块。基于影像管理模块，充分使用各种先进的信息技术，如大数据技术、5G 智能技术等，进行票据无纸化处理。合理使用识别软件，对影像中的条形码、手写体与印刷体进行自动识别与扫描，汇总并及时上传中心。在资料传输阶段，智能识别和筛选出错票与废票，相关人员需要按照要求裁剪和纠正不合规的影像材料。

第三，银企互联模块。企业可以通过银企互联模块，加强与网上银行的关联性，能够帮助企业有效应对资金结算环节存在的问题，加强与银行的沟通交流，加快信息传递，提升传递质量。

第四，税务管理模块。税务管理模块的有效使用，能够帮助企业高效完成认领发票、填制、认证、核算分析涉税业务以及纳税申报工作。企业需要加强税务管理系统建设，合理投入使用，以加强税务风险防控，不断增强自身纳税管理能力。

第五，管理决策支持模块。随着企业业务的不断发展，财务共享服务中心内部将会存在大量的业财数据沉淀，企业需要依托大数据技术深入挖掘和分析信息数据，从中筛选出与企业决策有关的数据，为企业管理决策提供支持。

（六）加强员工培训

在大数据背景下，财务共享服务中心向着多元化方向发展，这无疑对财务人员提出了更高的要求与挑战。在此情况下，企业必须高度重视员工培训，完善培训机制，定期组织财务人员开展以管理会计为主题的专项培训，全面提高财务人员数据风险能力、风险预测能力以及决策能力。同时，企业还应加强计算机人才培养，打造一支专业化、高素养的人才队伍。

五、结语

综上所述，在现代化企业发展中，构建财务共享中心已经成为企业实现转型发展的必然趋势，能够高效支持企业稳健运行。因此，企业必须高度重视，明确相关要求，结合自身实际现状深入研究和探索，逐渐找到一条满足企业管理与发展需求的建设之路，以确保企业充分利用各项功能，充分发挥其优势作用，助推企业长远健康发展。