高校财务数智化探索实践——以哈尔滨医科大学为例

●隋思远

数智化浪潮正席卷各行各业，这是一个趋势，也是我们进入智能时代的一个起点。在线办公、在线教育、在线购物，疫情的到来使得数字化全面日常化。社会正在告别传统经验，进入全面数字化发展的时代。财务数智化是财务未来发展的必然趋势。本文分三部分分别探讨财务数智化内涵，高校财务数智化背景、哈尔滨医科大学财务数智化探索实践。

一、财务数智化内涵

“数”代表大数据，即“数字智慧化”，在大数据中融入人的智慧，使数据价值增值；“智”代表智能化，即“智慧数字化”，从“人工”到“智能”提升，能够进行智能决策、分析和审计。数智化是一个系统化的工程，存在于组织的各个方面。财务数智化是基于连接获取数据和数据提炼价值，通过智能化将数据价值落实到具体业务应用场景。财务数智化可以概括为：财务数字化和财务智能化。财务数字化是在财务领域重构财务组织，再造业务流程，并在此基础上运用大数据、云计算、区块链等新的数字技术进一步采集数据并提升财务数据质量和财务运营效率，更好赋能业务支持战略、决策和服务业务。财务数字化的核心是共享，财务共享是财务数字化转型的具体表现形式，是高校建立财务大数据、推动财务职能转变和财务管理模式转型的着力点，搭建业务中台，加速数据赋能，建设财务共享成为数字化转型的有效突破口和主阵地。财务作为前台与后台间的“调节齿轮”，通过融合人事、国资、教务、科研、后勤等部门数据，打通学校内部数据壁垒，提升业务数据的复用能力；通过共享实现部门间数据的全流程贯通，不仅仅局限于财务领域，而是强调服务于全学校的价值业务流程，实现学校总体效益最大化。财务智能化来源于人工智能技术在财务领域的运用，可以概括为三个层次：第一个层次是基于自动化技术的智能化，例如RPA机器人使得基础财务工作能够自动化处理，可以将财务中有规律重复的工作通过预制规则运用智能审核得以实现；第二个层次是基于数据分析的智能化，财务通过自动化技术采集更多业务财务数据，运用统计学、数据挖掘、机器和深度学习等技术进行分析，为经营管理决策提供分析依据；第三个层次是基于算法模型的智能化，在数据采集和分析的基础上，通过算法模型对数据进行处理，提取其中存在的内在规律并进行预测。通过预测值来设定规则，由系统提供最优解决方案。

二、高校财务数智化背景

(一)财务管理的需要

高校财务管理的内容越发广泛和多元，服务对象范围进一步扩大，推动财务数智化转型成为高校财务发展的必由之路。财务工作是天然的数据处理工作，财务部门拥有中心数据优势资源。数据处理和分析是人工智能的延伸领域，因此数智化与财务管理的管理联系紧密，财务数智化转型才能够充分发挥财务管理价值。

(二)政府会计制度改革的需要

财政改革推动政府会计改革，建立跨年度预算平衡机制，建立权责发生制的政府综合财务报告制度。适度分离政府财务会计与预算会计、政府财务报告与决算报告功能，全面、清晰反映政府财务信息和预算执行信息。改革后，实行收付实现制和权责发生制双分录制记账，双分录的核算要求，工作量及工作难度大幅剧增。双体系工作涉及范围广、核算难度大、报告编制复杂。各高校财务部门应对财务改革准备不足，严重依赖传统人力财务工作方式，不规范的人力操作一定程度上加大了制度执行难度。

三、哈尔滨医科大学财务数智化探索实践

（一）智能报账平台建设

1.原有业务流程。一直以来，学校师生日常支出报账需先将购货发票等相关报销材料经项目负责人、经办人和验收人签字后，递交到财务处。并且发票单日单家单位合计金额超过累计限额，需经上一级部门领导审批签字后报销。由于线下手工签字造成师生在需签字授权的部门间来回奔波浪费大量时间，且效率极其低下重复。年末在财政部门封账之前，经常出现报账师生在财务处排队报账，财务处加班制单的情况。

针对上述亟待解决的师生报账问题，财务处运用财务数字化和智能化新技术，搭建智能报账平台，为科研人员松绑，为师生办实事。财务数智化在诸多领域代替了人的基本工作，人工智能将大量的财务人员从基础工作中解放出来，实现政府财务管理的智能数据化。

2.业务流程重塑。利用光学字符识别OCR引擎，提取供应商发票影像信息，替代“人眼”，对票据、文本等实现全票种、全票面、全自动识别，自动执行发票验真，完成财税文档数字化，输出结构化数据。OCR技术为报账票据交收过程中发票合规性检查、业务单据审核工作提供数据支撑。通过自动化技术的实施，实现了日均处理单量和准确性的提升。

通过自然语言处理财务NLP技术从高校海量记账凭证、原始凭证及附件中提取关键业务信息，构筑报账业务知识图谱，代替“人脑”，理解业务场景和判断业务类型，解决基于文档审核、审批、应用过程中所需要的关键信息提取时间成本高、人力成本高和准确性差等难题，可以有效对报账业务活动中合规性进行辅助检查，并进行相应记账和管理统计分析。

通过流程梳理，将业务流程分为国外差旅、日常报销、会议费报销、招待费报销、差旅报销、借款6大类。师生通过在财务处微信公众号“智能报账”模块分类上传提交报销影像材料，智能报账系统审核后，由财务处工作人员认领财务单据并进行初审，初审通过后，系统会根据报账金额自动推送到相应项目负责人处签批，项目负责人审批通过后，由报账人员携带纸质材料投递到报账机。财务处每日收单后，由智能报账系统推送并生成打印会计凭证。通过智能报账，能够实现疫情期间业务无接触办理；线上无纸化办公，节约人力、物力和财力；解决现场排队报销烦恼，节省报账时间，让数据多跑路，让师生少跑腿；能够实现数据与人工智能的结合，以便进行数据提取与后续成本核算。

对于高校国库资金支付业务，需在财政支付系统上逐笔选取指标和录入经济分类、账户名称和账号等，耗费大量时间和精力，且容易出错并导致二次录入问题，增加额外工作量。通过财务流程自动化机器人RPA技术可以自动执行凭证信息录入、国库指标选取等流程，代替“人手”，完成包括自动核算、自动支付、自动审核工作。

哈尔滨医科大学通过利用OCR、可信值算法、构建行业知识图谱及NLP、RPA的技术组合方式，从根本上解决了财务原始凭证数字化、关键内容提取与结构化、自动审核、核算等一系列会计工作。

（二）非税收入电子化管理

1.原有业务流程。非税收入原有的管理模式，是收到非税收入后，开具纸质票据，定期到银行柜台汇缴财政。如需申请退费，需持原有纸质票据经相关部门负责人签字后到财务部门办理。该模式存在的问题主要为：（1）负责人签字，师生多跑路；（2）汇缴财政，需按照非税收入项目类型填写上缴。

2.业务流程重塑。通过业务流程重塑，主要带来四个变化：一是实现异地缴款。可以通过网上/手机银行、微信在线交费，不受地域限制。二是学费等非税收入由“汇缴”改为“直缴”。“汇缴”的情况下，学费等非税收入由学校收取后存在本单位非税收入账户上，定期汇缴财政；“直缴”则根据“高校非税票据一体化”系统开具的非税收入票据，系统分类汇总后直接上缴财政。三是线上退费的实现。简化学生退学费、住宿费的退费审批签字流程，提高办事效率，“让数据多跑路，让师生少跑腿”，财务处开通学生线上退费申请审批功能。四是财政票据电子化管理。学生缴纳学费、住宿费时需开具“黑龙江省政府非税收入票据（电子）”；学校收到各类暂收及代收款时需开具“黑龙江省行政事业单位资金往来结算票据（电子）”。目前，师生在完成非税收入缴费后，待电子票据管理系统与学校账务管理系统对账后，便可生成电子票据，下载对应的“黑龙江省政府非税收入票据(电子)”，无需人工开具纸质票据，并支持在线查验、下载、打印等功能，极大方便了缴款人，提高了非税收入项目收缴效率，受到师生等服务对象的广泛好评。通过把财政票据管理融入非税收入收缴管理，使财政票据动态匹配、实时监控，充分体现“以票管收”的非税收入收缴理念。

（三）办公用品京东集采平台建设

1.原有业务流程。办公用品报销繁琐，师生先行垫付或赊购，收到发票后到财务提交报销。由于单独结算和报销，所带来的采购成本居高不下且报销单量巨大，增加财务处制单工作量。

2.业务流程重塑。财务处通过与科技公司合作研究，借助京东购物第三方平台，报销的办公用品在京东集采平台采购，无需师生单独报销。师生通过财务处微信平台集采入口，选择所购买的办公用品，提交订单。填写报账项目等相关信息，进入报账审批流程。审批通过后，订单变为确认状态，进入发货流程。财务处每月月末统一与京东对账，开票大单结算。京东集采平台的上线，使得办公用品采购操作简便，京东能够提供质量保障，无需单独结算和报销。

（四）科研仪器设备共享平台建设

1.原有业务流程。长期以来，各个课题组和实验室，根据自身实验要求，提交采购实验仪器，各个实验室之间缺乏信息和仪器共享，导致仪器采购过程中购置重复。科研仪器共享率不高，科研仪器资源闲置。大仪器资源丰富，但是分散缺乏统一管理。

2.业务流程重塑。为有序推动完善科研实验室的规范化管理，落实科研仪器设备增效节支的要求，系统梳理我校大型科研仪器的基本情况，结合我校具体情况，已完成我校大型科研仪器共享平台建设5个，涉及47台设备。师生在手机客户端仪器共享平台完成预约登记，在预约时间段进行实验。财务处每月月末按照仪器共享服务平台中结算管理表单推送到财务系统制单，分配各个平台预约使用费收入。通过仪器共享平台的使用，跨越“门禁管理”模式，推动了科研仪器优质资源共享，充分释放仪器设备潜能，聚焦使用效益助力教学科研、人才培养和社会服务。使得仪器设备获得充分共享释放，在资源相对约束条件下充分挖掘实验室潜能，有效避免实验仪器的重复购置。增强拓展仪器设备的深度创新和广度应用，加大功能开发和技术融合的资源投入，助力学校“双一流”建设。

综上所述，高校数智财务体系构建，需将不断突破的人工智能等一系列技术融汇于财务领域，完善云、网端财务基础设施建设，打破学校部门壁垒，实现学校内部之间信息和数据共享，打造数智化管理会计、穿透式业务财务、协同式战略财务、共享化运营财务“四位一体”财务价值创造体系，升级学校的现代化管理水平，加快建设现代化政府会计体系。